Folyamatok szabályalapú végrehajtása — jóváhagyásokkal és felügyelettel.
Az AIRIS élőben hajt végre feladatokat — csevegésben történő jóváhagyással
Ön megmondja az AIRIS-nek, mit tegyen, és figyeli: az AIRIS létrehozza a kapcsolatot, elkészíti az ajánlatot az Ön sablonjából, és előkészíti a kísérő e-mailt. Csak akkor kerül elküldésre, ha Ön a csevegésben a „Jóváhagyás és küldés” gombra koppint – egyaránt a weben és az AIRIS alkalmazásban.
Feladat egy mondatban
Például: „Hozza létre az ügyfelet, és készítse elő az ajánlatot a sablonunkból kísérő e-maillel.” Egyértelmű parancs, mint például a „hozza létre”, kérdés nélkül végrehajtásra kerül. A „készítse elő” vázlat marad.
Figyelés
Az „AIRIS dolgozik” sáv mutatja a lépéseket (Kapcsolat, Ajánlat, Kísérő e-mail). A weben az AIRIS megnyitja a megfelelő listát, és rövid ideig megjelöli az új sort. A „Leállítás” leállítja a feladatot.
Módosítás követő paranccsal
„Tegye érvényessé az ajánlatot 14 napig” – az AIRIS módosítja. Egy jóváhagyás mindig az utoljára ellenőrzött változatra érvényes; ha a dokumentum ezután megváltozik, érvényét veszti, és az AIRIS új kártyát mutat be.
Jóváhagyás és küldés
A csevegésben lévő kártya mutatja a címzettet, a tárgyat, az összeget és a mellékletet. A „Jóváhagyás és küldés” gombra koppintva azonnal végrehajtódik; az „Elküldve” csak akkor jelenik meg, ha a küldés megerősítést nyert. A „Nem” elutasítja, semmi sem kerül elküldésre.
Az újratöltés nem szakít meg semmit
A feladat a szerveren fut. Újratöltés, lap- vagy eszközváltás után a sáv „Újra csatlakozva — semmi sem veszett el” üzenettel jelentkezik. Ugyanaz a parancs 10 percen belül nem kerül másodszor végrehajtásra.
Ha Ön kérdez valamit („Hány számla van nyitva?”), a választ a csevegésben kapja meg, és a weben ezen felül a megfelelő szűrővel ellátott listát. A jóváhagyási joggal nem rendelkező munkatársak a kártyán a „tulajdonosra vagy rendszergazdára vár” üzenetet látják.
Mobiltelefon beszél, számítógép reagál
Adja meg a megbízást az AIRIS alkalmazásban az AIRIS-nek – szöveggel vagy hanggal. Ha ugyanaz a fiók van bejelentkezve ugyanazon a cégen a számítógépen, a számítógép is csatlakozik: Megnyitja a megfelelő listát, kijelöli az új sort, és megjeleníti az ajánlatot és a jóváhagyási kártyát az AIRIS ablakban. Nincs párosítás, nincs kód – csak a fiókja.
Mindkét eszköz bejelentkezve
Nyissa meg a DivineMind-ot a számítógépen, az AIRIS alkalmazást a mobiltelefonon. A számítógép néhány másodpercenként aktív eszközként jelentkezik be. Ha több számítógép van nyitva, csak a legutóbb használt reagál.
Kérdezzen vagy bízzon meg a mobiltelefonon
„Hány számla van nyitva?” – a válasz a mobiltelefonra érkezik, a számítógép megnyitja a „nyitott” szűrővel ellátott számlalistát. Egy teljes megbízás („Hozza létre az ügyfelet, és készítse elő az ajánlatot a kísérőlevéllel”) a számítógépen „AIRIS dolgozik · mobiltelefonról” csíkként fut.
Megnyitva a számítógépen
Amint a számítógép megnyitotta a listát, az alkalmazásban megjelenik az „Am Computer geöffnet” (Megnyitva a számítógépen). A jóváhagyási kártya mindkét eszközön megjelenik.
Jóváhagyás, ahol éppen tartózkodik
Érintse meg a „Jóváhagyás és küldés” gombot a mobiltelefonon – a számítógépen lévő kártya röviddel ezután megjeleníti a „végrehajtva” feliratot. Fordítva is működik: Amit a számítógépen indít el, azt a mobiltelefon válaszsal és kártyával jeleníti meg, „számítógépről” jelzéssel.
Kikapcsolás
Az AIRIS ablakban a számítógépen a mobiltelefon ikonja ki- vagy bekapcsolja a vezérlést a mobiltelefonról. Kikapcsolt állapotban a megbízások tovább futnak, csak a számítógép nem reagál többé rájuk.
Csak az a számítógép reagál, amelyen Ön ugyanazon a cégen belül bejelentkezett – soha más felhasználó képernyője. Egy jóváhagyás pontosan az ellenőrzött verzióra vonatkozik, függetlenül attól, hogy melyik eszközön érint meg valamit.
Kapcsolat fotóból, képernyőmentésből, aláírásból vagy PDF-ből
Küldjön az AIRIS-nek egy névjegykártya fotóját, egy képernyőmentést (pl. profil vagy impresszum), egy beillesztett e-mail aláírást vagy egy levélpapírral ellátott PDF-et. Az AIRIS kiolvassa a nevet, céget, beosztást, e-mailt, telefonszámot, weboldalt, címet és iparágat, és megjelenít egy kártyát a csevegésben – mind a weben, mind az AIRIS alkalmazásban.
Mellékelés vagy beillesztés
Csatolja a fotót, a képernyőmentést vagy a PDF-et az AIRIS csevegésben (az alkalmazásban közvetlenül a kamerával is), vagy illessze be az aláírást az üzenetbe. Ehhez adjon hozzá egy mondatot, mint például „ügyfélként rögzít” vagy „leadként jelöl”.
Kártya ellenőrzése
Minden mező megmutatja az eredetét („a fotóból”, „az Ön mondatából”). A hiányzó adatok üres helyként jelennek meg, és közvetlenül a kártyán kitölthetők. Ha a kapcsolat már létezik, az AIRIS jelzi ezt, és felajánlja a „Kapcsolódás” vagy az „Új létrehozása ennek ellenére” lehetőséget.
Lead vagy ügyfél, majd rögzítés
Válassza a Lead vagy Ügyfél lehetőséget, majd koppintson a „Kapcsolat rögzítése” gombra. Ha a mondatban egyértelmű parancs szerepel, mint például „rögzítsd … ügyfélként”, az AIRIS azonnal rögzíti – kérdezés nélkül. Az „Rögzítve” csak akkor jelenik meg, ha a kapcsolat elmentésre került; a weben a kapcsolati lista az új sorra ugrik.
Kép csak kérésre
A kép csak az azonosításhoz kerül felhasználásra. Az „Adatokhoz csatolás képként” paranccsal az AIRIS a névjegykártyát dokumentumként is elmenti a kapcsolathoz – különben nem.
Ugyanaz a tervezet soha nem hoz létre két kapcsolatot: egy második koppintás ugyanazt a kapcsolatot adja vissza. A demó cégeknél csak példaadatok engedélyezettek (pl. max@firma.example).
Munkafolyamat létrehozása
Automatizálás megnyitása
Automatizálás terület — Irányítópult státusszal és sablonokkal.
Új munkafolyamat létrehozása
Az Új munkafolyamat oldalon definiálhatók az indítók (esemény/ütemezés) és műveletek.
Feltételek és lépések
Szabályok, elágazások és műveletek összeállítása.
Aktiválás és megfigyelés
Munkafolyamat aktiválása; a futtatások nyomon követhetők az Automatizálás › Futások alatt.
Irányítás és ellenőrzés
- Sablonok gyakori folyamatokhoz.
- Ütemezések ismétlődő végrehajtáshoz.
- Jóváhagyások — a kritikus lépések megerősítést igényelnek.
- Felügyelet és statisztika — teljes nyomon követhetőség.
Indító sablonok ágazatonként
Néhány ágazati menü közvetlenül megnyit egy kész sablont a munkafolyamat-szerkesztőben. Ez kezdetben inaktív — igazítsa a szövegeket és időpontokat, és csak ezután aktiválja.
- Vendéglátás: No-show munkafolyamat (emlékeztető a foglalás előtt) és utórendelés indítása (hétfőn ellenőrizni a rendelési igényt).
- Nagykereskedelem és gyógyszeripar: Visszahívási munkafolyamat egy tételhez.
- Kiskereskedelem: Visszáru-munkafolyamat. Építőipar: Kiegészítő munkafolyamat többletköltségekre.
- Épülettisztítás: Minőségellenőrzés a helyszínen — heti ellenőrzési feladat, majd visszajelzés kérése az ügyféltől.
- Orvosi rendelő: Ismétlődő recept emlékeztető — emlékeztető a páciensnek egészségügyi adatok nélkül az e-mailben, a kiállítás feladatként kerül a rendelő csapatához.
- Adótanácsadás: Határidő-emlékeztető — az ügyfél emlékeztetést kap a hiányzó dokumentumokra, öt nap múlva feladat érkezik az utókövetésre.
Mentés és aktiválás
Sablon mentése, majd „Aktiválás most” → „Igen, aktiválás”. Ha az Ön cégének automatizálása még ki van kapcsolva, akkor bekapcsolódik.
Futtatás egy kapcsolattartó számára
A munkafolyamat-szerkesztőben kattintson a „Teszt” gombra: Megnyílik az „Ablak futtatása egy kapcsolattartó számára”. Keresse meg a kapcsolattartót (név vagy e-mail), kattintson a „Futtatás most” gombra. Az e-mailt az AIRIS írja meg az ablak célja szerint.
E-mail jóváhagyása
Ha a jóváhagyási mód be van kapcsolva, az e-mail először a Jóváhagyások alatt található. Csak az Ön „Jóváhagyás” gombjára kattintása után küldjük el a kapcsolattartónak; a feladat azonnal létrejön.
AIRIS memória és Skillek
Az AIRIS minden ügyfélhez jegyzeteket, ajánlatokat, számlákat, e-maileket és csevegéseket jegyez meg. Ebből az AIRIS felismeri azokat a folyamatokat, amelyek több ügyfélnél is ismétlődnek, és javaslatként kínálja fel őket.
Javaslat megtekintése
A Automatizálás › AIRIS Skillek menüpont alatt: kiváltó ok, minden lépés, és hány ügyfélnél fordult elő a folyamat. Az új javaslatokat a harang jelzi.
Megerősítés vagy elutasítás
Csak az Ön megerősítése kapcsolja be a Skillet – ezután munkafolyamatként fut. Az elutasított javaslatok nem jelennek meg újra.
Megfigyelés és szüneteltetés
Az AIRIS megszámolja a sikeres és sikertelen futásokat; bármikor szüneteltethető.
- Az ügyfeleknek küldött e-mailek a Skillek esetében mindig csak az Ön jóváhagyása után mennek ki.
- Az AIRIS csak az Ön által olvasható forrásokból válaszol a memóriájából – mások postafiókjai és privát csevegései rejtve maradnak.
- Döntés közvetlenül az AIRIS csevegésben: Kérdezze meg: „Milyen készségeket ismertél fel számunkra?” — Az AIRIS egy kártyával válaszol, amelyen az Elfogadás, Módosítás és Elutasítás gombok szerepelnek. Az eredmény azonnal megjelenik a kártyán.
- A „Folyamatok azonnali keresése” paranccsal azonnal elindíthatja a felismerést; egyébként az AIRIS hetente egyszer ellenőrzi.
A jelentős következményekkel járó műveleteket először jóváhagyásokon keresztül futtassa. Az autonómiát csak akkor növelje, ha a folyamat kipróbált (lásd „Onboarding — Autonómia“).