Od dokumenta do mesečnog obračuna: knjiženje, analiza, datoteke za poreskog savetnika, likvidnost i bankarska veza.
Oblasti
Glavna knjiga
Dnevnik, bruto bilans, kartica računa, otvorene stavke, mesečni obračun
Računovodstvo osnovnih sredstava
Osnovna sredstva, AfA plan (linearni ili degresivni), godišnji obračun AfA, otuđenje sredstava
Zajmovi
Glavna knjiga, kartica „Darlehen“ — pozajmljeni i uzeti novac po licu, otvoreno na dan bilansa
Bilans uspeha i bilans stanja
Glavna knjiga, kartica „GuV & Bilanz“ — pregled na dan i paket za poreskog savetnika
UVA, ZM, Intrastat
Glavna knjiga, kartica „UVA“ — obračun poreske obaveze, preuzimanje U30 odn. ELSTER datoteke
Likvidnost
Mesečni pregled i projekcija za narednih 13 nedelja
Bankarska veza
Bankovni izvodi i Ulazne fakture → Podešavanja → „Bankverbindung“ (Ponto, EBICS)
Troškovi osoblja
Knjiženje obračuna zarada sa bruto iznosom i doprinosima poslodavca (nije obračun zarada)
Poresko savetovanje
Izvoz u datoteku, pristup za poresku kancelariju, istorijat
Glavna knjiga: knjiženje i zaključak meseca
Otvaranje glavne knjige
Otvorite Glavna knjiga i na vrhu izaberite period pomoću „von“ i „bis“.
„Jetzt buchen“
Dugme preuzima sve dokumente, bankarska knjiženja, blagajnu i putne troškove tog perioda kao stavke knjiženja sa duguje i potražuje.
Provera
U karticama „Journal“, „Saldenliste“ i „Kontoblatt“ vidite svako knjiženje. Klik na broj računa otvara karticu računa. „Offene Posten“ prikazuje neizmirena potraživanja i obaveze kupaca i dobavljača.
Zaključavanje meseca
U kartici „Monatsabschluss“, opcija „Festschreiben“ konačno zaključava mesec. To se ne može poništiti; naknadne ispravke se prikazuju kao storno i novi unos u sledećem otvorenom mesecu.
Računovodstvo osnovnih sredstava: osnovna sredstva i AfA
„Novo osnovno sredstvo“
Pod Osnovna sredstva unosite osnovno sredstvo. Obavezni su naziv, datum nabavke, nabavna vrednost i vek trajanja; uz to kategorija, ostatak vrednosti, dobavljač i referenca fakture. Unos mogu vršiti Owner i Admin.
Metod AfA i plan amortizacije (AfA)
Izaberite „Linearno“ ili „Degresivno“ uz stopu AfA, po želji sa srazmernom prvom AfA prema mesecu nabavke. Plan AfA se automatski izračunava; detaljni prikaz ga prikazuje pored stvarno proknjiženih stavki i trenutne knjigovodstvene vrednosti.
„Godišnji obračun AfA“
Izaberite poslovnu godinu (uobičajeno: prethodnu, na dan 31.12.), potvrdite i kliknite na „Pokreni obračun AfA“. Obračun obavezujuće knjiži AfA za sva aktivna osnovna sredstva; lista rezultata prikazuje iznos po sredstvu, a u glavnoj knjizi se pojavljuje u dnevniku. Obračun može pokrenuti samo Owner.
„Otuđenje sredstva“
U detaljnom prikazu unesite datum otuđenja, razlog (prodaja, rashodovanje, donacija, gubitak / krađa) i prihod, a zatim kliknite na „Proknjiži otuđenje“ — dozvoljeno samo za Owner. Sredstvo se može obrisati samo dok za njega nije proknjižena AfA.
Metod, vek trajanja i stopu AfA određujete sami. Uskladite ih sa svojim poreskim savetnikom pre pokretanja prvog godišnjeg obračuna.
Bilans uspeha i stanja i paket za završni račun
Kartica „GuV & Bilanz“
Prikazuje bilans uspeha i bilans stanja na dan preseka iz glavne knjige, sažeto prema UGB/HGB. Red „Aktiva = Passiva“ pokazuje da je sve uravnoteženo.
Paket za poreskog savetnika
„Jahresabschluss-Paket für die Steuerberatung“ kreira ZIP datoteku za vašu agenciju. Poruka navodi da li je kontrolna lista kompletna ili koliko je stavki još otvoreno.
Bilans uspeha i bilans stanja u DivineMind-u su samo pregled. Zvanični završni račun izrađuje vaš poreski savetnik; uskladite brojke sa njim pre svakog podnošenja.
Kraj godine: vremenska razgraničenja i rezervisanja
- U kartici „GuV & Bilanz“, ispod bilansa stanja nalazi se kartica „Kraj godine …: vremenska razgraničenja i rezervisanja“ za godinu koju gore izaberete pod „do“.
- Ako račun prelazi kraj godine (npr. godišnja licenca ili godišnja pretplata), DivineMind predlaže aktivno ili pasivno razgraničenje uz dokument i obrazloženje. „Proknjiži“ ga knjiži na dan 31.12. i stornira ga 01.01. Ako nema stavki za razgraničenje, piše „Razgraničenje nije potrebno“.
- Za rezervisanja (npr. troškovi poreskog savetnika za završni račun) i očekivana potraživanja postoje predlozi. „Proknjiži kao rezervisanje“ odn. „Proknjiži kao potraživanje“ traži iznos — vi odlučujete o njemu.
- Knjiženje mogu vršiti Owner i Admin. Predlozi su polazna osnova za završni račun; uskladite ih sa svojim poreskim savetnikom.
Zajmovi fizičkim licima i od njih
- Kartica „Darlehen“ u glavnoj knjizi prikazuje po licu „Zajam licu (potraživanje)“ ili „Zajam firmi (obaveza)“ sa isplaćenim, vraćenim i otvorenim iznosom na dan bilansa — iste cifre kao u glavnoj knjizi.
- Prenos sa rečju „Zajam“ u svrsi doznake automatski se predlaže kao zajam pri usklađivanju izvoda.
- Za svaki zajam beležite da li postoji ugovor i godišnju kamatnu stopu; na osnovu toga red prikazuje procenu godišnje kamate. Kamate se ne knjiže automatski.
Za zajmove članovima društva ili direktorima uskladite pisani ugovor, tržišnu kamatu i otplatu sa svojim poreskim savetnikom. DivineMind prikazuje stavke za proveru, ali ne pruža savete.
UVA, Zbirna prijava (ZM) i Intrastat
- Kartica „UVA“: PDV, prethodni porez i poreska obaveza (ili preplata) iz dnevnika knjiženja, raščlanjeni po pozicijama. Obračunava se isključivo prema izdatim računima (fakturisanom prometu).
- „FinanzOnline-Datei (U30)“ za Austriju, odnosno „ELSTER-Datei (UStVA)“ za Nemačku preuzima datoteku. DivineMind ne šalje podatke direktno servisima FinanzOnline ili ELSTER — to radite vi ili vaš poreski savetnik.
- „Zusammenfassende Meldung (ZM)“ navodi isporuke i usluge privrednicima u EU; „ZM als CSV“ preuzima listu. Ako kupcu nedostaje PIB (UID), naveden je ispod kao nepodoban za prijavu.
- „Intrastat (Versendungen)“ obračunava isporuke robe u druge zemlje EU po tarifnom broju iz matičnih podataka artikala (tarifni broj, težina, zemlja porekla). Prag za prijavljivanje proveravate sami.
Datoteke i pristup za poreskog savetnika
Datoteka knjiženja iz glavne knjige
U Glavna knjiga opcije „Export (CSV)“, „BMD-Import“ i „RZL-Import“ pružaju stavke knjiženja sa kontom, protivkontom i poreskom stopom; „Personenkonten“ pripadajuće kupce i dobavljače. Pre preuzimanja vrši se provera konto po konto u odnosu na dnevnik.
Podešavanja izvoza
U Poreski savetnik u sekciji „Konfiguration“ birate format i periodiku: DATEV-Buchungsstapel (CSV), ebInterface 6.1, BMD paket, XRechnung, CSV ili Excel — ručno ili automatizovano putem e-pošte, sa PDF dokumentima u ZIP arhivi.
Pozivanje agencije (opciono)
U odeljku „Pristup“, opcija „Pozovi“ poziva Vašeg poreskog savetnika sa sopstvenim podacima za prijavu; nakon toga, tamo im omogućavate pristup. Kancelarija se registruje putem linka iz imejla i nakon prijave direktno dolazi do pregleda svojih klijenata. Vidi ulazne i izlazne fakture, kredite i opomene, može da obrađuje ulazne fakture i da preuzima izvoze. Za izvoz putem imejla nije potrebna registracija.
Istorija
„Verlauf“ prikazuje svaki poslati izvoz sa periodom, formatom i statusom; „Erneut senden“ ga šalje ponovo.
DATEV, BMD i RZL primaju datoteku, ne postoji prenos u realnom vremenu. Da li se BMD, odnosno RZL datoteka u programu vaše agencije uvozi bez grešaka još nije potvrđeno u praksi — prvo pošaljite probnu datoteku i proverite je sa agencijom.
Likvidnost: narednih 13 nedelja
Otvaranje novčanog toka
Pod Cash-Flow vidite otvorena potraživanja, dospela dugovanja, otvorene obaveze i mesečni pregled sa očekivanim prihodima i rashodima.
„Likvidnost u narednih 13 nedelja“
Kartica polazi od stanja na računu plus blagajna i prikazuje prilive, odlive i stanje na kraju svake nedelje, kao i najniži nivo i stanje nakon 13 nedelja.
Poreklo podataka
Od poslednjeg izvoda po računu: otvorene fakture kupaca prema dospelosti i dosadašnjem ponašanju plaćanja, otvorene fakture dobavljača, pretplate, plate, putni troškovi i obaveza za PDV. Dospela dugovanja ulaze u 1. nedelju. Konzervativni obračun pretpostavlja da kupci plaćaju 14 dana kasnije.
Scenario „Oprezno“
Pored „Najniži nivo“, kartica prikazuje „Oprezno (kupci plaćaju 14 dana kasnije), najniži nivo“. Ako ova vrednost postane crvena, situacija postaje kritična čim kupci plate dve nedelje kasnije od očekivanog.
Bankarska veza: datoteka, Ponto, EBICS
Datoteka izvoda iz banke (uvek funkcioniše)
Pod Bankovni izvodi uvozite MT940, CAMT.053, CSV ili PDF izvod iz banke. DivineMind predlaže odgovarajuće fakture; Vi ih dodeljujete potvrdom.
Otvaranje „Bankarska veza“
U ulaznim fakturama pod Podešavanja → „Bankarska veza“ dostupna su dva načina: „Poveži bankovni račun (Ponto)“ i ispod EBICS.
Ponto: „Poveži bankovni račun“
Izaberite banku, prijavite se u banku, odobrite račune. DivineMind čita samo knjiženja i stanje računa, plaćanja nisu moguća. „Preuzmi sada“ preuzima nova knjiženja; nakon oko 180 dana obnovite odobrenje pomoću „Ponovo poveži“.
„Preuzimanje iz banke (EBICS)“
EBICS ugovarate sa svojom bankom. Pod „Poveži banku“ unosite EBICS URL, Host ID, ID klijenta i ID učesnika, kliknete na „Pošalji ključeve banci“, potpisujete inicijalizaciono pismo i šaljete ga banci. Nakon aktivacije od strane banke: „Proveri aktivaciju“ — nakon toga se izvodi preuzimaju svakodnevno.
Usklađivanje
Sigurna poklapanja (iznos tačan, veoma visoko poklapanje) AIRIS automatski knjiži samo ako Vaša kompanija to dozvoljava u smernicama. Sve ostalo potvrđujete Vi.
Ponto je do sada testiran samo u testnom režimu (Sandbox), pristup za produkciju je zatražen. Ako pristup još nije konfigurisan, kartica prikazuje „Bankarska veza se trenutno podešava i biće uskoro dostupna.“ EBICS takođe još nije potvrđen u produkciji sa pravom bankom. Datoteka izvoda funkcioniše sa svakom bankom.
Knjiženje troškova osoblja (obračun zarada)
„Kreiraj obračun zarada“
Pod Troškovi osoblja kreirate obračun zarada za određeni period. Sadrži bruto iznos i doprinose poslodavca za socijalno osiguranje po zaposlenom.
Provera i „Knjiži (konačno)“
U obračunu vidite stavke zaposlenih i knjiženja sa Duguje i Potražuje. „Knjiži (konačno)“ ih prenosi u glavnu knjigu; nakon toga je moguće samo „Storniraj“, što kreira storno-obračun sa negativnim iznosima. „CSV izvoz“ preuzima obračun.
DivineMind ne obračunava neto zaradu, porez na dohodak i ne kreira prijave za socijalno osiguranje niti platne listiće. Zaradu obračunava Vaš poreski savetnik odn. softver za plate; sati iz evidencije radnog vremena služe kao osnov.