Organizacija, evidencija radnog vremena, odsutnosti i zapošljavanje.
Najvažnija područja
- Organizacija — Struktura i hijerarhija.
- Osoblje — Profili zaposlenika i osnovni podaci.
- Evidencija radnog vremena — Radno vrijeme i satnice.
- Odsutnosti — Godišnji odmor i izostanci, zamjena smjena.
- Onboarding — Kontrolne liste i predlošci za nove kolege.
- Ocjene i učinak — Procjene.
- Zapošljavanje — Radna mjesta i prijave.
- Putni troškovi — Troškovi i naknade.
Create & Onboard Employees
Each employee is created once under Zaposlenici — master data, contract, and access are then available to all HR areas. An onboarding template ensures every new hire starts fully prepared.
Create Employee
Under Zaposlenici, click "New Employee" — enter name, position, department, and start date.
Complete Master Data
Go through the tabs in the profile: bank details, emergency contact, qualifications, tax, and contract data.
Assign Onboarding Template
Select a template from Predlošci za uvođenje u posao — the checklist with all tasks will be automatically generated.
Track Progress
Check off completed steps; the status shows when the employee is fully onboarded.
Grant AIRIS Access
If needed, invite under AIRIS pristup — the employee then records time and absences themselves.
Time Tracking & Approval
Work hours are recorded in Praćenje vremena, approved by the manager, and automatically flow into evaluations and payroll preparation.
Record Time
Employees clock in/out or manually enter times — including breaks and project/activity.
Review Team Overview
The manager sees all recorded team times and identifies missing or unusual entries.
Approve
Approve correct entries — only approved times count for evaluations and billing.
Evaluate
Export hours, overtime, and balances per employee or period via reports.
For shift operations, plan entire weeks in the roster — the target times then serve as a template for recording.
Za noćna i vikend dežurstva (npr. hitna služba za vodoinstalatere, grijanje, klimatizaciju) u evidenciji radnog vremena postoji kartica „Dežurstvo“: kreirajte rotaciju preko odabranih montera, prenesite dežurstvo ili ga otkažite s obrazloženjem — plan ostaje sačuvan kao dokaz.
Ako kupac putem QR naljepnice na svom postrojenju prijavi hitan kvar, alarmira se osoba koja je dežurna prema rasporedu pripravnosti. Pomoću „Preuzimam“ zadužuje intervenciju; ako se ne preuzme, alarm nakon postavljenog roka prelazi na sljedeću osobu, a na kraju na vodstvo poslovanja. Ured vidi status intervencije („Pripravnost alarmirana“, „Pripravnost preuzela“). Prekidač „Alarm aktivan“ i rok postavljate na kartici „Alarm dežurne službe“ pod karticom „Pripravnost“; pod „Posljednji alarmi“ za svaku je razinu navedeno što je isporučeno ili preskočeno. Hitne telefonske pozive DivineMind trenutačno ne prima automatski — pojedinosti u poglavlju SHK.
Automatski raspored smjena: na temelju potreba i raspoloživosti
AIRIS automatski izrađuje tjedni raspored smjena: na temelju potreba za osobljem po lokaciji, radnog vremena i raspoloživosti zaposlenika. Odobreni izostanci (godišnji odmor/bolovanje) i već planirane smjene uzimaju se u obzir.
Unos radnog vremena i potreba
Postavke → Lokacije → Zupčanik kod lokacije → Kartica „Raspored smjena“: Unesite radno vrijeme po danu u tjednu i minimalni broj osoblja (dan, vremenski okvir, uloga, broj).
Raspoloživost i želje po zaposleniku
U profilu zaposlenika pod „HR-postavke“ unesite raspoloživost po danu u tjednu (vremenski okvir) i opcionalne želje. Prazno = nije raspoloživ tog dana.
Kreiraj automatski
U rasporedu smjena odaberite tjedan i kliknite „Kreiraj automatski“. AIRIS prikazuje pregled s pokrivenošću u %, tko je raspoređen i gdje ostaju otvorene smjene — s „Preuzmi“ se plan sprema.
Prilagodi bolovanje
Ako se netko razboli: „Prilagodi bolovanje“ → odaberite zaposlenika i razdoblje. AIRIS označava smjene kao „bolovanje“ i traži zamjenu; ako se ne pronađe zamjena, nastaje otvorena smjena za preuzimanje.
Ako smjena ostane nepopunjena, AIRIS je kreira kao „otvorenu smjenu“ — vidljivu na svim lokacijama, tako da je raspoloživi kolege mogu preuzeti.
U profilu zaposlenika pod „HR postavke“ → „Poslovnice“ određujete matičnu poslovnicu, dodatne poslovnice u kojima osoba smije raditi ili prekidač „Zamjena (skakač)“ (bilo koja poslovnica). Automatski raspored, upiti za zamjenu i preuzimanje otvorenih smjena u aplikaciji pridržavaju se ovog pravila — kao i vremena odmora (EU/UK 11 sati, Kanada 8), tjednih sati i kvalifikacija.
Ako netko prijavi bolovanje (aplikacija, AIRIS ili Odsutnosti), njegova smjena postaje otvorena i sustav traži zamjenu: prvo u vlastitoj poslovnici, zatim u susjednim poslovnicama s odobrenjem, pa među zamjenama — tko god je dostupan, kvalificiran i ima slobodne sate. Voditelj poslovnice odmah dobiva push obavijest i zvonce s prijedlogom te u rasporedu smjena pritisne „Pošalji upit“; ako to dopustite u postavkama autonomije (HR · Zatraži zamjenu), sustav šalje upit samostalno. Kolega/ica dobiva push i WhatsApp s opcijama „Preuzimam“ / „Ne mogu“ — bez saznanja tko i zašto izostaje. Ako nema odgovora, upit se nakon isteka roka (10 do 60 minuta, ovisno o početku smjene) prosljeđuje sljedećoj osobi.
Request & Approve Absence
Leave and absences proceed via Odsutnosti as request → approval → calendar entry. Remaining leave and quotas are automatically calculated.
Submit Request
Employee selects type (leave, sickness, special leave), period, and adds a note if necessary.
Check Quota
The system shows remaining entitlement and warns of team overlaps.
Approve or Decline
The manager decides in the approval inbox; the employee is automatically notified.
Calendar & Balance
Approved absences appear in the team calendar; remaining leave is updated immediately.
Employees can swap shifts directly with each other — the swap is forwarded to the manager for confirmation.
Recruiting: From Vacancy to Hire
Under Zapošljavanje, you post vacancies and guide applicants through a pipeline to hiring — structured and traceable.
Create Vacancy
Use the vacancy assistant to enter title, department, requirements, and job description.
Publish
Activate the vacancy and share the application link — incoming applications automatically land in the first pipeline stage.
Move Applicants
Drag & drop candidates through stages in the Kanban board (e.g., Screening → Interview → Offer).
Evaluate & Decide
Record evaluations and notes per candidate; an outcome (Hire/Rejection) closes the application.
Add to Team
Upon hiring, create the candidate as an employee under Zaposlenici and start onboarding.
Submit & Reimburse Travel Expenses
Business trips are recorded in Putni troškovi as a trip with individual items, reviewed, and reimbursed — including mileage and per diems.
Create Trip
Enter the occasion, destination, and period of the trip.
Items & Receipts
Add individual expenses (hotel, train, entertainment) with receipts; mileage via the mileage calculator, daily rates via the per diem table.
Submit
Submit the complete trip for review — the total amount is automatically calculated.
Review & Reimburse
The manager approves in the inbox; the approved amount is ready for reimbursement.
Reviews & Performance
- Reviews — structured employee appraisals and review cycles.
- Goals & OKR — set goals, measure progress, record results.
- 1:1 Meetings — document regular appointments with agenda and notes.
- 360° Feedback — gather feedback from multiple perspectives.
Jednom precizno definirajte predloške za onboarding — svako novo zapošljavanje odmah započinje potpuno i dosljedno.