Alte module

Primul ecran după autentificare este un raport, nu o pagină de meniu: Ce s-a întâmplat de ieri, ce necesită acum o decizie din partea dumneavoastră și o sugestie de la AIRIS.

• De ieri: postări publicate, noi potențiali clienți, solicitări de la clienți răspuns de AIRIS, e-mailuri trimise, facturi plătite cu sumă, sarcini finalizate.
• Vă așteaptă: maxim trei puncte, fiecare clicabil și direct la locul potrivit — aprobări deschise cu sumă, dovezi care expiră, deficiențe restante, discuții escalate.
• Pentru conturile noi, în plus: card de bun venit cu următorul pas relevant și o listă de verificare a configurării cu progresul în procente.
• Succese rapide specifice industriei: până la trei sarcini de pornire potrivite pentru industria dumneavoastră, fiecare ducând direct la funcție.

Vizualizarea pentru auditori a fiecărui apel gestionat de AIRIS: Ora, Apelantul, Rezumatul, Transcripția completă a conversației — și fiecare acțiune individuală a AI-ului cu argumente, rezultat și clasă de risc. Pentru controlul Dumneavoastră și ca dovadă în fața auditorilor.

• Lista tuturor apelurilor cu indicatori cheie: câte prezintă o lacună, câtor le lipsește transcripția sau rezumatul, la câte apelantul a fost necunoscut.
• Un clic deschide dosarul apelului — Rezumatul, transcripția conversației și acțiunile AI-ului în ordinea discuției.
• Fiecare acțiune are o clasă de risc: Consultare (doar citire), Creare (se generează o înregistrare) sau Extern (s-a trimis ceva clientului și nu poate fi anulat).
• Lacunele sunt evidențiate, nu ascunse. O vizualizare pentru auditori care omite înregistrările lipsă ar fi lipsită de valoare.
• Notificarea privind divulgarea AI conform Articolului 50 din Legea AI a UE se găsește în fiecare dosar.

Lucrați direct cu clienții și furnizorii care utilizează, de asemenea, DivineMind: comandați și vizualizați documentele direct, fără a mai trece prin e-mailuri cu PDF-uri. Important: Sistemul nu dezvăluie niciodată dacă o altă companie utilizează DivineMind — o conexiune se stabilește exclusiv dacă ambele părți sunt de acord.

• Solicitarea unei conexiuni: Deschideți contactul sau furnizorul și faceți clic pe „Conexiune directă”. Butonul arată întotdeauna la fel — dacă firma utilizează DivineMind, va primi solicitarea dumneavoastră; dacă nu o utilizează încă, aceasta va deveni o invitație.
• Cealaltă parte confirmă la secțiunea „Rețea de parteneri” → Solicitări primite. Abia după aceea vă veți putea vedea reciproc; un refuz rămâne fără notificare.
• Comandarea: În cazul unei conexiuni active, deschideți catalogul de produse al partenerului, introduceți cantitățile și trimiteți comanda. Se aplică prețurile pe care partenerul le-a stabilit pentru dumneavoastră.
• La furnizor se creează instantaneu o comandă acceptată cu confirmare de comandă, iar la dumneavoastră comanda corespunzătoare — ambele fiind interconectate.
• În dreapta, puteți vedea în permanență comenzile, avizele de însoțire a mărfii și facturile pe care partenerul le-a creat pentru comenzile dumneavoastră.
• Deconectare posibilă în orice moment: conexiunea se încheie, iar documentele existente rămân neschimbate.

Pentru companiile cu mai multe firme independente: o vizualizare comună a cifrelor și transferuri de mărfuri între firme, fără a renunța la separarea clienților.

• Creați grup corporativ — firma activă în prezent devine sediul central; adăugați alte firme cu rol (Locație, Depozit central, Holding).
• Prezentare generală a grupului: Cifra de afaceri lunară, creanțe deschise, stoc și dimensiunea echipei ca sumă și per firmă.
• Creați transfer: Alegeți firma destinatară, produsul și cantitatea — în prezent o poziție de produs per transfer.
• Firma destinatară înregistrează primirea; doar astfel se modifică stocul.
• Apoi, opțional, decontați: generează un proiect de factură pe care îl verificați și îl trimiteți în modulul de facturare.

Panoul de control pentru toate vehiculele companiei, cu trei file: Prezentare generală, Răspunderea proprietarului și Închiriere.

• Prezentare generală cu semafor per vehicul: Inspecția tehnică periodică (ITP) depășită roșu, scadentă în opt săptămâni galben; în plus, kilometrajul, cine este în deplasare și costurile ultimelor douăsprezece luni.
• Asocierea chitanțelor se desfășoară în două etape: mai întâi o simulare care arată potriviri clare ale numerelor de înmatriculare și cazuri de îndoială, apoi preluarea la apăsarea unui buton.
• Răspunderea proprietarului: Documentați controlul permisului de conducere, instruirea și verificarea UVV per șofer și vehicul, cu dată, rezultat și următoarea scadență.
• Șoferii care nu conduc niciodată pot fi exceptați de la control cu o justificare; dovada poate fi descărcată ca fișier CSV.
• Închiriere: Creați tarife (tarif zilnic, kilometri incluși, preț per kilometru suplimentar, garanție), asociați-le fiecărui vehicul și activați rezervarea online; copiați linkul public de închiriere aici.

Fiecare predare a unui vehicul din parc către clienți sau angajați ca operațiune separată — de la mașina de înlocuire, la test drive, până la mașina de închiriat plătită.

• Alegeți tipul operațiunii (șase tipuri) — plătitorul de costuri este preselectat corespunzător, de exemplu, caz de garanție pe cheltuiala producătorului sau mașină de înlocuire gratuită de la service.
• Introduceți perioada; sunt oferite doar vehiculele care sunt efectiv disponibile în această perioadă.
• Înregistrați starea la predare: kilometrajul și nivelul combustibilului; pentru operațiunile plătite, în plus, taxa zilnică forfetară, kilometri incluși și prețul pe kilometru suplimentar.
• Deschideți contractul de închiriere ca PDF și solicitați semnarea acestuia.
• La returnare, înregistrați kilometrajul, nivelul combustibilului și daunele — suma finală este calculată de sistem pe baza zilelor și a kilometrilor suplimentari.

Licitații publice și semnale private de cerere, filtrate pentru ceea ce vi se potrivește — plus un dosar pentru aplicațiile dumneavoastră curente.

• Filtrați după țară, tip, dimensiunea contractului, sursă și industrie; filtre rapide pentru piața internă, recomandări și elemente salvate.
• Tabelul este sortat după potrivire sau termen limită; termenele sub șapte zile sunt evidențiate.
• Extindeți rândul: AIRIS explică de ce această licitație este relevantă acum și, la cerere, scrie un proiect de aplicație.
• Adăugați în dosar: Operațiunea este mutată în lista dumneavoastră de aplicații cu status, termen limită și valoare.
• În dosar: Gestionați statusul, creați un folder Cloud, încărcați documente și atașați dovezi precum referințe sau videoclipuri.

Instrumentul pentru prima discuție cu potențialul client: completați chestionarul în timpul discuției, iar AIRIS va genera un raport cu pârghii concrete de economisire.

• Creați analiză și înregistrați datele de bază: Companie, persoană de contact, industrie, număr de angajați.
• Set de întrebări în șase blocuri — Operațiuni, Accesibilitate, Vânzări, Administrație, Oameni și Procese, Obiective; un contor arată câte întrebări au fost răspuns.
• Generați raport: Rezumat al modului de lucru actual, un tabel cu pârghii cu economii estimate prudent pe subiect, punct de plecare recomandat și pași următori.
• Salvați ca PDF și oferiți-l potențialului client — raportul este conceput pentru format A4 cu antet.

Referință pentru datele companiilor din Austria și Germania — pentru verificarea informațiilor înainte de primul contact sau înainte de o comandă.

• Selectați țara, introduceți numele companiei, parcurgeți lista de rezultate: Nume, Status, Număr de înregistrare, Locație, Formă juridică și Instanța competentă.
• Pentru Germania, filtrați suplimentar după tipul de registru și săriți direct la Bundesanzeiger și Unternehmensregister.
• Pentru Austria sunt disponibile filtre detaliate: Domeniu de căutare, Formă juridică, Instanță, Locație și Căutare exactă.

La data de astăzi, procesul se oprește la lista de rezultate: Vizualizarea detaliată a companiilor individuale și preluarea documentelor nu sunt încă implementate, iar rezultatele nu pot fi preluate direct ca contact.

Modulul Cabinet este construit pentru cabinetele de avocatură: dosare cu număr de dosar, verificare coliziune, termene și reluări, timp alocat dosarului și din acesta factura de onorariu. În meniul cabinetului de avocatură, pentru aceasta există „Dosare“ și „Termene“; consilierii fiscali și alte companii deschid modulul direct sub Dosare. Clienții dvs. sunt contacte sau companii din CRM.

• Prezentare generală sub Dosare: Dosare deschise, termene restante, scadente în 7 zile și suma nefacturată; căutați dosare după număr de dosar, subiect, client sau adversar și filtrați după Deschise, În așteptare sau Arhivate.
• „Încărcați document“ în dosar adaugă fișierul la dosar și simultan la dosarul CRM al clientului; documentele pot fi redenumite; „Ștergeți“ le elimină și din dosarul CRM.
• Doar timpii alocați unui dosar din cabinet sunt incluși în factura de onorariu. Timpii din înregistrarea timpului sau din DivineTasks nu duc automat la o factură.

Fiecare companie își trimite contabilitatea consilierului fiscal sub formă de fișier — fără ca avocatul să aibă nevoie de un cont. Nu există o interfață cu DATEV, RZL sau BMD; avocatul importă fișierele singur.

Pentru cabinete, DivineMind este software-ul de birou și administrare alături de sistemul de gestionare a cabinetului (PVS) — nu PVS-ul în sine. Se aplică modulele generale descrise în acest manual.

• Pacienți ca și contacte în CRM cu e-mailuri, documente și facturi — fără dosar medical.
• Pagină de rezervări, unde pacienții fără cont aleg singuri o programare; în calendar invitați oaspeții la programare.
• Facturi și oferte, de ex., pentru servicii plătite de pacient, etape de urmărire (automat doar dacă activați acest lucru), facturi primite prin AI și exportul către consilierul fiscal.
• DivineMail cu schițe de răspuns AI, sarcini, cloud, înregistrare timp, plan de lucru și concediu, DivineMeet și fluxuri de lucru ca în orice companie.
• Datele se află în UE (bază de date în Frankfurt, fișiere în Berlin), fiecare companie este separată de celelalte, încărcările cu date personale rămân private.

Prestatorii de servicii fără un modul propriu de industrie lucrează cu modulele generale: dosar client, DivineMail, calendar cu pagină de rezervări, ofertă până la factură, sarcini, cloud, înregistrare timp, fluxuri de lucru și AIRIS. Aici sunt prezentate fluxurile de lucru care sunt deosebit de importante pentru prestatorii de servicii.

Nu există șabloane predefinite — folosiți propriile documente. Dacă clientul nu are adresă de e-mail, oferta rămâne o schiță.

• Ștampilare cu regulă de locație: În meniul utilizatorului din dreapta sus, apăsați „Intrare“ sau „Ieșire“. Sub Urmărire timp → „Ceas timp“ conducerea poate activa „Intrare doar la locație“ (raza în metri, implicit 50); în afara razei sau fără permisiunea locației în browser, intrarea va fi refuzată. Pentru hale, se recomandă o rază mai mare.
• Căsuță poștală echipă: În DivineMail, sub Setări → „Conturi“, la căsuța poștală, apăsați pe „Partajați accesul“, selectați persoana, setați „poate doar citi“ sau „poate scrie“ și apăsați „Partajați“. Doar proprietarul căsuței poștale acordă sau retrage accesul.
• Arhivă privată în DivineCloud: Fișierele noi sunt private și sunt afișate doar prin linkuri cu durată limitată. Către exterior, partajați în mod conștient un folder prin „Partajați“ → „Link public“ — cu parolă, dată de expirare sau număr maxim de accesări; „Revocați“ încheie linkul.
• Notițe în DivineMeet doar cu acord: Gazda pornește „Porniți notițele“, fiecare participant alege „De acord“ sau „Nu mă notați“. Se notează doar text, nu sunet; dacă întâlnirea este asociată unui client, notițele ajung în dosarul clientului său.
• DivineNote: Pagini și subpagini pentru procese verbale, briefinguri și cunoștințe — „Pagină nouă“, șabloane, favorite; cu „Partajați“ invitați membrii echipei să vizualizeze, comenteze sau editeze, exportați ca PDF sau Markdown.