Otros módulos

La primera pantalla después de iniciar sesión es un informe, no una página de menú: lo que ha sucedido desde ayer, lo que ahora requiere una decisión por su parte y una sugerencia de AIRIS.

• Desde ayer: publicaciones realizadas, nuevos interesados, consultas de clientes respondidas por AIRIS, correos enviados, facturas pagadas con importe, tareas completadas.
• Esperando por usted: un máximo de tres puntos, cada uno clicable y directamente en el lugar correcto — aprobaciones pendientes con importe, comprobantes que caducan, defectos vencidos, conversaciones escaladas.
• Para cuentas nuevas, adicionalmente: tarjeta de bienvenida con el siguiente paso lógico y una lista de verificación de configuración con el progreso en porcentaje.
• Éxitos rápidos del sector: hasta tres tareas iniciales adecuadas para su sector, cada una lleva directamente a la función.

La vista del auditor para cada llamada gestionada por AIRIS: fecha y hora, llamante, resumen, historial completo de la conversación — y cada acción individual de la IA con argumentos, resultado y clase de riesgo. Para su control y como prueba ante los auditores.

• Lista de todas las llamadas con métricas: cuántas tienen una laguna, a cuántas les falta la transcripción o el resumen, en cuántas el llamante fue desconocido.
• Un clic abre el expediente de la llamada — resumen, historial de la conversación y las acciones de la IA en el orden de la conversación.
• Cada acción tiene una clase de riesgo: Consulta (solo lectura), Creación (se genera un registro) o Envío externo (algo se envió al cliente y no se puede deshacer).
• Las lagunas se muestran en lugar de ocultarse. Una vista del auditor que omita registros faltantes sería inútil.
• El aviso de divulgación de IA según el Artículo 50 de la Ley de IA de la UE se encuentra en cada expediente.

Trabaje directamente con clientes y proveedores que también utilicen DivineMind: realice pedidos y visualice documentos sin necesidad de recurrir a correos electrónicos con archivos PDF. Importante: El sistema nunca revela si otra empresa utiliza DivineMind; la conexión solo se establece si ambas partes lo aprueban.

• Solicitar conexión: Abra el contacto o proveedor y haga clic en «Conexión directa». El botón siempre tiene el mismo aspecto: si la empresa utiliza DivineMind, recibirá su solicitud; si aún no lo utiliza, se convertirá en una invitación.
• La otra parte confirma en «Red de socios» → Solicitudes para usted. Solo entonces podrán verse mutuamente; si se rechaza, no se enviará ninguna notificación.
• Realizar pedidos: Con una conexión activa, abra el catálogo del socio, introduzca las cantidades y envíe el pedido. Se aplicarán los precios que el socio haya establecido para usted.
• En el proveedor se genera de inmediato un pedido de venta aceptado con confirmación de pedido, y en su cuenta, el pedido de compra correspondiente; ambos quedan vinculados entre sí.
• A la derecha, verá de forma continua los pedidos, albaranes y facturas que el socio comercial ha generado para sus pedidos.
• Desconexión posible en cualquier momento: la conexión se finalizará y los documentos existentes se mantendrán sin cambios.

Para empresas con varias firmas independientes: una visión financiera común y transferencias de mercancías entre las empresas, sin renunciar a la separación de clientes.

• Crear grupo empresarial — la empresa actualmente activa se convierte en la sede central; añadir otras empresas con rol (sucursal, almacén central, holding).
• Resumen del grupo: facturación mensual, cuentas por cobrar, inventario y tamaño del equipo como suma y por empresa.
• Crear transferencia: seleccionar empresa receptora, producto y cantidad — actualmente una posición de producto por transferencia.
• La empresa receptora registra la recepción; solo así cambia el inventario.
• Después, opcionalmente facturar: genera un borrador de factura que usted revisa y envía en el módulo de facturación.

El panel de control de todos los vehículos de la empresa, con tres pestañas: Resumen, Responsabilidad del titular y Alquiler.

• Resumen con semáforo por vehículo: inspección principal vencida en rojo, vencimiento en ocho semanas en amarillo; además, kilometraje, quién está en ruta y los costes de los últimos doce meses.
• La asignación de recibos se realiza en dos etapas: primero una simulación que muestra coincidencias claras de matrículas y casos dudosos, luego la adopción con un clic.
• Responsabilidad del titular: documentar el control del permiso de conducir, la instrucción y la inspección UVV por conductor y vehículo, con fecha, resultado y próxima fecha de vencimiento.
• Los conductores que nunca conducen pueden ser eximidos del control con justificación; el comprobante se puede descargar como archivo CSV.
• Alquiler: crear tarifas (tarifa diaria, kilómetros libres, precio por kilómetro adicional, fianza), asignarlas a cada vehículo y habilitar la reserva online; copie el enlace público de alquiler aquí.

Cada entrega de un vehículo de la flota a clientes o empleados como un proceso independiente — desde el coche de sustitución hasta el coche de alquiler pagado, pasando por la prueba de conducción.

• Seleccione el tipo de proceso (seis tipos) — el centro de costes se preselecciona adecuadamente, por ejemplo, caso de garantía a cargo del fabricante o coche de sustitución del taller gratuito.
• Introduzca el período; solo se ofrecen vehículos que estén realmente disponibles durante ese período.
• Registre el estado en el momento de la entrega: kilometraje y nivel de combustible; para procesos pagados, añada la tarifa diaria, los kilómetros incluidos y el precio por kilómetro adicional.
• Abra el contrato de alquiler en PDF y solicite la firma.
• Al devolver el vehículo, registre el kilometraje, el nivel de combustible y los daños — el sistema calcula el importe final a partir de los días y los kilómetros adicionales.

Licitaciones públicas y señales de demanda privadas, filtradas para lo que se ajusta a usted — además de un expediente para sus solicitudes en curso.

• Filtrar por país, tipo, tamaño del contrato, fuente y sector; filtros rápidos para mercado local, recomendaciones y elementos guardados.
• La tabla se ordena por relevancia o fecha límite; las fechas límite de menos de siete días se resaltan.
• Despliegue la fila: AIRIS explica por qué esta licitación es relevante ahora y, si lo desea, redacta un borrador de solicitud.
• Mover a expediente: el proceso se traslada a su lista de solicitudes con estado, fecha límite y valor.
• En el expediente: mantenga el estado, cree una carpeta en la nube, suba documentos y adjunte pruebas como referencias o vídeos.

La herramienta para la primera reunión con el cliente potencial: rellene el cuestionario durante la conversación, y AIRIS generará un informe con palancas de ahorro concretas.

• Cree un análisis y registre los datos maestros: empresa, persona de contacto, sector, número de empleados.
• Cuestionario en seis bloques — Operaciones, Accesibilidad, Ventas, Administración, Personas y Procesos, Objetivos; un contador muestra cuántas preguntas han sido respondidas.
• Genere un informe: resumen de cómo se trabaja actualmente, una tabla de palancas con ahorros estimados prudentemente por tema, punto de partida recomendado y próximos pasos.
• Guarde como PDF y entregue al cliente potencial — el informe está diseñado en A4 con membrete.

Obra de referencia para datos de empresas de Austria y Alemania — para verificar información antes del primer contacto o de un encargo.

• Seleccione el país, introduzca el nombre de la empresa, revise la lista de resultados: nombre, estado, número de registro mercantil, localidad, forma jurídica y tribunal competente.
• Para Alemania, filtre adicionalmente por tipo de registro y salte directamente a Bundesanzeiger y Unternehmensregister.
• Para Austria, hay filtros detallados disponibles: área de búsqueda, forma jurídica, tribunal, localidad y búsqueda exacta.

A día de hoy, el proceso termina en la lista de resultados: la vista detallada de empresas individuales y la recuperación de documentos aún no están implementadas, y los resultados aún no se pueden importar directamente como contacto.

El módulo de bufete está diseñado para bufetes de abogados: expedientes con número de expediente, verificación de colisión, plazos y recordatorios, registro de tiempo en el expediente y a partir de ahí la factura de honorarios. En el menú del bufete de abogados, para ello están „Expedientes“ y „Plazos“; las asesorías fiscales y otras empresas abren el módulo directamente en Expedientes. Sus clientes son contactos o empresas en el CRM.

• Resumen en Expedientes: Expedientes abiertos, plazos vencidos, vencen en 7 días y el importe no facturado; busque expedientes por número de expediente, asunto, cliente u oponente y filtre por Abierto, En pausa o Archivado.
• „Cargar documento“ en el expediente adjunta el archivo al expediente y al mismo tiempo a la ficha de cliente en el CRM; los documentos se pueden renombrar; „Eliminar“ también los elimina de la ficha de cliente.
• Solo el tiempo registrado en un expediente de bufete se incluye en la factura de honorarios. El tiempo del registro de tiempo o de DivineTasks no genera automáticamente una factura.

Cada empresa envía su contabilidad a su asesor fiscal en forma de archivo, sin que el bufete necesite una cuenta. No hay interfaz con DATEV, RZL o BMD; el bufete importa los archivos por sí mismo.

Para las consultas, DivineMind es el software de oficina y administración junto al sistema de gestión de consultas (PVS), no el PVS en sí. Se aplican los módulos generales descritos en este manual.

• Pacientes como contactos en el CRM con correos electrónicos, documentos y facturas — sin historial médico.
• Página de reservas donde los pacientes sin cuenta pueden elegir una cita por sí mismos; en el calendario puede invitar a asistentes a citas.
• Facturas y presupuestos, por ejemplo, para servicios de pago privado, etapas de recordatorio (automático solo si lo activa), facturas recibidas por IA y la exportación al asesor fiscal.
• DivineMail con borradores de respuesta de IA, tareas, nube, registro de tiempo, planificación de personal y vacaciones, DivineMeet y flujos de trabajo como en cualquier empresa.
• Los datos se encuentran en la UE (base de datos en Frankfurt, archivos en Berlín), cada empresa está separada de las demás, las cargas con datos personales son privadas.

Los proveedores de servicios sin su propio módulo sectorial trabajan con los módulos generales: ficha de cliente, DivineMail, calendario con página de reservas, presupuesto hasta factura, tareas, nube, registro de tiempo, flujos de trabajo y AIRIS. Aquí se describen los procesos especialmente importantes para los proveedores de servicios.

No hay plantillas de ejemplo incluidas; usted utiliza sus propios documentos. Si el cliente no tiene dirección de correo electrónico, la oferta permanecerá como borrador.

• Fichar con regla de ubicación: En el menú de usuario, en la esquina superior derecha, haga clic en „Entrada“ o „Salida“. En Seguimiento del tiempo → „Reloj“ el responsable puede activar „Solo fichar en la ubicación“ (radio en metros, predeterminado 50); fuera del radio o sin permiso de ubicación en el navegador, la entrada será rechazada. Para pabellones se recomienda un radio mayor.
• Buzón de equipo: En DivineMail, en Configuración → „Cuentas“, para el buzón, seleccione „Compartir acceso“, elija la persona, establezca „solo leer“ o „escribir“ y haga clic en „Compartir“. Solo el propietario del buzón concede o revoca el acceso.
• Archivo privado en DivineCloud: Los nuevos archivos permanecen privados y solo se muestran a través de enlaces de tiempo limitado. Hacia el exterior, comparte conscientemente una carpeta a través de „Compartir“ → „Enlace público“ — con contraseña, fecha de caducidad o número máximo de accesos; „Revocar“ finaliza el enlace.
• Transcripción en DivineMeet solo con consentimiento: El anfitrión inicia „Iniciar transcripción“, cada participante elige „De acuerdo“ o „No transcribir“. Solo se transcribe texto, no sonido; si la reunión está asignada a un cliente, la transcripción se guarda en su ficha de cliente.
• DivineNote: Páginas y subpáginas para actas, briefings y conocimientos — „Nueva página“, plantillas, favoritos; con „Compartir“ invita a miembros del equipo a ver, comentar o editar, exportar como PDF o Markdown.