От документа до месечното приключване: осчетоводяване, справки, файлове за счетоводителя, ликвидност и банкова връзка.
Области
Главна книга
Дневник, оборотна ведомост, хронологичен регистър, открити позиции, месечно приключване
Счетоводство на дълготрайни активи
Дълготрайни активи, амортизационен план (AfA) линеен или дегресивен, годишно начисляване на амортизация (AfA), отписване на активи
Заеми
Главна книга, раздел „Заеми“ — предоставени и получени парични средства по лица, остатък към референтната дата
ОПР и баланс
Главна книга, раздел „ОПР и баланс“ — предварителен преглед към дата и пакет за счетоводителя
UVA, ZM, Интрастат
Главна книга, раздел „UVA“ — изчисляване на ДДС за внасяне, изтегляне на U30 или ELSTER файл
Ликвидност
Месечен преглед и прогноза за следващите 13 седмици
Банкова връзка
Банкови извлечения и Входящи фактури → Настройки → „Банкова връзка“ (Ponto, EBICS)
Разходи за персонал
Осчетоводяване на ведомост с бруто и осигуровки за сметка на работодателя (без ТРЗ софтуер)
Данъчни консултации
Експорт на файлове, достъп за кантората, хронология
Главна книга: осчетоводяване и месечно приключване
Отваряне на Главна книга
Отворете Главна книга и изберете периода отгоре с „от“ и „до“.
„Осчетоводи сега“
Бутонът прехвърля всички документи, банкови движения, касови операции и командировъчни за периода като счетоводни статии с дебит и кредит.
Проверка
В разделите „Дневник“, „Оборотна ведомост“ и „Хронологичен регистър“ виждате всяка операция. Кликването върху номер на сметка отваря хронологичния регистър. „Открити позиции“ показва неуредените суми от клиенти и доставчици.
Приключване на месец
В раздела „Monatsabschluss“ бутонът „Festschreiben“ приключва окончателно месеца. Това не може да се отмени; по-късните корекции се появяват като сторно и нов запис в следващия отворен месец.
Счетоводство на дълготрайни активи: Активи и амортизация (AfA)
„Нов дълготраен актив“
В Дълготрайни активи създавате дълготраен актив. Задължителни са наименование, дата на придобиване, цена на придобиване и полезен живот; допълнително категория, остатъчна стойност, доставчик и референция към фактура. Създаването е разрешено за Owner и Admin.
Метод на амортизация (AfA) и амортизационен план
Изберете „Линеен“ или „Дегресивен“ с амортизационна норма (AfA), по избор с пропорционална първоначална амортизация според месеца на придобиване. Амортизационният план се изчислява автоматично; подробният изглед го показва редом с действително осчетоводените позиции и текущата балансова стойност.
„Годишно начисляване на AfA“
Изберете финансова година (обикновено: изминалата, дата 31.12.), потвърдете и изберете „Стартиране на начисляване на AfA“. Процесът осчетоводява окончателно амортизацията (AfA) за всички активни активи; списъкът с резултати показва сумата за всеки актив, а в главната книга се появява в дневника. Стартирането на процеса е разрешено само за Owner.
„Отписване на актив“
В подробния изглед въведете дата на отписване, причина (продажба, брак, дарение, загуба / кражба) и приход, след което изберете „Осчетоводяване на отписване“ — само от Owner. Актив може да бъде изтрит само ако за него няма осчетоводена амортизация (AfA).
Вие определяте метода, полезния живот и амортизационната норма (AfA). Съгласувайте ги с Вашия счетоводител, преди да стартирате първото годишно начисляване.
ОПР & Баланс и пакет за годишно приключване
Раздел „GuV & Bilanz“
Показва отчета за приходите и разходите и счетоводния баланс към референтна дата от главната книга, съкратена структура съгласно UGB/HGB. Редът „Aktiva = Passiva“ показва, че всичко е изравнено.
Пакет за счетоводната кантора
„Jahresabschluss-Paket für die Steuerberatung“ създава ZIP файл за Вашата кантора. Съобщението указва дали контролният списък е пълен или колко точки остават отворени.
ОПР и балансът в DivineMind са предварителен преглед. Годишното приключване се изготвя от Вашия данъчен консултант; съгласувайте данните с него преди всяко подаване.
Приключване на годината: Начисления и провизии
- В раздел „GuV & Bilanz“ под баланса се намира картата „Приключване на годината …: Начисления и провизии“ за годината, която сте избрали горе при „до“.
- Ако фактура обхваща период след края на годината (напр. годишен лиценз или годишен абонамент), DivineMind предлага активен или пасивен разграничителен запис с документ и обосновка. „Осчетоводяване“ го осчетоводява към 31.12. и го сторнира към 01.01. Ако няма нищо за разграничаване, пише „Не се изисква разграничаване“.
- Има предложения за провизии (напр. разходи за данъчни консултации по годишното приключване) и очаквани вземания. „Осчетоводяване като провизия“ респ. „Осчетоводяване като вземане“ изисква въвеждане на сума — решението е Ваше.
- Осчетоводяването е разрешено за Owner и Admin. Предложенията са отправна точка за приключването; съгласувайте ги с Вашия счетоводител.
Заеми за и от физически лица
- Разделът „Заеми“ в главната книга показва по лица „Заем към лицето (вземане)“ или „Заем към фирмата (задължение)“ с изплатено, върнато и салдо към референтната дата — същите суми като в главната книга.
- Банков превод с основание „Заем“ се предлага като заем при съпоставянето на банковите извлечения.
- За всеки заем посочвате дали има договор и годишната лихва; на тази база редът показва прогнозна стойност на годишната лихва. Лихвите не се осчетоводяват автоматично.
При заеми към съдружници или управители съгласувайте писмения договор, пазарната лихва и погасяването с Вашия счетоводител. DivineMind показва контролните точки, но не предоставя консултации.
UVA, обобщена декларация (ZM) и Интрастат
- Раздел „UVA“: ДДС, данъчен кредит и задължение за внасяне (или възстановяване) от дневника, разбито по показатели. Изчислява се само по начисляване (Soll-Versteuerung).
- „FinanzOnline-Datei (U30)“ за Австрия или „ELSTER-Datei (UStVA)“ за Германия изтегля файла. DivineMind не предава данни директно към FinanzOnline или ELSTER — това се извършва от Вас или Вашия счетоводител.
- „Zusammenfassende Meldung (ZM)“ изброява доставките и услугите към фирми от ЕС; „ZM als CSV“ изтегля списъка. Ако клиентът няма ДДС номер (UID), той се извежда отдолу като неподлежащ на подаване.
- „Intrastat (Versendungen)“ изчислява доставките на стоки към други държави от ЕС по тарифни кодове от основните данни за артикулите (тарифен номер, тегло, страна на произход). Праговете за подаване проверявате сами.
Файлове и достъп за данъчното консултиране
Счетоводен файл от главната книга
В Главна книга функциите „Export (CSV)“, „BMD-Import“ и „RZL-Import“ предоставят счетоводни редове със сметка, кореспондентска сметка и данъчен код; „Personenkonten“ добавя клиентите и доставчиците. Преди изтегляне се прави проверка сметка по сметка спрямо дневника.
Настройки за експорт
В Данъчен консултант в раздел „Konfiguration“ избирате формат и периодичност: счетоводна партида на DATEV (CSV), ebInterface 6.1, BMD пакет, XRechnung, CSV или Excel — ръчно или автоматично по имейл, с приложени PDF файлове в ZIP.
Покана към кантората (по избор)
В секция „Достъп“, бутонът „Покани“ кани Вашата данъчна консултантска кантора със собствен профил за вход; след това Вие активирате техния достъп там. Кантората се регистрира чрез линка от имейла и след влизане в системата попада директно в прегледа на своите клиенти. Тя вижда входящи и изходящи фактури, кредитни известия и напомняния, може да обработва входящи фактури и да извършва експорти. За експорт по имейл не е необходима регистрация.
История
„Verlauf“ показва всеки изпратен експорт с период, формат и статус; „Erneut senden“ го изпраща повторно.
DATEV, BMD и RZL получават файл, а не директна интеграция в реално време. Дали файлът за BMD респ. RZL ще бъде прочетен коректно в софтуера на Вашата кантора все още не е доказано с реално импортиране — първо изпратете тестов файл и го съгласувайте с кантората.
Ликвидност: следващите 13 седмици
Отваряне на Паричен поток
В Кеш поток виждате отворени вземания, просрочени суми, отворени задължения и месечния преглед с очакваните приходи и разходи.
„Ликвидност следващи 13 седмици“
Картата започва от банковото салдо плюс касата и показва за всяка седмица постъпления, плащания и салдото в края на седмицата, както и най-ниското салдо и салдото след 13 седмици.
Откъде идват данните
От последното банково извлечение за всяка сметка: отворени фактури към клиенти според падежа и досегашното платежно поведение, отворени фактури от доставчици, абонаменти, заплати, командировъчни и дължимо ДДС. Просрочените суми се включват в седмица 1. Консервативното изчисление предполага, че клиентите плащат 14 дни по-късно.
Сценарий „Консервативен“
До „Най-ниско ниво“ картата показва „Консервативен (клиентите плащат с 14 дни закъснение), най-ниско ниво“. Ако тази стойност стане червена, ликвидността ще се затрудни, щом клиентите платят две седмици по-късно от очакваното.
Банкова връзка: файл, Ponto, EBICS
Файл с банково извлечение (винаги работи)
В Банкови извлечения импортирате MT940, CAMT.053, CSV или PDF банково извлечение. DivineMind предлага съответстващите фактури; Вие ги свързвате с потвърждение.
Отваряне на „Банкова връзка“
Във входящите фактури под Настройки → „Банкова връзка“ има две възможности: „Свързване на банкова сметка (Ponto)“ и под нея EBICS.
Ponto: „Свързване на банкова сметка“
Изберете банка, влезте в банката, разрешете достъп до сметките. DivineMind чете само трансакции и салдо, плащания не са възможни. „Изтегли сега“ извлича нови трансакции; след около 180 дни подновявате разрешението с „Свържи отново“.
„Банково извличане (EBICS)“
Заявявате EBICS от Вашата банка. В „Свързване на банка“ въвеждате EBICS URL, Host-ID, ID на клиент и ID на потребител, кликвате върху „Изпращане на ключове до банката“, подписвате писмото за инициализация и го изпращате на банката. След активиране от банката: „Проверка на активирането“ — след това извлеченията се изтеглят ежедневно.
Засичане
Сигурните съвпадения (сумата съвпада, много високо сходство) се осчетоводяват автоматично от AIRIS само ако правилата на Вашата фирма го позволяват. Всичко останало потвърждавате Вие.
Ponto засега е тестван само в тестова среда (Sandbox), достъпът за реална работа е заявен. Ако достъпът все още не е конфигуриран, картата показва „Банковата връзка се настройва в момента и скоро ще бъде налична.“ EBICS също все още не е тестван в реална среда с истинска банка. Файлът с банково извлечение работи с всяка банка.
Осчетоводяване на разходи за персонал (ведомост)
„Създаване на ведомост“
В Разходи за персонал създавате ведомост за заплати за даден период. Тя съдържа брутно възнаграждение и осигуровки за сметка на работодателя за всеки служител.
Преглед и „Осчетоводяване (финално)“
Във ведомостта виждате записите по служители и осчетоводяванията с дебит и кредит. „Осчетоводяване (финално)“ ги прехвърля в главната книга; след това е възможно само „Сторниране“, което създава сторно ведомост с отрицателни суми. „Експорт на CSV“ изтегля ведомостта.
DivineMind не изчислява нетно възнаграждение, данък върху заплатите и не генерира осигурителни декларации или фишове за заплати. Заплатите се изчисляват от Вашия счетоводител или ТРЗ софтуер; отчетените часове служат за основа.