Ostali moduli

Prvi ekran nakon prijave je izveštaj, a ne stranica menija: Šta se desilo od juče, šta sada zahteva Vašu odluku i predlog od AIRIS-a.

• Od juče: objavljeni postovi, novi potencijalni klijenti, korisnički upiti na koje je AIRIS odgovorio, poslate e-poruke, plaćeni računi sa sumom, završeni zadaci.
• Čeka Vas: najviše tri stavke, svaka je klikabilna i direktno vodi na pravo mesto — otvorena odobrenja sa iznosom, dokazi kojima ističe rok, zastareli nedostaci, eskalirani razgovori.
• Za nove naloge dodatno: kartica dobrodošlice sa sledećim smislenim korakom i kontrolna lista za podešavanje sa procentom napretka.
• Brzi uspesi u industriji: do tri početna zadatka prilagođena Vašoj industriji, svaki vodi direktno do funkcije.

Pregled za revizore za svaki poziv koji je AIRIS obavio: Vreme, pozivalac, rezime, kompletan tok razgovora — i svaka pojedinačna akcija VI sa argumentima, rezultatom i klasom rizika. Za Vašu kontrolu i kao dokaz revizorima.

• Lista svih poziva sa ključnim pokazateljima: koliko ih ima propust, koliko ih nema transkript ili rezime, kod koliko njih je pozivalac bio nepoznat.
• Jedan klik otvara dosije poziva — rezime, tok razgovora i akcije VI po redosledu razgovora.
• Svaka akcija nosi klasu rizika: Uvid (samo čitanje), Kreiranje (nastaje zapis podataka) ili Eksterno (nešto je poslato klijentu i ne može se opozvati).
• Propusti se prikazuju umesto da se skrivaju. Pregled za revizore koji prećutkuje nedostajuće zapise bio bi bezvredan.
• Obaveštenje o otkrivanju VI prema članu 50 Zakona o VI EU nalazi se u svakom dosijeu.

Sarađujte direktno sa kupcima i dobavljačima koji takođe koriste DivineMind: naručujte i pregledajte dokumente bez slanja PDF imejlova. Važno: Sistem nikada ne otkriva da li druga kompanija koristi DivineMind — veza se uspostavlja isključivo ako obe strane pristanu.

• Zahtev za povezivanje: Otvorite kontakt ili dobavljača i kliknite na „Direktna veza“. Dugme uvek izgleda isto — ako ta kompanija koristi DivineMind, dobiće Vaš zahtev; ako je još ne koristi, zahtev postaje pozivnica.
• Druga strana potvrđuje povezivanje u odeljku „Partnerska mreža“ → Zahtevi za Vas. Tek nakon toga ćete videti jedni druge; odbijanje ostaje bez povratne informacije.
• Naručivanje: Kada je veza aktivna, otvorite asortiman partnera, unesite količine i pošaljite porudžbinu. Važe cene koje je partner definisao za Vas.
• Kod dobavljača se odmah kreira prihvaćena porudžbina sa potvrdom porudžbine, a kod Vas odgovarajuća porudžbina — obe su međusobno povezane.
• Desno od toga možete videti tekuće naloge, otpremnice i račune koje je partner kreirao za Vaše porudžbine.
• Prekidanje je moguće u svakom trenutku: Veza se prekida, a postojeći dokumenti ostaju nepromenjeni.

Za preduzeća sa više samostalnih firmi: zajednički pregled finansija i premeštanje robe između firmi, bez odustajanja od odvajanja klijenata.

• Kreiranje grupe preduzeća — trenutno aktivna firma postaje centrala; dodajte druge firme sa ulogom (lokacija, centralno skladište, holding).
• Pregled koncerna: mesečni promet, otvorena potraživanja, stanje zaliha i veličina tima kao zbir i po firmi.
• Kreiranje premeštanja: izaberite firmu primaoca, proizvod i količinu — trenutno jedna pozicija proizvoda po premeštanju.
• Firma primalac knjiži prijem; tek tada se menja stanje zaliha.
• Nakon toga opcionalno obračunajte: generiše nacrt računa koji možete pregledati i poslati u modulu za fakturisanje.

Kontrolna tabla za sva službena vozila, sa tri kartice: Pregled, Odgovornost vlasnika i Iznajmljivanje.

• Pregled sa semaforom po vozilu: glavni pregled istekao crveno, dospeva za osam nedelja žuto; plus kilometraža, ko je na putu i troškovi u poslednjih dvanaest meseci.
• Dodela dokumenata se odvija u dve faze: prvo probni rad koji prikazuje jasna podudaranja registarskih tablica i slučajeve sumnje, a zatim preuzimanje pritiskom na dugme.
• Odgovornost vlasnika: dokumentujte kontrolu vozačke dozvole, obuku i UVV proveru za svakog vozača i vozilo, sa datumom, rezultatom i sledećim rokom dospeća.
• Vozači koji nikada ne voze mogu biti izuzeti od kontrole uz obrazloženje; dokaz se može preuzeti kao CSV datoteka.
• Iznajmljivanje: kreirajte tarife (dnevna cena, besplatni kilometri, cena po dodatnom kilometru, depozit), dodelite ih svakom vozilu i omogućite online rezervaciju; javni link za iznajmljivanje kopirajte ovde.

Svaka predaja vozila iz voznog parka klijentima ili zaposlenima kao zaseban proces — od zamenskog vozila, preko probne vožnje, do plaćenog iznajmljenog vozila.

• Izaberite vrstu procesa (šest vrsta) — nosilac troškova se automatski popunjava, na primer, garantni slučaj na teret proizvođača ili besplatno zamensko vozilo iz servisa.
• Unesite period; nude se samo vozila koja su zaista slobodna u tom periodu.
• Zabeležite stanje prilikom predaje: kilometražu i nivo goriva; za plaćene procese dodatno dnevnu naknadu, uključene kilometre i cenu po dodatnom kilometru.
• Otvorite ugovor o najmu kao PDF i dajte ga na potpis.
• Prilikom povratka zabeležite kilometre, nivo goriva i oštećenja — sistem izračunava konačan iznos na osnovu dana i dodatnih kilometara.

Javni tenderi i privatni signali potražnje, filtrirani prema onome što Vama odgovara — plus dosije za Vaše tekuće prijave.

• Filtriranje po zemlji, vrsti, veličini posla, izvoru i industriji; brzi filteri za domaće tržište, preporuke i sačuvane stavke.
• Tabela je sortirana po podudarnosti ili roku; rokovi kraći od sedam dana su istaknuti.
• Proširite red: AIRIS objašnjava zašto je ovaj tender sada relevantan i, na zahtev, piše nacrt prijave.
• Prebaciti u dosije: Proces se premešta na Vašu listu prijava sa statusom, rokom i vrednošću.
• U dosijeu: održavajte status, kreirajte Cloud folder, otpremite dokumenta i priložite dokaze poput referenci ili video zapisa.

Alat za prvi razgovor sa potencijalnim klijentom: popunite upitnik tokom razgovora, iz čega AIRIS generiše izveštaj sa konkretnim polugama za uštedu.

• Kreirajte analizu i unesite osnovne podatke: firma, kontakt osoba, industrija, broj zaposlenih.
• Katalog pitanja u šest blokova — poslovanje, dostupnost, prodaja, administracija, ljudi i procesi, ciljevi; brojač pokazuje koliko je pitanja odgovoreno.
• Generišite izveštaj: rezime kako se danas radi, tabela poluga sa pažljivo procenjenom uštedom po temi, preporučena početna tačka i sledeći koraci.
• Sačuvajte kao PDF i dajte potencijalnom klijentu — izveštaj je dizajniran za A4 format sa zaglavljem.

Referentni priručnik za podatke o firmama iz Austrije i Nemačke — za proveru informacija pre prvog kontakta ili pre narudžbine.

• Izaberite zemlju, unesite naziv firme, pregledajte listu rezultata: naziv, status, broj u poslovnom registru, mesto, pravna forma i nadležni sud.
• Za Nemačku dodatno filtrirajte po vrsti registra i direktno pređite na Bundesanzeiger i Unternehmensregister.
• Za Austriju su dostupni detaljni filteri: područje pretrage, pravna forma, sud, mesto i tačna pretraga.

Od danas, proces se završava listom rezultata: detaljan prikaz pojedinačnih firmi i preuzimanje dokumenata još nisu razvijeni, a rezultati se još ne mogu direktno preuzeti kao kontakt.

Modul za advokatske kancelarije je izgrađen za advokatske kancelarije: predmeti sa brojem predmeta, provera sukoba interesa, rokovi i podsetnici, vreme provedeno na predmetu i na osnovu toga honorar. U meniju advokatske kancelarije za to stoje „Predmeti“ i „Rokovi“; poreski savetnici i druge firme otvaraju modul direktno pod Predmeti. Vaši klijenti su kontakti odnosno firme u CRM-u.

• Pregled pod Predmeti: Otvoreni predmeti, prekoračeni rokovi, dospeva za 7 dana i neobračunati iznos; pretražujte predmete po broju predmeta, predmetu, klijentu ili protivniku i filtrirajte po Otvoreno, Mirovanje ili Arhivirano.
• „Učitaj dokument“ u predmetu dodaje datoteku predmetu i istovremeno u CRM predmet klijenta; dokumenti se mogu preimenovati; „Obriši“ ih uklanja i iz CRM predmeta.
• Samo vreme provedeno na predmetu advokatske kancelarije postaje deo honorara. Vreme iz evidencije radnog vremena ili iz DivineTasks ne dovodi automatski do računa.

Svaka firma šalje svoje knjigovodstvo poreskom savetniku kao datoteku — bez da kancelarija treba nalog. Ne postoji interfejs za DATEV, RZL ili BMD; kancelarija sama uvozi datoteke.

Za ordinacije, DivineMind je softver za kancelarijsko i administrativno poslovanje pored sistema za upravljanje ordinacijom (PVS) — nije sam PVS. Primenjuju se opšti moduli opisani u ovom priručniku.

• Pacijenti kao kontakti u CRM-u sa e-mailovima, dokumentima i računima — bez medicinskog kartona.
• Stranica za rezervaciju, gde pacijenti sami biraju termin bez naloga; u kalendaru pozivate goste na termin.
• Računi i ponude, npr. za usluge koje plaćaju sami pacijenti, nivoi opomena (automatski samo ako ih uključite), ulazni računi putem AI i izvoz za poreskog savetnika.
• DivineMail sa AI nacrtima odgovora, zadacima, Cloudom, evidencijom radnog vremena, rasporedom smena i odmorima, DivineMeet i radnim tokovima kao u svakoj firmi.
• Podaci se nalaze u EU (baza podataka u Frankfurtu, datoteke u Berlinu), svaka firma je odvojena od drugih, uploadovi sa ličnim podacima su privatni.

Pružaoci usluga bez sopstvenog industrijskog modula rade sa opštim modulima: karton klijenta, DivineMail, kalendar sa stranicom za rezervaciju, ponuda do računa, zadaci, Cloud, evidencija radnog vremena, radni tokovi i AIRIS. Ovde su opisani procesi koji su posebno važni za pružaoce usluga.

Nema priloženih uzoraka predložaka — koristite sopstvene dokumente. Ako klijent nema e-mail adresu, ponuda ostaje nacrt.

• Evidentiranje radnog vremena sa pravilom lokacije: U korisničkom meniju gore desno „Prijavi se“ odnosno „Odjavi se“. Pod Evidencija vremena → „Sat za evidentiranje radnog vremena“ rukovodstvo može uključiti „Prijavljivanje samo na lokaciji“ (radijus u metrima, podrazumevano 50); izvan radijusa ili bez odobrenja lokacije u pretraživaču, prijavljivanje će biti odbijeno. Za hale se preporučuje veći radijus.
• Timsko poštansko sanduče: U DivineMailu pod Podešavanja → „Nalozi“ kod poštanskog sandučeta „Podeli pristup“, izaberite osobu, podesite „može samo čitati“ ili „može pisati“ i „Podeli“. Samo vlasnik poštanskog sandučeta daje ili oduzima pristup.
• Privatno skladište u DivineCloudu: Nove datoteke su privatne i prikazuju se samo putem vremenski ograničenih linkova. Svesno delite fasciklu spolja putem „Podeli“ → „Javni link“ — sa lozinkom, datumom isteka ili maksimalnim brojem pregleda; „Opozovi“ prekida link.
• Zapisnik u DivineMeetu samo uz saglasnost: Domaćin pokreće „Pokreni zapisnik“, svaki učesnik bira „Slažem se“ ili „Ne zapisuj me“. Zapisuje se samo tekst, ne zvuk; ako je sastanak dodeljen klijentu, zapisnik se nalazi u njegovom kartonu klijenta.
• DivineNote: Stranice i podstranice za protokole, brifinge i znanje — „Nova stranica“, predlošci, favoriti; sa „Podeli“ pozivate članove tima da pregledaju, komentarišu ili uređuju, izvoz kao PDF ili Markdown.