Od dokumenta do mjesečnog obračuna: knjiženje, analize, datoteke za poreznog savjetnika, likvidnost i bankovna veza.
Područja
Glavna knjiga
Dnevnik knjiženja, bruto bilanca, analitička kartica, otvorene stavke, mjesečni obračun
Knjigovodstvo dugotrajne imovine
Dugotrajna imovina, plan amortizacije (AfA) linearno ili degresivno, godišnji obračun amortizacije, rashodovanje imovine
Zajmovi
Glavna knjiga, kartica „Zajmovi“ — posuđeni i pozajmljeni novac po osobi, otvoreno na referentni datum
RDG i bilanca
Glavna knjiga, kartica „GuV & Bilanz“ — Pregled na dan i paket za poreznog savjetnika
UVA, ZM, Intrastat
Glavna knjiga, kartica „UVA“ — Izračun porezne obveze, preuzimanje U30 odn. ELSTER datoteke
Likvidnost
Mjesečni pregled i projekcija za sljedećih 13 tjedana
Bankovna veza
Bankovni izvodi i Ulazni računi → Postavke → „Bankverbindung“ (Ponto, EBICS)
Troškovi osoblja
Knjiženje obračuna plaća s brutom i doprinosima poslodavca (nije obračun plaća)
Porezni savjetnik
Izvoz u datoteku, pristup za ured, povijest
Glavna knjiga: knjiženje i zaključak mjeseca
Otvaranje Glavne knjige
Otvorite Glavna knjiga i na vrhu odaberite razdoblje pomoću „von“ i „bis“.
„Jetzt buchen“
Gumb preuzima sve dokumente, bankovna knjiženja, blagajnu i putne troškove za odabrano razdoblje kao stavke knjiženja s dugovnom i potražnom stranom.
Provjera
U karticama „Journal“, „Saldenliste“ i „Kontoblatt“ vidite svako knjiženje. Klik na broj konta otvara analitičku karticu. „Offene Posten“ prikazuje otvorena potraživanja i obveze prema kupcima i dobavljačima.
Zaključavanje mjeseca
Na kartici „Monatsabschluss“ opcija „Festschreiben“ konačno zaključava mjesec. To se ne može poništiti; naknadni ispravci pojavljuju se kao storno i novi unos u sljedećem otvorenom mjesecu.
Knjigovodstvo dugotrajne imovine: Imovina i amortizacija (AfA)
„Nova imovina“
Pod Dugotrajna imovina unosite dugotrajnu imovinu. Obavezni su naziv, datum nabave, trošak nabave i vijek trajanja; uz to kategorija, ostatak vrijednosti, dobavljač i referenca računa. Unositi smiju Owner i Admin.
Metoda i plan amortizacije (AfA)
Odaberite „Linearno“ ili „Degresivno“ sa stopom amortizacije, po želji s razmjernom prvom amortizacijom prema mjesecu nabave. Plan amortizacije izračunava se automatski; detaljni prikaz prikazuje ga uz stvarno knjižene stavke i trenutnu knjigovodstvenu vrijednost.
„Godišnji obračun amortizacije (AfA)“
Odaberite poslovnu godinu (uobičajeno: prethodnu, na dan 31.12.), potvrdite i kliknite „Pokreni obračun amortizacije“. Obračun obvezujuće knjiži amortizaciju za svu aktivnu imovinu; popis rezultata prikazuje iznos po imovini, a u glavnoj knjizi pojavljuje se u dnevniku. Obračun smije pokrenuti samo Owner.
„Rashodovanje imovine“
U detaljnom prikazu unesite datum rashodovanja, razlog (prodaja, otpis, donacija, gubitak / krađa) i prihod, zatim „Knjiži rashodovanje“ — samo Owner. Brisanje imovine moguće je samo dok nije proknjižena amortizacija.
O metodi, vijeku trajanja i stopi amortizacije (AfA) odlučujete sami. Uskladite ih sa svojim poreznim savjetnikom prije pokretanja prvog godišnjeg obračuna.
RDG i bilanca te paket za godišnji financijski izvještaj
Kartica „GuV & Bilanz“
Prikazuje račun dobiti i gubitka te bilancu na dan bilance iz glavne knjige, sažeto prema UGB/HGB. Redak „Aktiva = Passiva“ pokazuje da je sve uravnoteženo.
Paket za poreznog savjetnika
„Jahresabschluss-Paket für die Steuerberatung“ stvara ZIP datoteku za vaš računovodstveni ured. Poruka navodi je li kontrolni popis potpun ili koliko je stavki još otvoreno.
RDG i bilanca u DivineMindu služe kao pretpregled. Godišnji financijski izvještaj sastavlja vaš porezni savjetnik; uskladite brojke s njim prije svakog podnošenja.
Kraj godine: Vremenska razgraničenja i rezerviranja
- Na kartici „GuV & Bilanz“ ispod bilance nalazi se kartica „Kraj godine …: Vremenska razgraničenja i rezerviranja“ za godinu koju odaberete gore pod „do“.
- Ako račun prelazi kraj godine (npr. godišnja licenca ili godišnja pretplata), DivineMind predlaže aktivno odn. pasivno vremensko razgraničenje s dokumentom i obrazloženjem. „Knjiži“ knjiži razgraničenje na dan 31.12. i ukida ga na dan 01.01. Ako nema stavki za razgraničenje, piše „Razgraničenje nije potrebno“.
- Za rezerviranja (npr. troškovi poreznog savjetnika za godišnji financijski izvještaj) i očekivana potraživanja postoje prijedlozi. „Knjiži kao rezerviranje“ odn. „Knjiži kao potraživanje“ traži iznos — o njemu odlučujete vi.
- Knjižiti smiju Owner i Admin. Prijedlozi su polazište za zaključak; uskladite ih sa svojim poreznim savjetnikom.
Zajmovi osobama i od osoba
- Kartica „Zajmovi“ u glavnoj knjizi prikazuje po osobi „Zajam osobi (potraživanje)“ ili „Zajam poduzeću (obveza)“ s isplaćenim, vraćenim i otvorenim iznosom na referentni datum — isti brojevi kao u glavnoj knjizi.
- Bankovni prijenos s riječi „Zajam“ u opisu plaćanja automatski se predlaže kao zajam pri usklađivanju bankovnog izvoda.
- Za svaki zajam bilježite postoji li ugovor i godišnju kamatnu stopu; iz toga redak prikazuje procjenu godišnje kamate. Kamate se ne knjiže automatski.
Za zajmove udjelničarima ili direktorima uskladite pisani ugovor, tržišnu kamatu i otplatu sa svojim poreznim savjetnikom. DivineMind prikazuje stavke za provjeru, ali ne pruža savjetovanje.
UVA, zbirna prijava i Intrastat
- Kartica „UVA“: PDV, pretporez i porezna obveza (ili preplata) iz dnevnika knjiženja, raščlanjeni po pozicijama. Obračunava se samo prema fakturiranoj realizaciji.
- „FinanzOnline-Datei (U30)“ za Austriju, odnosno „ELSTER-Datei (UStVA)“ za Njemačku preuzima datoteku. DivineMind ne šalje podatke u FinanzOnline ili ELSTER — to činite vi ili vaš porezni savjetnik.
- „Zusammenfassende Meldung (ZM)“ navodi isporuke i usluge poduzetnicima u EU; „ZM als CSV“ preuzima popis. Ako kupcu nedostaje PDV ID, navodi se ispod kao neprijavljiv.
- „Intrastat (Versendungen)“ izračunava isporuke robe u druge zemlje EU-a po tarifnom broju iz matičnih podataka artikala (tarifni broj, težina, zemlja podrijetla). Prag za prijavu provjeravate sami.
Datoteke i pristup za poreznog savjetnika
Datoteka knjiženja iz glavne knjige
U Glavna knjiga opcije „Export (CSV)“, „BMD-Import“ i „RZL-Import“ pružaju retke knjiženja s računom, proturačunom i poreznim kodom; „Personenkonten“ pruža povezane kupce i dobavljače. Prije preuzimanja provjerava se račun po račun u odnosu na dnevnik knjiženja.
Postavke izvoza
Pod Porezni savjetnik u području „Konfiguration“ birate format i učestalost: DATEV paket knjiženja (CSV), ebInterface 6.1, BMD paket, XRechnung, CSV ili Excel — ručno ili vremenski programirano e-poštom, s PDF-ovima u ZIP-u.
Pozovite računovodstveni ured (neobavezno)
U području „Pristup“ opcija „Pozovi“ poziva Vašeg poreznog savjetnika s vlastitom prijavom; nakon toga tamo uključujete njihov pristup. Ured se registrira putem poveznice iz e-pošte i nakon prijave izravno dolazi na svoj pregled klijenata. Vidi ulazne i izlazne račune, odobrenja i opomene, može obrađivati ulazne račune i preuzimati izvoze. Za izvoz putem e-pošte nije potrebna registracija.
Povijest
„Verlauf“ prikazuje svaki poslani izvoz s razdobljem, formatom i statusom; „Erneut senden“ šalje ga ponovno.
DATEV, BMD i RZL primaju datoteku, a ne prijenos uživo. Učitava li se BMD odn. RZL datoteka bez pogrešaka u programu vašeg ureda još nije potvrđeno stvarnim uvozom — najprije pošaljite probnu datoteku i uskladite je s uredom.
Likvidnost: sljedećih 13 tjedana
Otvaranje novčanog toka
Pod Novčani tok vidite otvorena potraživanja, dospjele stavke, otvorene obveze i mjesečni pregled s očekivanim prihodima i rashodima.
„Likvidnost sljedećih 13 tjedana”
Kartica započinje stanjem na računu uvećanim za blagajnu i prikazuje tjedne priljeve, odljeve i stanje na kraju tjedna, kao i najniže stanje te stanje nakon 13 tjedana.
Izvor podataka
Od zadnjeg bankovnog izvoda po računu: otvoreni računi kupaca prema dospijeću i dosadašnjem obrascu plaćanja, otvoreni računi dobavljača, pretplate, plaće, putni troškovi i obveza za PDV. Dospjele stavke ubrajaju se u 1. tjedan. Oprezni izračun pretpostavlja da kupci plaćaju 14 dana kasnije.
Scenarij „Oprezno“
Uz „Najniže stanje“, kartica prikazuje i „Oprezno (kupci plaćaju 14 dana kasnije), najniže stanje“. Ako ta vrijednost postane crvena, stanje postaje kritično čim kupci plate dva tjedna kasnije od očekivanog.
Bankovna veza: datoteka, Ponto, EBICS
Datoteka bankovnog izvoda (uvijek dostupno)
Pod Bankovni izvodi učitavate MT940, CAMT.053, CSV ili PDF izvod. DivineMind predlaže odgovarajuće račune; povezivanje vršite potvrdom.
Otvaranje opcije „Bankovna veza”
U ulaznim računima pod Postavke → „Bankovna veza” dostupna su dva načina: „Poveži bankovni račun (Ponto)” i ispod toga EBICS.
Ponto: „Poveži bankovni račun”
Odaberite banku, prijavite se u banku, odobrite račune. DivineMind čita samo knjiženja i stanje računa; plaćanja nisu moguća. „Dohvati sada” preuzima nova knjiženja; nakon otprilike 180 dana obnovite odobrenje putem „Ponovno poveži”.
„Dohvat iz banke (EBICS)”
EBICS ugovarate sa svojom bankom. Pod „Poveži banku” unesite EBICS URL, Host ID, ID klijenta i ID sudionika, kliknite „Pošalji ključeve banci”, potpišite inicijalizacijsko pismo i pošaljite ga banci. Nakon aktivacije od strane banke: „Provjeri aktivaciju” — nakon toga se bankovni izvodi preuzimaju svakodnevno.
Usklađivanje
Sigurna podudaranja (iznos odgovara, vrlo visoko preklapanje) AIRIS automatski knjiži samo ako vaša tvrtka to dopušta u pravilima. Sve ostalo potvrđujete sami.
Ponto je zasad testiran samo u testnom okruženju (Sandbox); pristup za produkcijski rad je zatražen. Ako pristup još nije postavljen, kartica prikazuje „Povezivanje s bankom se trenutno postavlja i uskoro će biti dostupno.” Ni EBICS još nije potvrđen u produkcijskom radu sa stvarnom bankom. Datoteka bankovnog izvoda radi sa svakom bankom.
Knjiženje troškova osoblja (obračun plaća)
„Izradi obračun plaća”
Pod Troškovi osoblja kreirate obračun plaća za određeno razdoblje. Sadrži bruto iznos i doprinose poslodavca za socijalno osiguranje po zaposleniku.
Provjera i „Knjiži (konačno)”
U obračunu vidite stavke zaposlenika i knjiženja s dugovnom i potražnom stranom. „Knjiži (konačno)” prenosi ih u glavnu knjigu; nakon toga moguće je samo „Storniraj”, što stvara storno obračun s negativnim iznosima. „CSV izvoz” preuzima obračun.
DivineMind ne obračunava neto plaću, porez na dohodak te ne izrađuje prijave za socijalno osiguranje niti platne liste. Plaće obračunava Vaš porezni savjetnik odnosno program za plaće; sati iz evidencije radnog vremena služe kao podloga.