Organisation, tidsregistrering, frånvaro och rekrytering.
Viktigaste områden
- Organisation — Struktur & hierarki.
- Personal — Medarbetarprofiler & grunddata.
- Tidsregistrering — Arbetstider & timpriser.
- Frånvaro — Semester & frånvarodagar, skiftbyte.
- Onboarding — Checklistor & mallar för nya kollegor.
- Reviews & Performance — Bedömningar.
- Rekrytering — Tjänster & ansökningar.
- Resekostnader — Utlägg & ersättning.
Skapa & introducera medarbetare
Varje medarbetare registreras en gång under Anställda – grunddata, kontrakt och åtkomst är sedan tillgängliga för alla HR-områden. Med en onboarding-mall startar varje nyanställning omedelbart fullständigt.
Skapa medarbetare
Under Anställda, klicka på ”Ny medarbetare” – ange namn, position, avdelning och startdatum.
Komplettera grunddata
Gå igenom flikarna i profilen: bankuppgifter, nödkontakt, kvalifikationer, skatte- och kontraktsdata.
Tilldela onboarding-mall
Välj en mall från Onboarding-mallar – checklistan med alla uppgifter skapas automatiskt.
Följ framsteg
Bocka av slutförda steg; statusen visar när medarbetaren är fullständigt introducerad.
Tilldela AIRIS-åtkomst
Bjud in vid behov under AIRIS-tillgång – medarbetaren registrerar sedan tider och frånvaro själv.
Tidsregistrering & godkännande
Arbetstider registreras i Tidsregistrering, godkänns av chefen och flödar automatiskt in i analyser och löneförberedelser.
Registrera tid
Medarbetare stämplar in/ut eller registrerar tider manuellt – med pauser och projekt/aktivitet.
Kontrollera teamöversikt
Chefen ser alla registrerade tider i teamet och upptäcker saknade eller avvikande bokningar.
Godkänn
Godkänn korrekta poster – endast godkända tider räknas för analyser och löneutbetalning.
Analysera
Exportera timmar, övertid och saldon per medarbetare eller period via rapporterna.
Vid skiftarbete planerar du hela veckor i schemat (Roster) – de planerade tiderna fungerar då som mall för registreringen.
För natt- och helgberedskap (t.ex. VVS-jour) finns fliken ”Beredskap” i tidrapporteringen: Skapa rotation bland de valda montörerna, överför beredskap eller avboka med motivering – planen sparas som bevis.
Om en kund anmäler ett brådskande fel via QR-dekalen på sin anläggning larmas den person som har jour enligt schemat. Med ”Jag tar detta” tilldelas uppdraget; utan bekräftelse går larmet efter inställd tid vidare till nästa person, sist till företagsledningen. Kontoret ser status för uppdraget (”Jour larmad”, ”Jour har övertagit”). Reglaget ”Larm aktivt” och tidsfristen ställer Ni in under fliken ”Jour” på kortet ”Jourlarm”; under ”Senaste larm” visas per nivå vad som levererades eller hoppades över. Nödsamtal via telefon hanterar DivineMind för närvarande inte automatiskt — detaljer finns i kapitlet VVS.
Automatisk schemaläggning: baserat på behov och tillgänglighet
AIRIS skapar automatiskt veckoschemat baserat på personalbehov per plats, öppettider och medarbetarnas tillgänglighet. Godkända frånvaron (semester/sjukdom) och redan planerade pass beaktas.
Ange öppettider och behov
Inställningar → Platser → Kugghjulsikonen vid platsen → Fliken ”Schema”: Ange öppettider per veckodag och minimibemanning (dag, tidsintervall, roll, antal).
Tillgänglighet och önskemål per medarbetare
I medarbetarprofilen under ”HR-inställningar” ange tillgänglighet per veckodag (tidsintervall) och valfria önskemål. Tomt = ej tillgänglig den dagen.
Skapa automatiskt
I schemaplaneraren välj vecka och klicka på ”Skapa automatiskt”. AIRIS visar en förhandsgranskning med täckning i %, vem som är bemannad och var det finns öppna pass — med ”Tillämpa” sparas schemat.
Anpassa sjukanmälan
Om någon blir sjuk: ”Anpassa sjukanmälan” → välj medarbetare och tidsperiod. AIRIS markerar passen som ”sjuka” och söker ersättare; hittas ingen, skapas ett öppet pass att ta över.
Om ett pass förblir obemannat, skapar AIRIS det som ett ”öppet pass” — synligt över alla platser, så att tillgängliga kollegor kan ta över det.
I medarbetarprofilen under ”HR-inställningar” → ”Filialer” anger ni hemfilial, ytterligare filialer där personen får arbeta, eller reglaget ”Inhoppare” (alla filialer). Autoschemaläggning, inhoppsförfrågningar och övertagande av lediga pass i appen följer denna regel — liksom dygnsvila (EU/UK 11 timmar, Kanada 8), veckoarbetstid och behörighet.
Om någon sjukanmäler sig (app, AIRIS eller frånvaro) blir passet ledigt och systemet söker ersättare: först den egna filialen, sedan godkända grannfilialer, därefter inhoppare — bland dem som är tillgängliga, behöriga och har timmar kvar. Filialledningen får direkt en pushnotis och klockavisering med förslaget och trycker på ”Skicka förfrågan” i schemat; tillåter ni det i autonomi-inställningarna (HR · Begär ersättare) frågar systemet automatiskt. Kollegan får push och WhatsApp med ”Jag tar det” / ”Jag kan inte” — utan att få veta vem som är borta eller varför. Utan svar går förfrågan vidare till nästa person efter tidsfristen (10 till 60 minuter, beroende på när passet börjar).
Ansök & godkänn frånvaro
Semester och frånvaro hanteras via Frånvaro som ansökan → godkännande → kalenderpost. Kvarvarande semester och kvoter räknas automatiskt av.
Skicka in ansökan
Medarbetaren väljer typ (semester, sjukdom, tjänstledighet), period och lägger till en anteckning vid behov.
Kontrollera kvot
Systemet visar återstående rättighet och varnar vid överlappningar i teamet.
Godkänn eller avvisa
Chefen fattar beslut i godkännande-inkorgen; medarbetaren meddelas automatiskt.
Kalender & saldo
Godkända frånvaron visas i teamkalendern, kvarvarande semester uppdateras omedelbart.
Medarbetare kan byta skift direkt med varandra – bytet vidarebefordras till chefen för bekräftelse.
Rekrytering: från tjänst till anställning
Under Rekrytering annonserar du ut tjänster och leder kandidater genom en pipeline fram till anställning – strukturerat och spårbart.
Skapa tjänst
Använd tjänsteassistenten för att ange titel, avdelning, krav och annonstext.
Publicera
Aktivera tjänsten och dela ansökningslänken – inkommande ansökningar hamnar automatiskt i första pipelinesteget.
Flytta kandidater
Dra och släpp kandidater i Kanban-tavlan genom stegen (t.ex. granskning → intervju → erbjudande).
Bedöm & besluta
Fäst bedömningar och anteckningar per kandidat; ett utfall (anställning/avslag) avslutar ansökan.
Överför till teamet
Vid anställning, skapa kandidaten som medarbetare under Anställda och starta onboarding.
Skicka in & få ersättning för resekostnader
Affärsresor registreras i Resekostnader som en resa med enskilda poster, granskas och ersätts – inklusive milersättning och traktamenten.
Skapa resa
Ange syfte, destination och period för resan.
Poster & kvitton
Lägg till enskilda utgifter (hotell, tåg, representation) med kvitto; resor via kilometerkalkylatorn, dagtraktamenten via traktamentestabellen.
Skicka in
Skicka in fullständig resa för granskning – summan beräknas automatiskt.
Granska & ersätt
Chefen godkänner i inkorgen; det godkända beloppet är redo för ersättning.
Bedömningar & Prestation
- Utvärderingar – strukturerade medarbetarsamtal och bedömningscykler.
- Mål & OKR – sätt mål, mät framsteg, dokumentera resultat.
- 1:1-samtal – dokumentera regelbundna möten med agenda och anteckningar.
- 360°-feedback – samla in återkoppling från flera perspektiv.
Definiera onboarding-mallar noggrant en gång — varje ny anställning startar därmed omedelbart fullständigt och enhetligt.