Organizare, înregistrarea timpului, absențe și recrutare.
Cele mai importante secțiuni
- Organizare — Structură și ierarhie.
- Personal — Profile angajați și date de bază.
- Înregistrarea timpului — Ore de lucru și tarife orare.
- Absențe — Concedii și absențe, schimb de ture.
- Onboarding — Liste de verificare și șabloane pentru noii colegi.
- Evaluări și Performanță — Apreciere.
- Recrutare — Posturi și aplicații.
- Cheltuieli de călătorie — Diurne și rambursări.
Creare & integra angajați
Fiecare angajat este înregistrat o singură dată sub Angajați — datele de bază, contractul și accesul sunt apoi disponibile tuturor departamentelor HR. Cu un șablon de onboarding, fiecare nouă angajare începe imediat complet.
Creare angajat
Sub Angajați, selectați „Angajat nou” — introduceți numele, poziția, departamentul și data începerii.
Completare date de bază
Parcurgeți filele din profil: detalii bancare, contact de urgență, calificări, date fiscale și contractuale.
Atribuire șablon de onboarding
Selectați un șablon din Șabloane de Onboarding — lista de verificare cu toate sarcinile va fi creată automat.
Urmărire progres
Bifați pașii finalizați; statusul indică până când angajatul este complet integrat.
Acordare acces AIRIS
Invitați sub Acces AIRIS dacă este necesar — angajatul își va înregistra singur orele și absențele.
Înregistrare & aprobare timp
Orele de lucru sunt înregistrate în Urmărire timp, aprobate de manager și integrate automat în analize și pregătirea salariilor.
Înregistrare timp
Angajații înregistrează prin „Intrare/Ieșire” sau introduc manual orele — cu pauze și proiect/activitate.
Verificare sumar echipă
Managerul vede toate orele înregistrate în echipă și identifică înregistrările lipsă sau neobișnuite.
Aprobare
Aprobați înregistrările corecte — doar orele aprobate contează pentru analize și salarizare.
Analiză
Exportați ore, ore suplimentare și solduri pe angajat sau perioadă prin rapoarte.
În cazul lucrului în ture, planificați săptămâni întregi în planificatorul de ture (Roster) — orele țintă servesc apoi ca șablon pentru înregistrare.
Pentru disponibilitatea de noapte și de weekend (ex. serviciu de urgență SHK), în înregistrarea timpului există fila „Disponibilitate”: generați rotația pentru tehnicienii selectați, transferați disponibilitatea sau anulați-o cu o justificare — planul rămâne ca dovadă.
Dacă un client raportează o defecțiune urgentă prin codul QR de pe echipament, este alertată persoana de gardă conform planificării. Prin „Preluare”, aceasta este alocată intervenției; fără preluare, alerta trece după termenul configurat la următoarea persoană, în final la conducere. Biroul vede starea intervenției („Gardă alertată”, „Garda a preluat”). Comutatorul „Alertă activă” și termenul se configurează în fila „Gardă”, pe cardul „Alertă serviciu de urgență”; la „Ultimele alerte” se afișează pentru fiecare nivel ce a fost livrat sau omis. DivineMind nu preia automat apelurile telefonice de urgență — detalii în capitolul SHK.
Programare automată a personalului: pe baza nevoilor și disponibilității
AIRIS creează automat programul săptămânal de lucru: pe baza nevoilor de personal pentru fiecare locație, a orelor de funcționare și a disponibilității angajaților. Absențele aprobate (concediu/boală) și turele deja planificate sunt luate în considerare.
Introduceți orele de funcționare și cerințele de personal
Setări → Locații → pictograma roată dințată la locație → fila „Planificare ture“: Înregistrați orele de funcționare pentru fiecare zi a săptămânii și personalul minim necesar (Zi, Interval orar, Rol, Număr).
Disponibilitate și preferințe per angajat
În profilul angajatului, sub „Setări HR“, introduceți disponibilitatea pentru fiecare zi a săptămânii (interval orar) și preferințele opționale. Gol = indisponibil în acea zi.
Generare automată
În planul de ture, selectați săptămâna și faceți clic pe „Generare automată“. AIRIS afișează o previzualizare cu acoperirea în %, cine este alocat și unde rămân ture deschise — cu „Aplicare“ planul este salvat.
Ajustare raport de boală
Dacă cineva se îmbolnăvește: „Ajustare raport de boală“ → selectați angajatul și perioada. AIRIS marchează turele ca „boală“ și caută un înlocuitor; dacă nu se găsește niciunul, se creează o tură deschisă pentru preluare.
Dacă o tură rămâne neocupată, AIRIS o creează ca „tură deschisă“ — vizibilă la nivelul tuturor locațiilor, astfel încât colegii disponibili să o poată prelua.
În profilul angajatului, la „Setări HR” → „Filiale”, stabiliți filiala principală, alte filiale în care persoana poate lucra sau opțiunea „Înlocuitor mobil” (orice filială). Planificarea automată, cererile de înlocuire și preluarea schimburilor deschise din aplicație respectă această regulă — precum și timpul de odihnă (UE/UK 11 ore, Canada 8), orele săptămânale și calificarea.
Dacă cineva se declară bolnav (aplicație, AIRIS sau absențe), schimbul său devine deschis, iar sistemul caută un înlocuitor: mai întâi în propria filială, apoi în filialele vecine autorizate, apoi înlocuitori mobili — oricine este disponibil, calificat și mai are ore libere. Conducerea filialei primește imediat o notificare push și în clopoțel cu propunerea și apasă „Trimite cererea” în programul de lucru; dacă permiteți acest lucru în configurarea autonomiei (HR · Solicitare înlocuitor), sistemul trimite cererea automat. Colegul/colega primește push și WhatsApp cu „Prelucrez eu” / „Nu pot” — fără a afla cine și de ce lipsește. În lipsa unui răspuns, cererea este trimisă următoarei persoane după expirarea termenului (între 10 și 60 de minute, în funcție de începutul schimbului).
Solicitare & aprobare absențe
Concediile și absențele se gestionează prin Absențe ca cerere → aprobare → înregistrare în calendar. Concediul rămas și contingentele sunt calculate automat.
Depunere cerere
Angajatul selectează tipul (concediu, boală, concediu special), perioada și adaugă o notă dacă este necesar.
Verificare contingent
Sistemul afișează dreptul rămas și avertizează în caz de suprapuneri în echipă.
Aprobare sau refuz
Managerul decide în inbox-ul de aprobări; angajatul este notificat automat.
Calendar & sold
Absențele aprobate apar în calendarul echipei, iar concediul rămas este actualizat imediat.
Angajații pot schimba ture direct între ei — schimbul este transmis managerului pentru confirmare.
Recrutare: de la post la angajare
Sub Recrutare, publicați posturi și ghidați candidații printr-un pipeline până la angajare — structurat și trasabil.
Creare post
Utilizați asistentul de posturi pentru a introduce titlul, departamentul, cerințele și textul anunțului.
Publicare
Activați postul și partajați linkul de aplicare — aplicațiile primite ajung automat în prima etapă a pipeline-ului.
Mutare candidați
Trageți și plasați candidații pe etape în tabla Kanban (ex. Revizuire → Interviu → Ofertă).
Evaluare & decizie
Înregistrați evaluări și note pentru fiecare candidat; un rezultat (angajare/refuz) încheie aplicația.
Integrare în echipă
La angajare, creați candidatul ca angajat sub Angajați și începeți onboarding-ul.
Depunere & rambursare cheltuieli de călătorie
Călătoriile de afaceri sunt înregistrate în Cheltuieli de călătorie ca o călătorie cu elemente individuale, verificate și rambursate — inclusiv indemnizația de kilometraj și diurnele.
Creare călătorie
Introduceți scopul, destinația și perioada călătoriei.
Elemente & chitanțe
Adăugați cheltuieli individuale (hotel, tren, masă) cu chitanță; călătorii prin calculatorul de kilometri, diurne prin tabelul de diurne.
Depunere
Depuneți călătoria completă pentru verificare — suma este calculată automat.
Verificare & rambursare
Managerul aprobă în inbox; suma aprobată este disponibilă pentru rambursare.
Evaluări & Performanță
- Evaluări — discuții structurate cu angajații și cicluri de evaluare.
- Obiective & OKR — stabilirea obiectivelor, măsurarea progresului, înregistrarea rezultatelor.
- Discuții 1:1 — documentarea întâlnirilor regulate cu agendă și notițe.
- Feedback 360° — colectarea feedback-ului din multiple perspective.
Definiți șabloanele de onboarding o singură dată cu precizie — fiecare nouă angajare va începe imediat complet și uniform.