Ostali moduli

Prvi zaslon nakon prijave je izvještaj, a ne stranica izbornika: Što se dogodilo od jučer, što sada zahtijeva Vašu odluku i prijedlog od AIRIS-a.

• Od jučer: objavljeni postovi, novi potencijalni klijenti, korisnički upiti na koje je odgovorio AIRIS, poslane e-poruke, plaćeni računi s iznosom, izvršeni zadaci.
• Čeka Vas: najviše tri stavke, svaka je klikabilna i vodi izravno na pravo mjesto — otvorena odobrenja s iznosom, dokazi kojima istječe valjanost, zakašnjeli nedostaci, eskalirani razgovori.
• Za nove račune dodatno: kartica dobrodošlice sa sljedećim smislenim korakom i kontrolna lista za postavljanje s postotkom napretka.
• Brzi uspjesi u industriji: do tri početna zadatka prilagođena Vašoj industriji, svaki vodi izravno do funkcije.

Revizorski prikaz za svaki poziv koji je AIRIS obavio: vrijeme, pozivatelj, sažetak, cjelokupni tijek razgovora — i svaka pojedinačna radnja UI s argumentima, rezultatom i klasom rizika. Za Vašu kontrolu i kao dokaz revizorima.

• Popis svih poziva s ključnim pokazateljima: koliko ih ima prazninu, koliko ih nema transkript ili sažetak, kod koliko je pozivatelj bio nepoznat.
• Jednim klikom otvarate zapisnik poziva — sažetak, tijek razgovora i radnje UI redoslijedom razgovora.
• Svaka radnja nosi klasu rizika: Uvid (samo čitanje), Stvaranje (nastaje zapis podataka) ili Vanjska (nešto je poslano klijentu i ne može se povući).
• Praznine se prikazuju umjesto da se skrivaju. Revizorski prikaz koji prešućuje nedostajuće zapise bio bi bezvrijedan.
• Obavijest o objavljivanju UI prema članku 50. Zakona o UI EU nalazi se u svakom zapisu.

Radite izravno s kupcima i dobavljačima koji također koriste DivineMind: naručujte i pregledavajte dokumente bez slanja PDF e-poruka. Važno: Sustav nikada ne otkriva koristi li druga tvrtka DivineMind — veza se uspostavlja isključivo ako obje strane pristanu.

• Zatražite povezivanje: Otvorite kontakt ili dobavljača i kliknite na „Izravna veza“. Gumb uvijek izgleda isto — ako tvrtka koristi DivineMind, primit će Vaš zahtjev; ako ga još ne koristi, zahtjev postaje pozivnica.
• Druga strana potvrđuje zahtjev u odjeljku „Partnerska mreža“ → Zahtjevi za Vas. Tek nakon toga vidite jedni druge; odbijanje ostaje bez povratne informacije.
• Naručivanje: Kada je veza aktivna, otvorite asortiman partnera, unesite količine i pošaljite narudžbu. Primjenjuju se cijene koje je partner odredio za Vas.
• Kod dobavljača se odmah kreira prihvaćeni prodajni nalog s potvrdom narudžbe, a kod Vas odgovarajuća narudžba — oboje je međusobno povezano.
• S desne strane kontinuirano vidite naloge, otpremnice i račune koje je partner izradio za Vaše narudžbe.
• Prekidanje je moguće u svakom trenutku: veza se prekida, a postojeći dokumenti ostaju nepromijenjeni.

Za poduzeća s više samostalnih tvrtki: zajednički pregled brojeva i premještanje robe između tvrtki, bez odustajanja od odvajanja klijenata.

• Kreirajte grupu poduzeća — trenutno aktivna tvrtka postaje centrala; dodajte druge tvrtke s ulogom (lokacija, centralno skladište, holding).
• Pregled grupe: mjesečni promet, otvorena potraživanja, stanje zaliha i veličina tima kao zbroj i po tvrtki.
• Kreirajte premještanje: odaberite tvrtku primatelja, proizvod i količinu — trenutno jedna pozicija proizvoda po premještanju.
• Tvrtka primatelj knjiži primitak; tek se time mijenja stanje zaliha.
• Nakon toga opcionalno obračunajte: generira nacrt računa koji možete pregledati i poslati u modulu za račune.

Kontrolna ploča za sva službena vozila, s tri kartice: Pregled, Odgovornost vlasnika i Najam.

• Pregled sa semaforom po vozilu: glavni pregled crveno (prekoračen rok), žuto (rok za osam tjedana); uz to kilometraža, tko je na putu i troškovi zadnjih dvanaest mjeseci.
• Dodjeljivanje dokumenata odvija se u dvije faze: prvo probni rad koji prikazuje jasne podudarnosti registarskih oznaka i slučajeve sumnje, zatim preuzimanje pritiskom na gumb.
• Odgovornost vlasnika: dokumentirajte kontrolu vozačke dozvole, obuku i UVV provjeru za svakog vozača i vozilo, s datumom, rezultatom i sljedećim rokom.
• Vozači koji nikada ne voze mogu biti izuzeti od kontrole uz obrazloženje; dokaz se može preuzeti kao CSV datoteka.
• Najam: kreirajte tarife (dnevna cijena, besplatni kilometri, cijena po dodatnom kilometru, polog), dodijelite ih svakom vozilu i omogućite online rezervaciju; javni link za najam kopirajte ovdje.

Svaka predaja vozila iz voznog parka klijentima ili zaposlenicima kao zaseban postupak — od zamjenskog vozila, preko probne vožnje do plaćenog najma vozila.

• Odaberite vrstu postupka (šest vrsta) — nositelj troškova automatski se popunjava, npr. jamstveni slučaj na teret proizvođača ili besplatno zamjensko vozilo iz radionice.
• Unesite razdoblje; nude se samo vozila koja su stvarno slobodna u tom razdoblju.
• Zabilježite stanje pri predaji: kilometražu i stanje goriva; za plaćene postupke dodatno: dnevna naknada, uključeni kilometri i cijena po dodatnom kilometru.
• Otvorite ugovor o najmu kao PDF i dajte ga na potpis.
• Prilikom povrata zabilježite kilometražu, stanje goriva i oštećenja — sustav izračunava konačni iznos na temelju dana i dodatnih kilometara.

Javni natječaji i privatni signali potražnje, filtrirani prema onome što Vam odgovara — plus dosje za Vaše tekuće prijave.

• Filtriranje po zemlji, vrsti, veličini narudžbe, izvoru i industriji; brzi filtri za domaće tržište, preporuke i spremljeno.
• Tablica je sortirana po podudarnosti ili roku; rokovi kraći od sedam dana su istaknuti.
• Proširite redak: AIRIS objašnjava zašto je ovaj natječaj sada relevantan i, na zahtjev, piše nacrt prijave.
• Preuzmite u dosje: Postupak se premješta na Vaš popis prijava sa statusom, rokom i vrijednošću.
• U dosjeu: održavajte status, kreirajte mapu u oblaku, prenesite dokumente i priložite dokaze poput referenci ili videozapisa.

Alat za prvi razgovor s potencijalnim klijentom: ispunite upitnik tijekom razgovora, a AIRIS će na temelju toga generirati izvješće s konkretnim polugama za uštedu.

• Kreirajte analizu i unesite osnovne podatke: tvrtka, kontakt osoba, industrija, broj zaposlenika.
• Katalog pitanja u šest blokova — poslovanje, dostupnost, prodaja, administracija, ljudi i procesi, ciljevi; brojač pokazuje koliko je pitanja odgovoreno.
• Generirajte izvješće: sažetak načina rada danas, tablica poluga s pažljivo procijenjenim uštedama po temi, preporučena početna točka i sljedeći koraci.
• Spremite kao PDF i dajte potencijalnom klijentu — izvješće je formatirano za A4 s zaglavljem.

Referentni priručnik za podatke o tvrtkama iz Austrije i Njemačke — za provjeru podataka prije prvog kontakta ili prije narudžbe.

• Odaberite zemlju, unesite naziv tvrtke, pregledajte popis rezultata: naziv, status, broj u poslovnom registru, mjesto, pravni oblik i nadležni sud.
• Za Njemačku dodatno filtrirajte po vrsti registra i skočite izravno na Bundesanzeiger i Unternehmensregister.
• Za Austriju su dostupni detaljni filtri: područje pretraživanja, pravni oblik, sud, mjesto i točno pretraživanje.

Trenutno se postupak završava s popisom rezultata: detaljan prikaz pojedinih tvrtki i preuzimanje dokumenata još nisu razvijeni, a rezultati se još ne mogu izravno preuzeti kao kontakt.

Modul za odvjetničke urede izgrađen je za odvjetničke urede: spisi s brojem spisa, provjera sukoba interesa, rokovi i podsjetnici, vrijeme provedeno na spisu i iz toga honorar. U izborniku odvjetničkog ureda za to su dostupni „Spisi“ i „Rokovi“; porezni savjetnici i druge tvrtke otvaraju modul izravno pod Predmeti. Vaši klijenti su kontakti odnosno tvrtke u CRM-u.

• Pregled pod Predmeti: Otvoreni spisi, prekoračeni rokovi, dospijeće za 7 dana i neobračunati iznos; pretraživanje spisa po broju spisa, predmetu, klijentu ili protivniku i filtriranje po Otvoreno, Mirovanje ili Arhivirano.
• „Učitaj dokument“ u spisu dodaje datoteku spisu i istovremeno u CRM spis klijenta; dokumenti se mogu preimenovati; „Izbriši“ ih uklanja i iz CRM spisa.
• Samo vrijeme provedeno na spisu odvjetničkog ureda postaje dio honorara. Vrijeme iz evidencije radnog vremena ili iz DivineTasks ne dovodi automatski do računa.

Svaka tvrtka šalje svoje knjigovodstvo svojoj poreznoj savjetnici kao datoteku — bez da odvjetnički ured treba račun. Nema sučelja za DATEV, RZL ili BMD; odvjetnički ured sam uvozi datoteke.

Za ordinacije, DivineMind je softver za ured i administraciju uz sustav za upravljanje ordinacijom (PVS) — a ne sam PVS. Primjenjuju se opći moduli opisani u ovom priručniku.

• Pacijenti kao kontakti u CRM-u s e-mailovima, dokumentima i računima — bez medicinskog spisa.
• Stranica za rezervacije, gdje pacijenti sami biraju termin bez računa; u kalendaru pozivate goste na termin.
• Računi i ponude, npr. za usluge koje plaćaju sami pacijenti, razine opomena (automatski samo ako ih uključite), ulazni računi putem AI i izvoz poreznom savjetniku.
• DivineMail s AI nacrtima odgovora, zadacima, Cloudom, evidencijom radnog vremena, rasporedom i godišnjim odmorom, DivineMeet i radnim procesima kao u svakoj tvrtki.
• Podaci se nalaze u EU (baza podataka u Frankfurtu, datoteke u Berlinu), svaka tvrtka je odvojena od ostalih, učitavanja s osobnim podacima su privatna.

Pružatelji usluga bez vlastitog industrijskog modula rade s općim modulima: kartoteka klijenata, DivineMail, kalendar s rezervacijskom stranicom, ponuda do računa, zadaci, Cloud, evidencija radnog vremena, radni procesi i AIRIS. Ovdje su opisani procesi koji su posebno važni za pružatelje usluga.

Nema priloženih uzoraka predložaka — koristite vlastite dokumente. Ako klijent nema e-mail adresu, ponuda ostaje nacrt.

• Evidentiranje radnog vremena s pravilom lokacije: U korisničkom izborniku gore desno „Prijavi dolazak“ odnosno „Prijavi odlazak“. Pod Praćenje vremena → „Evidencija radnog vremena“ voditelj može uključiti „Prijavi dolazak samo na lokaciji“ (radijus u metrima, zadano 50); izvan radijusa ili bez odobrenja lokacije u pregledniku prijava dolaska bit će odbijena. Za dvorane se preporučuje veći radijus.
• Timski poštanski sandučić: U DivineMailu pod Postavke → „Računi“ kod poštanskog sandučića „Podijeli pristup“, odaberite osobu, postavite „samo čitanje“ ili „može pisati“ i „Podijeli“. Samo vlasnik poštanskog sandučića daje ili oduzima pristup.
• Privatna pohrana u DivineCloudu: Nove datoteke su privatne i prikazuju se samo putem vremenski ograničenih linkova. Svjesno dijelite mapu prema van putem „Podijeli“ → „Javni link“ — s lozinkom, datumom isteka ili maksimalnim brojem pregleda; „Opozovi“ prekida link.
• Zapisnik u DivineMeetu samo uz pristanak: Domaćin pokreće „Pokreni zapisnik“, svaki sudionik bira „Slažem se“ ili „Ne zapisuj me“. Zapisuje se samo tekst, ne zvuk; ako je sastanak dodijeljen klijentu, zapisnik završava u njegovoj kartoteci klijenta.
• DivineNote: Stranice i podstranice za protokole, brifinge i znanje — „Nova stranica“, predlošci, favoriti; s „Podijeli“ pozivate članove tima na pregled, komentiranje ili uređivanje, izvoz kao PDF ili Markdown.