От первичного документа до закрытия месяца: проводки, отчеты, файлы для налогового консультанта, ликвидность и банк.
Разделы
Главная книга
Журнал, оборотно-сальдовая ведомость, карточка счета, открытые позиции, закрытие месяца
Учет основных средств
Основные средства, план амортизации (AfA) линейный или регрессивный, годовой прогон AfA, выбытие активов
Займы
Главная книга, вкладка «Darlehen» — выданные и полученные средства по каждому лицу, остаток на отчетную дату
ОПУ и баланс
Главная книга, вкладка «ОПУ и баланс» — предварительный просмотр на дату и пакет для налогового консультанта
UVA, ZM, Intrastat
Главная книга, вкладка «UVA» — расчет суммы к уплате, скачивание файла U30 или ELSTER
Ликвидность
Ежемесячный обзор и прогноз на следующие 13 недель
Банковское подключение
Выписки по счетам и Входящие счета → Настройки → «Банковское подключение» (Ponto, EBICS)
Расходы на персонал
Проведение начислений (брутто и взносы работодателя; без расчета зарплаты)
Налоговый консультант
Экспорт в файл, доступ для консультанта, история
Главная книга: проводки и закрытие месяца
Открыть Главную книгу
Откройте Главная книга и выберите период вверху с помощью «с» и «по».
«Провести сейчас»
Кнопка переносит все документы, банковские операции, кассу и командировочные расходы за период в проводки по дебету и кредиту.
Проверить
Во вкладках «Журнал», «Оборотно-сальдовая ведомость» и «Карточка счета» видны все проводки. Клик по номеру счета открывает его карточку. «Открытые позиции» показывает задолженность клиентов и поставщиков.
Блокировка месяца
На вкладке «Monatsabschluss» кнопка «Festschreiben» окончательно закрывает месяц. Это действие нельзя отменить; последующие корректировки отображаются как сторно и новая проводка в следующем открытом месяце.
Учет основных средств: активы и амортизация (AfA)
«Neues Anlagegut»
В разделе Основные средства создается карточка актива. Обязательны: наименование, дата приобретения, первоначальная стоимость и срок полезного использования; дополнительно: категория, ликвидационная стоимость, поставщик и номер счета. Создавать могут Owner и Admin.
Метод и график амортизации (AfA)
Выберите «Linear» или «Degressiv» со ставкой AfA, при необходимости — с пропорциональным списанием за первый месяц приобретения. План AfA рассчитывается автоматически; в подробном виде показаны план, фактически проведенные проводки и текущая остаточная стоимость.
«AfA-Jahreslauf»
Выберите финансовый год (обычно предыдущий, дата отсечения 31.12), подтвердите и нажмите «AfA-Lauf starten». Прогон проводит окончательное начисление AfA по всем активным объектам; в отчете видна сумма по каждому активу, а в Главной книге — записи журнала. Запуск доступен только Owner.
«Anlagenabgang»
В подробном виде укажите дату выбытия, причину (продажа, списание, пожертвование, утеря/кража) и выручку, затем нажмите «Abgang buchen» — доступно только Owner. Удалить актив можно только до тех пор, пока по нему не начислена AfA.
Метод, срок использования и ставку AfA вы определяете самостоятельно. Согласуйте их с налоговым консультантом до первого годового прогона.
GuV, баланс и пакет годовой отчетности
Вкладка «GuV & Bilanz»
Отображает отчет о прибылях и убытках и баланс на отчетную дату из главной книги, структура сокращена по UGB/HGB. Строка «Aktiva = Passiva» показывает, что баланс сошелся.
Пакет для налогового консультанта
«Jahresabschluss-Paket für die Steuerberatung» создает ZIP-архив для вашей бухгалтерии. Сообщение информирует, заполнен ли чек-лист или сколько пунктов еще не закрыто.
GuV и баланс в DivineMind — это предварительный просмотр. Годовой отчет составляет ваш налоговый консультант; согласуйте с ним цифры перед любой подачей.
Конец года: разграничение периодов и резервы
- Во вкладке «GuV & Bilanz» под балансом находится блок «Jahresende …: Abgrenzungen und Rückstellungen» для года, выбранного в поле «bis».
- Если счет переходит на следующий год (напр., годовая лицензия или подписка), DivineMind предлагает активное или пассивное разграничение с привязкой документа и обоснованием. «Buchen» проводит его на 31.12 и сторнирует на 01.01. Если разграничений нет, отображается «Keine Abgrenzung nötig».
- Для резервов (напр., расходы на налогового консультанта для годового отчета) и ожидаемых требований формируются предложения. По кнопкам «Als Rückstellung buchen» и «Als Forderung buchen» запрашивается сумма — окончательное решение за вами.
- Проводки могут выполнять Owner и Admin. Предложения служат основой для закрытия года; согласуйте их с налоговым консультантом.
Займы физическим и юридическим лицам
- Вкладка «Darlehen» в Главной книге показывает по каждому лицу «Darlehen an die Person (Forderung)» или «Darlehen an die Firma (Verbindlichkeit)» с суммами выплат, возвратов и остатка на дату — те же данные, что и в Главной книге.
- Банковский перевод со словом «Darlehen» в назначении платежа автоматически распознается при сверке выписки как заем.
- По каждому займу указывается наличие договора и годовая ставка; на этой основе строка показывает ориентировочную сумму процентов за год. Проценты автоматически не начисляются.
При выдаче займов участникам или генеральным директорам согласуйте письменный договор, рыночную процентную ставку и условия погашения с вашим налоговым консультантом. DivineMind отображает контрольные точки, но не предоставляет консультаций.
UVA, ZM и Intrastat
- Вкладка «UVA»: НДС, входящий НДС и сумма к доплате (или возмещению) из журнала, с разбивкой по показателям. Расчет ведется только методом начисления.
- «FinanzOnline-Datei (U30)» для Австрии или «ELSTER-Datei (UStVA)» для Германии скачивает файл. DivineMind ничего не передает в FinanzOnline или ELSTER — это делаете вы или ваш налоговый консультант.
- «Zusammenfassende Meldung (ZM)» содержит поставки и услуги предпринимателям из ЕС; «ZM als CSV» скачивает список. Если у клиента отсутствует UID, он отображается ниже как недоступный для декларирования.
- «Intrastat (Versendungen)» рассчитывает поставки товаров в другие страны ЕС по коду товара из основных данных номенклатуры (код товара, вес, страна происхождения). Порог декларирования вы контролируете самостоятельно.
Файлы и доступ для налогового консультанта
Файл проводок из главной книги
В Главная книга функции «Export (CSV)», «BMD-Import» и «RZL-Import» выгружают строки проводок со счетом, коррсчетом и налоговым кодом; «Personenkonten» — соответствующих клиентов и поставщиков. Перед скачиванием каждый счет сверяется с журналом.
Параметры экспорта
В разделе Налоговый консультант в блоке «Konfiguration» выберите формат и периодичность: пакет проводок DATEV (CSV), ebInterface 6.1, пакет BMD, XRechnung, CSV или Excel — вручную или по расписанию на email, с PDF-файлами в виде ZIP.
Приглашение консультанта (необязательно)
В разделе „Доступ“ кнопка „Пригласить“ позволяет пригласить вашу налоговую консультацию с собственным логином; после этого вы активируете там их доступ. Контора регистрируется по ссылке из письма и после входа попадает непосредственно в обзор своих клиентов. Они видят входящие и исходящие счета, кредитовые авизо и напоминания, могут редактировать входящие счета и выгружать экспорты. Для экспорта по электронной почте регистрация не требуется.
История
«Verlauf» отображает каждый отправленный экспорт с указанием периода, формата и статуса; «Erneut senden» отправляет его повторно.
DATEV, BMD и RZL получают файл, а не данные в режиме реального времени. Корректность импорта файлов BMD или RZL в программу вашей бухгалтерии еще не подтверждена на практике — сначала отправьте тестовый файл и согласуйте его с консультантом.
Ликвидность: ближайшие 13 недель
Открыть денежный поток
В разделе Денежный поток отображаются открытые требования, просроченная задолженность, открытые обязательства и ежемесячный обзор с ожидаемыми доходами и расходами.
«Ликвидность на 13 недель»
Карточка начинается с остатка на счете плюс касса и показывает по неделям поступления, списания и баланс на конец недели, а также минимальный остаток и баланс через 13 недель.
Откуда берутся данные
Начиная с последней выписки по каждому счету: открытые счета клиентам по сроку оплаты и платежной дисциплине, открытые счета поставщиков, подписки, зарплаты, командировочные и сумма НДС к уплате. Просроченное относится к неделе 1. Консервативный расчет предполагает оплату клиентами на 14 дней позже.
Сценарий «Осторожный»
Рядом с «Минимальный остаток» карточка показывает «Осторожный (клиенты платят на 14 дней позже), минимальный остаток». Если это значение становится красным, средств будет недостаточно, если клиенты заплатят на две недели позже ожидаемого.
Банковское подключение: файл, Ponto, EBICS
Файл выписки (работает всегда)
В разделе Выписки по счетам загружаются MT940, CAMT.053, CSV или банковская выписка в PDF. DivineMind предлагает подходящие счета; вы сопоставляете их подтверждением.
Открыть «Банковское подключение»
Во входящих счетах в Настройки → «Банковское подключение» доступны два пути: «Подключить банковский счет (Ponto)» и ниже EBICS.
Ponto: «Подключить банковский счет»
Выберите банк, авторизуйтесь в банке, откройте доступ к счетам. DivineMind считывает только проводки и баланс, платежи невозможны. «Запросить сейчас» загружает новые проводки; примерно через 180 дней доступ продлевается через «Подключить заново».
«Запрос через банк (EBICS)»
EBICS заказывается в вашем банке. В «Подключить банк» введите EBICS-URL, Host-ID, ID клиента и ID участника, нажмите «Отправить ключи в банк», подпишите письмо инициализации и отправьте его в банк. После активации банком: «Проверить активацию» — далее выписки загружаются ежедневно.
Сверка
Точные совпадения (сумма сходится, очень высокое соответствие) AIRIS проводит автоматически, только если это разрешено политикой компании. Все остальное подтверждается вручную.
Ponto пока протестирован только в тестовой среде (песочнице), рабочий доступ запрошен. Если доступ еще не настроен, карточка показывает «Банковское подключение настраивается и скоро будет доступно». EBICS также еще не проверен на практике с реальным банком. Файл выписки работает с любым банком.
Проводка расходов на персонал (расчет зарплаты)
«Создать расчет зарплаты»
В разделе Расчет зарплаты создается расчет зарплаты за период. Он содержит начисления брутто по каждому сотруднику и взносы работодателя на социальное страхование.
Проверка и «Провести (окончательно)»
В расчете отображаются позиции по сотрудникам и проводки по дебету и кредиту. «Провести (окончательно)» переносит их в Главную книгу; после этого возможно только «Сторнировать», создающее сторно-расчет с отрицательными суммами. «Экспорт CSV» выгружает расчет.
DivineMind не рассчитывает чистую зарплату, подоходный налог и не формирует отчеты в соцстрах или расчетные листки. Расчет зарплаты выполняет налоговый консультант или зарплатная программа; часы из учета времени служат основой.