Suorita prosesseja sääntöpohjaisesti — hyväksyntöjen ja valvonnan kanssa.
AIRIS suorittaa tehtäviä livenä — hyväksynnällä chatissa
Kerrot AIRISille, mitä tehdä, ja seuraat: AIRIS luo yhteystiedon, luo tarjouksen mallistasi ja valmistelee saateviestin. Lähetys tapahtuu vasta, kun napautat chatissa ”Hyväksy ja lähetä” — sekä verkossa että AIRIS-sovelluksessa.
Tehtävä yhdellä lauseella
Esimerkiksi: ”Luo asiakas ja valmistele tarjous mallistamme saateviestillä.” Selkeä komento kuten ”luo” suoritetaan ilman lisäkysymyksiä. ”Valmistele” jää luonnokseksi.
Seuraa
Palkki ”AIRIS työskentelee” näyttää vaiheet (Yhteystieto, tarjous, saateviesti). Verkossa AIRIS avaa oikean luettelon ja merkitsee uuden rivin lyhyesti. ”Pysäytä” keskeyttää tehtävän.
Muokkaa seuraavalla komennolla
”Tee tarjous voimassa olevaksi 14 päivää” — AIRIS mukauttaa sen. Hyväksyntä koskee aina viimeksi tarkistettua versiota; jos asiakirja muuttuu sen jälkeen, hyväksyntä raukeaa ja AIRIS esittää uuden kortin.
Hyväksy ja lähetä
Chatin kortti näyttää vastaanottajan, aiheen, summan ja liitteen. Napautus ”Hyväksy ja lähetä” suorittaa toiminnon välittömästi; ”Suoritettu” ilmestyy vasta, kun lähetys on vahvistettu. ”Ei” hylkää, mitään ei lähetetä.
Uudelleenlataus ei keskeytä mitään
Tehtävä suoritetaan palvelimella. Uudelleenlatauksen, välilehden tai laitteen vaihdon jälkeen palkki ilmoittaa ”Yhdistetty uudelleen — mitään ei ole kadonnut”. Samaa komentoa ei suoriteta toista kertaa 10 minuutin sisällä.
Jos kysyt jotain (”Kuinka monta laskua on avoinna?”), saat vastauksen chatissa ja lisäksi verkossa luettelon sopivalla suodattimella. Työntekijät, joilla ei ole hyväksyntäoikeutta, näkevät kortissa ”odottaa omistajaa tai järjestelmänvalvojaa”.
Puhelin puhuu, tietokone reagoi
Antakaa AIRISille tilaus AIRIS-sovelluksessa – tekstinä tai puheena. Jos sama tili on kirjautuneena samaan yritykseen tietokoneella, tietokone jatkaa siitä: se avaa sopivan luettelon, korostaa uuden rivin ja näyttää tarjouksen ja hyväksyntäkortin AIRIS-ikkunassa. Ei pariliitosta, ei koodia – vain teidän tilinne.
Molemmat laitteet kirjautuneena
Avaa DivineMind tietokoneella ja AIRIS-sovellus puhelimella. Tietokone ilmoittaa olevansa aktiivinen laite muutaman sekunnin välein. Jos useita tietokoneita on avoinna, vain viimeksi käytetty reagoi.
Kysy tai tilaa puhelimella
„Kuinka monta laskua on avoinna?“ – vastaus tulee puhelimeen, ja tietokone avaa laskuluettelon suodattimella „avoinna“. Koko tilaus („Luo asiakas ja valmista tarjous saatepostilla“) etenee tietokoneella nauhana „AIRIS työskentelee · puhelimesta“.
Avattu tietokoneella
Heti kun tietokone on avannut luettelon, sovelluksessa lukee „Avattu tietokoneella“. Hyväksyntäkortti ilmestyy molempiin laitteisiin.
Hyväksy, missä olettekin
Napauta puhelimella „Hyväksy ja lähetä“ – kortti tietokoneella näyttää pian sen jälkeen „suoritettu“. Myös päinvastoin: mitä käynnistätte tietokoneella, puhelin näyttää vastauksella ja kortilla, merkittynä „tietokoneelta“.
Sammuttaminen
AIRIS-ikkunassa tietokoneella puhelimen kuvake sammuttaa tai käynnistää ohjauksen puhelimesta. Kun ohjaus on sammutettu, tilaukset jatkuvat, mutta tietokone ei enää reagoi niihin.
Vain tietokone, johon olette itse kirjautuneena samassa yrityksessä, reagoi – ei koskaan toisen käyttäjän näyttö. Hyväksyntä koskee täsmälleen tarkistettua versiota, riippumatta siitä, millä laitteella napautatte.
Yhteystiedot kuvasta, kuvakaappauksesta, allekirjoituksesta tai PDF-tiedostosta
Lähetä AIRISille valokuva käyntikortista, kuvakaappaus (esim. profiili tai julkaisutiedot), liitetty sähköpostin allekirjoitus tai PDF-tiedosto, jossa on kirjelomake. AIRIS lukee nimen, yrityksen, tehtävän, sähköpostin, puhelimen, verkkosivuston, osoitteen ja toimialan ja näyttää kortin chatissa – sekä verkossa että AIRIS-sovelluksessa.
Liitä tai lisää
Liitä valokuva, kuvakaappaus tai PDF-tiedosto AIRIS-chattiin (sovelluksessa myös suoraan kameralla) tai lisää allekirjoitus viestiin. Lisää lause, kuten „luo asiakkaaksi“ tai „merkitse liidiksi“.
Tarkista kortti
Jokainen kenttä näyttää alkuperänsä („kuvasta“, „lauseestasi“). Puuttuvat tiedot näkyvät tyhjänä paikkana ja ne voi täyttää suoraan kortissa. Jos yhteystieto on jo olemassa, AIRIS ilmoittaa siitä ja tarjoaa „Yhdistä“ tai „Luo silti uusi“.
Liidi tai asiakas, luo sitten
Valitse liidi tai asiakas ja napauta „Luo yhteystieto“. Jos lauseessa on jo selkeä komento, kuten „luo … asiakkaaksi“, AIRIS luo sen välittömästi – ilman kysymystä. „Luotu“ ilmestyy vasta, kun yhteystieto on tallennettu; verkossa yhteystietoluettelo siirtyy uuteen riviin.
Kuva vain pyydettäessä
Kuvaa käytetään vain tunnistamiseen. Valinnalla „Tallenna kuva liitteeksi“ AIRIS tallentaa käyntikortin myös dokumenttina yhteystietoon – muuten ei.
Sama luonnos ei koskaan luo kahta yhteystietoa: toinen napautus tuottaa saman yhteystiedon. Demoyrityksissä sallitaan vain esimerkkidata (esim. max@firma.example).
Luo työnkulku
Avaa automaatio
Alue Automaatio — Kojelauta tilan ja mallien kanssa.
Luo uusi työnkulku
Määrittele Uusi työnkulku -sivulla käynnistimet (tapahtuma/aikataulu) ja toiminnot.
Ehdot ja vaiheet
Kokoa säännöt, haarautumiset ja toiminnot.
Aktivoi ja tarkkaile
Aktivoi työnkulku; seuraa suorituksia kohdassa Automaatio › Suoritukset.
Ohjaus ja valvonta
- Mallit yleisiin prosesseihin.
- Aikataulut toistuviin suorituksiin.
- Hyväksynnät — kriittiset vaiheet vaativat vahvistuksen.
- Valvonta ja tilastot — täydellinen jäljitettävyys.
Aloitusmallit toimialoittain
Jotkin toimialavalikot avaavat valmiin mallin suoraan työnkulun muokkaimeen. Se on aluksi passiivinen — muokkaa tekstejä ja aikoja ja aktivoi se vasta sen jälkeen.
- Ravintola-ala: No-show-työnkulku (muistutus ennen varausta) ja jälkitilaus (tarkista tilaustarve maanantaisin).
- Tukku- ja lääkeala: Erän takaisinkutsun työnkulku.
- Vähittäiskauppa: Palautuksen työnkulku. Rakennusala: Lisäkustannusten lisätyönkulku.
- Kiinteistöhuolto: Kohteen laadunvalvonta — viikoittainen tarkastustehtävä ja sen jälkeen pyyntö palautteesta asiakkaalle.
- Lääkäriasema: Seurantareseptin muistutus — muistutus potilaalle ilman terveystietoja sähköpostissa, reseptin kirjoittaminen päätyy tehtäväksi vastaanoton tiimille.
- Veroneuvonta: Määräaikojen muistutus — asiakkaalle muistutetaan puuttuvista asiakirjoista, viiden päivän kuluttua tulee tehtävä seurantaa varten.
Tallenna ja aktivoi
Tallenna malli ja valitse sitten „Aktivoi nyt“ → „Kyllä, aktivoi“. Jos yrityksesi automaatio on vielä pois päältä, se kytketään päälle tässä yhteydessä.
Suorita kontaktille
Työnkulun muokkaimessa valitse „Testaa“: avautuu „Suorita työnkulku kontaktille“. Etsi kontakti (nimi tai sähköpostiosoite), valitse „Suorita nyt“. AIRIS kirjoittaa sähköpostin työnkulun tavoitteen mukaisesti.
Hyväksy sähköposti
Jos hyväksyntätila on päällä, sähköposti on ensin hyväksyttävien kohdassa. Vasta hyväksyntäsi jälkeen se lähetetään kontaktille; tehtävä luodaan välittömästi.
AIRIS-muisti & taidot
AIRIS muistaa jokaisesta asiakkaasta muistiinpanot, tarjoukset, laskut, sähköpostit ja chat-keskustelut. Näiden perusteella AIRIS tunnistaa useiden asiakkaiden kohdalla toistuvat prosessit ja ehdottaa niitä taitona.
Katso ehdotus
Kohdassa Automaatio › AIRIS-taidot: käynnistin, jokainen vaihe ja kuinka monen asiakkaan kohdalla prosessi esiintyi. Uudet ehdotukset ilmoitetaan kellolla.
Vahvista tai hylkää
Vasta sinun vahvistuksesi aktivoi taidon — se toimii sitten työnkulkuina. Hylätyt ehdotukset eivät tule uudelleen.
Seuraa & keskeytä
AIRIS laskee onnistuneet ja epäonnistuneet suoritukset; keskeytys on mahdollista milloin tahansa.
- Taitoihin liittyvät sähköpostit asiakkaille lähetetään aina vasta sinun hyväksyntäsi jälkeen.
- AIRIS vastaa muistista vain lähteistä, joita sinulla on lupa lukea — vieraat postilaatikot ja yksityiset keskustelut pysyvät piilossa.
- Päätä suoraan AIRIS-chatissa: Kysy „Mitä taitoja olet tunnistanut meille?“ — AIRIS vastaa kortilla, jossa on painikkeet Hyväksy, Muokkaa ja Hylkää. Tulos näkyy välittömästi kortilla.
- „Etsi prosesseja nyt“ -toiminnolla käynnistät tunnistuksen välittömästi; muuten AIRIS tarkistaa kerran viikossa.
Antakaa merkityksellisten toimintojen kulkea aluksi hyväksyntöjen kautta. Lisätkää autonomiaa vasta, kun prosessi on testattu (katso ”Onboarding — Autonomia”).