Fra bilag til månedsafslutning: bogføring, rapporter, filer til revisor, likviditet og bankforbindelse.
Områder
Finansbogholderi
Kassekladde, saldobalance, kontokort, åbne poster, månedsafslutning
Anlægskartotek
Anlægsaktiver, AfA-plan lineær eller degressiv, årlig AfA-kørsel, afgang af anlægsaktiver
Lån
Hovedbog, fanen „Darlehen“ — udlånte og lånte penge pr. person, udestående pr. skæringsdato
Resultatopgørelse & balance
Hovedbog, fanen „Resultatopgørelse & balance“ — Forhåndsvisning pr. skæringsdato og pakke til revisor
UVA, ZM, Intrastat
Hovedbog, fanen „UVA“ — Beregn momstilsvar, download U30- eller ELSTER-fil
Likviditet
Månedsoversigt og prognose for de næste 13 uger
Bankforbindelse
Kontoudtog og Leverandørfakturaer → Indstillinger → „Bankforbindelse“ (Ponto, EBICS)
Personaleomkostninger
Bogfør lønkørsel med brutto og arbejdsgiverandel (ikke lønadministration)
Revisor
Fil-eksporter, adgang til revisor, historik
Finansbogholderi: bogføring og månedsafslutning
Åbn finansbogholderi
Åbn Hovedbog, og vælg perioden foroven med „fra“ og „til“.
„Bogfør nu“
Knappen overfører alle bilag, bankposteringer, kasse og rejseomkostninger for perioden som posteringer med debet og kredit.
Kontrollér
På fanerne „Kassekladde“, „Saldobalance“ og „Kontokort“ kan De se hver postering. Et klik på et kontonummer åbner kontokortet. „Åbne poster“ viser udeståender for kunder og leverandører.
Fastlås måned
Under fanen „Månedsafslutning“ afslutter „Fastlås“ en måned endeligt. Dette kan ikke fortrydes; senere rettelser vises som tilbageførsel og en ny postering i den næste åbne måned.
Anlægskartotek: Anlægsaktiver og AfA
„Neues Anlagegut“
Under Anlægsaktiver opretter De et anlægsaktiv. Obligatoriske felter er betegnelse, anskaffelsesdato, anskaffelsesomkostninger og brugstid; dertil kategori, restværdi, leverandør og fakturareference. Oprettelse er tilladt for Owner og Admin.
AfA-metode og AfA-plan
Vælg „Linear“ eller „Degressiv“ med AfA-sats, efter ønske med forholdsmæssig første AfA efter anskaffelsesmåned. AfA-planen beregnes automatisk; detaljevisningen viser den ved siden af de faktisk bogførte poster samt den aktuelle bogførte værdi.
„AfA-Jahreslauf“
Vælg regnskabsår (typisk: det foregående, skæringsdato 31.12.), bekræft og vælg „AfA-Lauf starten“. Kørslen bogfører AfA endeligt for alle aktive anlægsaktiver; resultatlisten viser beløbet pr. anlægsaktiv, i hovedbogen vises den i journalen. Kun Owner må starte kørslen.
„Anlagenabgang“
Indtast afgangsdato, årsag (salg, skrotning, donation, tab/tyveri) og provenu i detaljevisningen, vælg derefter „Abgang buchen“ — kun tilladt for Owner. Et anlægsaktiv kan kun slettes, så længe der ikke er bogført AfA.
De bestemmer metode, brugstid og AfA-sats. Afstem disse med Deres revisor, før De starter den første årlige kørsel.
Resultatopgørelse & balance samt årsafslutningspakke
Fanen „Resultatopgørelse & balance“
Viser resultatopgørelsen og balancen pr. skæringsdato fra hovedbogen, opstillet forkortet i henhold til UGB/HGB. Linjen „Aktiver = Passiver“ viser, at alt stemmer.
Pakke til revisor
„Årsafslutningspakke til revisor“ opretter en ZIP-fil til Deres revisor. Meddelelsen angiver, om tjeklisten er komplet, eller hvor mange punkter der stadig er åbne.
Resultatopgørelse og balance i DivineMind er en forhåndsvisning. Årsregnskabet udarbejdes af Deres revisor; afstem tallene med revisoren inden enhver indberetning.
Årsafslutning: Periodeafgrænsninger og hensættelser
- På fanen „GuV & Bilanz“ findes kortet „Jahresende …: Abgrenzungen und Rückstellungen“ under balancen for det år, De vælger ovenfor under „bis“.
- Hvis en faktura rækker ud over årets udløb (f.eks. årlig licens eller årligt abonnement), foreslår DivineMind en aktiv eller passiv periodeafgrænsning med bilag og begrundelse. „Buchen“ bogfører den pr. 31.12. og tilbagefører den pr. 01.01. Hvis der ikke er noget at afgrænse, vises „Keine Abgrenzung nötig“.
- Der findes forslag til hensættelser (f.eks. revisionsomkostninger til årsregnskabet) og forventede tilgodehavender. „Als Rückstellung buchen“ hhv. „Als Forderung buchen“ anmoder om beløbet — De bestemmer det.
- Bogføring er tilladt for Owner og Admin. Forslagene er et udgangspunkt for årsafslutningen; afstem dem med Deres revisor.
Lån til og fra personer
- Fanen „Darlehen“ i hovedbogen viser pr. person „Darlehen an die Person (Forderung)“ eller „Darlehen an die Firma (Verbindlichkeit)“ med udbetalt, tilbagebetalt og udestående pr. skæringsdato — de samme tal som i hovedbogen.
- En overførsel med „Darlehen“ i betalingsteksten foreslås som et lån i kontoudtogsafstemningen.
- For hvert lån registrerer De, om der foreligger en kontrakt, samt renten pr. år; herudfra viser rækken et estimat over den årlige rente. Renter bogføres ikke automatisk.
Ved lån til selskabsdeltagere eller direktører skal skriftlig kontrakt, markedsrente og tilbagebetaling afstemmes med Deres revisor. DivineMind viser kontrolpunkterne, men yder ikke rådgivning.
UVA, sammenfattende indberetning og Intrastat
- Fanen „UVA“: moms, købsmoms og momstilsvar (eller tilgodehavende) fra kladden, specificeret efter nøgletal. Der beregnes udelukkende efter faktureringsprincippet.
- „FinanzOnline-fil (U30)“ for Østrig hhv. „ELSTER-fil (UStVA)“ for Tyskland downloader filen. DivineMind overfører intet til FinanzOnline eller ELSTER — dette gøres af Dem eller Deres revisor.
- „Sammenfattende indberetning (ZM)“ viser leverancer og ydelser til EU-virksomheder; „ZM som CSV“ downloader listen. Mangler kundens momsnummer (UID), vises kunden nedenunder som ikke-indberetningsberettiget.
- „Intrastat (forsendelser)“ beregner vareleverancer til andre EU-lande pr. varekode ud fra varens stamdata (varekode, vægt, oprindelsesland). De kontrollerer selv indberetningsgrænsen.
Filer og adgang til revisor
Posteringsfil fra hovedbogen
I Hovedbog leverer „Eksport (CSV)“, „BMD-import“ og „RZL-import“ posteringslinjer med konto, modkonto og momskode; „Personkonti“ de tilhørende kunder og leverandører. Før download afstemmes konto for konto mod kladden.
Eksportindstillinger
Under Skattekonsulent i området „Konfiguration“ vælger De format og frekvens: DATEV-posteringsbundt (CSV), ebInterface 6.1, BMD-pakke, XRechnung, CSV eller Excel — manuelt eller tidsstyret via e-mail, med PDF'erne som ZIP.
Inviter revisor (valgfrit)
I området „Adgang“ inviterer „Inviter“ Deres revisor med eget login; derefter aktiverer De deres adgang der. Revisoren registrerer sig via linket fra e-mailen og lander efter login direkte i deres klientoversigt. De ser ind- og udgående fakturaer, kreditnotaer og rykkerbreve, kan redigere indgående fakturaer og trække eksportrapporter. Der kræves ingen registrering for e-mail-eksport.
Historik
„Historik“ viser enhver sendt eksport med periode, format og status; „Send igen“ sender den på ny.
DATEV, BMD og RZL modtager en fil, ikke en live-overførsel. Hvorvidt BMD- hhv. RZL-filen indlæses fejlfrit i Deres revisors program, er endnu ikke bekræftet med en reel import — send først en testfil og afstem den med revisoren.
Likviditet: de næste 13 uger
Åbn pengestrøm
Under Cashflow ser De udestående fordringer, forfaldne beløb, åbne gældsposter og månedsoversigten med forventede indtægter og udgifter.
„Likviditet næste 13 uger“
Kortet starter med kontosaldo plus kasse og viser for hver uge indbetalinger, udbetalinger og saldoen ved ugens udgang, samt den laveste saldo og saldoen efter 13 uger.
Hvor tallene kommer fra
Fra det seneste kontoudtog pr. konto: udestående kundefakturaer efter forfald og hidtidig betalingsadfærd, udestående leverandørfakturaer, abonnementer, lønninger, rejseudgifter og momstilsvar. Forfaldne poster tæller med i uge 1. Den forsigtige beregning antager, at kunder betaler 14 dage for sent.
Scenariet „Forsigtig“
Ved siden af „Laveste saldo“ viser kortet „Forsigtig (kunder betaler 14 dage senere), laveste saldo“. Bliver denne værdi rød, bliver det stramt, så snart kunder betaler to uger senere end forventet.
Bankforbindelse: fil, Ponto, EBICS
Kontoudtogsfil (fungerer altid)
Under Kontoudtog indlæser De MT940, CAMT.053, CSV eller et PDF-kontoudtog. DivineMind foreslår de matchende fakturaer; De tildeler dem med en bekræftelse.
Åbn „Bankforbindelse“
I indgående fakturaer under Indstillinger → „Bankforbindelse“ findes to måder: „Forbind bankkonto (Ponto)“ og derunder EBICS.
Ponto: „Forbind bankkonto“
Vælg bank, log ind hos banken, godkend konti. DivineMind læser kun posteringer og kontosaldo; betalinger er ikke mulige. „Hent nu“ henter nye posteringer; efter ca. 180 dage fornyer De godkendelsen med „Forbind igen“.
„Bankhentning (EBICS)“
EBICS bestiller De hos Deres bank. Under „Forbind bank“ indtaster De EBICS-URL, værts-id, kunde-id og deltager-id, klikker på „Send nøgle til banken“, underskriver initialiseringsbrevet og sender det til banken. Efter aktivering fra banken: „Kontrollér aktivering“ — derefter hentes kontoudtog dagligt.
Afstemning
Sikre match (beløb stemmer, meget højt match) bogfører AIRIS kun automatisk, hvis Deres virksomhed tillader det i retningslinjen. Alt andet bekræfter De.
Ponto er indtil videre kun testet i testdrift (sandbox); adgang til live-drift er ansøgt. Hvis adgangen endnu ikke er oprettet, viser kortet „Bankforbindelsen er ved at blive konfigureret og vil snart være tilgængelig.“ EBICS er heller ikke dokumenteret i live-drift med en rigtig bank endnu. Kontoudtogsfilen fungerer med enhver bank.
Bogfør personaleomkostninger (lønkørsel)
„Opret lønkørsel“
Under Personaleomkostninger opretter De en lønkørsel for en periode. Den indeholder brutto og arbejdsgiverandel af sociale bidrag pr. medarbejder.
Kontrollér og „Bogfør (endelig)“
I kørslen ser De medarbejderposterne og posteringerne med debet og kredit. „Bogfør (endelig)“ overfører dem til hovedbogen; derefter er kun „Annuller“ mulig, hvilket opretter en annulleringskørsel med negative beløb. „CSV-eksport“ downloader kørslen.
DivineMind beregner ikke nettoløn eller kildeskat og udsteder hverken socialsikringsindberetninger eller lønsedler. Lønnen beregnes af Deres revisor eller lønprogram; timerne fra tidsregistreringen fungerer som grundlag.