Organizacja, rejestracja czasu pracy, nieobecności i rekrutacja.
Najważniejsze obszary
- Organizacja — Struktura i hierarchia.
- Personel — Profile pracowników i dane podstawowe.
- Rejestracja czasu pracy — Czas pracy i stawki godzinowe.
- Nieobecności — Urlopy i nieobecności, wymiana zmian.
- Onboarding — Listy kontrolne i szablony dla nowych współpracowników.
- Oceny i wydajność — Oceny.
- Rekrutacja — Stanowiska i aplikacje.
- Koszty podróży służbowych — Wydatki i zwroty.
Tworzenie i wdrażanie pracowników
Każdy pracownik jest raz tworzony w Pracownicy — dane podstawowe, umowa i dostęp są następnie dostępne we wszystkich obszarach HR. Dzięki szablonowi wdrożeniowemu każde nowe zatrudnienie rozpoczyna się natychmiast w pełni.
Tworzenie pracownika
W Pracownicy kliknij „Nowy pracownik” — wprowadź imię i nazwisko, stanowisko, dział i datę rozpoczęcia pracy.
Uzupełnianie danych podstawowych
W profilu przejdź przez zakładki: dane bankowe, kontakt awaryjny, kwalifikacje, dane podatkowe i umowne.
Przypisywanie szablonu wdrożeniowego
Wybierz szablon z Szablony wdrożeniowe — lista kontrolna ze wszystkimi zadaniami zostanie automatycznie utworzona.
Śledzenie postępów
Zaznacz ukończone kroki; status pokazuje, do kiedy pracownik zostanie w pełni wdrożony.
Nadawanie dostępu do AIRIS
W razie potrzeby zaproś w Dostęp do AIRIS — pracownik będzie wtedy samodzielnie rejestrował czas pracy i nieobecności.
Rejestracja i zatwierdzanie czasu pracy
Czas pracy jest rejestrowany w Rejestracja czasu pracy, zatwierdzany przez przełożonego i automatycznie uwzględniany w analizach i przygotowaniu listy płac.
Rejestrowanie czasu
Pracownicy rejestrują wejścia/wyjścia lub wprowadzają czas ręcznie — z przerwami i projektem/czynnością.
Sprawdzanie przeglądu zespołu
Przełożony widzi wszystkie zarejestrowane czasy w zespole i rozpoznaje brakujące lub nietypowe wpisy.
Zatwierdzanie
Zatwierdź poprawne wpisy — tylko zatwierdzone czasy liczą się do analiz i rozliczeń.
Analizowanie
Eksportuj godziny, nadgodziny i salda dla każdego pracownika lub okresu za pomocą raportów.
W przypadku pracy zmianowej Państwo planują całe tygodnie w grafiku (Roster) — czasy docelowe służą wtedy jako szablon do rejestracji.
Dla dyżurów nocnych i weekendowych (np. pogotowie hydrauliczne) w ewidencji czasu pracy dostępna jest zakładka „Dyżur”: proszę wygenerować rotację dla wybranych monterów, przenieść dyżur lub anulować go z uzasadnieniem — plan pozostaje jako dowód.
Gdy klient zgłosi pilną awarię za pomocą naklejki QR na urządzeniu, powiadamiana jest osoba dyżurująca według grafiku. Przycisk „Przejmuję” przypisuje ją do zlecenia; bez przejęcia alarm trafia po ustawionym czasie do kolejnej osoby, a na końcu do kierownictwa. Biuro widzi status zlecenia („Dyżur powiadomiony”, „Dyżur przejęty”). Przełącznik „Alarm aktywny” i limit czasu konfiguruje się w zakładce „Dyżury” na karcie „Alarm pogotowia”; w sekcji „Ostatnie alarmy” widnieje informacja o doręczeniu lub pominięciu na każdym poziomie. Zgłoszeń telefonicznych DivineMind obecnie nie przyjmuje automatycznie — szczegóły w rozdziale SHK.
Automatyczne planowanie dyżurów: na podstawie zapotrzebowania i dostępności
AIRIS automatycznie tworzy tygodniowy grafik dyżurów na podstawie zapotrzebowania na personel w każdej lokalizacji, godzin otwarcia oraz dostępności pracowników. Zatwierdzone nieobecności (urlop/choroba) i już zaplanowane zmiany są brane pod uwagę.
Godziny otwarcia i zapotrzebowanie
Ustawienia → Lokalizacje → Koło zębate przy lokalizacji → Zakładka „Grafik dyżurów”: Wprowadź godziny otwarcia dla każdego dnia tygodnia oraz minimalną obsadę (dzień, przedział czasowy, rola, liczba).
Dostępność i preferencje dla każdego pracownika
W profilu pracownika, w sekcji „Ustawienia HR” wprowadź dostępność dla każdego dnia tygodnia (przedział czasowy) oraz opcjonalne preferencje. Puste = niedostępny w danym dniu.
Utwórz automatycznie
W planie zmian wybierz tydzień i kliknij „Utwórz automatycznie”. AIRIS wyświetli podgląd z procentowym pokryciem, informacją o obsadzonych stanowiskach i wolnych zmianach — kliknięcie „Zatwierdź” zapisze plan.
Dostosuj zgłoszenie choroby
Gdy ktoś zachoruje: „Dostosuj zgłoszenie choroby” → wybierz pracownika i okres. AIRIS oznaczy zmiany jako „choroba” i poszuka zastępstwa; jeśli nikogo nie znajdzie, powstanie wolna zmiana do przejęcia.
Jeśli zmiana pozostanie nieobsadzona, AIRIS utworzy ją jako „wolną zmianę” — widoczną we wszystkich lokalizacjach, aby dostępni współpracownicy mogli ją przejąć.
W profilu pracownika w sekcji „Ustawienia HR” → „Oddziały” można określić oddział macierzysty, inne oddziały, w których dana osoba może pracować, lub przełącznik „Pracownik mobilny” (dowolny oddział). Automatyczny grafik, prośby o zastępstwo i przejmowanie otwartych zmian w aplikacji uwzględniają tę regułę — a także czas odpoczynku (UE/UK 11 godzin, Kanada 8), godziny tygodniowe i kwalifikacje.
Gdy ktoś zgłosi chorobę (aplikacja, AIRIS lub nieobecności), zmiana staje się otwarta, a system szuka zastępstwa: najpierw we własnym oddziale, potem w oddziałach sąsiednich z uprawnieniem, a następnie wśród pracowników mobilnych — wybierając osoby dostępne, wykwalifikowane i mające wolne godziny. Kierownik oddziału natychmiast otrzymuje powiadomienie push i dzwonek z propozycją i klika „Wyślij zapytanie” w grafiku; jeśli zezwolono na to w konfiguracji autonomii (HR · Zapytaj o zastępstwo), system pyta automatycznie. Pracownik otrzymuje push i WhatsApp z opcjami „Przejmuję” / „Nie mogę” — bez informacji, kto i dlaczego jest nieobecny. W przypadku braku odpowiedzi zapytanie po upływie limitu czasu (od 10 do 60 minut, zależnie od początku zmiany) trafia do kolejnej osoby.
Wnioskowanie i zatwierdzanie nieobecności
Urlopy i nieobecności przechodzą przez Nieobecności jako wniosek → zatwierdzenie → wpis do kalendarza. Pozostały urlop i limity są automatycznie rozliczane.
Składanie wniosku
Pracownik wybiera rodzaj (urlop, choroba, urlop specjalny), okres i w razie potrzeby dodaje notatkę.
Sprawdzanie limitu
System pokazuje pozostałe uprawnienia i ostrzega przed nakładaniem się w zespole.
Zatwierdzanie lub odrzucanie
Przełożony decyduje w skrzynce odbiorczej zatwierdzeń; pracownik jest automatycznie powiadamiany.
Kalendarz i saldo
Zatwierdzone nieobecności pojawiają się w kalendarzu zespołu, pozostały urlop jest natychmiast aktualizowany.
Pracownicy mogą wymieniać się zmianami bezpośrednio między sobą — wymiana jest przekazywana przełożonemu do potwierdzenia.
Rekrutacja: od stanowiska do zatrudnienia
W Rekrutacja Państwo ogłaszają stanowiska i prowadzą kandydatów przez proces rekrutacyjny aż do zatrudnienia — w sposób uporządkowany i możliwy do śledzenia.
Tworzenie stanowiska
Za pomocą asystenta stanowisk wprowadź tytuł, dział, wymagania i tekst ogłoszenia.
Publikowanie
Aktywuj stanowisko i udostępnij link do aplikacji — przychodzące aplikacje automatycznie trafiają do pierwszego etapu procesu.
Przenoszenie kandydatów
Przeciągnij i upuść kandydatów na tablicy Kanban przez etapy (np. selekcja → rozmowa kwalifikacyjna → oferta).
Ocena i decyzja
Zapisz oceny i notatki dla każdego kandydata; wynik (zatrudnienie/odmowa) kończy aplikację.
Przyjęcie do zespołu
Po zatrudnieniu utwórz kandydata jako pracownika w Pracownicy i rozpocznij wdrożenie.
Składanie i zwrot kosztów podróży
Podróże służbowe są rejestrowane w Koszty podróży jako podróż z poszczególnymi pozycjami, sprawdzane i zwracane — w tym kilometrówka i ryczałty.
Tworzenie podróży
Wprowadź cel, miejsce docelowe i okres podróży.
Pozycje i dowody
Dodaj pojedyncze wydatki (hotel, pociąg, wyżywienie) z dowodem; przejazdy za pomocą kalkulatora kilometrów, diety za pomocą tabeli ryczałtów.
Składanie
Złóż kompletną podróż do sprawdzenia — suma zostanie automatycznie obliczona.
Sprawdzanie i zwrot
Przełożony zatwierdza w skrzynce odbiorczej; zatwierdzona kwota jest gotowa do zwrotu.
Oceny i wydajność
- Oceny — ustrukturyzowane rozmowy z pracownikami i cykle ocen.
- Cele i OKR — wyznaczanie celów, mierzenie postępów, rejestrowanie wyników.
- Rozmowy 1:1 — dokumentowanie regularnych spotkań z agendą i notatkami.
- Feedback 360° — zbieranie opinii z wielu perspektyw.
Zdefiniuj szablony onboardingowe raz dokładnie — każde nowe zatrudnienie rozpoczyna się od razu w pełni i jednolicie.