Fler moduler

Den första skärmen efter inloggning är en rapport, inte en menysida: Vad som har hänt sedan igår, vad som nu kräver ett beslut från dig, och ett förslag från AIRIS.

• Sedan igår: publicerade inlägg, nya intressenter, kundförfrågningar besvarade av AIRIS, skickade mejl, betalda fakturor med summa, slutförda uppgifter.
• Väntar på dig: högst tre punkter, var och en klickbar och direkt på rätt plats — öppna godkännanden med belopp, utgående bevis, försenade brister, eskalerade samtal.
• För nya konton dessutom: Välkomstkort med nästa meningsfulla steg och en installationschecklista med framsteg i procent.
• Branschspecifika snabbframgångar: upp till tre startuppgifter som passar din bransch, var och en leder direkt till funktionen.

Revisorns vy för varje samtal som AIRIS har hanterat: tidpunkt, uppringare, sammanfattning, fullständig konversationshistorik — och varje enskild AI-åtgärd med argument, resultat och riskklass. För din kontroll och som bevis för revisorer.

• Lista över alla samtal med nyckeltal: hur många har en lucka, hur många saknar transkript eller sammanfattning, hur många hade en okänd uppringare.
• Ett klick öppnar samtalsfilen — sammanfattning, konversationshistorik och AI:ns åtgärder i samtalsordning.
• Varje åtgärd har en riskklass: Uppslag (endast läst), Skapa (en datapost skapas) eller Utgående (något skickades till kunden och kan inte återkallas).
• Luckor visas istället för att döljas. En revisorsvy som döljer saknade poster skulle vara värdelös.
• Informationen om AI-offentliggörande enligt EU:s AI-akt artikel 50 finns i varje fil.

Arbeta direkt med kunder och leverantörer som också använder DivineMind: beställ och se dokument direkt, utan omvägar via PDF-mejl. Viktigt: Systemet avslöjar aldrig om ett annat företag använder DivineMind – en koppling upprättas endast om båda parter godkänner den.

• Begär koppling: Öppna kontakten eller leverantören och klicka på ”Direktkoppling”. Knappen ser alltid likadan ut – om företaget använder DivineMind får de din förfrågan; om de inte använder det än blir det till en inbjudan.
• Den andra parten bekräftar under ”Partnernätverk” → Förfrågningar till dig. Först därefter ser ni varandra; ett avslag sker utan återkoppling.
• Beställ: Vid en aktiv koppling öppnar du partnerns sortiment, anger antal och skickar beställningen. De priser som partnern har lagt in för dig gäller.
• Hos leverantören skapas direkt en mottagen order med orderbekräftelse, och hos dig skapas motsvarande beställning – de två är kopplade till varandra.
• Till höger ser du löpande de ordrar, följesedlar och fakturor som partnern har skapat för dina beställningar.
• Koppla från när som helst: Kopplingen avslutas, befintliga dokument förblir oförändrade.

För företag med flera självständiga bolag: en gemensam sifferöversikt och varuöverföringar mellan bolagen, utan att ge upp klientseparationen.

• Skapa koncern — det för närvarande aktiva företaget blir huvudkontoret; lägg till fler företag med roll (plats, centrallager, holding).
• Koncernöversikt: Månadsomsättning, öppna fordringar, lagerstatus och teamstorlek som summa och per företag.
• Skapa överföring: Välj mottagarföretag, produkt och kvantitet — för närvarande en produktposition per överföring.
• Mottagarföretaget bokför mottagandet; först då ändras lagerstatusen.
• Därefter valfritt fakturera: skapar ett fakturautkast som du granskar och skickar i fakturamodulen.

Cockpiten för alla företagsfordon, med tre flikar: Översikt, Ägaransvar och Uthyrning.

• Översikt med trafikljus per fordon: Besiktning försenad röd, förfaller om åtta veckor gul; dessutom mätarställning, vem som är ute och kostnaderna för de senaste tolv månaderna.
• Tilldela kvitton sker i två steg: först en torrkörning som visar tydliga registreringsskyltsmatchningar och tveksamma fall, sedan övertagandet med ett knapptryck.
• Ägaransvar: Dokumentera körkortskontroll, instruktion och UVV-kontroll per förare och fordon, med datum, resultat och nästa förfallodatum.
• Förare som aldrig kör kan undantas från kontrollen med motivering; beviset kan laddas ner som en CSV-fil.
• Uthyrning: Skapa tariffer (dagspris, fria kilometer, pris per extra kilometer, deposition), tilldela per fordon och aktivera onlinebokning; kopiera den offentliga hyreslänken här.

Varje överlämning av ett poolfordon till kunder eller anställda som en egen process — från ersättningsbil och provkörning till betald hyrbil.

• Välj process typ (sex typer) — kostnadsbäraren förifylls lämpligt, till exempel garantifall på tillverkarens bekostnad eller gratis verkstadsersättningsbil.
• Ange tidperiod; endast fordon som faktiskt är lediga under denna period erbjuds.
• Notera skick vid överlämning: mätarställning och bränslenivå; för betalda processer dessutom daglig avgift, inkluderade kilometer och pris per extra kilometer.
• Öppna hyresavtal som PDF och låt det signeras.
• Vid återlämning, registrera kilometer, bränslenivå och skador — systemet beräknar totalsumman från dagar och extra kilometer.

Offentliga upphandlingar och privata behovssignaler, filtrerade på det som passar dig — plus en akt för dina pågående ansökningar.

• Filtrera efter land, typ, orderstorlek, källa och bransch; snabbfilter för hemmamarknad, rekommendationer och sparade.
• Tabellen sorteras efter relevans eller tidsfrist; tidsfrister under sju dagar markeras.
• Fäll ut rad: AIRIS förklarar varför denna upphandling är relevant nu och skriver på begäran ett ansökningsutkast.
• Överför till akt: Processen flyttas till din ansökningslista med status, tidsfrist och värde.
• I akten: Hantera status, skapa en molnmapp, ladda upp dokument och bifoga bilagor som referenser eller videor.

Verktyget för det första mötet med prospekten: fyll i frågeformuläret under samtalet, varpå AIRIS genererar en rapport med konkreta besparingsmöjligheter.

• Skapa analys och registrera grunddata: Företag, kontaktperson, bransch, antal anställda.
• Frågekatalog i sex block — Verksamhet, tillgänglighet, försäljning, administration, människor och processer, mål; en räknare visar hur många frågor som har besvarats.
• Generera rapport: Sammanfattning av hur arbetet utförs idag, en hävstångstabell med försiktigt uppskattade besparingar per ämne, rekommenderad startpunkt och nästa steg.
• Spara som PDF och ge till prospekten — rapporten är utformad för A4 med brevhuvud.

Uppslagsverk för företagsdata från Österrike och Tyskland — för att kontrollera uppgifter före första kontakt eller före en order.

• Välj land, ange företagsnamn, granska träfflista: Namn, status, företagsregistreringsnummer, ort, juridisk form och behörig domstol.
• För Tyskland, filtrera dessutom efter registertyp och hoppa direkt till Bundesanzeiger och Unternehmensregister.
• För Österrike finns detaljfilter tillgängliga: Sökfält, juridisk form, domstol, ort och exakt sökning.

Per idag slutar processen vid träfflistan: Detaljvyn för enskilda företag och dokumenthämtning är ännu inte utvecklade, och träffar kan ännu inte direkt överföras som kontakter.

Advokatbyråmodulen är byggd för advokatbyråer: akter med aktnummer, kollisionskontroll, tidsfrister och påminnelser, tidrapportering på akten och därifrån arvodesfakturan. I menyn för advokatbyrån finns "Akter" och "Tidsfrister"; skattebyråer och andra företag öppnar modulen direkt under Ärenden. Dina klienter är kontakter eller företag i CRM.

• Översikt under Ärenden: Öppna akter, förfallna tidsfrister, förfaller inom 7 dagar och det obetalda beloppet; sök akter efter aktnummer, ämne, klient eller motpart och filtrera efter Öppen, Vilande eller Arkiverad.
• "Ladda upp dokument" i akten lägger filen till akten och samtidigt i klientens CRM-akt; dokument kan döpas om; "Ta bort" tar även bort dem från CRM-akten.
• Endast tider på en advokatbyråakt blir till en arvodesfaktura. Tider från tidrapporteringen eller från DivineTasks leder inte automatiskt till en faktura.

Varje företag skickar sin bokföring som en fil till sin skattebyrå – utan att advokatbyrån behöver ett konto. Det finns ingen koppling till DATEV, RZL eller BMD; advokatbyrån importerar filerna själv.

För praktiker är DivineMind kontors- och administrationsprogramvaran vid sidan av journalsystemet (PVS) – inte PVS självt. De allmänna modulerna som beskrivs i denna handbok gäller.

• Patienter som kontakter i CRM med e-post, dokument och fakturor – utan medicinsk journal.
• Bokningssida där patienter utan konto själva kan välja en tid; i kalendern bjuder du in mötesgäster.
• Fakturor och offerter, t.ex. för självbetalningstjänster, påminnelsesteg (automatiskt endast om du aktiverar det), inkommande fakturor via AI och export till skattebyrån.
• DivineMail med AI-utkast till svar, uppgifter, moln, tidrapportering, schema och semester, DivineMeet och arbetsflöden som i vilket företag som helst.
• Data lagras i EU (databas i Frankfurt, filer i Berlin), varje företag är separerat från de andra, uppladdningar med personuppgifter är privata.

Tjänsteleverantörer utan egen branschmodul arbetar med de allmänna modulerna: kundakt, DivineMail, kalender med bokningssida, offert till faktura, uppgifter, moln, tidrapportering, arbetsflöden och AIRIS. Här finns de processer som är särskilt viktiga för tjänsteleverantörer.

Det finns inga medföljande exempelmallar – du använder dina egna dokument. Om kunden saknar e-postadress förblir offerten ett utkast.

• Stämpling med platsregel: I användarmenyn uppe till höger "Stämpla in" respektive "Stämpla ut". Under Tidsregistrering → "Stämpelklocka" kan chefen aktivera "Stämpla endast på plats" (radie i meter, standard 50); utanför radien eller utan platsbehörighet i webbläsaren nekas stämplingen. För inomhuslokaler rekommenderas en större radie.
• Team-brevlåda: I DivineMail under Inställningar → "Konton" för brevlådan, välj "Dela åtkomst", välj person, ställ in "får endast läsa" eller "får skriva" och klicka på "Dela". Endast ägaren av brevlådan ger eller tar bort åtkomst.
• Privat arkiv i DivineCloud: Nya filer är privata och visas endast via tidsbegränsade länkar. Utåt delar du medvetet en mapp via "Dela" → "Offentlig länk" – med lösenord, utgångsdatum eller maximalt antal visningar; "Återkalla" avslutar länken.
• Mötesanteckningar i DivineMeet endast med samtycke: Värden startar "Starta anteckningar", varje deltagare väljer "Godkänner" eller "Skriv inte anteckningar från mig". Endast text skrivs ner, inget ljud; om mötet är kopplat till en kund hamnar anteckningarna i dennes kundakt.
• DivineNote: Sidor och undersidor för protokoll, briefingar och kunskap – "Ny sida", mallar, favoriter; med "Dela" bjuder du in teammedlemmar att visa, kommentera eller redigera, export som PDF eller Markdown.