Markkinointi, pilvi, tuki

Jokaisella työmaalla (Työmaat → Avaa työmaa) on välilehdet ”Laitteet” ja ”Ajoneuvot”. Laiterekisteri kaikkine tarkastuspäivineen löytyy osoitteesta Laitteet.

• Ajoneuvot: Määritä kalustosta yrityksen auto, kuljettaja ja ajanjakso työmaalle. Auto voi olla varattuna vain kerran samana ajanjaksona. Kirjaa palautuksen yhteydessä kilometrilukema ja vauriot. Kalustonäkymästä näkee, millä työmaalla auto on.
• Laitteet: Luo kaivinkone, tärylevy, nosturi jne. kerran laiterekisteriin, valinnaisesti kaluston ajoneuvoon tai käyttöomaisuusrekisteriin linkitettynä. Ota käyttöön työmaalla yhdellä napsautuksella: järjestelmä tallentaa, kuka laitteen nouti ja milloin. Jos se on vielä toisella työmaalla, se siirretään ja palautus edelliseen kirjataan automaattisesti.
• Tarkastuspäivät: Tarkastustyyppi ja -väli yrityksenne maan lakiviitteellä (esim. AT AM-VO § 8, DE DGUV Vorschrift 52, UK LOLER, US 29 CFR 1926.1412). Tarkastusväli on ehdotus; ratkaisevia ovat riskiarviointi ja valmistajan ohjeet. Muistutus lähetetään 30 päivää ennen ja eräpäivänä. Jos tarkastus on myöhässä, käyttöönotto antaa varoituksen. Lukittua tai viallisena palautettua laitetta voi ottaa käyttöön vasta hyväksytyn (”kunnossa”) tarkastuksen jälkeen.
• Tilaukset: Työntekijät valitsevat työmaan ostopyynnössä AIRIS-sovelluksessa. Heti kun hyväksytte tai tilaatte sen kohdassa Ostopyynnöt, nimikkeet näkyvät työmaan ”Materiaali”-välilehdellä (tila ”suunniteltu”, tukkuhinta jos tiedossa). Työmaan voi määrittää siellä myös jälkikäteen.
• Leimaus paikan päällä: Osoitetta tallennettaessa DivineMind määrittää työmaan koordinaatit (tai voitte käyttää nykyistä sijaintianne). Asetuksella ”Leimaus tälle työmaalle vain paikan päällä” leimaus onnistuu vain määritetyllä säteellä sovelluksessa, verkkoleimauksessa ja AIRISin kautta. Jos työntekijä on jaettu tänään useille työmaille, hänet kohdistetaan työmaalle, jolla hän parhaillaan on.

Jokaiselta työmaalta löytyvät välilehdet ”Vastaanotot” ja ”Työmaapäiväkirja”. Aliurakoitsijoiden todistuksia hallinnoidaan kohdassa Työmaat → Aliurakoitsijat.

• Vastaanottopöytäkirja: ”Luo vastaanottopöytäkirja” tuo työmaan avoimet puutteet, ja uudet puutteet kirjataan suoraan. Urakoitsija ja tilaaja allekirjoittavat tabletilla tai puhelimella. Jos tilaaja ei allekirjoita, syy on pakollinen. Pöytäkirja luodaan yrityksenne asettelun mukaisena PDF-tiedostona, tallennetaan suojatusti eikä sitä voi poistaa.
• Takuuaika: Määräaika alkaa vastaanotosta. Oletusarvo määräytyy työmaan maan mukaan: Itävalta ABGB § 933 (3 vuotta rakennus) tai ÖNORM B 2110, Saksa BGB § 634a (5 vuotta rakennus) tai VOB/B § 13 (4 vuotta). Sopimuksessa sovittu määräaika kirjataan kuukausina. 90 päivää ennen päättymistä DivineMind muistuttaa takuutarkastuksesta. Jos vastaanotto evätään, määräaika ei ala.
• Työmaapäiväkirja: Työnjohto voi täydentää tietoja päivittäin ja valita ”Hyväksy ja lukitse”. Tämän jälkeen kukaan ei voi enää muuttaa tekstiä, ei edes yöllinen ajo. Jokainen muutos näkyy historiassa (kuka, milloin, miksi). Lukituksen voivat poistaa vain omistaja tai järjestelmänvalvoja perustellusta syystä.
• Vastakuittaus: Hyväksytylle päivälle luodaan linkki tilaajaa varten (voimassa 14 päivää, valinnaisesti sähköpostitse). Tilaaja tarkistaa kirjauksen ja allekirjoittaa sen tai esittää huomautuksen. Näette nimen, kellonajan ja allekirjoituksen työmaapäiväkirjassa ja saatte ilmoituksen.
• Aliurakoitsijoiden todistukset: Tallenna A1, vakuutus, elinkeinolupa jne. voimassaoloaikoineen. Muistutus lähetetään 30 päivää ennen ja vanhentumispäivänä. Itävalta: Tarkista HFU-lista (§ 67a ASVG) sosiaalivakuutuksen julkisesta kyselystä ja kirjaa tulos liitteineen. Jos aliurakoitsijaa ei ole listattu, DivineMind näyttää ennen maksua 20 % ÖGK:lle ja 5 % verottajalle. Saksa: Kirjaa verovapautustodistus (§ 48b EStG) voimassaoloaikoineen. Jos se puuttuu, huomautus muistuttaa 15 %:n rakennusalan lähdeverosta (Bauabzugsteuer).

• Tilaukset: Valitse työmaan ”Tavoite vs. toteutunut” -välilehdellä kohdasta ”Tämän työmaan tilaukset” tarjous tai tilaus ja valitse ”Linkitä”. Työmaan tilaajalle osoitetut tarjoukset ovat ylimpänä (★). Lisätyöt siirtyvät päätilauksen mukana.
• Tästä riippuvat: tavoitevertailu, työmaan pidätteet sekä tilauksen valinta tuntityöraportissa. Kohdasta ”Mittaus ja laskutus” avaat suoraan tilauksen mittauksen, väli-/erälaskut ja lisätyöt.
• Linkityksen voi poistaa vain, jos tilauksesta ei ole vielä laskua — muuten tavoitevertailu ja pidätesumma eivät enää täsmää.
• Tuntien jälkikirjaus: Työnjohto voi kirjata unohtuneet tunnit crew-jäsenelle välilehdellä ”Tunnit” – päivämäärä, aikaväli ja syy ovat pakollisia. Kirjaus merkitään manuaaliseksi, ja se huomioidaan sen jälkeen tavoite/toteutuma-vertailussa, työmaapäiväkirjassa ja laskutustyöehdotuksessa.

Löydät aikatyöraportit kunkin työmaan välilehdeltä ”Aikatyöt”. Mittaukset avataan kohdasta Rakennustarjoukset → Tarjous → Mittaukset.

• Aikatyöraportti: ”Uusi aikatyöraportti” hakee päivän tunnit työmaan työajanseurannasta (tauot vähennettyinä). Avoimia, yli 16 tunnin pituisia tai jo laskutettuja leimauksia ei haeta eikä näytetä. Voit lisätä henkilöt, työtehtävän, materiaalit ja tuntiveloitushinnan.
• Vahvistus: Tilaaja allekirjoittaa tabletilla tai puhelimella. Tämän jälkeen raportti lukitaan ja tallennetaan suojattuna PDF-tiedostona. Ilman allekirjoitusta jatkaminen vaatii perustelun.
• Laskutus: ”Luo lasku” muodostaa laskuluonnoksen kaavalla tunnit × tuntiveloitushinta + materiaalit. Jos valitset tilauksen, sovelletaan sen ehtoja: rakennusalan Reverse Charge, takuuajan pidätys ja kassa-alennus. Jokainen leimaus laskutetaan vain kerran.
• Mittaus: Kirjoita laskentakaavaan yksi rivi per lauseke, esim. ”Wand Achse A: 12,50 × 2,80” ja ”Abzug Fenster: 2 × 1,01 × 2,135”. DivineMind laskee jokaisen rivin ja kokonaissumman, ja määrä siirretään. Voit tallentaa kuhunkin mittaukseen rakenneosan/sijainnin ja valokuvia.
• Mittauserittely: ”Mittauserittely (PDF)” tulostaa kaikki mittaukset laskentakaavoineen, vähennyksineen ja positiokohtaisine summineen yrityksenne ulkoasulla — väli- tai loppulaskun liitteeksi.
• AIRIS-sovelluksessa: Työnjohto ja mestari avaavat työmaan ja napauttavat ”Tuntityö”. ”Kirjaa tämän päivän tuntityöt” siirtää tunnit työajanseurannasta; täydennä tilaus, kuvaus ja materiaalit, tilaaja allekirjoittaa puhelimella. Tämän jälkeen raportti lukitaan, PDF tallennetaan suojatusti ja toimisto laatii laskun.

• Ilmoittaminen AIRIS-sovelluksessa: Valitse työmaalla tapahtuma painikkeella +, kuvaa se lyhyesti tai napauta ”Sanelu” — puhuttu teksti ilmestyy kenttään ja sitä voi muokata ennen lähetystä. Kohdassa ”Ongelma” valokuva on pakollinen; kuva tallennetaan yksityisesti.
• Ulosleimaus ja päiväraportti: Työmaalle sisäänleimatuille avautuu ulosleimattaessa ”Päiväraportti”-lomake. Kirjoita tai sanele teksti, syötä omat työtunnit (valinnainen) — raportti siirtyy työmaapäiväkirjaan, kellokortin tunnit DivineMind täydentää automaattisesti. ”Leimaa ulos ilman raporttia” on edelleen mahdollista.
• 3D-viennit: BIM-malli (.ifc) luodaan vain palvelimella aitoine aukkoineen ja ominaisuuksineen — tätä varten pohjapiirustus on ensin analysoitava ja tallennettava. ”3D-esikatselu (.glb)” on selainnäkymä katseluohjelmia varten, eikä se ole mittatarkka tai BIM-malli.

• Piirustus & pinnit: Avaa työmaalla välilehti ”Piirustus & pinnit” ja lataa piirustus PDF- tai kuvatiedostona (jokaisesta PDF-sivusta tulee oma lehti). Piirustusta napauttamalla asetetaan pinni juuri kyseiseen kohtaan — puutteena (sis. määräaika, vastuuhenkilö, valokuvat; näkyy myös puuteluettelossa), valokuvana, tehtävänä (siirtyy DivineTaskiin) tai muistiinpanona.
• Suodatus: tyypin, tilan (avoin, myöhässä, valmis), urakkalajin ja vastuuhenkilön mukaan. Pinnin merkitseminen valmiiksi sulkee myös puutteen tai tehtävän. ”Siirrä” asettaa pinnin uuteen paikkaan.
• Uusi piirustusversio: ”Uusi piirustusversio” lataa muutetun piirustuksen. Kaikki pinnit (tai vain avoimet) siirretään samaan kohtaan; vanha versio säilyy pinneineen historiana.
• AIRIS-sovelluksessa: Avaa työmaa, napauta piirustuskuvaketta ja valitse piirustus — lisää puute, valokuva tai muistiinpano kameralla, merkitse pinnejä valmiiksi tai lisää valokuva jälkikäteen.
• Este: Jos viivästynyt työvaihe siirtää aikataulua, ”Esteilmoitus”-välilehdelle luodaan automaattisesti luonnos — esteilmoitus, jos jatkotöitä ei voida aloittaa, muuten ilmoitus aikataulun siirtymisestä. Peruste ja määräaika määräytyvät yrityksenne maan mukaan (esim. ÖNORM B 2110 kohta 7, VOB/B § 6 mom. 1, JCT/NEC4, AIA A201, CCDC 2) ja ne näkyvät lähteineen ja tilanteineen; sopimusehdot ovat ensisijaisia.
• Tarkista ja muokkaa tekstiä. Vahvista esteilmoituksessa, että syy ei ole omalla vastuualueellanne, valitse sitten ”Näytä PDF” ja ”Lähetä tilaajalle” (johto). DivineMind muistuttaa omistajia, ylläpitäjiä ja päälliköitä ennen määräajan päättymistä.

• Tilaajaportaali: Työmaa → välilehti ”Tilaajaportaali” → syötä nimi ja sähköposti, ”Luo linkki”. Tilaaja avaa linkin ilman kirjautumista ja näkee rakentamisen edistymisen, aikataulut ja virstanpylväät, avoimet puutteet, 3D-mallin sekä vain ne valokuvat, jotka jaatte. Sisäisiä kustannuksia, budjetti vs. toteutunut -tietoja ja tuntihintoja hän ei näe koskaan. Linkkikohtaisesti voidaan määrittää, mikä on näkyvissä; ”Lukitse” sulkee pääsyn välittömästi. AIRIS-sovelluksessa: ”Jaa tilaajalinkki” työmaalta käsin.
• Lisätöiden tilaaminen digitaalisesti: Samalla välilehdellä avoin lisätyö ”Esitä tilaajalle” — tila lukitaan tarkistussummalla (Prüfsumme). Tilaaja allekirjoittaa puhelimella tai tabletilla; hyväksyntä etenee normaalia tarjousprosessia pitkin tilausvahvistuksella. Sen jälkeen lisätyö näkyy budjetti vs. toteutunut -näkymässä tilattuna, ja omistajat, ylläpitäjät sekä päälliköt saavat ilmoituksen. Hylkääminen on mahdollista perustelun kera.
• Ilmoitusvelvollisuudet: Välilehti ”Ilmoitusvelvollisuudet” tarkistaa ennen rakentamisen aloittamista, vaaditaanko työmaailmoitus BUAK:lle (Itävalta, yli 5 työpäivää, 1 viikko etukäteen) tai ennakkoilmoitus (Itävallan BauKG, Saksan Baustellenverordnung, Yhdistyneen kuningaskunnan F10, Ontarion Notice of Project) — viittauksineen ja tiloineen. Arvot haetaan työmaalta, rakennusaikataulusta sekä työryhmästä (Crew), ja ne voidaan ohittaa.
• Lomakkeen täyttäminen: Lomake on esitäytetty (yritys, tilaaja, sijainti, aloitus, kesto, työntekijät, alihankkijat). ”PDF ilmoitustaululle” tai ”PDF-täyttöapu” luo asiakirjan yrityksen ulkoasulla, ”Kentät CSV-muodossa” antaa arvot ilmoitusportaalin mukaisessa järjestyksessä. Lähettämisen jälkeen valitse ”Merkitse ilmoitetuksi” asiatunnuksella ja vahvistuksella. Ilman merkintää DivineMind muistuttaa 7 päivää ennen määräaikaa ja määräpäivänä. Suora siirto BUAK:lle vaatii BUAK-tunnukset; siihen asti tämä toiminto toimii täyttöapuna ilman takuuta.

• Kohdassa Työmaa → Resurssitaulu aktiiviset ja suunnitellut työmaat näkyvät riveinä ja viikko tai kuukausi sarakkeina. Oikealla ovat työryhmät, henkilöt, kalusto ja ajoneuvot. Vedä kortti työmaalle ja päivälle — ehdotuksena on saman viikon perjantaihin saakka. Palkin vetäminen toiselle työmaalle tai päivälle siirtää sitä. Ilman hiirtä: napauta korttia tai palkkia ja valitse työmaa, alkupäivä ja loppupäivä.
• Työryhmät: "Uusi työryhmä" kokoaa kiinteän tiimin (nimi, väri, vetäjä, jäsenet). Työryhmän vetäminen taululle määrittää jokaisen jäsenen työmaalle — samalla tavalla kuin työmaan "Crew"-välilehti, mukaan lukien leimaukset kohteessa. Jo kyseiselle työmaalle varattuja ei lisätä kahteen kertaan. Varatuille henkilöille lähetetään ilmoitus sovellukseen.
• Näet ristiriidat ennen tallennusta: poissaolo (hyväksytty punainen, haettu keltainen), henkilö samanaikaisesti toisella työmaalla, kalusto tai ajoneuvo päällekkäin varattu, kalustotarkastus tai määräaikaiskatsastus myöhässä ennen käyttöä tai erääntymässä varauksen aikana, käyttö työmaa-ajan ulkopuolella ja puuttuva pätevyys. Punaiset ristiriidat voidaan tallentaa vain valinnalla "Varaa silti". Kiellettyjä ovat lukittu laite, myöhemmin kiinteästi varattu laite, päällekkäin varattu ajoneuvo sekä kuljettaja ilman voimassa olevaa pätevyyttä.
• Kalusto: Jos laite on jo toisella työmaalla, se siirretään vahvistettaessa edelliselle päivälle tai siirretään tänään (palautus edellisessä, käyttöönotto tässä). Myöhemmäksi suunnitelluille laitteille näkyy työmaan "Kalusto"-välilehdellä merkintä "Suunniteltu (resurssitaulu)" — "Ota käyttöön" sijoittaa sen työmaalle ja tarkistaa lukituksen sekä tarkastuspäivän kuten tavallisessa käyttöönotossa. Kaluston perustietoihin (Kalusto & tarkastuspäivät) merkitään kohdassa "Vaadittu pätevyys" esim. "nosturikortti"; resurssitaulu ilmoittaa, jos kenelläkään työmaan tiimistä ei ole tämännimistä voimassa olevaa sertifikaattia.
• Ajoneuvot: Kohdistus näkyy myös työmaan "Ajoneuvot"-välilehdellä ja ajoneuvokannassa. Jo varatun ajoneuvon käyttö päätetään ensin siellä (palautus kilometrein ja vaurioin). "Resurssit"-näkymä näyttää samat tiedot työryhmittäin, henkilöittäin, laitteittain ja ajoneuvoittain. Varauksia saavat tehdä omistajat, ylläpitäjät ja päälliköt; muut näkevät taulun katselutilassa. Huoltopalvelun resurssitauluun (asentajat × tunnit) pääsee painikkeesta "Huoltotaulu" — molemmat tarkistavat poissaolot ja pätevyydet samalla logiikalla.

• Työskentely ilman verkkoyhteyttä: Kellarissa tai runkovaiheessa AIRIS-sovellus tallentaa ilmoitukset (valokuvineen), puutteet, sisään- ja ulosleimaukset päiväraportteineen sekä laskutyöluonnokset puhelimeen. Ylhäällä lukee ”n odottaa yhteyttä”; heti kun yhteys palaa, sovellus lähettää kaiken automaattisesti oikeassa järjestyksessä – alkuperäisellä kirjausajankohdalla.
• Leimaus ilman verkkoyhteyttä: Aika ja sijainti tallennetaan painalluksen hetkellä. Lähetyksen yhteydessä DivineMind tarkistaa yrityksen sijaintisäännön aivan kuten verkossa ollessa; leimauspaikan ulkopuolella, ilman sijaintitietoa tai päällekkäisyyksissä aiemman kirjauksen kanssa mitään ei kirjata vaivihkaa – merkintä näkyy tilassa ”ei hyväksytty” perusteluineen ja sen voi lähettää uudelleen tai hylätä. Jälkikäteen lähetetyt leimaukset merkitään työajanseurantaan offline-kirjauksiksi; yli 7 päivää vanhat kirjaa toimisto.
• Kaksoissuojaus: Jokaisella kirjauksella on oma tunnisteensa. Jos vastaus katoaa katvealueella ja sovellus lähettää tiedot uudelleen, palvelin ei luo kaksoiskappaleita. Jos päiväraporttia on muokattu toisaalla offline-kirjauksen jälkeen, sitä ei korvata, vaan näytetään huomautus. Laskutyöluonnokset ilman yhteyttä saavat tuntinsa lähetyksen yhteydessä työajanseurannasta; allekirjoitus on mahdollista heti, kun luonnos on lähetetty.

• Työmaa → välilehti ”Ääniviesti” (verkossa) tai AIRIS-sovelluksessa työmaalla ”Ääniviesti”: napauta ”Puhu” ja kerro kuin työpäällikölle puhelimessa — edistyminen, sää, puutteet, lisämäärät, materiaali. Liitä valokuvat; tekstiä voi korjata ennen analysointia.
• ”Analysoi”: AIRIS luo jokaisesta toimenpiteestä kortin — työmaapäiväkirjamerkintä, puute (sopivalla valokuvalla), lisä-/muutostyö tai lisäkustannusvaatimus (MKF) määräluetteloon verrattuna (positio, määrä, yksikkö, yksikköhinta määräluettelosta) ja ostopyyntö työmaatiedoin. Mitään ei luoda vielä pysyvästi.
• Tarkista jokainen kortti erikseen, muokkaa tarvittaessa ja valitse ”Vahvista” (lisätyössä ”Luo luonnos”) tai ”Hylkää”. Työmaan johto ja vastaava mestari/nokkamies vahvistavat puutteet ja lisätyöt; lisätyö luodaan luonnoksena, toimisto hoitaa hinnoittelun ja lähetyksen tilaajalle. Ostopyyntö menee esihenkilölle hyväksyttäväksi.
• Kortti näyttää lisätöiden ilmoitusohjeen työmaan sijaintimaan mukaan lähdeviitteineen ja versioineen (esim. ÖNORM B 2110, VOB/B, NEC4, AIA A201) — tämä ei ole oikeudellista neuvontaa, sopimus on aina ensisijainen.

DivineStudio luo valmiita mainos- ja tuotevideoita yhdestä tekstikuvauksesta — valitkaa alusta ja muoto, tekoäly hoitaa loput. Seuraava video on DivineStudion kokonaan yhdestä kehotteesta luoma:

Syötätte paikan ja säteen sekä valitsette toimialat — järjestelmä etsii yritykset kyseiseltä alueelta ja tallentaa ne hakutuloksiin. Itse haku ei maksa mitään. Vasta valitsemillenne yrityksille aloitetaan rikastaminen: verkkosivujen lukeminen, yhteyshenkilöiden ja lyhyen profiilin selvittäminen, sopivuuden arviointi. Lopuksi siirrätte sopivat yhdellä napsautuksella liideiksi CRM:ään — jo CRM:ssä olevat yritykset tunnistetaan ja ohitetaan.

• Vaihe 1 — Haku: Syötä paikka, valitse ehdotuslistalta, määritä säde 0,1–200 km, valitse toimialat (22 valittavana, LVI:stä ravintola-alaan ja lakimiehiin).
• Vaihe 2 — Tarkistus: Hakutulokset näyttävät nimen, toimialan, osoitteen, puhelinnumeron ja verkkosivuston. Yritykset, jotka ovat jo CRM:ssä, merkitään.
• Vaihe 3 — Rikastus: Vain valitut (enintään 200 per kierros), koska jokainen rikastettu yritys maksaa. Sen jälkeen näette sopivuuden ja keskustelunaiheet.
• Vaihe 4 — Siirto: Valitut luodaan liideiksi CRM:ään osoitteen, yhteystietojen ja yhteyshenkilöiden kera.
• Aiemmat haut säilyvät ja ne voidaan avata uudelleen milloin tahansa.

Tietolähde on OpenStreetMap-data (ODbL). Ennen jokaista kylmäsoittoa järjestelmä tarkistaa kyseisen maan säännöt ja ilmoittaa, jos puhelu tai sähköposti ei ole siellä sallittu.

• Markkinointikampanja: suunnittele, hyväksy sisällöt ja julkaise kalenterin kautta – CRM-tietojesi ja brändiäänesi perusteella.
• Tukipyyntö: pyynnöt päätyvät, ne määritetään, käsitellään ja suljetaan ratkaisutilan kanssa.
• Jaa tiedosto: tallenna ja jaa kohdennetusti luku- tai muokkausoikeuksilla.
• Rakenna malli: suunnittele asiakirjamalli — tai lataa tyhjä lomake (esim. vakuutushakemus) Tuotteet, yhdistä kentät CRM-tietoihin ja lähetä jatkossa esitäytettynä.
• Täytä lomake: valitse PDF-tiedostosta ”Täytä ja allekirjoita…” – kentät tunnistetaan, syötät arvot, allekirjoitat itse (yksinkertainen allekirjoitus kuvana) ja tallennat tuloksen uutena tiedostona; alkuperäinen tiedosto pysyy muuttumattomana. Mobiililaitteella näkyy vain ilmoitus ”Käsittele työpöytäversiossa”.
• Tallenna ohjevideo: luo lyhyitä näytön ohjevideoita tiimille ökalulla.