Szervezet, munkaidő-nyilvántartás, hiányzások és toborzás.
Legfontosabb területek
- Szervezet — Struktúra és hierarchia.
- Személyzet — Munkavállalói profilok és törzsadatok.
- Munkaidő-nyilvántartás — Munkaidő és óradíjak.
- Hiányzások — Szabadság és távollétek, műszakcsere.
- Beillesztés — Ellenőrzőlisták és sablonok új kollégáknak.
- Értékelések és teljesítmény — Értékelések.
- Toborzás — Állások és pályázatok.
- Utazási költségek — Költségtérítések és visszatérítések.
Munkatársak felvétele és betanítása
Minden munkatárs egyszer kerül rögzítésre a Munkatársak alatt — az alapadatok, szerződés és hozzáférések ezután minden HR terület számára elérhetőek. Egy onboarding sablonnal minden új felvétel azonnal teljes körűen elindul.
Munkatárs felvétele
A Munkatársak alatt a „Új munkatárs” gombra kattintva — rögzítse a nevet, pozíciót, osztályt és belépési dátumot.
Alapadatok kitöltése
A profilban tekintse át a füleket: Bankszámlaszám, vészhelyzeti kapcsolattartó, képesítések, adó- és szerződéses adatok.
Onboarding sablon hozzárendelése
Válasszon egy sablont az Beillesztési sablonok közül — az összes feladatot tartalmazó ellenőrzőlista automatikusan létrejön.
Haladás nyomon követése
Pipálja ki az elvégzett lépéseket; a státusz mutatja, hogy mikorra van a munkatárs teljesen betanítva.
AIRIS hozzáférés biztosítása
Szükség esetén hívja meg a AIRIS hozzáférés alatt — a munkatárs ezután maga rögzíti az időket és hiányzásokat.
Munkaidő-nyilvántartás és jóváhagyás
A munkaidő a Időkövetés alatt kerül rögzítésre, a vezető által jóváhagyásra kerül, és automatikusan bekerül az elemzésekbe és a bérszámfejtés előkészítésébe.
Idő rögzítése
A munkatársak be- és kijelentkeznek a „Jövetel/Távozás” gombokkal, vagy manuálisan rögzítik az időket — szünetekkel és projekt/tevékenységgel.
Csapat áttekintés ellenőrzése
A vezető látja a csapatban rögzített összes időt, és felismeri a hiányzó vagy feltűnő bejegyzéseket.
Jóváhagyás
Jóváhagyja a helyes bejegyzéseket — csak a jóváhagyott idők számítanak az elemzésekhez és elszámoláshoz.
Kiértékelés
A jelentések segítségével exportálhatja az órákat, túlórákat és egyenlegeket munkatársanként vagy időszakonként.
Műszakos munkarend esetén tervezzen előre teljes heteket a beosztásban (Roster) — az elvárt munkaidők sablonként szolgálnak majd a rögzítéshez.
Éjszakai és hétvégi ügyelethez (pl. SHK sürgősségi szolgálat) az időnyilvántartásban található az „Ügyelet” fül: rotáció létrehozása a kiválasztott szerelők között, ügyelet átruházása vagy indoklással történő lemondása — a terv bizonyítékként megmarad.
Ha egy ügyfél a berendezésén lévő QR-matricán keresztül sürgős hibát jelent, a rendszer a készenléti beosztás szerint szolgálatban lévő személyt riasztja. Az „Átveszem” gombbal a feladathoz rendelődik; átvétel nélkül a riasztás a beállított határidő után a következő személyhez, végül az üzletvezetéshez kerül. Az iroda látja a feladat állapotát („Készenlét riasztva”, „Készenlét átvette”). A „Riasztás aktív” kapcsolót és a határidőt a „Készenlét” fülön, az „Ügyeleti riasztás” kártyán állíthatja be; a „Legutóbbi riasztások” alatt szintenként látható, mi került kézbesítésre vagy átugrásra. A telefonos vészhelyzeteket a DivineMind jelenleg nem fogadja automatikusan — részletek az Épületgépészet fejezetben.
Automatikus műszakbeosztás: igény és rendelkezésre állás alapján
Az AIRIS automatikusan elkészíti a heti műszakbeosztást: a telephelyenkénti személyzeti igény, a nyitvatartási idők és az alkalmazottak rendelkezésre állása alapján. Az engedélyezett távollétek (szabadság/betegség) és a már tervezett műszakok figyelembevételre kerülnek.
Nyitvatartási idők és igény rögzítése
Beállítások → Telephelyek → Fogaskerék ikon a telephely mellett → „Műszakbeosztás” fül: Rögzítse a nyitvatartási időket munkanaponként és a minimális létszámot (nap, időablak, szerepkör, szám).
Rendelkezésre állás és kérések alkalmazottonként
Az alkalmazotti profilban az „HR-beállítások” alatt adja meg a rendelkezésre állást munkanaponként (időablak) és az opcionális kéréseket. Üres = az adott napon nem elérhető.
Automatikus létrehozás
A műszakbeosztásban válassza ki a hetet, és kattintson az „Automatikus létrehozás” gombra. Az AIRIS előnézetet mutat a lefedettségről %-ban, arról, hogy ki van beosztva, és hol maradnak nyitott műszakok — az „Elfogadás” gombbal a terv rögzítésre kerül.
Betegség bejelentés kezelése
Ha valaki megbetegszik: „Betegség bejelentés kezelése” → válassza ki az alkalmazottat és az időszakot. Az AIRIS „beteg” jelzéssel látja el a műszakokat és pótlást keres; ha nem talál pótlást, nyitott műszak keletkezik, amelyet át lehet venni.
Ha egy műszak betöltetlen marad, az AIRIS „nyitott műszakként” hozza létre — telephelyek között is láthatóvá téve, hogy a rendelkezésre álló kollégák átvehessék.
A munkavállalói profilban a „HR-beállítások” → „Fióktelepek” menüpontban adhatja meg az anyafiókot, a további engedélyezett fiókokat, vagy kapcsolhatja be a „Beugró” opciót (bármely fiók). Az automatikus beosztáskészítő, a beugró kérések és a nyitott műszakok átvétele az appban követi ezt a szabályt — csakúgy, mint a pihenőidőt (EU/UK 11 óra, Kanada 8), a heti óraszámot és a képesítést.
Ha valaki betegséget jelent (app, AIRIS vagy Távollétek), a műszakja megnyílik, a rendszer pedig helyettest keres: először a saját fiókban, majd az engedélyezett szomszédos fiókokban, végül a beugrók között — aki elérhető, képzett és van még szabad órája. Az üzletvezető azonnal kap push-értesítést és harang-értesítést a javaslattal, és a műszakbeosztásban a „Kérés küldése” gombra kattint; ha engedélyezi az autonómia-beállításokban (HR · Helyettes kérése), a rendszer automatikusan kiküldi. A munkatárs push-értesítést és WhatsApp-üzenetet kap „Átveszem” / „Nem érek rá” gombokkal — anélkül, hogy látná, ki és miért esett ki. Válasz hiányában a kérés a határidő lejárta után (műszakkezdéstől függően 10–60 perc) a következő személyhez kerül.
Hiányzás igénylése & jóváhagyása
A szabadság és hiányzások a Hiányzások menüpont alatt zajlanak, mint kérelem → jóváhagyás → naptárbejegyzés. A fennmaradó szabadság és a keretek automatikusan elszámolásra kerülnek.
Kérelem benyújtása
A munkatárs kiválasztja a típust (szabadság, betegség, rendkívüli szabadság), az időszakot, és szükség esetén megjegyzést fűz hozzá.
Keret ellenőrzése
A rendszer megjeleníti a fennmaradó jogosultságot és figyelmeztet a csapaton belüli átfedésekre.
Jóváhagyás vagy elutasítás
A vezető a jóváhagyási beérkező levelek között dönt; a munkatárs automatikusan értesítést kap.
Naptár & Egyenleg
A jóváhagyott hiányzások megjelennek a csapatnaptárban, a fennmaradó szabadság azonnal frissül.
A munkatársak közvetlenül cserélhetnek műszakot egymás között — a csere jóváhagyásra továbbítódik a vezetőnek.
Toborzás: az állásajánlattól a felvételig
A Toborzás alatt hirdethet állásokat és vezetheti a jelentkezőket egy folyamaton keresztül a felvételig — strukturáltan és nyomon követhetően.
Állás létrehozása
Az állásasszisztens segítségével rögzítse a címet, osztályt, követelményeket és a hirdetés szövegét.
Közzététel
Tegye aktívvá az állást és ossza meg a jelentkezési linket — a beérkező jelentkezések automatikusan az első folyamatfázisba kerülnek.
Jelöltek mozgatása
Húzza a jelölteket a Kanban táblán drag & drop módszerrel a fázisokon keresztül (pl. áttekintés → interjú → ajánlat).
Értékelés és döntés
Rögzítse az értékeléseket és jegyzeteket jelöltenként; egy kimenet (felvétel/elutasítás) zárja le a jelentkezést.
Felvétel a csapatba
Felvétel esetén rögzítse a jelöltet munkatársként a Munkatársak alatt és indítsa el az onboardingot.
Útiköltség benyújtása és térítése
Az üzleti utakat a Útiköltségek menüpontban utazásként, egyedi tételekkel rögzítik, ellenőrzik és térítik — beleértve a kilométerdíjat és az átalányokat.
Utazás létrehozása
Rögzítse az utazás alkalmát, célját és időtartamát.
Tételek és bizonylatok
Adjon hozzá egyedi kiadásokat (szálloda, vonat, vendéglátás) bizonylattal; utazásokat a kilométer-kalkulátoron keresztül, napidíjakat az átalánytáblázatból.
Benyújtás
Nyújtsa be a teljes utazást ellenőrzésre — az összeg automatikusan kiszámításra kerül.
Ellenőrzés és térítés
A vezető jóváhagyja az Inboxban; a jóváhagyott összeg készen áll a térítésre.
Értékelések és teljesítmény
- Értékelések — strukturált munkatárs-beszélgetések és értékelési ciklusok.
- Célok és OKR — célok kitűzése, haladás mérése, eredmények rögzítése.
- 1:1 beszélgetések — rendszeres találkozók napirenddel és jegyzetekkel dokumentálva.
- 360°-os visszajelzés — visszajelzések gyűjtése több perspektívából.
A beillesztési sablonokat egyszer pontosan definiálja — minden új felvétel azonnal, teljesen és egységesen indul el velük.