Altri moduli

La prima schermata dopo l'accesso è un rapporto, non una pagina di menu: cosa è successo da ieri, cosa richiede ora una Sua decisione e un suggerimento da AIRIS.

• Da ieri: contributi pubblicati, nuovi potenziali clienti, richieste clienti risposte da AIRIS, email inviate, fatture pagate con importo, attività completate.
• In attesa della Sua attenzione: massimo tre punti, ognuno cliccabile e direttamente nel posto giusto — approvazioni aperte con importo, documenti in scadenza, difetti in ritardo, conversazioni escalate.
• Per i nuovi account, inoltre: scheda di benvenuto con il prossimo passo significativo e una checklist di configurazione con avanzamento in percentuale.
• Successi rapidi per settore: fino a tre attività iniziali adatte al Suo settore, ognuna porta direttamente alla funzione.

La vista per i revisori di ogni chiamata gestita da AIRIS: ora, chiamante, riepilogo, trascrizione completa della conversazione — e ogni singola azione dell'AI con argomenti, risultato e classe di rischio. Per il Suo controllo e come prova per i revisori.

• Elenco di tutte le chiamate con metriche chiave: quante presentano una lacuna, a quante manca la trascrizione o il riepilogo, in quante il chiamante era sconosciuto.
• Un clic apre il fascicolo della chiamata — riepilogo, trascrizione della conversazione e le azioni dell'AI nell'ordine della conversazione.
• Ogni azione ha una classe di rischio: Consultazione (solo lettura), Creazione (viene creato un record) o Esterno (qualcosa è stato inviato al cliente e non è reversibile).
• Le lacune vengono evidenziate anziché nascoste. Una vista per i revisori che omettesse registrazioni mancanti sarebbe priva di valore.
• L'informativa sulla divulgazione dell'AI ai sensi dell'Articolo 50 dell'EU AI Act è presente in ogni fascicolo.

Collabori direttamente con clienti e fornitori che utilizzano anch'essi DivineMind: effettui ordini e visualizzi i documenti, senza passare per le e-mail con allegati PDF. Importante: il sistema non rivela mai se un'altra azienda utilizza DivineMind — un collegamento viene stabilito esclusivamente se entrambe le parti acconsentono.

• Richiedere un collegamento: apra il contatto o il fornitore e clicchi su „Collegamento diretto“. Il pulsante ha sempre lo stesso aspetto — se l'azienda utilizza DivineMind, riceverà la Sua richiesta; se non lo utilizza ancora, questa diventerà un invito.
• L'altra parte conferma alla voce „Rete partner“ → Richieste per Lei. Solo successivamente vi vedrete reciprocamente; un eventuale rifiuto rimane senza alcun riscontro.
• Ordinare: in presenza di un collegamento attivo, apra l'assortimento del partner, inserisca le quantità e invii l'ordine. Si applicano i prezzi che il partner ha memorizzato per Lei.
• Presso il fornitore viene creato immediatamente un ordine accettato con conferma d'ordine, mentre per Lei viene generato l'ordine corrispondente — entrambi sono collegati tra loro.
• Sulla destra può vedere costantemente gli ordini, le bolle di consegna e le fatture che il partner ha creato per i Suoi ordini.
• Scollegamento possibile in qualsiasi momento: il collegamento viene interrotto, i documenti esistenti rimangono invariati.

Per aziende con più società autonome: una visione finanziaria comune e trasferimenti di merci tra le società, senza rinunciare alla separazione dei clienti.

• Creare un gruppo aziendale — l'azienda attualmente attiva diventa la sede centrale; aggiungere altre aziende con ruolo (filiale, magazzino centrale, holding).
• Panoramica del gruppo: fatturato mensile, crediti aperti, scorte di magazzino e dimensione del team come somma e per ogni azienda.
• Creare un trasferimento: selezionare azienda destinataria, prodotto e quantità — attualmente una posizione di prodotto per trasferimento.
• L'azienda destinataria registra la ricezione; solo così cambia lo stock di magazzino.
• Successivamente, opzionalmente fatturare: genera una bozza di fattura che Lei può controllare e inviare nel modulo fatturazione.

Il cruscotto per tutti i veicoli aziendali, con tre schede: Panoramica, Responsabilità del proprietario e Noleggio.

• Panoramica con semaforo per ogni veicolo: revisione scaduta in rosso, in scadenza tra otto settimane in giallo; inoltre, chilometraggio, chi è in viaggio e i costi degli ultimi dodici mesi.
• L'associazione dei documenti avviene in due fasi: prima una simulazione che mostra corrispondenze chiare per targa e casi dubbi, poi l'acquisizione con un clic.
• Responsabilità del proprietario: documentare il controllo della patente, la formazione e il controllo UVV per ogni conducente e veicolo, con data, risultato e prossima scadenza.
• I conducenti che non guidano mai possono essere esentati dal controllo con motivazione; la prova può essere scaricata come file CSV.
• Noleggio: creare tariffe (tariffa giornaliera, chilometri inclusi, prezzo per chilometro aggiuntivo, cauzione), assegnarle a ogni veicolo e renderle prenotabili online; qui può copiare il link pubblico per il noleggio.

Ogni consegna di un veicolo del parco auto a clienti o dipendenti come operazione separata — dall'auto sostitutiva al test drive, fino all'auto a noleggio a pagamento.

• Selezionare il tipo di operazione (sei tipi) — il centro di costo viene precompilato di conseguenza, ad esempio caso di garanzia a carico del produttore o auto sostitutiva dell'officina gratuita.
• Inserire il periodo; vengono offerti solo i veicoli effettivamente disponibili in quel periodo.
• Registrare lo stato alla consegna: chilometraggio e livello del carburante; per le operazioni a pagamento, aggiungere la tariffa giornaliera, i chilometri inclusi e il prezzo per chilometro extra.
• Aprire il contratto di noleggio come PDF e farlo firmare.
• Al momento della restituzione, registrare chilometri, livello del carburante e danni — il sistema calcola l'importo finale in base ai giorni e ai chilometri extra.

Gare d'appalto pubbliche e segnali di domanda privati, filtrati in base a ciò che fa per Lei — più un fascicolo per le Sue candidature in corso.

• Filtrare per paese, tipo, dimensione dell'ordine, fonte e settore; filtri rapidi per mercato interno, raccomandazioni e preferiti.
• La tabella è ordinata per pertinenza o scadenza; le scadenze inferiori a sette giorni sono evidenziate.
• Espandere la riga: AIRIS spiega perché questa opportunità è ora rilevante e, su richiesta, redige una bozza di candidatura.
• Aggiungi al fascicolo: L'operazione viene spostata nel Suo elenco di candidature con stato, scadenza e valore.
• Nel fascicolo: Gestire lo stato, creare una cartella cloud, caricare documenti e allegare prove come referenze o video.

Lo strumento per il primo colloquio con il potenziale cliente: compilare il questionario durante il colloquio, da cui AIRIS genera un rapporto con leve di risparmio concrete.

• Creare l'analisi e acquisire i dati anagrafici: Azienda, referente, settore, numero di dipendenti.
• Questionario in sei blocchi — Operazioni, Reperibilità, Vendite, Amministrazione, Persone e Processi, Obiettivi; un contatore mostra quante domande sono state risposte.
• Generare il rapporto: Riepilogo di come si lavora oggi, una tabella delle leve con un risparmio stimato con cautela per ogni argomento, punto di partenza consigliato e passi successivi.
• Salvare come PDF e consegnare al potenziale cliente — il rapporto è impaginato su A4 con carta intestata.

Opera di consultazione per i dati aziendali di Austria e Germania — per verificare i dati prima del primo contatto o di un ordine.

• Selezionare il paese, inserire il nome dell'azienda, consultare l'elenco dei risultati: Nome, stato, numero di registro delle imprese, località, forma giuridica e tribunale competente.
• Per la Germania, filtrare ulteriormente per tipo di registro e passare direttamente a Bundesanzeiger e Unternehmensregister.
• Per l'Austria sono disponibili filtri dettagliati: Area di ricerca, forma giuridica, tribunale, località e ricerca esatta.

Ad oggi, il processo termina con l'elenco dei risultati: La visualizzazione dettagliata delle singole aziende e il recupero dei documenti non sono ancora stati implementati, e i risultati non possono ancora essere acquisiti direttamente come contatto.

Il modulo Studio Legale è progettato per studi legali: fascicoli con numero di fascicolo, verifica conflitti, scadenze e promemoria, registrazione del tempo sul fascicolo e da esso la nota spese. Nel menu dello studio legale ci sono "Fascicoli" e "Scadenze"; studi fiscali e altre aziende aprono il modulo direttamente in Fascicoli. I vostri clienti sono contatti o aziende nel CRM.

• Panoramica in Fascicoli: fascicoli aperti, scadenze scadute, scadenza tra 7 giorni e importo non fatturato; cerca fascicoli per numero di fascicolo, oggetto, cliente o avversario e filtra per Aperto, In sospeso o Archiviato.
• "Carica documento" nel fascicolo lo aggiunge al fascicolo e contemporaneamente all'archivio CRM del cliente; i documenti possono essere rinominati; "Elimina" li rimuove anche dall'archivio CRM.
• Solo i tempi registrati su un fascicolo dello studio legale vengono inclusi nella nota spese. I tempi dalla registrazione tempi o da DivineTasks non portano automaticamente a una fattura.

Ogni azienda invia la propria contabilità allo studio fiscale sotto forma di file, senza che lo studio necessiti di un account. Non esiste un'interfaccia per DATEV, RZL o BMD; lo studio importa i file autonomamente.

Per gli studi medici, DivineMind è il software di ufficio e gestione accanto al sistema di gestione dello studio (PVS) — non il PVS stesso. Si applicano i moduli generali descritti in questo manuale.

• Pazienti come contatti nel CRM con email, documenti e fatture — senza cartella clinica.
• Pagina di prenotazione, dove i pazienti senza account scelgono autonomamente un appuntamento; nel calendario puoi invitare ospiti.
• Fatture e preventivi, ad esempio per prestazioni a pagamento diretto, fasi di sollecito (automatiche solo se le attivi), fatture in entrata tramite IA ed esportazione verso lo studio fiscale.
• DivineMail con bozze di risposta IA, attività, Cloud, registrazione tempi, turni e ferie, DivineMeet e workflow come in ogni azienda.
• I dati si trovano nell'UE (database a Francoforte, file a Berlino), ogni azienda è separata dalle altre, gli upload con dati personali rimangono privati.

I fornitori di servizi senza un proprio modulo di settore lavorano con i moduli generali: cartella cliente, DivineMail, calendario con pagina di prenotazione, preventivo fino a fattura, attività, Cloud, registrazione tempi, workflow e AIRIS. Qui sono descritti i processi particolarmente importanti per i fornitori di servizi.

Non ci sono modelli predefiniti forniti: utilizzi i tuoi documenti. Se il cliente non ha un indirizzo email, il preventivo rimane una bozza.

• Timbratura con regola di localizzazione: Nel menu utente in alto a destra, fai clic su "Timbra entrata" o "Timbra uscita". In Rilevazione ore → "Orologio presenze" il responsabile può attivare "Timbra solo in sede" (raggio in metri, predefinito 50); al di fuori del raggio o senza autorizzazione di localizzazione nel browser, la timbratura verrà rifiutata. Per capannoni si consiglia un raggio più ampio.
• Casella email del team: In DivineMail, sotto Impostazioni → "Account", per la casella email, seleziona "Condividi accesso", scegli la persona, imposta "può solo leggere" o "può scrivere" e fai clic su "Condividi". Solo il proprietario della casella email può concedere o revocare l'accesso.
• Archiviazione privata in DivineCloud: i nuovi file rimangono privati e vengono visualizzati solo tramite link a tempo limitato. Condividi consapevolmente una cartella esternamente tramite "Condividi" → "Link pubblico" — con password, data di scadenza o numero massimo di accessi; "Revoca" termina il link.
• Trascrizione in DivineMeet solo con consenso: l'organizzatore avvia "Avvia trascrizione", ogni partecipante sceglie "Accetto" o "Non trascrivermi". Verrà trascritta solo la parte testuale, non l'audio; se la riunione è associata a un cliente, la trascrizione finirà nella sua cartella cliente.
• DivineNote: pagine e sottopagine per verbali, briefing e conoscenze — "Nuova pagina", modelli, preferiti; con "Condividi" inviti i membri del team a visualizzare, commentare o modificare, esporta come PDF o Markdown.