Από το παραστατικό στο κλείσιμο μήνα: καταχώριση, αξιολόγηση, αρχεία για τον φοροτεχνικό, ρευστότητα και τραπεζική σύνδεση.
Τομείς
Γενικό καθολικό
Ημερολόγιο, Ισοζύγιο, Καρτέλα λογαριασμού, Ανοιχτά υπόλοιπα, Κλείσιμο μήνα
Μητρώο παγίων
Πάγια στοιχεία, πρόγραμμα AfA (αποσβέσεων) γραμμικό ή φθίνον, ετήσια εκτέλεση AfA, απόσυρση παγίου
Δάνεια
Γενικό καθολικό, καρτέλα «Δάνεια» — δανεισθέντα και χορηγηθέντα ποσά ανά πρόσωπο, υπόλοιπο κατά την ημερομηνία αναφοράς
Αποτελέσματα & Ισολογισμός
Γενικό καθολικό, καρτέλα «GuV & Bilanz» — Προεπισκόπηση ημερομηνίας αναφοράς και πακέτο για τον φοροτεχνικό
UVA, ZM, Intrastat
Γενικό καθολικό, καρτέλα «UVA» — Υπολογισμός οφειλόμενου φόρου, λήψη αρχείου U30 ή ELSTER
Ρευστότητα
Μηνιαία επισκόπηση και πρόβλεψη για τις επόμενες 13 εβδομάδες
Τραπεζική σύνδεση
Τραπεζικά αντίγραφα και Τιμολόγια εισερχόμενα → Ρυθμίσεις → «Bankverbindung» (Ponto, EBICS)
Κόστος προσωπικού
Καταχώριση μισθοδοσίας με μικτά και εργοδοτικές εισφορές (όχι εκκαθάριση μισθοδοσίας)
Φοροτεχνικός
Εξαγωγές ως αρχείο, πρόσβαση για το γραφείο, ιστορικό
Γενικό καθολικό: καταχώριση και κλείσιμο μήνα
Άνοιγμα γενικού καθολικού
Ανοίξτε το Γενικό καθολικό και επιλέξτε την περίοδο επάνω με «von» και «bis».
«Jetzt buchen»
Το κουμπί καταχωρίζει όλα τα παραστατικά, τις τραπεζικές κινήσεις, το ταμείο και τα έξοδα ταξιδιού της περιόδου ως λογιστικές εγγραφές με Χρέωση και Πίστωση.
Έλεγχος
Στις καρτέλες «Journal», «Saldenliste» και «Kontoblatt» βλέπετε κάθε εγγραφή. Ένα κλικ σε έναν αριθμό λογαριασμού ανοίγει την καρτέλα λογαριασμού. Το «Offene Posten» εμφανίζει τις εκκρεμότητες πελατών και προμηθευτών.
Οριστικοποίηση μήνα
Στην καρτέλα «Κλείσιμο μήνα», η επιλογή «Οριστικοποίηση» κλείνει οριστικά έναν μήνα. Η ενέργεια δεν μπορεί να αναιρεθεί· μεταγενέστερες διορθώσεις εμφανίζονται ως ακύρωση και νέα εγγραφή στον επόμενο ανοιχτό μήνα.
Μητρώο παγίων: Πάγια και AfA (αποσβέσεις)
«Νέο πάγιο»
Στο Πάγια δημιουργείτε ένα πάγιο στοιχείο. Υποχρεωτικά είναι η περιγραφή, η ημερομηνία απόκτησης, το κόστος κτήσης και η ωφέλιμη ζωή· επιπλέον η κατηγορία, η υπολειμματική αξία, ο προμηθευτής και η αναφορά τιμολογίου. Δικαίωμα καταχώρισης έχουν οι Owner και Admin.
Μέθοδος AfA και πρόγραμμα αποσβέσεων
Επιλέξτε «Γραμμική» ή «Φθίνουσα» με συντελεστή AfA, προαιρετικά με αναλογική πρώτη AfA βάσει του μήνα απόκτησης. Το πρόγραμμα AfA υπολογίζεται αυτόματα· η αναλυτική προβολή το εμφανίζει δίπλα στις πραγματικά καταχωρισμένες εγγραφές και την τρέχουσα λογιστική αξία.
«Ετήσια εκτέλεση AfA»
Επιλέξτε οικονομικό έτος (συνήθως: το προηγούμενο, ημερομηνία αναφοράς 31.12.), επιβεβαιώστε και πατήστε «Έναρξη εκτέλεσης AfA». Η εκτέλεση καταχωρίζει οριστικά την AfA για όλα τα ενεργά πάγια· η λίστα αποτελεσμάτων δείχνει το ποσό ανά πάγιο, ενώ στο γενικό καθολικό εμφανίζεται στο ημερολόγιο. Μόνο ο Owner μπορεί να ξεκινήσει την εκτέλεση.
«Απόσυρση παγίου»
Στην αναλυτική προβολή εισαγάγετε ημερομηνία απόσυρσης, αιτία (πώληση, απόσυρση/καταστροφή, δωρεά, απώλεια / κλοπή) και έσοδα, και μετά «Καταχώριση απόσυρσης» — μόνο από τον Owner. Η διαγραφή ενός παγίου επιτρέπεται μόνο εφόσον δεν έχει καταχωριστεί AfA.
Εσείς αποφασίζετε τη μέθοδο, την ωφέλιμη ζωή και τον συντελεστή AfA. Συμφωνήστε τα με τον φοροτεχνικό σας σύμβουλο πριν ξεκινήσετε την πρώτη ετήσια εκτέλεση.
Αποτελέσματα χρήσης & Ισολογισμός και πακέτο κλεισίματος έτους
Καρτέλα «Αποτελέσματα & Ισολογισμός»
Εμφανίζει την κατάσταση αποτελεσμάτων και τον ισολογισμό κατά την ημερομηνία αναφοράς από το γενικό καθολικό, με συνοπτική διάρθρωση κατά UGB/HGB. Η γραμμή «Ενεργητικό = Παθητικό» δείχνει ότι τα στοιχεία είναι ισοσκελισμένα.
Πακέτο για τον φοροτεχνικό
Το «Πακέτο κλεισίματος έτους για τον φοροτεχνικό» δημιουργεί ένα αρχείο ZIP για το γραφείο σας. Το μήνυμα ενημερώνει εάν η λίστα ελέγχου είναι πλήρης ή πόσα σημεία εκκρεμούν.
Τα αποτελέσματα και ο ισολογισμός στο DivineMind αποτελούν προεπισκόπηση. Τον ετήσιο ισολογισμό συντάσσει ο φοροτεχνικός σας· συμφωνήστε τα στοιχεία μαζί του πριν από κάθε υποβολή.
Τέλος έτους: Μεταβατικοί λογαριασμοί και προβλέψεις
- Στην καρτέλα «GuV & Ισολογισμός», κάτω από τον ισολογισμό, εμφανίζεται η κάρτα «Τέλος έτους …: Μεταβατικοί λογαριασμοί και προβλέψεις» για το έτος που επιλέγετε επάνω στο «έως».
- Εάν ένα τιμολόγιο εκτείνεται πέραν του τέλους του έτους (π.χ. ετήσια άδεια χρήσης ή ετήσια συνδρομή), το DivineMind προτείνει έξοδα επόμενων χρήσεων ή έσοδα επομένων χρήσεων με παραστατικό και αιτιολόγηση. Το «Καταχώριση» κάνει την εγγραφή στις 31.12. και την αντιλογίζει στις 01.01. Εάν δεν υπάρχει ανάγκη χρονικής τακτοποίησης, αναγράφεται «Δεν απαιτείται μεταβατικός λογαριασμός».
- Υπάρχουν προτάσεις για προβλέψεις (π.χ. έξοδα φοροτεχνικού για το κλείσιμο χρήσης) και αναμενόμενες απαιτήσεις. Το «Καταχώριση ως πρόβλεψη» ή «Καταχώριση ως απαίτηση» ζητά το ποσό — εσείς το ορίζετε.
- Δικαίωμα καταχώρισης έχουν οι Owner και Admin. Οι προτάσεις αποτελούν σημείο εκκίνησης για το κλείσιμο· συμφωνήστε τες με τον φοροτεχνικό σας.
Δάνεια προς και από πρόσωπα
- Η καρτέλα «Δάνεια» στο γενικό καθολικό εμφανίζει ανά πρόσωπο «Δάνειο προς το πρόσωπο (Απαίτηση)» ή «Δάνειο προς την εταιρεία (Υποχρέωση)» με τα καταβληθέντα, τα εξοφληθέντα και το υπόλοιπο κατά την ημερομηνία αναφοράς — τα ίδια ποσά όπως στο γενικό καθολικό.
- Μια τραπεζική μεταφορά με την ένδειξη «Δάνειο» στην αιτιολογία προτείνεται αυτόματα ως δάνειο κατά τη συμφωνία τραπεζικών κινήσεων.
- Για κάθε δάνειο καταγράφετε εάν υπάρχει σύμβαση και το ετήσιο επιτόκιο· βάσει αυτών, η γραμμή εμφανίζει μια εκτίμηση του ετήσιου τόκου. Οι τόκοι δεν καταχωρίζονται αυτόματα.
Για δάνεια προς εταίρους ή διαχειριστές, συντονίστε την έγγραφη σύμβαση, το επιτόκιο σε συνθήκες ελεύθερου ανταγωνισμού και την αποπληρωμή με τον φοροτεχνικό σας. Το DivineMind εμφανίζει τα σημεία ελέγχου, αλλά δεν παρέχει συμβουλευτικές υπηρεσίες.
UVA, Ανακεφαλαιωτικός πίνακας και Intrastat
- Καρτέλα «UVA»: ΦΠΑ εκροών, ΦΠΑ εισροών και ποσό πληρωμής (ή πιστωτικό υπόλοιπο) από το ημερολόγιο, αναλυμένα ανά κωδικό. Ο υπολογισμός γίνεται αποκλειστικά κατά τη μέθοδο της δεδουλευμένης φορολόγησης.
- Το «Αρχείο FinanzOnline (U30)» για την Αυστρία ή «Αρχείο ELSTER (UStVA)» για τη Γερμανία πραγματοποιεί λήψη του αρχείου. Το DivineMind δεν διαβιβάζει δεδομένα στο FinanzOnline ή στο ELSTER — αυτό γίνεται από εσάς ή τον φοροτεχνικό σας.
- Ο «Ανακεφαλαιωτικός πίνακας (ZM)» παραθέτει παραδόσεις και παροχές προς επαγγελματίες της ΕΕ· η «ZM ως CSV» πραγματοποιεί λήψη της λίστας. Εάν λείπει το ΑΦΜ/UID του πελάτη, εμφανίζεται από κάτω ως μη δηλώσιμος.
- Το «Intrastat (Αποστολές)» υπολογίζει τις παραδόσεις αγαθών σε άλλες χώρες της ΕΕ ανά κωδικό εμπορεύματος από τα βασικά στοιχεία ειδών (κωδικός εμπορεύματος, βάρος, χώρα προέλευσης). Το κατώφλι δήλωσης το ελέγχετε εσείς.
Αρχεία και πρόσβαση για τον φοροτεχνικό
Αρχείο εγγραφών από το γενικό καθολικό
Στο Γενικό καθολικό, οι επιλογές «Εξαγωγή (CSV)», «Εισαγωγή BMD» και «Εισαγωγή RZL» παρέχουν γραμμές εγγραφών με λογαριασμό, αντίθετο λογαριασμό και φορολογικό κωδικό· οι «Προσωπικοί λογαριασμοί» παρέχουν τους αντίστοιχους πελάτες και προμηθευτές. Πριν από τη λήψη, ελέγχεται κάθε λογαριασμός σε σχέση με το ημερολόγιο.
Ρυθμίσεις εξαγωγής
Στο Φοροτεχνικός στην ενότητα «Διαμόρφωση» επιλέγετε μορφή και συχνότητα: DATEV-Buchungsstapel (CSV), ebInterface 6.1, πακέτο BMD, XRechnung, CSV ή Excel — χειροκίνητα ή προγραμματισμένα μέσω email, με τα PDF ως ZIP.
Πρόσκληση γραφείου (προαιρετικά)
Στην ενότητα «Πρόσβαση», το κουμπί «Πρόσκληση» προσκαλεί τη λογιστική σας εταιρεία με δική της σύνδεση. Στη συνέχεια, μπορείτε να ενεργοποιήσετε την πρόσβασή τους εκεί. Η εταιρεία εγγράφεται μέσω του συνδέσμου από το email και, μετά τη σύνδεση, οδηγείται απευθείας στην επισκόπηση των πελατών της. Βλέπει τιμολόγια εισερχόμενων και εξερχόμενων, πιστωτικά σημειώματα και υπενθυμίσεις πληρωμής, μπορεί να επεξεργαστεί εισερχόμενα τιμολόγια και να πραγματοποιήσει εξαγωγές. Για την εξαγωγή μέσω email δεν απαιτείται εγγραφή.
Ιστορικό
Το «Ιστορικό» εμφανίζει κάθε απεσταλμένη εξαγωγή με χρονική περίοδο, μορφή και κατάσταση· η «Επαναποστολή» την αποστέλλει εκ νέου.
Τα DATEV, BMD και RZL λαμβάνουν αρχείο, όχι ζωντανή μετάδοση. Το εάν το αρχείο BMD ή RZL εισάγεται χωρίς σφάλματα στο λογισμικό του γραφείου σας δεν έχει ακόμη επιβεβαιωθεί με πραγματική εισαγωγή — στείλτε πρώτα ένα δοκιμαστικό αρχείο και συμφωνήστε το με το γραφείο.
Ρευστότητα: οι επόμενες 13 εβδομάδες
Άνοιγμα ταμειακών ροών
Στο Ταμειακές ροές βλέπετε ανοιχτές απαιτήσεις, ληξιπρόθεσμα, ανοιχτές υποχρεώσεις και τη μηνιαία επισκόπηση με αναμενόμενα έσοδα και έξοδα.
«Ρευστότητα επόμενων 13 εβδομάδων»
Η καρτέλα ξεκινά από το τραπεζικό υπόλοιπο συν το ταμείο και εμφανίζει ανά εβδομάδα εισπράξεις, πληρωμές και το υπόλοιπο τέλους εβδομάδας, καθώς και το χαμηλότερο υπόλοιπο και το υπόλοιπο μετά από 13 εβδομάδες.
Από πού προέρχονται τα νούμερα
Από το τελευταίο extrait ανά λογαριασμό: ανοιχτά τιμολόγια πελατών βάσει λήξης και ιστορικού πληρωμών, ανοιχτά τιμολόγια προμηθευτών, συνδρομές, μισθοί, έξοδα ταξιδιού και ο οφειλόμενος ΦΠΑ. Τα ληξιπρόθεσμα υπολογίζονται στην 1η εβδομάδα. Ο συντηρητικός υπολογισμός υποθέτει ότι οι πελάτες πληρώνουν 14 ημέρες αργότερα.
Σενάριο «Συντηρητικό»
Δίπλα στο «Χαμηλότερο επίπεδο», η κάρτα εμφανίζει το «Συντηρητικό (οι πελάτες πληρώνουν 14 ημέρες αργότερα), χαμηλότερο επίπεδο». Εάν αυτή η τιμή γίνει κόκκινη, η ρευστότητα στενεύει μόλις οι πελάτες πληρώσουν δύο εβδομάδες αργότερα από το αναμενόμενο.
Τραπεζική σύνδεση: Αρχείο, Ponto, EBICS
Αρχείο extrait (λειτουργεί πάντα)
Στο Τραπεζικά αντίγραφα εισάγετε MT940, CAMT.053, CSV ή extrait σε PDF. Το DivineMind προτείνει τα αντίστοιχα τιμολόγια· εσείς αντιστοιχίζετε με επιβεβαίωση.
Άνοιγμα «Τραπεζική σύνδεση»
Στα εισερχόμενα τιμολόγια, στο Ρυθμίσεις → «Τραπεζική σύνδεση», υπάρχουν δύο τρόποι: «Σύνδεση τραπεζικού λογαριασμού (Ponto)» και παρακάτω το EBICS.
Ponto: «Σύνδεση τραπεζικού λογαριασμού»
Επιλέξτε τράπεζα, συνδεθείτε στην τράπεζα, εξουσιοδοτήστε τους λογαριασμούς. Το DivineMind διαβάζει μόνο κινήσεις και υπόλοιπο λογαριασμού· οι πληρωμές δεν είναι δυνατές. Η επιλογή «Ανάκτηση τώρα» φέρνει νέες κινήσεις· μετά από περίπου 180 ημέρες ανανεώνετε την εξουσιοδότηση με «Επανασύνδεση».
«Τραπεζική ανάκτηση (EBICS)»
Παραγγείλτε το EBICS από την τράπεζά σας. Στο «Σύνδεση τράπεζας» καταχωρίστε το EBICS-URL, το Host-ID, το Partner-ID και το User-ID, κάντε κλικ στο «Αποστολή κλειδιών στην τράπεζα», υπογράψτε την επιστολή αρχικοποίησης και στείλτε την στην τράπεζα. Μετά την ενεργοποίηση από την τράπεζα: «Έλεγχος ενεργοποίησης» — στη συνέχεια, τα extrait θα ανακτώνται καθημερινά.
Συμφωνία
Βέβαιες αντιστοιχίσεις (το ποσό συμφωνεί, πολύ υψηλή ταύτιση) καταχωρίζονται αυτόματα από το AIRIS μόνο εάν η εταιρεία σας το επιτρέπει στην πολιτική της. Όλα τα υπόλοιπα τα επιβεβαιώνετε εσείς.
Το Ponto έχει ελεγχθεί μέχρι στιγμής μόνο σε δοκιμαστική λειτουργία (Sandbox)· η πρόσβαση για παραγωγική λειτουργία έχει αιτηθεί. Εάν η πρόσβαση δεν έχει ρυθμιστεί ακόμη, η καρτέλα εμφανίζει: «Η τραπεζική σύνδεση ρυθμίζεται και θα είναι σύντομα διαθέσιμη.» Επίσης, το EBICS δεν έχει επαληθευτεί ακόμη σε παραγωγική λειτουργία με πραγματική τράπεζα. Το αρχείο extrait λειτουργεί με κάθε τράπεζα.
Καταχώριση κόστους προσωπικού (Μισθοδοσία)
«Δημιουργία κύκλου μισθοδοσίας»
Στο Μισθοδοσία δημιουργείτε έναν κύκλο μισθοδοσίας για μια περίοδο. Περιλαμβάνει ανά εργαζόμενο τις μεικτές αποδοχές και την εργοδοτική εισφορά κοινωνικής ασφάλισης.
Έλεγχος και «Οριστική καταχώριση»
Στον κύκλο βλέπετε τις εγγραφές των εργαζομένων και τις εγγραφές με Χρέωση και Πίστωση. Η «Οριστική καταχώριση» τις μεταφέρει στο γενικό καθολικό· στη συνέχεια είναι δυνατή μόνο η «Ακύρωση», η οποία δημιουργεί έναν ακυρωτικό κύκλο με αρνητικά ποσά. Η «Εξαγωγή CSV» πραγματοποιεί λήψη του κύκλου.
Το DivineMind δεν υπολογίζει καθαρό μισθό, φόρο μισθωτών υπηρεσιών ούτε εκδίδει δηλώσεις ασφάλισης ή εκκαθαριστικά. Τη μισθοδοσία υπολογίζει ο φοροτεχνικός σας ή το πρόγραμμα μισθοδοσίας σας· οι ώρες από την καταγραφή χρόνου χρησιμεύουν ως βάση.