Suunnitelkaa, osoittakaa ja kirjatkaa aikoja.
Tehtävien parissa työskentely
Avaa Divine Tasks
Alue Tehtävät.
Luo tehtävä
Määritä otsikko, kuvaus, eräpäivä, prioriteetti ja vastuuhenkilö.
Määritä ja seuraa
Määritä tehtäviä henkilöille; seuraa tilaa taulun/listan kautta.
Kirjaa aika
Dokumentoi työtunnit — analyysi Aikakirjaukset -kohdasta.
Projektin luominen ja asiakkaiden määrittäminen
Uuden projektin luominen
Valitkaa Divine Tasksissa ”Uusi projekti” ja määrittäkää nimi, ajanjakso, väri ja kuvaus.
Asiakkaiden linkittäminen
Määrittäkää projektille CRM-yhteyshenkilö asiakkaaksi — projekti näkyy sitten suoraan asiakkaalla ja kaikki asiakirjat pysyvät liitettyinä.
Projektin avaaminen
Projektin napsauttaminen avaa projektitiedoston, jossa on yleiskatsaus, aikataulu, riskit, budjetti, aliprojektit ja tiedostot.
Aliprojektit ja tehtävät
- Rakenne kolmella tasolla: Projekti → Aliprojekti → Tehtävä. Näin myös suuri toimeksianto pysyy selkeänä.
- Projektitiedostossa ”Aliprojektit”-välilehti näyttää jokaisen aliprojektin tilan, prioriteetin, edistymisen ja suoritettujen tehtävien määrän.
- Aliprojektin napsauttaminen avaa sen oman tiedoston — samoilla välilehdillä, mukaan lukien omat tehtävät ja tiedostot.
- Jokaisella tehtävällä voi olla omat liitteensä/PDF-tiedostonsa (esim. suunnitelma, spesifikaatio) — näkyvissä suoraan tehtävädialogissa kohdassa ”Liitteet”.
Tiedostojen ja pilvikansioiden yhdistäminen
Pilvikansion luominen
Luokaa projektin ”Tiedostot”-välilehdellä yhdellä napsautuksella DivineCloud-kansio projektille — se kytketään pysyvästi projektiin.
PDF-tiedostojen ja dokumenttien tallentaminen
Ladatkaa tiedostot suoraan; ne näkyvät projektissa ja ovat samalla DivineCloudissa — koko tiimin ladattavissa.
Tason valitseminen
Kansiot ja tiedostot voidaan tallentaa projekti-, aliprojekti- ja tehtävätasolle — jokaisella tasolla on omat asiakirjansa.
Sähköpostien yhdistäminen projekteihin ja tehtäviin
- DivineMailissa jokainen sähköposti voidaan liittää projektiin, aliprojektiin tai tehtävään — manuaalisesti tai ehdotuksen perusteella.
- Jos sähköposti sisältää tärkeän PDF-tiedoston, liite tallennetaan automaattisesti projektin pilvikansioon — ja pysyy kytkettynä projektiin ja tehtävään.
- Näin allekirjoitettu sopimus tai suunnitelma päätyy postilaatikosta suoraan oikeaan projektitiedostoon — mitään ei katoa, mitään ei tarvitse tallentaa kahteen kertaan.
Portfolio- ja projektinhallinta
- Portfolio-Cockpit: kaikki projektit yhdellä silmäyksellä – budjetin tila, aikataulun liikennevalot, avoimet riskit ja edistyminen.
- Resurssit ja käyttöaste: työtunnit työntekijää kohti viikossa kaikissa projekteissa – yli 100 %:n ylikuormitus heti tunnistettavissa.
- Vaatimustenmukaisuus ja hyväksynnät: Hyväksyntävaiheet sekä muutoshistoria (kuka muutti, mitä ja milloin).
- What-if-skenaario: vaikutus budjettiin, aikatauluun ja riskiin yhdellä napsautuksella – AIRIS arvioi ja suosittelee.
- Metodologiamallit: vaiheet, portit ja tehtävät napin painalluksella – käyttäen samaa Workflow-moottoria kuin muu yritys.
Lisää
- Toistuvat tehtävät säännöllisiin rutiineihin.
- Aikaraportit laskutuksen ja kuormituksen perustana.
- Linkitys CRM-tapahtumiin ja ”Oma työtila” -osioon.
Luo säännölliset tehtävät toistuviksi — ne ilmestyvät automaattisesti seuraavaan määräaikaan manuaalisen uudelleenluomisen sijaan.