Citi moduļi

Pirmais ekrāns pēc pieteikšanās ir pārskats, nevis izvēlnes lapa: kas noticis kopš vakardienas, kam tagad nepieciešams Jūsu lēmums, un AIRIS ieteikums.

• Kopš vakardienas: publicētie ieraksti, jauni potenciālie klienti, AIRIS atbildētās klientu pieprasījumi, nosūtītās e-pasta vēstules, apmaksātie rēķini ar summu, pabeigtie uzdevumi.
• Gaida Jūs: ne vairāk kā trīs punkti, katrs noklikšķināms un tieši pareizajā vietā — atvērtās apstiprināšanas ar summu, beidzamie apliecinājumi, nokavēti defekti, eskalētas sarunas.
• Jauniem kontiem papildus: sveiciena karte ar nākamo jēgpilno soli un iestatīšanas kontrolsaraksts ar progresa procentuālo daļu.
• Nozares ātri panākumi: līdz trim sākuma uzdevumiem, kas atbilst Jūsu nozarei, katrs ved tieši uz funkciju.

Auditora skats par katru zvanu, ko apstrādājusi AIRIS: laiks, zvanītājs, kopsavilkums, pilna sarunas gaita — un katra atsevišķa AI darbība ar argumentiem, rezultātu un riska klasi. Jūsu kontrolei un kā pierādījums auditoriem.

• Visu zvanu saraksts ar rādītājiem: cik daudziem ir nepilnības, cik daudziem trūkst transkripta vai kopsavilkuma, cik daudziem zvanītājs bija nezināms.
• Viens klikšķis atver zvana lietu — kopsavilkums, sarunas gaita un AI darbības sarunas secībā.
• Katrai darbībai ir riska klase: Informācija (tikai lasīšana), Izveide (tiek izveidots datu ieraksts) vai Sūtīšana (kaut kas tika nosūtīts klientam un nav atsaucams).
• Nepilnības tiek norādītas, nevis slēptas. Auditora skats, kas slēptu trūkstošus ierakstus, būtu bezvērtīgs.
• Paziņojums par AI atklāšanu saskaņā ar ES AI akta 50. pantu ir katrā lietā.

Strādājiet tieši ar klientiem un piegādātājiem, kuri arī izmanto DivineMind: veiciet pasūtījumus un skatiet dokumentus bez nepieciešamības sūtīt PDF e-pastus. Svarīgi: sistēma nekad neatklāj, vai cits uzņēmums izmanto DivineMind — savienojums tiek izveidots tikai tad, ja abas puses tam piekrīt.

• Pieprasīt savienojumu: atveriet kontaktu vai piegādātāju un noklikšķiniet uz “Tiešais savienojums”. Poga vienmēr izskatās vienādi — ja uzņēmums izmanto DivineMind, tas saņems Jūsu pieprasījumu; ja vēl neizmanto, tas kļūs par uzaicinājumu.
• Otra puse to apstiprina sadaļā “Partneru tīkls” → “Pieprasījumi Jums”. Tikai pēc tam Jūs redzēsiet viens otru; noraidījuma gadījumā paziņojums netiek nosūtīts.
• Pasūtīšana: ja savienojums ir aktīvs, atveriet partnera sortimentu, ievadiet daudzumus un nosūtiet pasūtījumu. Tiks piemērotas cenas, kuras partneris ir noteicis tieši Jums.
• Piegādātāja pusē nekavējoties tiek izveidots pieņemts pasūtījums ar pasūtījuma apstiprinājumu, bet Jūsu pusē — atbilstošs pasūtījums; abi ir savstarpēji saistīti.
• Labajā pusē Jūs pastāvīgi redzat pasūtījumus, pavadzīmes un rēķinus, ko partneris ir izveidojis saistībā ar Jūsu pasūtījumiem.
• Atvienošana ir iespējama jebkurā laikā: savienojums tiek pārtraukts, bet esošie dokumenti saglabājas nemainīgi.

Uzņēmumiem ar vairākiem neatkarīgiem uzņēmumiem: kopīgs finanšu pārskats un preču pārvietošana starp uzņēmumiem, neatsakoties no klientu nodalīšanas.

• Izveidot korporatīvo grupu — pašreiz aktīvais uzņēmums kļūs par centrālo biroju; pievienot citus uzņēmumus ar lomu (filiāle, centrālā noliktava, holdings).
• Grupas pārskats: mēneša apgrozījums, atvērtās debitoru parādības, krājumi un komandas lielums kā kopsumma un katram uzņēmumam.
• Izveidot pārvietošanu: izvēlēties saņēmējuzņēmumu, produktu un daudzumu — pašlaik viena produkta pozīcija katrai pārvietošanai.
• Saņēmējuzņēmums reģistrē saņemšanu; tikai tad mainās krājumi.
• Pēc tam pēc izvēles norēķināties: izveido rēķina projektu, ko Jūs pārbaudāt un nosūtāt rēķinu modulī.

Visu uzņēmuma transportlīdzekļu vadības panelis ar trim cilnēm: Pārskats, Īpašnieka atbildība un Noma.

• Pārskats ar luksoforu katram transportlīdzeklim: tehniskā apskate nokavēta sarkans, jāveic astoņu nedēļu laikā dzeltens; kā arī nobraukums, kas atrodas ceļā un pēdējo divpadsmit mēnešu izmaksas.
• Kvīšu piešķiršana notiek divos posmos: vispirms izmēģinājuma posms, kas parāda skaidras numura zīmju atbilstības un šaubu gadījumus, pēc tam apstiprināšana ar pogas nospiešanu.
• Īpašnieka atbildība: dokumentēt vadītāja apliecības kontroli, instruktāžu un UVV pārbaudi katram vadītājam un transportlīdzeklim, norādot datumu, rezultātu un nākamo termiņu.
• Vadītāji, kas nekad nevada transportlīdzekli, var tikt atbrīvoti no kontroles ar pamatojumu; apliecinājumu var lejupielādēt kā CSV failu.
• Noma: izveidot tarifus (dienas likme, bezmaksas kilometri, cena par papildu kilometru, depozīts), piešķirt katram transportlīdzeklim un padarīt rezervējamu tiešsaistē; publisko nomas saiti varat nokopēt šeit.

Katra koplietošanas transportlīdzekļa nodošana klientiem vai darbiniekiem kā atsevišķs process — no rezerves automašīnas un testa brauciena līdz apmaksātai nomas automašīnai.

• Izvēlieties procesa veidu (seši veidi) — izmaksu segējs tiks atbilstoši iepriekš aizpildīts, piemēram, garantijas gadījums uz ražotāja rēķina vai bezmaksas servisa rezerves automašīna.
• Ievadiet periodu; tiek piedāvāti tikai tie transportlīdzekļi, kas šajā periodā ir patiešām brīvi.
• Fiksējiet stāvokli nodošanas brīdī: odometra rādījumu un degvielas līmeni; apmaksātu darījumu gadījumā papildus dienas likmi, iekļautos kilometrus un cenu par katru papildu kilometru.
• Atveriet nomas līgumu PDF formātā un lieciet to parakstīt.
• Atgriežot transportlīdzekli, reģistrējiet kilometrus, degvielas līmeni un bojājumus — sistēma aprēķina galīgo summu, pamatojoties uz dienām un papildu kilometriem.

Publiskie iepirkumi un privātie pieprasījuma signāli, filtrēti atbilstoši Jūsu vajadzībām — plus lieta Jūsu aktuālajiem pieteikumiem.

• Filtrēt pēc valsts, veida, pasūtījuma lieluma, avota un nozares; ātrā filtrēšana vietējam tirgum, ieteikumiem un saglabātajiem.
• Tabula sakārtota pēc atbilstības vai termiņa; termiņi, kas īsāki par septiņām dienām, tiek izcelti.
• Izvērsiet rindu: AIRIS paskaidro, kāpēc šis iepirkums ir aktuāls, un pēc pieprasījuma izveido pieteikuma projektu.
• Pārņemt lietā: process tiek pārvietots uz Jūsu pieteikumu sarakstu ar statusu, termiņu un vērtību.
• Lietā: uzturēt statusu, izveidot mākoņpakalpojumu mapi, augšupielādēt dokumentus un pievienot apliecinājumus, piemēram, atsauksmes vai video.

Rīks pirmajai sarunai ar potenciālo klientu: aizpildiet anketu sarunas laikā, un AIRIS no tās ģenerēs ziņojumu ar konkrētiem ietaupījumu virzieniem.

• Izveidot analīzi un ievadīt pamatdatus: uzņēmums, kontaktpersona, nozare, darbinieku skaits.
• Jautājumu katalogs sešos blokos — darbība, sasniedzamība, pārdošana, administrācija, cilvēki un procesi, mērķi; skaitītājs parāda, cik jautājumu ir atbildēti.
• Ģenerēt ziņojumu: kopsavilkums par pašreizējo darba veidu, sviru tabula ar piesardzīgi aprēķinātiem ietaupījumiem katrā tēmā, ieteiktais sākumpunkts un nākamie soļi.
• Saglabāt kā PDF un nodot potenciālajam klientam — ziņojums ir paredzēts A4 formātā ar uzņēmuma veidlapas galveni.

Uzziņu avots uzņēmumu datiem no Austrijas un Vācijas — datu pārbaudei pirms pirmā kontakta vai pasūtījuma.

• Izvēlieties valsti, ievadiet uzņēmuma nosaukumu, pārskatiet rezultātu sarakstu: nosaukums, statuss, uzņēmumu reģistra numurs, vieta, juridiskā forma un atbildīgā tiesa.
• Vācijai papildus filtrēt pēc reģistra veida un tieši pāriet uz Bundesanzeiger un Unternehmensregister.
• Austrijai ir pieejami detalizēti filtri: meklēšanas apgabals, juridiskā forma, tiesa, vieta un precīza meklēšana.

Šobrīd process beidzas ar rezultātu sarakstu: atsevišķu uzņēmumu detalizēts skats un dokumentu izgūšana vēl nav izstrādāti, un rezultātus vēl nevar tieši pārņemt kā kontaktus.

Advokātu biroja modulis ir paredzēts advokātu birojiem: lietas ar lietas numuru, interešu konfliktu pārbaude, termiņi un atgādinājumi, laika uzskaite lietai un no tā honorāru rēķins. Advokātu biroja izvēlnē tam ir „Lietas“ un „Termiņi“; nodokļu konsultanti un citi uzņēmumi atver moduli tieši sadaļā Lietas. Jūsu klienti ir kontakti vai uzņēmumi CRM.

• Pārskats sadaļā Lietas: Atvērtās lietas, nokavētie termiņi, jāveic 7 dienu laikā un neapstrādātā summa; lietu meklēšana pēc lietas numura, tēmas, klienta vai pretinieka un filtrēšana pēc Atvērts, Apturēts vai Arhivēts.
• „Augšupielādēt dokumentu“ lietā pievieno failu lietai un vienlaikus klienta CRM lietai; dokumentus var pārdēvēt; „Dzēst“ tos noņem arī no CRM lietas.
• Tikai laiks, kas pavadīts advokātu biroja lietā, tiek iekļauts honorāru rēķinā. Laiks no laika uzskaites vai no DivineTasks automātiski nenoved pie rēķina.

Katrs uzņēmums sūta savai nodokļu konsultācijai grāmatvedību kā failu — bez nepieciešamības advokātu birojam pēc konta. Nav saskarnes ar DATEV, RZL vai BMD; advokātu birojs pats importē failus.

Praksēm DivineMind ir biroja un administrācijas programmatūra blakus prakses vadības sistēmai (PVS) — nevis pati PVS. Tiek piemēroti vispārējie moduļi, kas aprakstīti šajā rokasgrāmatā.

• Pacienti kā kontakti CRM ar e-pastiem, dokumentiem un rēķiniem — bez medicīniskās kartes.
• Rezervācijas lapa, kurā pacienti bez konta paši izvēlas tikšanās laiku; kalendārā Jūs uzaicināt tikšanās viesus.
• Rēķini un piedāvājumi, piemēram, pašmaksātāju pakalpojumiem, atgādinājumu posmi (automātiski tikai, ja Jūs to ieslēdzat), ienākošie rēķini ar AI un eksports nodokļu konsultācijai.
• DivineMail ar AI atbilžu melnrakstiem, uzdevumiem, mākoņpakalpojumiem, laika uzskaiti, darba grafiku un atvaļinājumiem, DivineMeet un darbplūsmām kā jebkurā uzņēmumā.
• Dati atrodas ES (datubāze Frankfurtē, faili Berlīnē), katrs uzņēmums ir atdalīts no citiem, augšupielādes ar personas datiem ir privātas.

Pakalpojumu sniedzēji bez sava nozares moduļa strādā ar vispārējiem moduļiem: klientu kartīte, DivineMail, kalendārs ar rezervācijas lapu, piedāvājums līdz rēķinam, uzdevumi, mākoņpakalpojumi, laika uzskaite, darbplūsmas un AIRIS. Šeit ir aprakstīti procesi, kas ir īpaši svarīgi pakalpojumu sniedzējiem.

Nav pievienotu paraugu veidņu — Jūs izmantojat savus dokumentus. Ja klientam nav e-pasta adreses, piedāvājums paliek melnraksts.

• Laika uzskaite ar atrašanās vietas noteikumu: Lietotāja izvēlnē augšējā labajā stūrī „Iestāties“ vai „Izstāties“. Sadaļā Laika uzskaite → „Laika uzskaites pulkstenis“ vadība var ieslēgt „Iestāties tikai atrašanās vietā“ (rādiuss metros, noklusējums 50); ārpus rādiusa vai bez atrašanās vietas atļaujas pārlūkprogrammā iestāšanās tiks atteikta. Hallēm ieteicams lielāks rādiuss.
• Komandas pastkaste: DivineMail sadaļā Iestatījumi → „Konti“ pie pastkastes „Koplietot piekļuvi“, izvēlieties personu, iestatiet „drīkst tikai lasīt“ vai „drīkst rakstīt“ un „Koplietot“. Tikai pastkastes īpašnieks piešķir vai atsauc piekļuvi.
• Privātā glabāšana DivineCloud: Jauni faili ir privāti un tiek parādīti tikai ar laika ierobežotām saitēm. Ārpusē Jūs apzināti koplietojat mapi, izmantojot „Koplietot“ → „Publiskā saite“ — ar paroli, derīguma termiņu vai maksimālo skaitu skatījumu; „Atsaukt“ pārtrauc saiti.
• DivineMeet stenogramma tikai ar piekrišanu: Vadītājs sāk „Sākt stenogrammu“, katrs dalībnieks izvēlas „Piekrītu“ vai „Nefiksēt mani“. Tiek fiksēts tikai teksts, nevis skaņa; ja sapulce ir saistīta ar klientu, stenogramma nonāk viņa klienta kartītē.
• DivineNote: Lapas un apakšlapas protokoliem, brīfingiem un zināšanām — „Jauna lapa“, veidnes, favorīti; ar „Koplietot“ Jūs uzaicināt komandas dalībniekus skatīties, komentēt vai rediģēt, eksportēt kā PDF vai Markdown.