Dal documento alla chiusura mensile: registrazione, analisi, file per la consulenza fiscale, liquidità e connessione bancaria.
Aree
Libro mastro
Libro giornale, bilancio di verifica, scheda contabile, partite aperte, chiusura mensile
Contabilità cespiti
Cespiti, piano di ammortamento (AfA) a quote costanti o decrescenti, esecuzione annuale AfA, dismissione cespiti
Prestiti
Libro mastro, scheda „Prestiti“ — denaro concesso e ricevuto per persona, aperto alla data di riferimento
Conto economico & stato patrimoniale
Libro mastro, scheda „GuV & Bilanz“ — Anteprima alla data di riferimento e pacchetto per la consulenza fiscale
UVA, ZM, Intrastat
Libro mastro, scheda „UVA“ — Calcolo del debito IVA, download del file U30 o ELSTER
Liquidità
Panoramica mensile e previsione per le successive 13 settimane
Connessione bancaria
Estratti conto e Fatture passive → Impostazioni → „Bankverbindung“ (Ponto, EBICS)
Costi del personale
Registrazione elaborazione paghe con lordo e quota a carico del datore di lavoro (nessun calcolo buste paga)
Consulenza fiscale
Esportazioni su file, accesso per lo studio commerciale, cronologia
Libro mastro: registrazione e chiusura mensile
Aprire il libro mastro
Apra Libro mastro e selezioni in alto il periodo con „von“ e „bis“.
„Jetzt buchen“
Il pulsante acquisisce tutti i documenti, i movimenti bancari, la cassa e le note spese del periodo come scritture contabili in dare e avere.
Verificare
Nelle schede „Journal“, „Saldenliste“ e „Kontoblatt“ può visualizzare ogni registrazione. Un clic sul numero di conto apre la scheda contabile. „Offene Posten“ mostra i crediti e debiti residui di clienti e fornitori.
Bloccare il mese
Nella scheda „Monatsabschluss“, „Festschreiben“ chiude definitivamente un mese. L'operazione non è reversibile; le correzioni successive compaiono come storno e nuova registrazione nel mese aperto successivo.
Contabilità cespiti: Cespiti e ammortamento (AfA)
„Nuovo cespite“
In Cespiti si crea un cespite. I campi obbligatori sono denominazione, data di acquisizione, costo di acquisizione e vita utile; inoltre categoria, valore residuo, fornitore e riferimento fattura. La creazione è consentita a Owner e Admin.
Metodo e piano di ammortamento (AfA)
Selezionare „A quote costanti“ o „A quote decrescenti“ con aliquota AfA, su richiesta con primo ammortamento pro-quota in base al mese di acquisizione. Il piano AfA viene calcolato automaticamente; la vista di dettaglio lo mostra accanto alle voci effettivamente registrate e al valore contabile attuale.
„Esecuzione annuale AfA“
Selezionare l'esercizio (di norma il precedente, data di riferimento 31/12), confermare e fare clic su „Avvia esecuzione AfA“. L'esecuzione registra l'ammortamento (AfA) per tutti i cespiti attivi in modo vincolante; l'elenco dei risultati mostra l'importo per cespite, nel libro mastro compare nel giornale. L'avvio dell'esecuzione è consentito solo all'Owner.
„Dismissione cespite“
Nella vista di dettaglio inserire la data di dismissione, il motivo (vendita, rottamazione, donazione, perdita/furto) e il ricavo, quindi fare clic su „Registra dismissione“ — consentito solo all'Owner. Un cespite può essere eliminato solo se non sono stati registrati ammortamenti (AfA).
Il metodo, la vita utile e l'aliquota AfA sono decisi da Lei. Li concordi con il Suo consulente fiscale prima di avviare la prima esecuzione annuale.
Conto economico, stato patrimoniale e pacchetto di chiusura annuale
Scheda „GuV & Bilanz“
Mostra il conto economico e lo stato patrimoniale alla data di riferimento dal libro mastro, con struttura abbreviata secondo UGB/HGB. La riga „Aktiva = Passiva“ indica che i conti tornano.
Pacchetto per il consulente fiscale
„Jahresabschluss-Paket für die Steuerberatung“ genera un file ZIP per il Suo studio fiscale. Il messaggio indica se la checklist è completa o quanti punti restano aperti.
Il conto economico e lo stato patrimoniale in DivineMind sono solo un'anteprima. Il bilancio d'esercizio viene redatto dal Suo consulente fiscale; verifichi i dati con lo studio prima dell'invio.
Fine anno: ratei, risconti e accantonamenti
- Nella scheda „GuV & Bilanz“, sotto il bilancio, si trova la scheda „Fine anno …: Ratei/risconti e accantonamenti“ per l'anno selezionato in alto su „fino a“.
- Se una fattura si estende oltre la fine dell'anno (ad es. licenza annuale o abbonamento annuale), DivineMind propone un rateo o risconto attivo/passivo con giustificativo e motivazione. „Registra“ effettua la registrazione al 31/12 e la storna al 01/01. Se non vi è nulla da imputare, compare „Nessun rateo o risconto necessario“.
- Per gli accantonamenti (ad es. costi del consulente fiscale per il bilancio d'esercizio) e i crediti previsti sono disponibili proposte. „Registra come accantonamento“ o „Registra come credito“ richiede l'importo — la decisione spetta a Lei.
- La registrazione è consentita a Owner e Admin. Le proposte costituiscono una base di partenza per la chiusura; le concordi con il Suo consulente fiscale.
Prestiti a e da persone
- La scheda „Prestiti“ nel libro mastro mostra per ciascuna persona „Prestito alla persona (credito)“ o „Prestito all'azienda (debito)“ con importo erogato, rimborsato e aperto alla data di riferimento — le stesse cifre presenti nel libro mastro.
- Un bonifico con „Prestito“ nella causale viene proposto come prestito nella riconciliazione dell'estratto conto.
- Per ciascun prestito si annota se è presente un contratto e l'interesse annuo; la riga mostra quindi una stima degli interessi annui. Gli interessi non vengono registrati automaticamente.
Per i finanziamenti a soci o amministratori, concordi contratto scritto, tasso a condizioni di mercato e rimborso con il Suo consulente fiscale. DivineMind mostra i punti di controllo, ma non fornisce consulenza.
UVA, comunicazione riepilogativa (ZM) e Intrastat
- Scheda „UVA“: IVA a debito, IVA a credito e saldo dovuto (o credito) dal giornale, suddivisi per codici. Il calcolo si basa unicamente sul principio di competenza (Soll-Versteuerung).
- „FinanzOnline-Datei (U30)“ per l'Austria o „ELSTER-Datei (UStVA)“ per la Germania scarica il file. DivineMind non trasmette dati a FinanzOnline o ELSTER: l'invio deve essere eseguito da Lei o dal Suo consulente fiscale.
- „Zusammenfassende Meldung (ZM)“ elenca le cessioni e prestazioni verso aziende UE; „ZM als CSV“ scarica l'elenco. Se il cliente non dispone di partita IVA comunitaria, viene indicato sotto come non dichiarabile.
- „Intrastat (Versendungen)“ calcola le cessioni di merci verso altri Paesi UE per codice doganale in base ai dati anagrafici dell'articolo (codice doganale, peso, Paese d'origine). La soglia di esenzione va verificata autonomamente.
File e accesso per la consulenza fiscale
File delle registrazioni dal libro mastro
In Libro mastro, i pulsanti „Export (CSV)“, „BMD-Import“ e „RZL-Import“ forniscono le righe contabili con conto, contropartita e codice IVA; „Personenkonten“ include i relativi clienti e fornitori. Prima del download, ogni conto viene verificato a fronte del giornale.
Impostazioni di esportazione
Alla pagina Consulente fiscale nella sezione „Konfiguration“ è possibile selezionare formato e frequenza: pacchetto registrazioni DATEV (CSV), ebInterface 6.1, pacchetto BMD, XRechnung, CSV o Excel — manualmente o con invio programmato via e-mail, con i PDF in formato ZIP.
Invitare lo studio fiscale (opzionale)
Nell'area "Accesso", "Invita" invita il Suo consulente fiscale con un proprio login; successivamente, attiverà lì il Suo accesso. Lo studio si registra tramite il link ricevuto via e-mail e, dopo l'accesso, atterra direttamente nella Sua panoramica clienti. Vedrà fatture attive e passive, note di credito e solleciti, potrà elaborare le fatture passive ed esportare dati. Non è necessaria alcuna registrazione per l'esportazione via e-mail.
Cronologia
„Verlauf“ mostra ogni esportazione inviata con periodo, formato e stato; „Erneut senden“ la invia nuovamente.
DATEV, BMD e RZL ricevono un file, non una trasmissione in tempo reale. Poiché la corretta importazione del file BMD o RZL nel software dello studio non è ancora verificata con un'importazione reale, si consiglia di inviare prima un file di prova da concordare con lo studio fiscale.
Liquidità: le prossime 13 settimane
Aprire il flusso di cassa
In Flusso di cassa vengono visualizzati i crediti aperti, le scadenze superate, i debiti aperti e la panoramica mensile con le entrate e le uscite previste.
«Liquidità prossime 13 settimane»
La scheda parte dal saldo del conto più la cassa e mostra per ogni settimana entrate, uscite e saldo a fine settimana, oltre al saldo minimo e al saldo dopo 13 settimane.
Origine dei dati
A partire dall'ultimo estratto conto di ciascun conto: fatture clienti aperte in base alla scadenza e allo storico dei pagamenti, fatture fornitori aperte, abbonamenti, stipendi, spese di trasferta e debito IVA. Gli importi scaduti confluiscono nella settimana 1. Il calcolo prudenziale presuppone che i clienti paghino con 14 giorni di ritardo.
Scenario «Prudenziale»
Oltre a «Livello minimo», la scheda mostra «Prudenziale (i clienti pagano 14 giorni dopo), livello minimo». Se questo valore diventa rosso, la situazione diventa critica nel momento in cui i clienti pagano con due settimane di ritardo rispetto al previsto.
Collegamento bancario: file, Ponto, EBICS
File dell'estratto conto (sempre disponibile)
In Estratti conto è possibile importare file MT940, CAMT.053, CSV o estratti conto in PDF. DivineMind propone le fatture corrispondenti; l'assegnazione avviene tramite conferma.
Aprire «Collegamento bancario»
Nelle fatture passive, sotto Impostazioni → «Collegamento bancario», sono disponibili due opzioni: «Collega conto bancario (Ponto)» e, al di sotto, EBICS.
Ponto: «Collega conto bancario»
Selezionare la banca, accedere all'istituto e autorizzare i conti. DivineMind legge solo i movimenti e il saldo; non è possibile eseguire pagamenti. «Recupera ora» scarica le nuove registrazioni; dopo circa 180 giorni l'autorizzazione va rinnovata con «Ricollega».
«Recupero bancario (EBICS)»
EBICS va richiesto alla propria banca. In «Collega banca», inserire URL EBICS, Host ID, ID cliente e ID utente, fare clic su «Invia chiavi alla banca», firmare la lettera di inizializzazione e inviarla alla banca. Dopo l'attivazione da parte della banca: «Verifica attivazione» — successivamente gli estratti conto verranno recuperati quotidianamente.
Riconciliazione
Le corrispondenze certe (importo coincidente, affidabilità molto alta) vengono registrate automaticamente da AIRIS solo se l'azienda lo consente nella policy. Tutto il resto richiede la Sua conferma.
Ponto è finora verificato solo in ambiente di test (Sandbox); l'accesso per l'ambiente di produzione è stato richiesto. Se l'accesso non è ancora configurato, la scheda mostra «Il collegamento bancario è in fase di configurazione e sarà presto disponibile.» Anche EBICS non è ancora operativo in produzione con una banca reale. Il file dell'estratto conto funziona con qualsiasi banca.
Registrazione dei costi del personale (elaborazione paghe)
«Crea elaborazione paghe»
In Costi del Personale è possibile creare un'elaborazione paghe per un determinato periodo. Contiene, per ogni dipendente, il lordo e la quota a carico del datore di lavoro per la previdenza sociale.
Verifica e «Registra (definitivo)»
Nell'elaborazione vengono visualizzate le posizioni dei dipendenti e le registrazioni con Dare e Avere. «Registra (definitivo)» le trasferisce nel libro mastro; in seguito è possibile solo eseguire «Storna», che genera un'elaborazione di storno con importi negativi. «Esporta CSV» consente di scaricare l'elaborazione.
DivineMind non calcola stipendi netti né imposte sui salari e non genera denunce previdenziali o buste paga. Il calcolo delle buste paga viene eseguito dal Suo consulente fiscale o dal Suo software paghe; le ore registrate servono come base.