De la document justificativ la închiderea de lună: înregistrare contabilă, rapoarte, fișiere pentru consultantul fiscal, lichiditate și conexiune bancară.
Domenii
Cartea mare
Registru jurnal, Balanță de verificare, Fișă de cont, Partizi deschise, Închidere lunară
Evidența mijloacelor fixe
Mijloace fixe, plan de amortizare (AfA) liniar sau degresiv, rulare anuală AfA, scoatere din gestiune
Împrumuturi
Registru general, fila „Darlehen” — sume acordate și împrumutate per persoană, sold la data de referință
Cont de profit și pierdere & Bilanț
Registru general, fila „GuV & Bilanz” — Previzualizare la data de referință și pachet pentru consultantul fiscal
UVA, ZM, Intrastat
Registru general, fila „UVA” — Calculare sumă de plată, descărcare fișier U30 resp. ELSTER
Lichiditate
Prezentare generală lunară și previziune pentru următoarele 13 săptămâni
Conexiune bancară
Extrase de cont și Facturi primite → Setări → „Bankverbindung” (Ponto, EBICS)
Cheltuieli de personal
Înregistrare stat de plată cu brut și contribuția angajatorului (fără calcul salarial)
Consultanță fiscală
Exporturi ca fișier, acces pentru cabinet, istoric
Cartea mare: înregistrare și închidere de lună
Deschideți Cartea mare
Deschideți Registru general și selectați perioada sus cu „von” și „bis”.
„Jetzt buchen”
Butonul preia toate documentele justificative, tranzacțiile bancare, registrul de casă și deconturile de cheltuieli din perioadă ca articole contabile cu debit și credit.
Verificare
În filele „Journal”, „Saldenliste” și „Kontoblatt” vedeți fiecare înregistrare. Un clic pe un număr de cont deschide fișa de cont. „Offene Posten” afișează soldurile restante ale clienților și furnizorilor.
Blocare lună
În fila „Închidere lunară”, opțiunea „Blocare” închide definitiv o lună. Această acțiune este ireversibilă; corecțiile ulterioare apar ca stornare și înregistrare nouă în următoarea lună deschisă.
Evidența mijloacelor fixe: active și amortizare (AfA)
„Neues Anlagegut”
În Active fixe adăugați un mijloc fix. Obligatorii sunt denumirea, data achiziției, costul de achiziție și durata de utilizare; opțional categoria, valoarea reziduală, furnizorul și referința facturii. Crearea este permisă pentru Owner și Admin.
Metoda și planul de amortizare (AfA)
Selectați „Linear” sau „Degressiv” cu cota AfA, opțional cu prima amortizare proporțională cu luna achiziției. Planul de amortizare este calculat automat; vizualizarea detaliată îl afișează alături de posturile efectiv înregistrate și valoarea contabilă curentă.
„AfA-Jahreslauf”
Selectați exercițiul financiar (uzual: cel anterior, data de referință 31.12.), confirmați și apăsați „AfA-Lauf starten”. Rularea înregistrează definitiv amortizarea pentru toate activele; lista de rezultate indică suma per activ, iar în cartea mare apare în jurnal. Rularea poate fi lansată doar de Owner.
„Anlagenabgang”
În vizualizarea detaliată introduceți data ieșirii, motivul (vânzare, casare, donație, pierdere / furt) și venitul realizat, apoi apăsați „Abgang buchen” — doar de către Owner. Un activ poate fi șters doar dacă nu a fost înregistrată nicio amortizare (AfA).
Metoda, durata de utilizare și cota de amortizare (AfA) le decideți dumneavoastră. Consultați consultantul fiscal înainte de a lansa prima rulare anuală.
Cont de profit și pierdere, bilanț și pachet de închidere anuală
Fila „Profit și pierdere & Bilanț”
Afișează contul de profit și pierdere și bilanțul la data de referință din cartea mare, structurate prescurtat conform UGB/HGB. Rândul „Active = Pasive” indică faptul că totul este echilibrat.
Pachet pentru consultantul fiscal
„Pachet de închidere anuală pentru consultantul fiscal” generează un fișier ZIP pentru biroul dvs. fiscal. Mesajul indică dacă lista de verificare este completă sau câte puncte au rămas deschise.
Contul de profit și pierdere și bilanțul din DivineMind sunt doar o previzualizare. Situațiile financiare anuale sunt întocmite de consultantul dvs. fiscal; confruntați cifrele cu acesta înainte de fiecare depunere.
Încheierea exercițiului: delimitări și provizioane
- În fila „GuV & Bilanz”, sub bilanț se află secțiunea „Jahresende …: Abgrenzungen und Rückstellungen” pentru anul selectat mai sus la „bis”.
- Dacă o factură depășește sfârșitul anului (de ex. o licență anuală sau un abonament anual), DivineMind propune o delimitare activă sau pasivă cu document justificativ și justificare. „Buchen” o înregistrează la 31.12. și o stornează la 01.01. Dacă nu sunt delimitări necesare, se afișează „Keine Abgrenzung nötig”.
- Există propuneri pentru provizioane (de ex. costurile consultanței fiscale pentru închiderea de an) și creanțe preconizate. „Als Rückstellung buchen” respectiv „Als Forderung buchen” solicită suma — decizia vă aparține.
- Înregistrarea este permisă pentru Owner și Admin. Propunerile sunt un punct de plecare pentru închidere; stabiliți-le împreună cu consultantul fiscal.
Împrumuturi acordate și primite de la persoane
- Fila „Darlehen” din cartea mare afișează per persoană „Darlehen an die Person (Forderung)” sau „Darlehen an die Firma (Verbindlichkeit)” cu sumele plătite, rambursate și deschise la data de referință — aceleași valori ca în cartea mare.
- Un transfer bancar care conține „Darlehen” la detalii de plată este propus automat ca împrumut la reconcilierea extrasului de cont.
- Pentru fiecare împrumut specificați dacă există un contract și dobânda anuală; pe baza acestora, rândul indică o estimare a dobânzii anuale. Dobânzile nu se înregistrează automat.
În cazul împrumuturilor acordate asociaților sau administratorilor, coordonați contractul scris, dobânda de piață și rambursarea cu consultantul fiscal. DivineMind afișează punctele de verificare, dar nu oferă consultanță.
UVA, declarație recapitulativă și Intrastat
- Fila „UVA”: TVA colectată, TVA deductibilă și TVA de plată (sau sold creditor) din jurnal, detaliate pe indicatori. Calculul se face exclusiv pe baza impozitării la facturare (Soll-Versteuerung).
- „Fișier FinanzOnline (U30)” pentru Austria, respectiv „Fișier ELSTER (UStVA)” pentru Germania, descarcă fișierul. DivineMind nu transmite date către FinanzOnline sau ELSTER — acest lucru îl faceți dvs. sau biroul dvs. fiscal.
- „Declarație recapitulativă (ZM)” listează livrările și prestările către companii din UE; „ZM ca CSV” descarcă lista. Dacă unui client îi lipsește codul de TVA (UID), acesta apare mai jos ca nedeclarabil.
- „Intrastat (expedieri)” calculează livrările de bunuri către alte țări din UE pentru fiecare cod tarifar pe baza datelor de bază ale articolelor (cod tarifar, greutate, țară de origine). Pragul de raportare îl verificați dvs.
Fișiere și acces pentru biroul fiscal
Fișier de înregistrări din cartea mare
În Registru general, „Export (CSV)”, „Import BMD” și „Import RZL” generează linii de înregistrare cu cont, cont corespondent și cod de taxă; „Conturi personale” furnizează clienții și furnizorii asociați. Înainte de descărcare, fiecare cont este verificat cu jurnalul.
Setări de export
În Consilier fiscal, în secțiunea „Configurare”, alegeți formatul și intervalul: pachet de înregistrări DATEV (CSV), ebInterface 6.1, pachet BMD, XRechnung, CSV sau Excel — manual sau programat prin e-mail, cu fișierele PDF sub formă de ZIP.
Invitare birou fiscal (opțional)
În secțiunea „Acces”, butonul „Invitați” vă permite să invitați consilierul fiscal cu propriul său login; ulterior, veți activa accesul acestuia acolo. Firma se înregistrează prin linkul din e-mail și, după autentificare, ajunge direct în lista clienților săi. Aceasta va vedea facturile de intrare și ieșire, notele de credit și notificările de plată, va putea edita facturile de intrare și va putea genera exporturi. Nu este necesară înregistrarea pentru exportul prin e-mail.
Istoric
„Istoric” afișează fiecare export trimis, cu perioadă, format și stare; „Retrimiteți” îl trimite din nou.
DATEV, BMD și RZL primesc un fișier, nu o transmisie live. Nu a fost încă verificat printr-un import real dacă fișierul BMD sau RZL se importă fără erori în programul biroului dvs. fiscal — trimiteți mai întâi un fișier de test și clarificați detaliile cu biroul fiscal.
Lichiditate: următoarele 13 săptămâni
Deschidere flux de numerar
La Flux de numerar vedeți creanțele deschise, sumele restante, datoriile deschise și prezentarea lunară generală cu veniturile și cheltuielile preconizate.
„Lichiditate următoarele 13 săptămâni”
Cardul pornește de la soldul contului plus casa și afișează pentru fiecare săptămână intrările, ieșirile și soldul la sfârșitul săptămânii, precum și cel mai mic sold și soldul după 13 săptămâni.
De unde provin cifrele
Începând de la ultimul extras de cont pentru fiecare cont: facturi de ieșire deschise în funcție de scadență și istoricul plăților, facturi de intrare deschise, abonamente, salarii, cheltuieli de deplasare și TVA de plată. Restanțele sunt incluse în săptămâna 1. Calculul prudent presupune că clienții plătesc cu 14 zile mai târziu.
Scenariul „Prudent”
Lângă „Nivel minim”, cardul afișează „Prudent (clienții plătesc cu 14 zile mai târziu), nivel minim”. Dacă această valoare devine roșie, situația devine critică de îndată ce clienții plătesc cu două săptămâni mai târziu decât se preconiza.
Conexiune bancară: fișier, Ponto, EBICS
Fișier extras de cont (funcționează întotdeauna)
La Extrase de cont importați MT940, CAMT.053, CSV sau un extras de cont PDF. DivineMind propune facturile corespunzătoare; dumneavoastră le asociați prin confirmare.
Deschidere „Conexiune bancară”
În facturile de intrare, la Setări → „Conexiune bancară”, există două metode: „Conectare cont bancar (Ponto)” și, sub aceasta, EBICS.
Ponto: „Conectare cont bancar”
Selectați banca, autentificați-vă la bancă, autorizați conturile. DivineMind citește doar tranzacțiile și soldul contului; plățile nu sunt posibile. „Preluare acum” aduce tranzacțiile noi; după aproximativ 180 de zile reînnoiți autorizarea cu „Reconectare”.
„Preluare bancară (EBICS)”
Comandați EBICS de la banca dumneavoastră. La „Conectare bancă” introduceți URL-ul EBICS, Host-ID, ID-ul de client și ID-ul de utilizator, faceți clic pe „Trimitere chei la bancă”, semnați scrisoarea de inițializare și trimiteți-o băncii. După activarea de către bancă: „Verificare activare” — ulterior, extrasele de cont sunt preluate zilnic.
Reconciliere
Potrivirile sigure (suma corespunde, grad foarte mare de potrivire) sunt înregistrate automat de AIRIS doar dacă politica firmei dumneavoastră permite acest lucru. Tot restul se confirmă manual.
Ponto a fost testat până acum doar în mediu de testare (Sandbox); accesul pentru mediul de producție este solicitat. Dacă accesul nu este încă configurat, cardul afișează „Conexiunea bancară este în curs de configurare și va fi disponibilă în curând.” De asemenea, EBICS nu a fost încă testat în producție cu o bancă reală. Fișierul de extras de cont funcționează cu orice bancă.
Înregistrare costuri de personal (stat de plată)
„Creare stat de plată”
La Costuri salariale creați un stat de plată pentru o perioadă. Acesta conține, pentru fiecare angajat, salariul brut și contribuția angajatorului la asigurările sociale.
Verificare și „Înregistrare (finală)”
În procesare vedeți pozițiile angajaților și înregistrările contabile cu debit și credit. „Înregistrare (finală)” le transferă în registrul jurnal; ulterior este posibilă doar opțiunea „Stornare”, care creează o rulare de stornare cu sume negative. „Export CSV” descarcă rularea.
DivineMind nu calculează salariul net sau impozitul pe salarii și nu generează declarații sociale sau fluturași de salariu. Salariul este calculat de contabilul dvs. sau de programul de salarizare; orele din pontaj servesc drept bază.