Täysimittainen sähköpostiohjelma AIRIS-avustajalla, malleilla, kampanjoilla, CRM-integraatiolla ja automaattisella laskuntunnistuksella.
Saapuneet & näkymät
Saapuneet
Kaikki yhdistetyt postilaatikot yhdessä paikassa — merkitsemisen, lykkäämisen, arkiston ja roskakorin kanssa.
Tekoälytoiminnot
AIRIS lajittelee, mikä vaatii huomiotasi tänään, ja ehdottaa konkreettisia seuraavia vaiheita.
Tekoälyhaku
Postilaatikon laajuinen haku — tai kysy AIRISilta kysymys luonnollisella kielellä.
Markkinointi
Kampanjat, sekvenssit, mallit ja yhteystiedot suoraan saapuneista.
Kirjoittaminen & vastaaminen
Uusi sähköposti
Kirjoita vastaanottaja, aihe ja teksti — mukaan lukien Cc/Bcc, muotoilu ja liitteet.
Kirjoita AIRISin avulla
Avainsanoista AIRIS muotoilee täydellisen, ammattimaisen sähköpostin sinun sävylläsi.
Lisää malleja
Käytä uudelleenkäytettäviä malleja paikkamerkeillä, jotka korvataan vastaanottajakohtaisesti.
Tekoälytoiminnot
- Yhteenveto: AIRIS tiivistää pitkät viestit ja kokonaiset keskusteluketjut muutamaan lauseeseen.
- Automaattiset luokat: saapuvat sähköpostit tunnistetaan ja luokitellaan (kysely, tarjous, lasku, tuki …).
- Vastausluonnokset & pikavastaukset: sopivat vastaukset napin painalluksella, jotka sinun tarvitsee vain tarkistaa.
- Käännä: käännä jokainen sähköposti omalle kielellesi — alkuperäinen säilyy.
Uutta DivineMailin uudessa suunnittelussa
- AIRISin ehdottamat vastaukset: kolme vastausvaihtoehtoa jokaisen sähköpostin alla napin painalluksella – yksi napsautus avaa vastauksen tekstillä.
- Kysy AIRISilta: esitä kysymyksiä tästä sähköpostista AIRIS-kortissa kohdassa „Kysymykset“, esim. „Mihin mennessä toimitus tulee olla?“
- Liitteiden esikatselu: PDF-, kuva- ja tekstitiedostot avautuvat suoraan DivineMailissa, lataaminen pysyy erillisenä painikkeena.
- Käännös 26 kielelle ja „Kuuntele yhteenveto“: AIRIS lukee, mitä postilaatikossa odottaa.
- Laadi: lisää malli, AIRISin aihepohdinnat, näkyvä allekirjoitus ja lykkää myöhemmäksi omalla päivämäärällä ja kellonajalla.
- Tapaamiskutsut näyttävät, onko kalenterinne vapaa kyseisenä ajankohtana; tunnistetut laskut näyttävät tilansa DivineFinance-palvelussa.
- Tekoälyluokat sivupalkissa ja hakusuodattimet, jotka AIRIS luo syötteestänne („lukemattomat liitteellä“ → käytä suodatinta).
- Tekoälytoiminnot › „AIRISin suorittamat“: kaikki, mitä AIRIS on luonut – luodun tehtävän voi peruuttaa, kunnes kukaan ei ole sitä käsitellyt.
- Kampanjat: rajaa kohdeyleisöä yhteystyyppien ja CRM-tunnisteiden mukaan, vastaanottajien määrä lasketaan välittömästi.
- Aiempi suunnittelu on väliaikaisesti edelleen käytettävissä: DivineMail.
Kansiot & organisointi
- Järjestelmäkansiot: Saapuneet, Merkityt, Lähetetyt, Luonnokset, Lykätyt, Arkisto, Roskaposti, Roskakori.
- Valitse useita sähköposteja ja siirrä, arkistoi, poista tai merkitse luetuksi yhdellä kertaa.
- Värilliset tunnisteet tekevät tarjouksista, laskuista, työmaista ja toimittajista näkyviä yhdellä silmäyksellä.
Säännöt ja historia
- Asetuksissa → Automaatio luot sääntöjä, esim. „Lähettäjä sisältää stagepool → siirrä kansioon Stagepool“. Säännöt toimivat automaattisesti jokaisen uuden sähköpostin kohdalla.
- Heti tallennuksen jälkeen DivineMail näyttää, kuinka monta jo olemassa olevaa sähköpostia vastaa sääntöä – sääntöä sovelletaan vasta, kun napsautat „Käytä nyt“.
- Jokainen sääntö näyttää, milloin sitä on viimeksi käytetty ja kuinka monta kertaa. Kohdasta „Näytä historia“ näet jokaisen sähköpostin lähettäjän, aiheen, mitä tapahtui ja oliko se automaattisesti vai käsin – myös virheet, kuten puuttuvan kohdekansion.
- Muokattaessa: „Muokkaa AIRISin avulla“ tarkentaa tai laajentaa sääntöä sanojesi mukaan, „Tarkista esimerkkisähköpostilla“ näyttää kullekin ehdolle, täsmääkö tietty sähköposti ja miksi ei. „Kaikkien ehtojen on täytyttävä“ vaatii jokaisen ehdon samanaikaisesti – useita avainsanoja varten valitse „yksi ehto riittää“. „Lähettäjä“ tarkistaa nimen ja osoitteen, „Teksti“ sähköpostin sisällön.
Kampanjat & sekvenssit
Luo kampanja
Määritä vastaanottajaluettelo, lähettäjä, aihe ja sisältö ohjatussa toiminnossa — esikatselulla.
Seuranta
Avaukset ja klikkaukset mitataan; analytiikka näyttää toimituksen, sitoutumisen ja konversion.
Sekvenssit
Monivaiheiset automaattiset seurantaketjut, joissa on odotusaikoja vaiheiden välillä.
- Yhteystiedoilla on GDPR-opt-in-tila — vain suostumuksen antaneet vastaanottajat saavat kampanjoita, opt-out suljetaan automaattisesti pois.
Saapuvien laskujen OCR
Määritä laskupostilaatikko
Anna asetuksissa → Lasku-OCR:ssä yhdistetyn postilaatikon lupa automaattiseen käsittelyyn.
Tunnista automaattisesti
AIRIS lukee PDF-liitteet OCR:n avulla: toimittaja, laskunumero, päivämäärä, summat, verokannat ja eräpäivä.
Kohde: DivineFinance
Tunnistetut laskut päätyvät suoraan DivineFinancen saapuvien laskujen osioon; toimittajat luodaan tai täydennetään.
- Käsittelyloki näyttää jokaisen sähköpostin tilan kanssa; epäonnistuneet voidaan käsitellä uudelleen yhdellä napsautuksella.
- Tilastot: onnistuneesti käsitellyt laskut, virheet, viimeiset 24 tuntia ja uudet toimittajat.
CRM-linkitys
- Lähettäjät linkitetään automaattisesti DivineCRM-yhteystietoihin; sähköpostihistoria tallentuu yhteystietokorttiin.
- Luo tehtävä, suunnittele tapaaminen tai linkitä prosessi suoraan sähköpostista.
- Tekstistä tunnistetut tapaamiset ehdotetaan kalenterimerkinnöiksi.
Yhdistä tilit
- Yhdistä Gmail ja Outlook / Microsoft 365 turvallisesti OAuthin kautta — tallentamatta salasanaa; tai mikä tahansa tili IMAP/SMTP:n kautta.
- Useita lähettäjäidentiteettejä omalla allekirjoituksella; jaa postilaatikot tiimin jäsenten kanssa.
Kysy postilaatikoltani – kysy etsimisen sijaan
- Syötä hakukenttään kysymys luonnollisella kielellä ja paina Enter – esim. 'Mitkä laskut ovat vielä avoinna?' tai 'Mitä wieniläinen asiakas kirjoitti viimeksi?'
- AIRIS hakee koko postilaatikostasi, vastaa kysymykseen tekoälyvastauksena ja listaa vastaavat sähköpostit sen alle.
- Nopeaa kirjoittamista varten hakukenttä toimii edelleen tavallisena kokoteksti- ja suodatushakuna.
Luo malleja tekoälyllä
Kuvaile tilanne
Mallit-kohdassa, Toiminto tekoälyllä, kuvaile lyhyesti tilanne (esim. kevätkampanja 20 % alennuksella kanta-asiakkaille).
Saat 3 vaihtoehtoa
AIRIS luo kolme valmista vaihtoehtoa aiheineen ja HTML-esikatseluineen – jokainen eri sävyllä ja rakenteella.
Tallenna ja käytä
Tallenna paras versio mallina; paikkamerkit, kuten {{firstname}}, korvataan vastaanottajakohtaisesti.
Turvallinen lähetys peruutusominaisuudella
- Lähetyksen jälkeen sinulla on muutama sekunti aikaa: peruutusilmoitus ilmestyy – napsautus pysäyttää lähetyksen ja avaa sähköpostin uudelleen muokattavaksi.
- Vasta sen jälkeen viesti todella lähtee – näin vältät vahingossa lähetetyt viestit tai unohtuneet liitteet.
Jakelulistat (@team, @partner, omat ryhmät)
- Kirjoita vastaanottajakenttään „@“: Näette kaikki jakelulistat — @team (kaikki työntekijät), jokaiselle CRM-kategorialle oma ryhmä ja omat ryhmänne. DivineMindissa on lisäksi @partner kaikille aktiivisille myyntikumppaneille.
- Jakelulista näkyy yhtenä merkintänä vastaanottajakentässä. Klikkaamalla sitä näette kaikki henkilöt; yksittäisiä voitte poistaa valinnasta.
- Oletus: Jokainen henkilö saa oman sähköpostin eikä näe muita. Tekstissä olevalla {Vorname} -merkinnällä puhuttelette jokaista henkilökohtaisesti („Lisää tervehdys“). Vaihtoehtoisesti yksi ainoa sähköposti kaikille menee Bcc-kentässä.
- Muut vastaanottajat, esimerkiksi kollega Cc-kentässä, saavat sähköpostin kerran tavalliseen tapaan. Yhteystiedot, jotka ovat peruuttaneet tilauksensa tai ovat estettyjä, pysyvät automaattisesti ulkona.
- Omat jakelulistat luotte kohdassa Asetukset → Jakelulistat. Halutessanne voitte jakaa ne koko yritykselle — muokata niitä saavat silloin vain te ja järjestelmänvalvojat.
Hankinnan tulokset
- Kohdassa Markkinointi → Hankinta näet, mitä hankintatyönkulkusi saavat aikaan: kuinka monta liidiä luotiin ja tavoiteltiin, kuinka moni vastasi tai varasi tapaamisen, kenellä ei ole kiinnostusta ja mitkä osoitteet palautuivat.
- Valitse ajanjakso (7, 30 tai 90 päivää) ja jaottelu työnkulun tai maan mukaan. Numeron napsauttaminen näyttää yksittäiset liidit linkillä asiakastiedostoon ja vastaussähköpostiin.
- „Vastattu“ laskee vain todelliset vastaukset — ei poissaoloviestiä eikä palautuneita. Avauksia on mitattu vasta 14.10.2026 alkaen.
- Kun tavoiteltu liidi varaa keskustelun tapaamissivusi kautta, automaattinen seuranta päättyy ja tapaaminen lasketaan. Sivun näkevät omistajat, järjestelmänvalvojat ja johtajat.
Ajanvarausten lisääminen sähköpostista kalenteriin
Ajanvarauksen lukeminen
Jos sähköpostissa on ajanvaraus (esim. „Kuvaus 13. marraskuuta klo 10 alkaen“), DivineMail näyttää sähköpostin yläpuolella palkin „Ajanvaraus sähköpostista“ — sovelluksessa korttina lähettäjän alla. Kun napautatte „Ajanvarauksen lukeminen“, AIRIS lukee otsikon, päivämäärän, kellonajan ja paikan tekstistä. Jos AIRIS tunnistaa ajanvarauksen jo saapuessaan, kentät ovat heti valmiina.
Tarkistaminen ja muokkaaminen
Kaikkia kenttiä voi muokata ennen niiden lisäämistä — otsikko, päivämäärä, alkamis- ja päättymisaika sekä paikka. Ilman kellonaikaa siitä tulee koko päivän kestävä ajanvaraus.
Ajanvarauksen hyväksyminen
„Ajanvarauksen hyväksyminen“ lisää sen henkilökohtaiseen kalenteriinne. Lähettäjä ei saa kutsua — olettehan jo itse vastanneet. Kaksoisnapautus ei luo ajanvarausta kahdesti.
Kalenterin avaaminen tai yhteyshenkilön luominen
Tämän jälkeen „Kalenterin avaaminen“ vie suoraan ajanvaraukseen. Jos lähettäjä ei ole vielä yhteyshenkilö, „Yhteyshenkilön luominen“ on pienenä painikkeena vieressä. Todelliset kalenterikutsut (.ics) saavat edelleen oman korttinsa, jossa on hyväksymis-/hylkäysvaihtoehdot.
Omat kansiot AIRIS-sovelluksessa
Kansioiden valikko avautuu
Napauta sovelluksen postilaatikossa kohtaa „Kansiot“. Vakiokansioiden alla on osio „Omat kansiot“, jossa näkyvät kaikki postilaatikkosi omat kansiot – myös ne, jotka on luotu sääntöjen tai Akquise-Ablage-toiminnon avulla.
Alikansioiden avaaminen ja sulkeminen
Alikansiot näkyvät sisennettynä pääkansion alla. Nuoli vasemmalla avaa tai sulkee kansion; oikealla oleva numero näyttää lukemattomat tai kaikki sähköpostit.
Kansion avaaminen ja synkronointi
Napauttamalla avaat kansion sähköpostit. Vedä luetteloa alaspäin synkronoidaksesi kansion välittömästi postilaatikkosi kanssa.
Siirtäminen kansioon
Napauta sähköpostissa kohtaa „⋯“ ja „Siirrä kansioon“, valitse sitten kohdekansio. Sähköposti siirretään postipalvelimella ja se ilmestyy välittömästi kohdekansioon.
A/B-testi kampanjoille
Ota testi käyttöön
Ota kampanja-avustajassa kohdassa ”Sisältö” käyttöön ”A/B-testi (aihe)” -kytkin ja syötä toinen aihe. Halutessasi voit antaa myös oman tekstin B; otsikkokuva ja painike pysyvät samoina.
Valitse osuus, mittari ja odotusaika
Testin osuus (oletus 30 %) jakautuu tasan A:n ja B:n kesken. Mittareina käytetään avauksia tai klikkauksia. Päätös tehdään odotusajan (oletus 4 tuntia) jälkeen — aikaisintaan, kun kumpikin versio on saavuttanut vähimmäismäärän.
Aloita lähetys
Käynnistyksen yhteydessä lähetetään vain testiryhmille. Sama vastaanottaja saa aina saman version, myös uudelleenkäynnistyksen jälkeen. Muut vastaanottajat odottavat voittajaa.
Voittaja raportissa
Kampanjan raportissa ”A/B-testi”-kortti näyttää lähetetyt, avatut, klikatut ja osuuden versiota kohden, tilanteen ja voittajan. ”Päätä nyt” -toiminnolla voit ohittaa odotusajan. Liian pienen eron tapauksessa A voittaa — alkuperäinen, ei koskaan sattumavoittaja.
Identiteetit ja allekirjoitus
- Asetuksissa, Identiteetit-osiossa, voit luoda, muokata, määrittää oletukseksi tai poistaa useita lähettäjäidentiteettejä.
- Jokaiseen identiteettiin kuuluu oma rikastekstiallekirjoitus (lihavointi, kursivointi, linkit), joka voidaan liittää automaattisesti lähteviin sähköposteihin.
- Voit tuoda yhteystietoja CSV-tiedostosta (sarakkeiden yhdistämisellä ja esikatselulla) tai suoraan DivineCRM:stä; tekoälyanalyysit tarjoavat suosituksia kampanjoihisi.
Aktivoi laskupostilaatikko kerran — sen jälkeen saapuvat toimittajalaskut päätyvät täysin automaattisesti DivineFinanceen ilman, että sinun tarvitsee kirjoittaa mitään.