Организация, учет времени, отсутствия и рекрутинг.
Основные области
- Организация — Структура и иерархия.
- Персонал — Профили сотрудников и основные данные.
- Учет времени — Рабочее время и почасовые ставки.
- Отсутствия — Отпуска и невыходы, обмен сменами.
- Онбординг — Чек-листы и шаблоны для новых коллег.
- Оценки и производительность — Аттестации.
- Рекрутинг — Вакансии и заявки.
- Командировочные расходы — Расходы и возмещение.
Создание и адаптация сотрудников
Каждый сотрудник создается один раз в разделе Сотрудники — основные данные, договор и доступы доступны всем HR-отделам. С шаблоном адаптации каждый новый сотрудник сразу полностью включается в работу.
Создать сотрудника
В разделе Сотрудники нажмите «Новый сотрудник» — введите имя, должность, отдел и дату приема на работу.
Заполнить основные данные
В профиле пройдите по вкладкам: банковские реквизиты, контакт для экстренных случаев, квалификации, налоговые и договорные данные.
Назначить шаблон адаптации
Выберите шаблон из Шаблоны онбординга — автоматически будет создан чек-лист со всеми задачами.
Отслеживать прогресс
Отметьте выполненные шаги; статус показывает, к какому сроку сотрудник будет полностью адаптирован.
Предоставить доступ к AIRIS
При необходимости пригласите в Доступ к AIRIS — сотрудник будет самостоятельно регистрировать время и отсутствие.
Учет времени и утверждение
Рабочее время регистрируется в Учет рабочего времени, утверждается руководителем и автоматически поступает в отчеты и для подготовки заработной платы.
Учет времени
Сотрудники отмечают приход/уход или вручную вводят время — с учетом перерывов и проекта/деятельности.
Проверить обзор команды
Руководитель видит все зарегистрированное время в команде и выявляет отсутствующие или необычные записи.
Утвердить
Утвердите корректные записи — только утвержденное время учитывается для отчетов и расчетов.
Оценить
Экспортируйте часы, сверхурочные и остатки по каждому сотруднику или периоду через отчеты.
При сменной работе планируйте целые недели заранее в графике дежурств (Roster) — плановые часы служат шаблоном для учета.
Для ночных и выходных дежурств (например, экстренная служба SHK) в разделе учета рабочего времени есть вкладка «Дежурство»: создайте ротацию для выбранных монтажников, переназначьте дежурство или отмените его с указанием причины — план сохраняется в качестве подтверждения.
Если клиент сообщает о срочной неисправности через QR-наклейку на своем оборудовании, оповещается дежурный по графику сотрудник. Нажатием «Беру в работу» он назначается на вызов; без подтверждения оповещение передается следующему сотруднику по истечении заданного срока, в последнюю очередь — руководству. Офис видит статус вызова («Дежурный оповещен», «Дежурный взял в работу»). Переключатель «Оповещение активно» и срок настраиваются на вкладке «Дежурство» в карточке «Аварийное оповещение»; в «Последние оповещения» указано по каждому уровню, что было доставлено или пропущено. Телефонные экстренные вызовы DivineMind в настоящее время автоматически не принимает — подробности в главе SHK.
Автоматическое расписание смен: по потребности и доступности
AIRIS автоматически создает недельное расписание смен: исходя из потребности в персонале для каждой локации, часов работы и доступности сотрудников. Утвержденные отсутствия (отпуск/болезнь) и уже запланированные смены при этом учитываются.
Указать часы работы и потребность
Настройки → Локации → Шестеренка рядом с локацией → Вкладка «Расписание смен»: Укажите часы работы для каждого дня недели и минимальный состав (День, Временной интервал, Роль, Количество).
Доступность и пожелания для каждого сотрудника
В профиле сотрудника в разделе «Настройки HR» укажите доступность для каждого дня недели (временной интервал) и необязательные пожелания. Пусто = недоступен в этот день.
Создать автоматически
В расписании смен выберите неделю и нажмите «Создать автоматически». AIRIS покажет предварительный просмотр с покрытием в %, кто занят и где остаются открытые смены — с помощью кнопки «Принять» план будет сохранен.
Изменить больничный лист
Если кто-то заболел: «Изменить больничный лист» → выберите сотрудника и период. AIRIS помечает смены как «болезнь» и ищет замену; если замена не найдена, создается открытая смена для принятия.
Если смена остается незанятой, AIRIS создает ее как «открытую смену» — видимую для всех локаций, чтобы доступные коллеги могли ее взять.
В профиле сотрудника в разделе «Настройки HR» → «Филиалы» укажите основной филиал, дополнительные филиалы для работы или включите «Подменный сотрудник» (любой филиал). Автосоставление графиков, запросы на замену и выбор открытых смен в приложении учитывают эти правила, а также время отдыха (ЕС/Великобритания — 11 часов, Канада — 8), недельные часы и квалификацию.
Если сотрудник берет больничный (через приложение, AIRIS или раздел отсутствий), его смена становится открытой, и система ищет замену: сначала в том же филиале, затем в разрешенных соседних, далее среди подменных — среди тех, кто свободен, квалифицирован и имеет запас рабочих часов. Руководитель филиала сразу получает push-уведомление и значок колокольчика с предложением и нажимает «Отправить запрос» в графике смен. Если включен автономный режим (HR · Запрос замены), система делает это сама. Сотрудник получает push-уведомление и сообщение в WhatsApp с вариантами «Я выйду» / «Не могу», не зная причин и имени отсутствующего. Если ответа нет, по истечении срока (от 10 до 60 минут в зависимости от начала смены) запрос переходит следующему.
Запрос и утверждение отсутствия
Отпуска и отсутствия оформляются через Отсутствия как Заявка → Утверждение → Запись в календаре. Остаток отпуска и квоты рассчитываются автоматически.
Подать заявку
Сотрудник выбирает тип (отпуск, болезнь, специальный отпуск), период и при необходимости добавляет примечание.
Проверить квоту
Система показывает оставшееся право и предупреждает о совпадениях в команде.
Утвердить или отклонить
Руководитель принимает решение во входящих для утверждения; сотрудник автоматически уведомляется.
Календарь и Баланс
Утвержденные отсутствия появляются в командном календаре, остаток отпуска обновляется немедленно.
Сотрудники могут обмениваться сменами напрямую — обмен передается руководителю для подтверждения.
Рекрутинг: от вакансии до найма
В разделе Рекрутинг Вы размещаете вакансии и ведете кандидатов по воронке до найма — структурированно и прозрачно.
Создать вакансию
С помощью ассистента вакансий введите название, отдел, требования и текст объявления.
Опубликовать
Активируйте вакансию и поделитесь ссылкой для подачи заявок — входящие заявки автоматически попадают на первый этап воронки.
Переместить кандидата
Перемещайте кандидатов по этапам на Kanban-доске с помощью перетаскивания (например, Просмотр → Собеседование → Предложение).
Оценить и принять решение
Фиксируйте оценки и заметки по каждому кандидату; результат (найм/отказ) завершает заявку.
Принять в команду
При найме создайте кандидата как сотрудника в разделе Сотрудники и начните адаптацию.
Подать и возместить командировочные
Командировки регистрируются в Командировочные расходы как поездка с отдельными позициями, проверяются и возмещаются — включая компенсацию за пробег и фиксированные ставки.
Создать поездку
Укажите повод, цель и период поездки.
Позиции и чеки
Добавьте отдельные расходы (отель, ж/д, представительские) с чеком; поездки через калькулятор пробега, суточные через таблицу фиксированных ставок.
Подать
Подайте полную поездку на проверку — сумма рассчитывается автоматически.
Проверить и возместить
Руководитель утверждает во входящих; утвержденная сумма готова к возмещению.
Оценки и производительность
- Обзоры — структурированные собеседования с сотрудниками и циклы оценки.
- Цели и OKR — постановка целей, измерение прогресса, фиксация результатов.
- Встречи 1:1 — документирование регулярных встреч с повесткой дня и заметками.
- Обратная связь 360° — получение отзывов с нескольких точек зрения.
Один раз четко определите шаблоны онбординга — каждое новое назначение начинается с них сразу полностью и единообразно.