Quali compiti d'ufficio l'IA svolge in modo affidabile oggi
I moderni modelli linguistici leggono e scrivono testi a un livello sufficiente per la quotidianità d'ufficio. A ciò si aggiungono strumenti con cui un'IA non solo risponde, ma fa qualcosa: registra un appuntamento, crea un contatto, acquisisce una fattura.
- Posta in arrivo: smistare le email per richiesta, riassumere lunghe conversazioni, scrivere bozze di risposta nel proprio stile.
- Appuntamenti: riconoscere proposte di appuntamento dalle email e trasferirle nel calendario, coordinare e ricordare appuntamenti.
- Ricevute: leggere fatture in entrata (fornitore, importo, imposta, IBAN) e presentarle per l'approvazione.
- Telefono: rispondere alle chiamate, registrare la richiesta, prenotare appuntamenti e lasciare una nota.
- Documenti: riassumere contratti, verbali e PDF e rispondere a domande su di essi.
- Follow-up: ricordare quando un'offerta è rimasta senza risposta o una fattura è in sospeso.
Dove iniziare al meglio
Inizi con un compito che si presenta quotidianamente, ha regole chiare e in cui un errore è facilmente correggibile. La posta in arrivo e l'acquisizione delle fatture in entrata sono quasi sempre buoni punti di partenza, perché richiedono molto tempo e il risultato può essere verificato prima dell'invio.
Sono più difficili i compiti in cui la conoscenza risiede solo nelle menti delle persone o ogni caso è diverso. Lì l'IA aiuta prima come preparatrice: raccoglie le informazioni, la persona decide.
Perché il contesto è più importante del singolo strumento
Una finestra di chat in cui si copia il testo offre poco risparmio. Il valore si crea quando l'IA lavora dove si trovano i dati: nella casella di posta, nel calendario, nell'anagrafica clienti e nella contabilità. Allora può leggere una richiesta, riconoscere il cliente, proporre un appuntamento e preparare la risposta, senza che nessuno debba passare da un programma all'altro.
Chi fa cosa?
AIRIS prepara
- DivineMail: Smista e riassume le email, scrive bozze di risposta e trasferisce gli appuntamenti dalle email al calendario.
- DivineFinance: Legge le fatture in entrata, crea fatture elettroniche, solleciti e l'esportazione DATEV.
- DivineCall: Risponde alle chiamate, registra la richiesta e prenota appuntamenti.
- AIRIS: Assegni compiti con parole proprie, via chat o voce, sul web e nell'app.
Lei decide
- Le email ai clienti, i pagamenti e i contratti dovrebbero essere approvati da una persona, finché non si affida all'IA per esattamente quel compito.
- L'IA può commettere errori, specialmente con numeri provenienti da ricevute poco leggibili. Verifichi gli importi prima di un bonifico.
- Le informazioni riservate devono essere inserite solo in sistemi con un contratto di elaborazione dati e una chiara gestione dei dati.
