Fra bilag til månedsavslutning: bokføring, analyse, filer til regnskapsfører, likviditet og bankforbindelse.
Områder
Hovedbok
Journal, saldoliste, kontospesifikasjon, åpne poster, månedsavslutning
Anleggsmiddelregnskap
Anleggsmidler, AfA-plan (avskrivningsplan) lineær eller degressiv, årlig AfA-kjøring, avgang
Lån
Hovedbok, fanen «Lån» — utlånte og innlånte penger per person, utestående per skjæringsdato
Resultat & balanse
Hovedbok, fanen «GuV & Bilanz» — Forhåndsvisning per skjæringsdato og pakke til regnskapsfører
UVA, ZM, Intrastat
Hovedbok, fanen «UVA» — Beregn skyldig avgift, last ned U30- eller ELSTER-fil
Likviditet
Månedsoversikt og prognose for de neste 13 ukene
Bankforbindelse
Kontoutskrifter og Inngående fakturaer → Innstillinger → «Bankforbindelse» (Ponto, EBICS)
Personalkostnader
Bokfør lønnskjøring med brutto og arbeidsgiveravgift (ikke lønnsavregning)
Regnskapsfører
Fileksporter, tilgang for regnskapsfører, historikk
Hovedbok: bokføring og månedsavslutning
Åpne hovedbok
Åpne Hovedbok og velg tidsrommet øverst med «fra» og «til».
«Bokfør nå»
Knappen overfører alle bilag, banktransaksjoner, kasse og reisekostnader for perioden som posteringer med debet og kredit.
Kontroller
I fanene «Journal», «Saldenliste» og «Kontoblatt» ser De hver postering. Et klikk på et kontonummer åpner kontospesifikasjonen. «Offene Posten» viser utestående for kunder og leverandører.
Lås måned
Under fanen «Månedsavslutning» fullfører «Lås» en måned endelig. Dette kan ikke angres; senere korrigeringer vises som en reversering og en ny postering i neste åpne måned.
Anleggsmiddelregnskap: Anleggsmidler og AfA
«Nytt anleggsmiddel»
Under Anleggsmidler oppretter De et anleggsmiddel. Obligatorisk er betegnelse, anskaffelsesdato, anskaffelseskost og levetid; i tillegg kategori, restverdi, leverandør og fakturareferanse. Kan opprettes av Owner og Admin.
AfA-metode og AfA-plan
Velg «Lineær» eller «Degressiv» med AfA-sats, eventuelt med forholdsmessig første AfA etter anskaffelsesmåned. AfA-planen beregnes automatisk; detaljvisningen viser den ved siden av faktisk bokførte poster og gjeldende bokført verdi.
«Årlig AfA-kjøring»
Velg regnskapsår (vanligvis det foregående, per 31.12.), bekreft og trykk «Start AfA-kjøring». Kjøringen bokfører AfA bindende for alle aktive anleggsmidler; resultatlisten viser beløpet per anleggsmiddel, og i hovedboken vises det i journalen. Kun Owner kan starte kjøringen.
«Avgang av anleggsmiddel»
I detaljvisningen angir De avgangsdato, årsak (salg, kassering, donasjon, tap/tyveri) og vederlag, og trykker deretter «Bokfør avgang» — kun av Owner. Et anleggsmiddel kan kun slettes så lenge det ikke er bokført AfA.
De bestemmer metode, levetid og AfA-sats. Avstem dette med Deres regnskapsfører/skatterådgiver før De starter den første årskjøringen.
Resultatregnskap & balanse og årsavslutningspakke
Fane «Resultat & balanse»
Viser resultatregnskapet og balansen per balansedag fra hovedboken, forkortet oppstilling i henhold til UGB/HGB. Linjen «Eiendeler = Gjeld og egenkapital» viser at alt balanserer.
Pakke for regnskapsfører
«Årsavslutningspakke for regnskapsfører» oppretter en ZIP-fil for regnskapsbyrået ditt. Meldingen viser om sjekklisten er fullstendig eller hvor mange punkter som gjenstår.
Resultatregnskap og balanse i DivineMind er en forhåndsvisning. Årsavslutningen utarbeides av din regnskapsfører; avstem tallene med regnskapsfører før enhver innsending.
Årsavslutning: Periodiseringer og avsetninger
- I fanen «GuV & Bilanz» finner De under balansen kortet «Årsavslutning …: Periodiseringer og avsetninger» for året De velger øverst under «til».
- Dersom en faktura strekker seg forbi årsskiftet (f.eks. årlig lisens eller årsabonnement), foreslår DivineMind en forskuddsbetalt kostnad eller inntekt med bilag og begrunnelse. «Bokfør» posterer den per 31.12. og reverserer den per 01.01. Hvis det ikke er noe å periodisere, vises «Ingen periodisering nødvendig».
- Det gis forslag for avsetninger (f.eks. kostnader til revisor/regnskapsfører for årsavslutning) og forventede fordringer. «Bokfør som avsetning» eller «Bokfør som fordring» ber om beløpet — De bestemmer det.
- Owner og Admin har tilgang til å bokføre. Forslagene er et utgangspunkt for årsavslutningen; avstem dem med Deres regnskapsfører/skatterådgiver.
Lån til og fra personer
- Fanen «Lån» i hovedboken viser per person «Lån til personen (fordring)» eller «Lån til selskapet (gjeld)» med utbetalt, tilbakebetalt og utestående per skjæringsdato — samme tall som i hovedboken.
- En bankoverføring med «Lån» i betalingsformålet foreslås som lån i kontoutskriftsavstemmingen.
- For hvert lån registrerer De om det foreligger kontrakt samt årlig rente; ut fra dette viser raden et estimat for årlige renter. Renter bokføres ikke automatisk.
Ved lån til aksjonærer eller daglig leder må skriftlig avtale, markedsmessig rente og tilbakebetaling avklares med regnskapsfører/skatterådgiver. DivineMind viser kontrollpunktene, men gir ikke rådgivning.
UVA, sammenfattende melding og Intrastat
- Fane «UVA»: Merverdiavgift, inngående mva og skyldig mva (eller til gode) fra journalen, spesifisert etter koder. Beregnes kun etter fakturaprinsippet (Soll-beskatning).
- «FinanzOnline-fil (U30)» for Østerrike eller «ELSTER-fil (UStVA)» for Tyskland laster ned filen. DivineMind overfører ingenting til FinanzOnline eller ELSTER — dette gjøres av Dem eller Deres regnskapsfører.
- «Sammenfattende melding (ZM)» viser leveranser og tjenester til EU-bedrifter; «ZM som CSV» laster ned listen. Hvis mva-nummer mangler for kunden, vises den under som ikke rapporterbar.
- «Intrastat (utførsler)» beregner vareleveranser til andre EU-land per varenummer fra artikkel-stamdataene (varenummer, vekt, opprinnelsesland). Rapporteringsterskelen kontrollerer De selv.
Filer og tilgang for regnskapsfører
Posteringsfil fra hovedboken
I Hovedbok gir «Eksport (CSV)», «BMD-import» og «RZL-import» posteringslinjer med konto, motkonto og mva-kode; «Reskontro» tilhørende kunder og leverandører. Før nedlasting kontrolleres det konto for konto mot journalen.
Eksportinnstillinger
Under Skatteveileder i området «Konfigurasjon» velger De format og frekvens: DATEV-bunt (CSV), ebInterface 6.1, BMD-pakke, XRechnung, CSV eller Excel — manuelt eller tidsstyrt via e-post, med PDF-ene som ZIP.
Inviter regnskapsfører (valgfritt)
I "Tilgang"-området inviterer "Inviter" skatterådgiveren din med egen innlogging; deretter aktiverer du tilgangen deres der. Firmaet registrerer seg via lenken i e-posten og lander direkte i klientoversikten etter innlogging. De ser inn- og utgående fakturaer, kredittnotaer og purringer, kan behandle innkommende fakturaer og trekke ut eksport. Ingen registrering er nødvendig for e-posteksport.
Historikk
«Historikk» viser hver sendte eksport med tidsperiode, format og status; «Send på nytt» sender den én gang til.
DATEV, BMD og RZL mottar en fil, ikke en live-overføring. Om BMD- eller RZL-filen importeres feilfritt i regnskapsbyråets program, er ennå ikke bekreftet med en reell import — send først en testfil og avstem med byrået.
Likviditet: de neste 13 ukene
Åpne kontantstrøm
Under Kontantstrøm ser De utestående fordringer, forfalte poster, utestående gjeld og månedsoversikten med forventede inntekter og utgifter.
«Likviditet neste 13 uker»
Kortet starter fra saldo pluss kasse og viser ukentlige innbetalinger, utbetalinger og saldo ved ukens slutt, samt laveste saldo og saldoen etter 13 uker.
Hvor tallene kommer fra
Fra siste kontoutskrift per konto: åpne kundefakturaer etter forfallsdato og tidligere betalingsatferd, åpne leverandørfakturaer, abonnementer, lønn, reiseutgifter og merverdiavgiftsoppgjør. Forfalte poster telles i uke 1. Det forsiktige anslaget forutsetter at kunder betaler 14 dager for sent.
Scenario «Forsiktig»
Ved siden av «Laveste saldo» viser kortet «Forsiktig (kunder betaler 14 dager senere), laveste saldo». Blir denne verdien rød, blir det stramt så snart kunder betaler to uker senere enn forventet.
Bankintegrasjon: fil, Ponto, EBICS
Kontoutskriftsfil (fungerer alltid)
Under Kontoutskrifter leser De inn MT940, CAMT.053, CSV eller en PDF-kontoutskrift. DivineMind foreslår matchende fakturaer; De tilordner ved å bekrefte.
Åpne «Bankforbindelse»
I inngående fakturaer under Innstillinger → «Bankforbindelse» finnes to alternativer: «Koble til bankkonto (Ponto)» og under dette EBICS.
Ponto: «Koble til bankkonto»
Velg bank, logg inn hos banken, godkjenn kontoer. DivineMind leser bare posteringer og saldo, betalinger er ikke mulig. «Hent nå» henter nye posteringer; etter rundt 180 dager fornyer De godkjenningen med «Koble til på nytt».
«Bankhenting (EBICS)»
EBICS bestiller De hos Deres bank. Under «Koble til bank» legger De inn EBICS-URL, verts-ID, kunde-ID og deltaker-ID, klikker på «Send nøkkel til banken», signerer initialiseringsbrevet og sender det til banken. Etter aktivering fra banken: «Kontroller aktivering» — deretter hentes kontoutskrifter daglig.
Avstemming
Sikre treff (beløpet stemmer, svært høy samsvar) bokfører AIRIS kun automatisk hvis Deres firma tillater dette i retningslinjene. Alt annet bekrefter De.
Ponto er foreløpig kun testet i testdrift (sandbox); tilgang for produksjonsdrift er omsøkt. Dersom tilgangen ennå ikke er konfigurert, viser kortet «Bankintegrasjonen settes opp og er snart tilgjengelig.» EBICS er heller ikke verifisert i produksjonsdrift med en reell bank ennå. Kontoutskriftsfilen fungerer med alle banker.
Bokføre personalkostnader (lønnskjøring)
«Opprett lønnskjøring»
Under Personalkostnader oppretter De en lønnskjøring for en periode. Den inneholder brutto og arbeidsgiveravgift per ansatt.
Kontroller og «Bokfør (endelig)»
I kjøringen ser De de ansattes poster og posteringene med debet og kredit. «Bokfør (endelig)» overfører dem til hovedboken; deretter er kun «Kanseller» mulig, noe som oppretter en reverseringskjøring med negative beløp. «CSV-eksport» laster ned kjøringen.
DivineMind beregner ikke nettolønn, forskuddstrekk og oppretter ingen a-melding eller lønnsslipp. Lønnen beregnes av regnskapsfører eller lønnssystemet; timene fra timeregistreringen fungerer som grunnlag.