Muut moduulit

Ensimmäinen näyttö kirjautumisen jälkeen on raportti, ei valikkosivu: Mitä eilisestä lähtien on tapahtunut, mikä vaatii nyt päätöksenne, ja AIRISin ehdotus.

• Eilisestä lähtien: julkaistut viestit, uudet potentiaaliset asiakkaat, AIRISin vastaamat asiakaskyselyt, lähetetyt sähköpostit, maksetut laskut summineen, suoritetut tehtävät.
• Odottaa Teitä: enintään kolme kohtaa, jokainen napsautettavissa ja suoraan oikeassa paikassa — avoimet hyväksynnät summineen, vanhenevat todisteet, myöhästyneet puutteet, eskaloituneet keskustelut.
• Uusilla tileillä lisäksi: tervetulokortti seuraavalla järkevällä askeleella ja asennuksen tarkistuslista edistymisprosentteineen.
• Toimialakohtaiset pika-onnistumiset: enintään kolme aloitus tehtävää, jotka sopivat toimialallenne, jokainen johtaa suoraan toimintoon.

Tarkastelijan näkymä jokaisesta AIRISin hoitamasta puhelusta: ajankohta, soittaja, yhteenveto, koko keskustelun kulku — ja tekoälyn jokainen yksittäinen toimenpide perusteluineen, tuloksineen ja riskiluokkineen. Teidän valvontaanne ja todisteeksi tarkastajille.

• Luettelo kaikista puheluista mittareineen: kuinka monessa on puute, kuinka monesta puuttuu transkriptio tai yhteenveto, kuinka monessa soittaja oli tuntematon.
• Yksi napsautus avaa puhelun tiedoston — yhteenveto, keskustelun kulku ja tekoälyn toimenpiteet keskustelun järjestyksessä.
• Jokaisella toimenpiteellä on riskiluokka: Tiedustelu (vain luettu), Luonti (tietue luodaan) tai Uloslähtevä (jotain lähetettiin asiakkaalle eikä sitä voi peruuttaa).
• Puutteet tuodaan esiin piilottamisen sijaan. Tarkastelijan näkymä, joka salaa puuttuvat tiedot, olisi arvoton.
• EU:n tekoälyasetuksen artiklan 50 mukainen tekoälyn ilmoitusvelvollisuutta koskeva huomautus on jokaisessa tiedostossa.

Tehkää yhteistyötä suoraan sellaisten asiakkaiden ja toimittajien kanssa, jotka myös käyttävät DivineMindiä: tilatkaa ja tarkastelkaa tositteita suoraan ilman PDF-sähköposteja. Tärkeää: Järjestelmä ei koskaan paljasta, käyttääkö toinen yritys DivineMindiä – yhteys muodostuu ainoastaan silloin, kun molemmat osapuolet hyväksyvät sen.

• Yhteyden pyytäminen: Avatkaa yhteystieto tai toimittaja ja klikatkaa ”Suora yhteys”. Painike näyttää aina samalta – jos yritys käyttää DivineMindiä, se saa pyyntönne; jos se ei vielä käytä sitä, pyynnöstä tulee kutsu.
• Toinen osapuoli vahvistaa pyynnön kohdassa ”Kumppaniverkosto” → Pyynnöt teille. Vasta tämän jälkeen näette toisenne; hylkäämisestä ei lähetetä erillistä ilmoitusta.
• Tilaaminen: Kun yhteys on aktiivinen, avatkaa kumppanin tuotevalikoima, syöttäkää määrät ja lähettäkää tilaus. Tilaukseen sovelletaan hintoja, jotka kumppani on määrittänyt teille.
• Toimittajalle luodaan välittömästi hyväksytty myyntitilaus tilausvahvistuksineen ja teille sitä vastaava tilaus – molemmat on linkitetty toisiinsa.
• Oikealla puolella näette jatkuvasti ne myyntitilaukset, lähetteet ja laskut, jotka kumppani on luonut tilauksiinne liittyen.
• Yhteyden voi katkaista milloin tahansa: Yhteys päättyy, ja olemassa olevat tositteet säilyvät muuttumattomina.

Yrityksille, joilla on useita itsenäisiä yrityksiä: yhteinen numeronäkymä ja tavaroiden siirrot yritysten välillä luopumatta asiakasjaosta.

• Luo konserni — juuri aktiivinen yritys tulee pääkonttoriksi; lisää muita yrityksiä roolilla (toimipiste, keskusvarasto, holding-yhtiö).
• Konsernin yleiskatsaus: kuukausittainen liikevaihto, avoimet saatavat, varastosaldo ja tiimin koko summana ja yrityksittäin.
• Luo siirto: valitse vastaanottajayritys, tuote ja määrä — tällä hetkellä yksi tuoterivi per siirto.
• Vastaanottajayritys kirjaa vastaanoton; vasta silloin varastosaldo muuttuu.
• Sen jälkeen valinnaisesti laskuta: luo laskuluonnoksen, jonka voitte tarkistaa ja lähettää laskutusmoduulissa.

Kaikkien yritysajoneuvojen hallintapaneeli, jossa kolme välilehteä: Yleiskatsaus, Haltijan vastuu ja Vuokraus.

• Yleiskatsaus ajoneuvokohtaisella liikennevalolla: katsastus myöhässä punainen, erääntyy kahdeksan viikon kuluttua keltainen; lisäksi matkamittarilukema, kuka on matkalla ja viimeisten kahdentoista kuukauden kustannukset.
• Kuittien kohdistaminen tapahtuu kaksivaiheisesti: ensin koekäyttö, joka näyttää yksiselitteiset rekisterikilpiosumukset ja epäselvät tapaukset, sitten hyväksyntä napin painalluksella.
• Haltijan vastuu: dokumentoi ajokorttitarkastus, opastus ja UVV-tarkastus kuljettajittain ja ajoneuvokohtaisesti, päivämäärän, tuloksen ja seuraavan eräpäivän kanssa.
• Kuljettajat, jotka eivät koskaan aja, voidaan perustellusti vapauttaa tarkastuksesta; todisteen voi ladata CSV-tiedostona.
• Vuokraus: Luo hinnastot (päivähinta, vapaat kilometrit, hinta ylimääräisiltä kilometreiltä, vakuus), kohdista ne ajoneuvoittain ja aseta ne varattavaksi verkossa; julkisen vuokrauslinkin voitte kopioida tästä.

Jokainen pooliajoneuvon luovutus asiakkaille tai työntekijöille omana tapahtumanaan – varautuneesta autosta koeajoon ja maksettuun vuokra-autoon.

• Valitse tapahtumatyyppi (kuusi tyyppiä) – kustannuspaikka esitäytetään sopivasti, esim. takuutapaus valmistajan kustannuksella tai korjaamon sijaisauto ilmaiseksi.
• Syötä ajanjakso; tarjolla on vain ajoneuvoja, jotka ovat todella vapaita kyseisenä ajanjaksona.
• Kirjaa luovutuksen aikainen kunto: matkamittarilukema ja polttoainetaso; maksettavissa tapahtumissa lisäksi päivämaksu, sisältyvät kilometrit ja hinta lisäkilometreiltä.
• Avaa vuokrasopimus PDF-muodossa ja pyydä allekirjoitus.
• Kirjaa palautuksen yhteydessä kilometrit, polttoainetaso ja vauriot – järjestelmä laskee loppusumman päivien ja lisäkilometrien perusteella.

Julkiset tarjouskilpailut ja yksityiset tarveilmoitukset, suodatettuna teille sopivaksi – sekä kansio käynnissä oleville hakemuksillenne.

• Suodata maan, tyypin, tilauksen koon, lähteen ja toimialan mukaan; pikasuodattimet kotimarkkinoille, suosituksille ja tallennetuille.
• Taulukko on lajiteltu sopivuuden tai määräajan mukaan; alle seitsemän päivän määräajat korostetaan.
• Avaa rivi: AIRIS selittää, miksi tämä tarjouskilpailu on nyt relevantti, ja laatii pyynnöstä hakemusluonnoksen.
• Siirrä kansioon: Tapahtuma siirtyy hakemuslistallenne tilan, määräajan ja arvon kanssa.
• Kansiossa: ylläpitäkää tilaa, luokaa pilvikansio, ladatkaa asiakirjoja ja liittäkää todisteita, kuten referenssejä tai videoita.

Työkalu ensimmäiseen keskusteluun potentiaalisen asiakkaan kanssa: täyttäkää kyselylomake keskustelun aikana, josta AIRIS luo raportin konkreettisine säästömahdollisuuksineen.

• Luo analyysi ja kirjaa perustiedot: Yritys, yhteyshenkilö, toimiala, henkilöstömäärä.
• Kysymysluettelo kuudessa osiossa – Toiminta, tavoitettavuus, myynti, hallinto, ihmiset ja prosessit, tavoitteet; laskuri näyttää, kuinka moneen kysymykseen on vastattu.
• Luo raportti: Yhteenveto nykyisestä työtavasta, viputaulukko varovaisesti arvioiduilla säästöillä aiheittain, suositeltu aloituspiste ja seuraavat vaiheet.
• Tallenna PDF-muodossa ja anna potentiaaliselle asiakkaalle – raportti on suunniteltu A4-kokoon kirjelomakkeella.

Hakuteos yritystiedoille Itävallasta ja Saksasta – tietojen tarkistamiseen ennen ensikontaktia tai toimeksiantoa.

• Valitse maa, syötä yrityksen nimi, selaa hakutuloksia: Nimi, tila, kaupparekisterinumero, paikka, oikeudellinen muoto ja toimivaltainen tuomioistuin.
• Saksassa lisäksi suodata rekisterityypin mukaan ja siirry suoraan Bundesanzeigeriin ja Unternehmensregisteriin.
• Itävallassa yksityiskohtaiset suodattimet ovat käytettävissä: Hakualue, oikeudellinen muoto, tuomioistuin, paikka ja tarkka haku.

Tämänhetkisen tilanteen mukaan prosessi päättyy hakutuloksiin: yksittäisten yritysten yksityiskohtainen näkymä ja asiakirjojen haku eivät ole vielä valmiita, eikä hakutuloksia voi vielä suoraan siirtää kontakteiksi.

Asianajotoimiston moduuli on rakennettu asianajotoimistoille: asiakirjat asianumerolla, ristiriitojen tarkistus, määräajat ja uudelleenseurannat, ajan kirjaaminen asiakirjaan ja siitä palkkiolaskun luominen. Asianajotoimiston valikossa ovat tätä varten „Asiakirjat“ ja „Määräajat“; veroneuvojat ja muut yritykset avaavat moduulin suoraan osoitteesta Asiat. Asiakkaasi ovat yhteystietoja tai yrityksiä CRM:ssä.

• Yleiskatsaus osoitteessa Asiat: Avoimet asiakirjat, erääntyneet määräajat, määräaika 7 päivän sisällä ja laskuttamaton summa; etsi asiakirjoja asianumeron, aiheen, asiakkaan tai vastapuolen perusteella ja suodata avoimet, lepäävät tai arkistoidut.
• „Lataa dokumentti“ asiakirjassa liittää tiedoston asiakirjaan ja samalla asiakkaan CRM-asiakirjaan; dokumentteja voi nimetä uudelleen; „Poista“ poistaa ne myös CRM-asiakirjasta.
• Vain asianajotoimiston asiakirjaan liittyvät ajat laskutetaan palkkiolaskulla. Ajat aikakirjauksesta tai DivineTasksista eivät johda automaattisesti laskuun.

Jokainen yritys lähettää kirjanpitonsa veroneuvojalleen tiedostona — ilman, että asianajotoimiston tarvitsee luoda tiliä. DATEV:iin, RZL:iin tai BMD:hen ei ole liitäntää; asianajotoimisto tuo tiedostot itse.

Toimistoille DivineMind on toimisto- ja hallintojärjestelmä Praxisverwaltungssystemin (PVS) rinnalla — ei itse PVS. Tähän sovelletaan tämän käsikirjan yleisiä moduuleja.

• Potilaat CRM:n yhteystietoina sähköposteineen, dokumentteineen ja laskuineen — ilman lääketieteellistä asiakirjaa.
• Varaussivu, jolla potilaat voivat valita ajan ilman tiliä; kalenterissa voit kutsua aikoihin tulevia vieraita.
• Laskut ja tarjoukset, esim. itse maksaville palveluille, maksuasteikot (automaattisesti vain, jos otat sen käyttöön), saapuvat laskut tekoälyllä ja vienti veroneuvojalle.
• DivineMail tekoälyllä luotavilla vastausluonnoksilla, tehtävät, pilvipalvelu, aikakirjaus, työvuorolista ja lomat, DivineMeet ja työnkulut kuten missä tahansa yrityksessä.
• Tiedot sijaitsevat EU:ssa (tietokanta Frankfurtissa, tiedostot Berliinissä), jokainen yritys on erillään muista, henkilötietoja sisältävät lataukset ovat yksityisiä.

Palveluntarjoajat ilman omaa toimialamoduulia työskentelevät yleisten moduulien kanssa: asiakastiedosto, DivineMail, kalenteri varaussivulla, tarjous laskuun, tehtävät, pilvipalvelu, aikakirjaus, työnkulut ja AIRIS. Tässä ovat palveluntarjoajille erityisen tärkeät prosessit.

Mukana ei tule valmiita mallipohjia — käytät omia dokumenttejasi. Jos asiakkaalla ei ole sähköpostiosoitetta, tarjous jää luonnokseksi.

• Leimaus sijaintisäännöllä: Käyttäjävalikossa oikeassa yläkulmassa „Leimaa sisään“ tai „Leimaa ulos“. Kohdassa Tunninseuranta → „Leimakello“ johto voi ottaa käyttöön „Leimaa sisään vain sijainnissa“ (säde metreinä, oletus 50); sijainnin ulkopuolella tai ilman sijaintilupaa selaimessa leimautuminen evätään. Halleihin suositellaan suurempaa sädettä.
• Tiimin postilaatikko: DivineMailin Asetukset → „Tilit“-kohdassa jaa postilaatikon „Käyttöoikeus“, valitse henkilö, aseta „saa vain lukea“ tai „saa kirjoittaa“ ja napsauta „Jaa“. Vain postilaatikon omistaja jakaa tai peruuttaa käyttöoikeuden.
• Yksityinen arkisto DivineCloudissa: Uudet tiedostot ovat yksityisiä ja näkyvät vain aikarajoitettujen linkkien kautta. Ulospäin jaat tietoisesti kansion „Jaa“ → „Julkinen linkki“ — salasanalla, päättymispäivällä tai enintään käyttökertojen määrällä; „Peruuta“ lopettaa linkin.
• Muistiinpanot DivineMeetissä vain suostumuksella: Isäntä käynnistää „Aloita muistiinpanot“, jokainen osallistuja valitsee „Suostun“ tai „Älä kirjoita muistiinpanoja minusta“. Kirjoitetaan vain tekstiä, ei ääntä; jos kokous on liitetty asiakkaaseen, muistiinpanot päätyvät hänen asiakastiedostoonsa.
• DivineNote: Sivut ja alasivut pöytäkirjoille, briiffauksille ja tiedolle — „Uusi sivu“, mallit, suosikit; „Jaa“-painikkeella kutsut tiimin jäseniä katsomaan, kommentoimaan tai muokkaamaan, vienti PDF- tai Markdown-muodossa.