Organización, registro de tiempo, ausencias y contratación.
Áreas más importantes
- Organización — Estructura y jerarquía.
- Personal — Perfiles de empleados y datos maestros.
- Registro de tiempo — Horas de trabajo y tarifas por hora.
- Ausencias — Vacaciones y bajas, cambio de turno.
- Onboarding — Listas de verificación y plantillas para nuevos compañeros.
- Evaluaciones y Rendimiento — Valoraciones.
- Contratación — Puestos y solicitudes.
- Gastos de viaje — Dietas y reembolso.
Crear e incorporar empleados
Cada empleado se crea una vez en Empleados — los datos maestros, el contrato y los accesos están disponibles para todas las áreas de RRHH. Con una plantilla de onboarding, cada nueva contratación comienza de forma completa e inmediata.
Crear empleado
En Empleados, haga clic en "Nuevo empleado" — introduzca el nombre, puesto, departamento y fecha de inicio.
Completar datos maestros
En el perfil, revise las pestañas: datos bancarios, contacto de emergencia, cualificaciones, datos fiscales y contractuales.
Asignar plantilla de onboarding
Seleccione una plantilla de Plantillas de incorporación — la lista de verificación con todas las tareas se creará automáticamente.
Seguir el progreso
Marque los pasos completados; el estado muestra cuándo el empleado estará completamente incorporado.
Otorgar acceso a AIRIS
Si es necesario, invite en Acceso a AIRIS — el empleado registrará sus horas y ausencias.
Registro y aprobación de tiempo
Las horas de trabajo se registran en Seguimiento del tiempo, son aprobadas por el gerente y se incorporan automáticamente a los análisis y la preparación de nóminas.
Registrar tiempo
Los empleados fichan al entrar/salir o registran las horas manualmente — incluyendo pausas y proyecto/actividad.
Revisar vista de equipo
El gerente ve todas las horas registradas del equipo e identifica registros faltantes o inusuales.
Aprobar
Apruebe las entradas correctas — solo las horas aprobadas cuentan para los análisis y la facturación.
Analizar
Exporte horas, horas extras y saldos por empleado o período a través de los informes.
En operaciones por turnos, planifique semanas enteras en el plan de turnos (Roster) — las horas objetivo servirán como plantilla para el registro.
Para las guardias nocturnas y de fin de semana (p. ej., servicio de emergencia), la sección de registro horario tiene la pestaña 'Guardia': genere una rotación entre los técnicos seleccionados, reasigne una guardia o cancélela con justificación — el plan se mantiene como prueba.
Si un cliente reporta una avería urgente mediante el adhesivo QR de su instalación, se alerta a la persona de guardia según el cuadrante. Al pulsar «Me hago cargo», queda asignada al servicio; sin confirmación, la alerta pasa a la siguiente persona tras el plazo configurado y, finalmente, a la dirección de operaciones. La oficina ve el estado del servicio («Guardia alertada», «Guardia asumida»). Configure el interruptor «Alerta activa» y el plazo en la pestaña «Guardia», dentro de la tarjeta «Alerta de guardia»; en «Últimas alertas» se detalla por nivel qué se ha entregado o ignorado. Por el momento, DivineMind no recibe urgencias telefónicas de forma automática; consulte los detalles en el capítulo SHK.
Planificación automática de turnos: a partir de la necesidad y disponibilidad
AIRIS crea automáticamente el horario semanal de turnos a partir de las necesidades de personal por ubicación, los horarios de apertura y la disponibilidad de los empleados. Las ausencias aprobadas (vacaciones/baja por enfermedad) y los turnos ya planificados se tienen en cuenta.
Establecer horarios de apertura y necesidades
Configuración → Ubicaciones → Icono de engranaje en la ubicación → Pestaña «Planificación de turnos»: Registre los horarios de apertura por día de la semana y la dotación mínima (Día, Franja horaria, Rol, Cantidad).
Disponibilidad y preferencias por empleado
En el perfil del empleado, en «Configuración de RR. HH.», introduzca la disponibilidad por día de la semana (franja horaria) y las preferencias opcionales. Vacío = no disponible ese día.
Crear automáticamente
En el plan de turnos, seleccione la semana y haga clic en «Crear automáticamente». AIRIS muestra una vista previa con la cobertura en %, quién está asignado y dónde quedan turnos abiertos — con «Aplicar» se guarda el plan.
Ajustar baja por enfermedad
Si alguien enferma: «Ajustar baja por enfermedad» → seleccione el empleado y el período. AIRIS marca los turnos como «enfermo» y busca un reemplazo; si no se encuentra ninguno, se crea un turno abierto para ser cubierto.
Si un turno queda sin cubrir, AIRIS lo crea como un «turno abierto» — visible en todas las ubicaciones, para que los compañeros disponibles puedan cubrirlo.
En el perfil del empleado, en «Ajustes de RR. HH.» → «Sucursales», defina la sucursal principal, otras sucursales autorizadas o la opción «Comodín» (cualquier sucursal). La planificación automática, las solicitudes de sustitución y la asignación de turnos abiertos en la app respetan esta regla, así como los descansos mínimos (UE/RU 11 h, Canadá 8 h), las horas semanales y la cualificación.
Si alguien reporta una baja (app, AIRIS o ausencias), su turno queda libre y el sistema busca sustituto: primero en su sucursal, luego en sucursales cercanas autorizadas y después comodines (según disponibilidad, cualificación y horas restantes). La dirección de sucursal recibe al instante una notificación push y en la campana con la propuesta, y pulsa «Enviar solicitud» en el cuadrante; si lo autoriza en la configuración de autonomía (RR. HH. · Solicitar sustituto), el sistema lo hace automáticamente. El empleado recibe una notificación push y por WhatsApp con «Acepto» / «No puedo», sin ver quién falta ni el motivo. Si no responde en el plazo fijado (10 a 60 min, según el inicio del turno), la solicitud pasa al siguiente.
Solicitar y aprobar ausencias
Las vacaciones y ausencias se gestionan a través de Ausencias como solicitud → aprobación → entrada en el calendario. Las vacaciones restantes y los cupos se calculan automáticamente.
Presentar solicitud
El empleado selecciona el tipo (vacaciones, enfermedad, permiso especial), el período y añade una nota si es necesario.
Verificar cupo
El sistema muestra el derecho restante y advierte sobre solapamientos en el equipo.
Aprobar o rechazar
El gerente decide en la bandeja de entrada de aprobaciones; el empleado es notificado automáticamente.
Calendario y saldo
Las ausencias aprobadas aparecen en el calendario del equipo, las vacaciones restantes se actualizan inmediatamente.
Los empleados pueden intercambiar turnos directamente entre ellos — el intercambio se envía al gerente para su confirmación.
Reclutamiento: del puesto a la contratación
En Contratación, usted publica puestos y guía a los candidatos a lo largo de un proceso hasta la contratación — de forma estructurada y transparente.
Crear puesto
Utilice el asistente de puestos para registrar el título, departamento, requisitos y texto de la oferta.
Publicar
Active el puesto y comparta el enlace de solicitud — las solicitudes entrantes se dirigen automáticamente a la primera etapa del proceso.
Mover candidatos
Arrastre y suelte a los candidatos en el tablero Kanban a través de las etapas (ej. Revisión → Entrevista → Oferta).
Evaluar y decidir
Registre evaluaciones y notas por candidato; un resultado (contratación/rechazo) cierra la solicitud.
Incorporación al equipo
Al contratar, cree al candidato como empleado en Empleados e inicie el onboarding.
Presentar y reembolsar gastos de viaje
Los viajes de negocios se registran en Gastos de viaje como un viaje con partidas individuales, se revisan y se reembolsan — incluyendo kilometraje y dietas.
Crear viaje
Registre el motivo, destino y período del viaje.
Partidas y recibos
Añada gastos individuales (hotel, tren, comidas) con recibo; viajes a través de la calculadora de kilometraje, dietas a través de la tabla de tarifas fijas.
Presentar
Presente el viaje completo para su revisión — la suma se calcula automáticamente.
Revisar y reembolsar
El gerente aprueba en la bandeja de entrada; el importe aprobado está listo para el reembolso.
Evaluaciones y rendimiento
- Revisiones — conversaciones estructuradas con empleados y ciclos de evaluación.
- Objetivos y OKR — establecer objetivos, medir el progreso, registrar resultados.
- Conversaciones 1:1 — documentar reuniones regulares con agenda y notas.
- Feedback 360° — obtener retroalimentación desde múltiples perspectivas.
Defina las plantillas de Onboarding una vez de forma clara — cada nueva contratación comenzará de inmediato de forma completa y uniforme.