Други модули

Първият екран след влизане е отчет, а не страница от менюто: Какво се е случило от вчера, какво изисква Ваше решение сега и предложение от AIRIS.

• От вчера: публикувани публикации, нови потенциални клиенти, отговорени клиентски запитвания от AIRIS, изпратени имейли, платени фактури със сума, изпълнени задачи.
• Очаква Ви: най-много три точки, всяка от които може да се кликне и води директно до правилното място — отворени одобрения със сума, изтичащи удостоверения, просрочени дефекти, ескалирали разговори.
• За нови акаунти допълнително: Карта за добре дошли със следващата логична стъпка и контролен списък за настройка с процентен напредък.
• Бързи успехи за индустрията: до три начални задачи, подходящи за Вашия бранш, всяка от които води директно до функцията.

Изглед за одитори за всеки разговор, проведен от AIRIS: време, обаждащ се, резюме, пълен разговор — и всяко едно действие на ИИ с аргументи, резултат и рисков клас. За Вашия контрол и като доказателство пред одитори.

• Списък на всички разговори с ключови показатели: колко имат пропуск, на колко липсва препис или резюме, на колко обаждащият се е бил неизвестен.
• Едно кликване отваря досието на разговора — резюме, разговор и действията на ИИ в реда на разговора.
• Всяко действие носи рисков клас: Справка (само четене), Създаване (създава се запис) или Изпращане (изпратено до клиента и невъзвратимо).
• Пропуските се показват, вместо да се крият. Изглед за одитори, който премълчава липсващи записи, би бил безполезен.
• Бележката за разкриване на ИИ съгласно член 50 от Закона за ИИ на ЕС е включена във всяко досие.

Работете директно с клиенти и доставчици, които също използват DivineMind: поръчвайте и преглеждайте документи без излишно изпращане на PDF файлове по имейл. Важно: Системата никога не разкрива дали друга компания използва DivineMind — връзка се установява единствено ако и двете страни потвърдят.

• Запитване за връзка: Отворете контакта или доставчика и кликнете върху „Директна връзка“. Бутонът винаги изглежда по един и същи начин — ако компанията използва DivineMind, тя ще получи Вашето запитване; ако все още не я използва, това ще се превърне в покана.
• Другата страна потвърждава в меню „Партньорска мрежа“ → „Запитвания към Вас“. Едва след това ще можете да се виждате взаимно; отхвърлянето на запитването не изпраща известие обратно.
• Поръчване: При активна връзка отворете асортимента на партньора, въведете количествата и изпратете поръчката. Важат цените, които партньорът е определил специално за Вас.
• При доставчика веднага се създава приета поръчка с потвърждение, а при Вас — съответната поръчка, като двете са свързани помежду си.
• Вдясно от това виждате текущо поръчките, стоковите разписки и фактурите, които партньорът е създал по Вашите заявки.
• Прекъсване по всяко време: Връзката се прекратява, съществуващите документи остават непроменени.

За компании с няколко самостоятелни фирми: общ преглед на данните и прехвърляне на стоки между фирмите, без да се нарушава разделението на клиентите.

• Създаване на корпоративна група — текущо активната фирма става централа; добавяне на други фирми с роля (клон, централен склад, холдинг).
• Преглед на групата: месечен оборот, открити вземания, складови наличности и размер на екипа като сума и за всяка фирма.
• Създаване на прехвърляне: изберете фирма получател, продукт и количество — в момента една продуктова позиция за всяко прехвърляне.
• Фирмата получател осчетоводява получаването; едва тогава се променя складовата наличност.
• След това по желание осчетоводяване: генерира проект на фактура, който можете да прегледате и изпратите в модула за фактуриране.

Таблото за управление на всички фирмени превозни средства, с три раздела: Преглед, Отговорност на собственика и Отдаване под наем.

• Преглед със светофар за всяко превозно средство: просрочен технически преглед червено, дължим след осем седмици жълто; плюс пробег, кой е на път и разходите за последните дванадесет месеца.
• Присвояването на документи е двуетапно: първо сух тест, който показва еднозначни съвпадения на регистрационни номера и съмнителни случаи, след това приемане с натискане на бутон.
• Отговорност на собственика: Документиране на контрол на шофьорски книжки, инструктаж и UVV проверка за всеки шофьор и превозно средство, с дата, резултат и следващ срок.
• Шофьори, които никога не шофират, могат да бъдат освободени от контрол с обосновка; доказателството може да бъде изтеглено като CSV файл.
• Отдаване под наем: Създаване на тарифи (дневна ставка, безплатни километри, цена за допълнителни километри, депозит), присвояване към всяко превозно средство и активиране за онлайн резервация; публичният линк за наем можете да копирате тук.

Всяко предаване на превозно средство от автопарка на клиенти или служители като отделна операция — от заместващ автомобил през пробно шофиране до платен автомобил под наем.

• Изберете вид операция (шест вида) — носителят на разходите се попълва автоматично, например гаранционен случай за сметка на производителя или безплатен заместващ автомобил от сервиза.
• Въведете период; предлагат се само превозни средства, които са действително свободни през този период.
• Запишете състоянието при предаване: пробег и ниво на горивото; при платени операции допълнително дневна такса, включени километри и цена на допълнителен километър.
• Отворете договора за наем като PDF и го дайте за подпис.
• При връщане въведете километри, ниво на горивото и щети — системата изчислява крайната сума въз основа на дни и допълнителни километри.

Публични тръжни процедури и частни сигнали за нужди, филтрирани според това, което Ви подхожда — плюс досие за Вашите текущи кандидатури.

• Филтриране по държава, вид, размер на поръчката, източник и индустрия; Бързи филтри за местен пазар, препоръки и запазени.
• Таблицата е сортирана по съвпадение или срок; Срокове под седем дни се подчертават.
• Разгънете ред: AIRIS обяснява защо тази тръжна процедура е актуална сега и по желание пише проект на кандидатура.
• Прехвърляне в досие: Операцията преминава във Вашия списък с кандидатури със статус, срок и стойност.
• В досието: Поддържане на статус, създаване на облачна папка, качване на документи и прикачване на доказателства като референции или видеоклипове.

Инструментът за първоначален разговор с потенциален клиент: попълнете въпросник по време на разговора, от това AIRIS генерира доклад с конкретни лостове за спестявания.

• Създайте анализ и въведете основни данни: Фирма, лице за контакт, индустрия, брой служители.
• Каталог с въпроси в шест блока — Операции, Достъпност, Продажби, Администрация, Хора и процеси, Цели; брояч показва колко въпроса са отговорени.
• Генериране на доклад: Резюме как се работи днес, таблица с лостове с внимателно оценени спестявания по всяка тема, препоръчителна начална точка и следващи стъпки.
• Запазете като PDF и го дайте на потенциалния клиент — докладът е форматиран за A4 с фирмен бланка.

Справочник за фирмени данни от Австрия и Германия — за проверка на информация преди първи контакт или преди поръчка.

• Изберете държава, въведете име на фирма, прегледайте списъка с резултати: Име, Статус, Номер в търговския регистър, Местоположение, Правна форма и компетентен съд.
• За Германия допълнително филтрирайте по вид регистър и скочете директно към Bundesanzeiger и Unternehmensregister.
• За Австрия са налични подробни филтри: Област на търсене, Правна форма, Съд, Местоположение и точно търсене.

Към днешна дата процесът приключва със списъка с резултати: Подробният изглед на отделни фирми и извличането на документи все още не са изградени, и резултатите все още не могат да бъдат директно прехвърлени като контакт.

Модулът за адвокатски кантори е създаден за адвокатски кантори: досиета с номера на дела, проверка за конфликт на интереси, срокове и напомняния, време, прекарано по делото, и въз основа на това хонорарна бележка. В менюто на адвокатската кантора за това са налични „Досиета“ и „Срокове“; данъчни консултанти и други фирми отварят модула директно под Дела. Вашите клиенти са контакти или фирми в CRM.

• Преглед под Дела: Отворени досиета, просрочени срокове, дължими след 7 дни и нетаксувана сума; търсене на досиета по номер на дело, тема, клиент или противник и филтриране по Отворени, В покой или Архивирани.
• „Качване на документ“ в досието поставя файла към досието и едновременно с това в CRM досието на клиента; документите могат да бъдат преименувани; „Изтриване“ ги премахва и от CRM досието.
• Само времената по досие на адвокатска кантора стават част от хонорарната бележка. Времената от отчитането на време или от DivineTasks не водят автоматично до фактура.

Всяка фирма изпраща своето счетоводство като файл на своя данъчен консултант — без кантората да се нуждае от акаунт. Няма интерфейс към DATEV, RZL или BMD; кантората импортира файловете сама.

За практики DivineMind е софтуерът за офис и администрация до системата за управление на практиката (PVS) — не самата PVS. Прилагат се общите модули, описани в това ръководство.

• Пациенти като контакти в CRM с имейли, документи и фактури — без медицинско досие.
• Страница за резервации, където пациентите могат сами да изберат час без акаунт; в календара каните гости за срещи.
• Фактури и оферти, напр. за услуги, плащани от пациента, етапи на напомняне (автоматично само ако го включите), входящи фактури чрез ИИ и експорт към данъчния консултант.
• DivineMail с ИИ чернови за отговори, задачи, облак, отчитане на време, график на дежурствата и отпуски, DivineMeet и работни процеси като във всяка фирма.
• Данните се съхраняват в ЕС (база данни във Франкфурт, файлове в Берлин), всяка фирма е отделена от другите, качванията с лични данни са частни.

Доставчиците на услуги без собствен индустриален модул работят с общите модули: клиентско досие, DivineMail, календар със страница за резервации, оферта до фактура, задачи, облак, отчитане на време, работни процеси и AIRIS. Тук са описани процесите, които са особено важни за доставчиците на услуги.

Няма предоставени примерни шаблони — Вие използвате собствените си документи. Ако клиентът няма имейл адрес, офертата остава чернова.

• Отчитане на време с правило за местоположение: В потребителското меню горе вдясно „Начало на работа“ или „Край на работа“. Под Отчитане на време → „Часовник за отчитане на време“ ръководството може да включи „Начало на работа само на място“ (радиус в метри, по подразбиране 50); извън радиуса или без разрешение за местоположение в браузъра, началото на работа ще бъде отказано. За зали се препоръчва по-голям радиус.
• Екипна пощенска кутия: В DivineMail под Настройки → „Акаунти“ при пощенската кутия „Споделяне на достъп“, изберете лице, задайте „може само да чете“ или „може да пише“ и „Споделяне“. Само собственикът на пощенската кутия дава или отнема достъп.
• Частно съхранение в DivineCloud: Новите файлове са частни и се показват само чрез временни връзки. Навън споделяте съзнателно папка чрез „Споделяне“ → „Публичен линк“ — с парола, дата на изтичане или максимален брой преглеждания; „Оттегляне“ прекратява линка.
• Протокол в DivineMeet само със съгласие: Домакинът стартира „Стартиране на протокол“, всеки участник избира „Съгласен съм“ или „Не ме протоколирай“. Протоколира се само текст, не звук; ако срещата е свързана с клиент, протоколът попада в неговото клиентско досие.
• DivineNote: Страници и подстраници за протоколи, брифинги и знания — „Нова страница“, шаблони, любими; с „Споделяне“ каните членове на екипа да преглеждат, коментират или редактират, експорт като PDF или Markdown.