Organisaatio, ajankirjaus, poissaolot ja rekrytointi.
Tärkeimmät alueet
- Organisaatio — Rakenne ja hierarkia.
- Henkilöstö — Työntekijäprofiilit ja perustiedot.
- Ajankirjaus — Työajat ja tuntipalkat.
- Poissaolot — Lomat ja poissaolot, vuoronvaihto.
- Perehdytys — Tarkistuslistat ja mallit uusille kollegoille.
- Arvioinnit ja suorituskyky — Arvioinnit.
- Rekrytointi — Avoimet paikat ja hakemukset.
- Matkakulut — Kulukorvaukset ja hyvitykset.
Työntekijöiden luominen ja perehdytys
Jokainen työntekijä luodaan kerran osoitteessa Työntekijät – perustiedot, sopimus ja käyttöoikeudet ovat sen jälkeen kaikkien HR-osastojen käytettävissä. Perehdytysmallin avulla jokainen uusi työntekijä pääsee heti täyteen vauhtiin.
Luo työntekijä
Siirry kohtaan Työntekijät ja valitse ”Uusi työntekijä” – syötä nimi, tehtävä, osasto ja aloituspäivämäärä.
Täydennä perustiedot
Käy profiilin välilehdet läpi: pankkitiedot, hätäyhteystiedot, pätevyydet, vero- ja sopimustiedot.
Määritä perehdytysmalli
Valitse malli kohdasta Perehdytysmallit – tehtävälista luodaan automaattisesti.
Seuraa edistymistä
Merkitse suoritetut vaiheet tehdyiksi; tila näyttää, milloin työntekijä on täysin perehdytetty.
Myönnä AIRISin käyttöoikeus
Kutsu tarvittaessa kohdasta AIRISin käyttöoikeus – työntekijä kirjaa sitten itse ajat ja poissaolot.
Työajan seuranta ja hyväksyntä
Työajat kirjataan osoitteessa Tunninseuranta, esimies hyväksyy ne ja ne siirtyvät automaattisesti analyyseihin ja palkanlaskennan valmisteluun.
Kirjaa aika
Työntekijät leimaavat sisään/ulos tai syöttävät ajat manuaalisesti – taukojen sekä projektin/tehtävän kanssa.
Tarkista tiimin yleiskatsaus
Esimies näkee kaikki tiimin kirjatut ajat ja tunnistaa puuttuvat tai epätavalliset kirjaukset.
Hyväksy
Hyväksy oikeat merkinnät – vain hyväksytyt ajat lasketaan analyyseihin ja palkanlaskentaan.
Analysoi
Vie tunnit, ylityöt ja saldot työntekijä- tai ajanjaksokohtaisesti raporttien kautta.
Vuorotyössä suunnittele kokonaiset viikot työvuorolistaan (Roster) – tavoiteajat toimivat sitten kirjaamisen pohjana.
Yö- ja viikonloppuvarallaoloon (esim. LVI-päivystys) on työajanseurannassa ”Varallaolo”-välilehti: luokaa rotaatio valittujen asentajien kesken, siirtäkää varallaolo tai perukaa se perusteluineen – suunnitelma säilyy todisteena.
Jos asiakas ilmoittaa kiireellisestä viasta laitteensa QR-tarran kautta, hälytetään päivystysaikataulun mukainen henkilö. Painikkeella ”Otan tehtävän” hän vastaa keikasta; ilman kuittausta hälytys siirtyy asetetun määräajan jälkeen seuraavalle henkilölle ja lopulta johdolle. Toimisto näkee tilanteen keikalla (”Päivystys hälytetty”, ”Päivystys ottanut tehtävän”). Kytkimen ”Hälytys aktiivinen” ja määräajan asetat välilehdellä ”Päivystys” kortissa ”Päivystyshälytys”; kohdassa ”Viimeisimmät hälytykset” näkyy tasoittain, mitä toimitettiin tai ohitettiin. DivineMind ei tällä hetkellä ota puhelinhätätilanteita vastaan automaattisesti — lisätietoja LVI-luvussa.
Automaattinen työvuorosuunnitelma: tarpeen ja saatavuuden perusteella
AIRIS luo viikoittaisen työvuorosuunnitelman automaattisesti kunkin toimipisteen henkilöstötarpeen, aukioloaikojen ja työntekijöiden saatavuuden perusteella. Hyväksytyt poissaolot (loma/sairaus) ja jo suunnitellut vuorot otetaan huomioon.
Aukioloajat ja tarve
Asetukset → Toimipisteet → Toimipisteen rataskuvake → „Työvuorosuunnitelma“-välilehti: Syötä aukioloajat viikonpäivittäin ja vähimmäismiehitys (päivä, aikaikkuna, rooli, määrä).
Saatavuus ja toiveet työntekijöittäin
Työntekijäprofiilissa kohdassa „HR-asetukset“ syötä saatavuus viikonpäivittäin (aikaikkuna) ja valinnaiset toiveet. Tyhjä = ei saatavilla kyseisenä päivänä.
Luo automaattisesti
Valitse viikko työvuorosuunnitelmassa ja napsauta „Luo automaattisesti“. AIRIS näyttää esikatselun, jossa näkyy kattavuus prosentteina, kuka on miehitetty ja minne jää avoimia vuoroja — suunnitelma tallennetaan napsauttamalla „Hyväksy“.
Muokkaa sairausilmoitusta
Jos joku sairastuu: „Muokkaa sairausilmoitusta“ → valitse työntekijä ja ajanjakso. AIRIS merkitsee vuorot „sairas“-tilaan ja etsii korvaajaa; jos korvaajaa ei löydy, syntyy avoin vuoro, joka voidaan ottaa vastaan.
Jos vuoro jää miehittämättä, AIRIS luo siitä „avoimen vuoron“ — joka on näkyvissä kaikille toimipisteille, jotta vapaat kollegat voivat ottaa sen vastaan.
Määritä työntekijän profiilissa kohdassa ”HR-asetukset” → ”Toimipisteet” päätoimipiste, muut sallitut toimipisteet tai valinta ”Kiertävä työntekijä” (kaikki toimipisteet). Automaattinen työvuorosuunnittelu, sijaishaut ja avointen vuorojen vastaanotto sovelluksessa noudattavat tätä sääntöä — samoin kuin lepoaikoja (EU/UK 11 tuntia, Kanada 8), viikkotunteja ja pätevyyksiä.
Jos joku ilmoittautuu sairaaksi (sovellus, AIRIS tai poissaolot), vuoro vapautuu ja järjestelmä etsii sijaista: ensin omasta toimipisteestä, sitten hyväksytyistä lähitoimipisteistä, sen jälkeen kiertävistä työntekijöistä — kuka on vapaana, pätevä ja jolla on tunteja jäljellä. Toimipisteen esihenkilö saa heti push-ilmoituksen ja kellonäkymään ehdotuksen ja painaa työvuorolistassa ”Lähetä pyyntö”; jos sallitte sen automaatioasetuksissa (HR · Pyydä sijaista), järjestelmä lähettää pyynnön automaattisesti. Työntekijä saa push- ja WhatsApp-viestin vastausvaihtoehdoilla ”Otan vuoron” / ”En pääse” — näkemättä, kuka on poissa ja miksi. Jos vastausta ei tule, pyyntö siirtyy aikarajan jälkeen (10–60 minuuttia vuoron alkuun perustuen) seuraavalle henkilölle.
Poissaolojen hakeminen ja hyväksyminen
Lomat ja poissaolot kulkevat osoitteen Poissaolot kautta hakemuksena → hyväksyntänä → kalenterimerkintänä. Jäljellä olevat lomat ja kiintiöt lasketaan automaattisesti.
Tee hakemus
Työntekijä valitsee tyypin (loma, sairaus, erityisloma), ajanjakson ja lisää tarvittaessa muistiinpanon.
Tarkista kiintiö
Järjestelmä näyttää jäljellä olevan oikeuden ja varoittaa päällekkäisyyksistä tiimissä.
Hyväksy tai hylkää
Esimies päättää hyväksyntälaatikossa; työntekijälle ilmoitetaan automaattisesti.
Kalenteri ja saldo
Hyväksytyt poissaolot näkyvät tiimikalenterissa, ja jäljellä oleva loma päivitetään välittömästi.
Työntekijät voivat vaihtaa vuoroja suoraan keskenään – vaihto välitetään esimiehelle vahvistusta varten.
Rekrytointi: avoimesta paikasta palkkaukseen
Osoitteessa Rekrytointi voit julkaista työpaikkoja ja ohjata hakijoita rekrytointiprosessin läpi palkkaukseen asti – jäsennellysti ja jäljitettävästi.
Luo työpaikka
Syötä työpaikka-avustajan kautta otsikko, osasto, vaatimukset ja ilmoitusteksti.
Julkaise
Aktivoi työpaikka ja jaa hakulinkki – saapuvat hakemukset päätyvät automaattisesti ensimmäiseen vaiheeseen.
Siirrä hakijoita
Siirrä ehdokkaita Kanban-taululla vetämällä ja pudottamalla vaiheiden läpi (esim. seulonta → haastattelu → tarjous).
Arvioi ja päätä
Kirjaa arvioinnit ja muistiinpanot jokaisesta ehdokkaasta; lopputulos (palkkaus/hylkäys) päättää hakemuksen.
Siirrä tiimiin
Palkatessasi luo ehdokas työntekijäksi osoitteessa Työntekijät ja aloita perehdytys.
Matkakulujen ilmoittaminen ja korvaaminen
Työmatkat kirjataan osoitteessa Matkakulut matkana yksittäisine erineen, tarkistetaan ja korvataan – mukaan lukien kilometrikorvaukset ja päivärahat.
Luo matka
Syötä matkan tarkoitus, kohde ja ajanjakso.
Erät ja kuitit
Lisää yksittäiset kulut (hotelli, juna, edustus) kuitin kanssa; matkat kilometrilaskurin kautta, päivärahat päivärahataulukon kautta.
Lähetä
Lähetä täydellinen matka tarkistettavaksi – summa lasketaan automaattisesti.
Tarkista ja korvaa
Esimies hyväksyy saapuneet; hyväksytty summa on valmis korvattavaksi.
Arvioinnit ja suorituskyky
- Arvioinnit – jäsennellyt työntekijäkeskustelut ja arviointisyklit.
- Tavoitteet ja OKR – aseta tavoitteita, mittaa edistymistä, kirjaa tulokset.
- 1:1-keskustelut – dokumentoi säännölliset tapaamiset agendan ja muistiinpanojen kanssa.
- 360°-palaute – kerää palautetta useista näkökulmista.
Määritelkää perehdytysmallit huolellisesti kerran — jokainen uusi rekrytointi alkaa niillä välittömästi täydellisesti ja yhdenmukaisesti.