Kiti moduliai

Pirmasis ekranas po prisijungimo yra ataskaita, o ne meniu puslapis: kas nutiko nuo vakar, kam dabar reikia Jūsų sprendimo ir AIRIS pasiūlymas.

• Nuo vakar: paskelbti įrašai, nauji potencialūs klientai, AIRIS atsakytos klientų užklausos, išsiųsti el. laiškai, apmokėtos sąskaitos su suma, atliktos užduotys.
• Laukia Jūsų: daugiausia trys punktai, kiekvienas paspaudžiamas ir tiesiogiai nuveda į reikiamą vietą — atviri patvirtinimai su suma, besibaigiantys dokumentai, pradelsti trūkumai, eskaluoti pokalbiai.
• Naujoms paskyroms papildomai: pasveikinimo kortelė su kitu logišku žingsniu ir nustatymų kontrolinis sąrašas su pažanga procentais.
• Greiti pramonės pasiekimai: iki trijų pradinių užduočių, tinkančių Jūsų pramonei, kiekviena tiesiogiai nuveda į funkciją.

Auditoriaus rodinys kiekvienam skambučiui, kurį apdorojo AIRIS: laikas, skambinantysis, santrauka, visa pokalbio eiga — ir kiekvienas atskiras DI veiksmas su argumentais, rezultatu ir rizikos klase. Jūsų kontrolei ir kaip įrodymas auditoriams.

• Visų skambučių sąrašas su rodikliais: kiek trūksta duomenų, kiek trūksta transkripto ar santraukos, kiek skambinantysis buvo nežinomas.
• Vienas paspaudimas atidaro skambučio bylą — santrauka, pokalbio eiga ir DI veiksmai pokalbio tvarka.
• Kiekvienas veiksmas turi rizikos klasę: Peržiūra (tik skaitymas), Sukurti (sukuria įrašą) arba Išorinis (išsiųsta klientui ir negrąžinama).
• Trūkumai nurodomi, o ne slepiami. Auditoriaus rodinys, kuris nuslėptų trūkstamus įrašus, būtų bevertis.
• Pranešimas apie DI atskleidimą pagal ES DI akto 50 straipsnį yra kiekvienoje byloje.

Dirbkite tiesiogiai su klientais ir tiekėjais, kurie taip pat naudoja „DivineMind“: užsisakykite prekes ir peržiūrėkite dokumentus be jokių el. laiškų su PDF priedais. Svarbu: sistema niekada neatskleidžia, ar kita įmonė naudoja „DivineMind“ – ryšys sukuriamas tik tada, kai tam pritaria abi šalys.

• Užklausti ryšio: atidarykite kontakto arba tiekėjo kortelę ir spustelėkite „Tiesioginis ryšys“. Mygtukas visada atrodo taip pat – jei įmonė naudoja „DivineMind“, ji gaus Jūsų užklausą; jei dar nenaudoja, ši užklausa taps kvietimu.
• Kita šalis patvirtina užklausą skiltyje „Partnerių tinklas“ → „Užklausos Jums“. Tik po to matysite vieni kitus; atmetimo atveju joks pranešimas nesiunčiamas.
• Užsakymas: esant aktyviam ryšiui, atidarykite partnerio asortimentą, įveskite kiekius ir išsiųskite užsakymą. Galioja tos kainos, kurias partneris yra nustatęs būtent Jums.
• Pas tiekėją iškart sukuriamas priimtas užsakymas su užsakymo patvirtinimu, o pas Jus – atitinkamas užsakymas. Abu jie yra susieti tarpusavyje.
• Dešinėje nuolat matysite užsakymus, važtaraščius ir sąskaitas faktūras, kuriuos partneris sukūrė pagal Jūsų užsakymus.
• Atsieti galima bet kada: ryšys bus nutrauktas, o esami dokumentai išliks nepakeisti.

Įmonėms, turinčioms kelias savarankiškas įmones: bendras skaičių vaizdas ir prekių perkėlimai tarp įmonių, neatsisakant klientų atskyrimo.

• Sukurti grupę — šiuo metu aktyvi įmonė taps centru; pridėti kitas įmones su vaidmeniu (padalinys, centrinis sandėlis, holdingas).
• Grupės apžvalga: mėnesio apyvarta, gautinos sumos, atsargos ir komandos dydis kaip suma ir kiekvienai įmonei.
• Sukurti perkėlimą: pasirinkti įmonę gavėją, produktą ir kiekį — šiuo metu viena produkto pozicija vienam perkėlimui.
• Įmonė gavėja užregistruoja gavimą; tik tada pasikeičia atsargos.
• Po to pasirinktinai apmokestinti: sukuria sąskaitos faktūros projektą, kurį galite peržiūrėti ir išsiųsti sąskaitų faktūrų modulyje.

Visų įmonės transporto priemonių valdymo pultas su trimis skirtukais: Apžvalga, valdytojo atsakomybė ir nuoma.

• Apžvalga su šviesoforu kiekvienai transporto priemonei: techninė apžiūra pradelsta – raudona, terminas po aštuonių savaičių – geltona; be to, rida, kas yra kelyje ir paskutinių dvylikos mėnesių išlaidos.
• Kvitų priskyrimas vyksta dviem etapais: pirmiausia bandomasis paleidimas, kuris parodo aiškius valstybinių numerių atitikmenis ir abejotinus atvejus, tada patvirtinimas vienu mygtuko paspaudimu.
• Valdytojo atsakomybė: vairuotojo pažymėjimo kontrolė, instruktavimas ir UVV patikrinimas kiekvienam vairuotojui ir transporto priemonei dokumentuoti, su data, rezultatu ir kitu terminu.
• Vairuotojai, kurie niekada nevairuoja, gali būti atleisti nuo kontrolės, nurodant priežastį; įrodymą galima atsisiųsti kaip CSV failą.
• Nuoma: Sukurti tarifus (dienos tarifas, nemokami kilometrai, kaina už papildomus kilometrus, užstatas), priskirti kiekvienai transporto priemonei ir padaryti prieinamą rezervacijai internetu; viešąją nuomos nuorodą galite nukopijuoti čia.

Kiekvienas bendro naudojimo transporto priemonės perdavimas klientams ar darbuotojams kaip atskiras procesas – nuo pakaitinio automobilio, bandomojo važiavimo iki mokamo nuomojamo automobilio.

• Pasirinkite operacijos tipą (šeši tipai) – išlaidų nešėjas bus tinkamai iš anksto užpildytas, pvz., garantinis atvejis gamintojo sąskaita arba nemokamas serviso pakaitinis automobilis.
• Įveskite laikotarpį; siūlomos tik tos transporto priemonės, kurios tikrai laisvos šiuo laikotarpiu.
• Užfiksuokite būklę perdavimo metu: rida ir degalų lygis; mokamų operacijų atveju papildomai: dienos tarifas, įskaičiuoti kilometrai ir kaina už papildomus kilometrus.
• Atidarykite nuomos sutartį PDF formatu ir leiskite pasirašyti.
• Grąžinant užfiksuokite ridą, degalų lygį ir pažeidimus – galutinę sumą sistema apskaičiuoja pagal dienas ir papildomus kilometrus.

Viešieji pirkimai ir privatūs poreikių signalai, filtruoti pagal tai, kas Jums tinka – plius byla Jūsų vykdomoms paraiškoms.

• Filtruoti pagal šalį, tipą, užsakymo dydį, šaltinį ir pramonės šaką; greitasis filtras vietinei rinkai, rekomendacijoms ir išsaugotoms prekėms.
• Lentelė rūšiuojama pagal atitikimą arba terminą; terminai, trumpesni nei septynios dienos, yra paryškinami.
• Išskleisti eilutę: AIRIS paaiškina, kodėl šis viešasis pirkimas dabar yra aktualus, ir, pageidaujant, parašo paraiškos projektą.
• Perkelti į bylą: operacija perkeliama į Jūsų paraiškų sąrašą su būsena, terminu ir verte.
• Byloje: tvarkyti būseną, sukurti debesies aplanką, įkelti dokumentus ir pridėti įrodymus, pvz., rekomendacijas ar vaizdo įrašus.

Įrankis pirminiam pokalbiui su suinteresuota šalimi: užpildyti klausimyną pokalbio metu, iš to AIRIS sugeneruoja ataskaitą su konkrečiais taupymo svertais.

• Sukurti analizę ir įvesti pagrindinius duomenis: įmonė, kontaktinis asmuo, pramonės šaka, darbuotojų skaičius.
• Klausimynas šešiuose blokuose – veikla, pasiekiamumas, pardavimai, administravimas, žmonės ir procesai, tikslai; skaitiklis rodo, kiek klausimų yra atsakyta.
• Generuoti ataskaitą: santrauka, kaip dirbama šiandien, svertų lentelė su atsargiai įvertintomis santaupomis kiekviena tema, rekomenduojamas pradžios taškas ir kiti žingsniai.
• Išsaugoti kaip PDF ir atiduoti suinteresuotai šaliai – ataskaita yra skirta A4 formatui su firminiu blanku.

Žinynas įmonių duomenims iš Austrijos ir Vokietijos – duomenų patikrinimui prieš pirmąjį kontaktą arba prieš užsakymą.

• Pasirinkite šalį, įveskite įmonės pavadinimą, peržiūrėkite rezultatų sąrašą: pavadinimas, būsena, įmonės registro numeris, vieta, teisinė forma ir kompetentingas teismas.
• Vokietijai papildomai filtruoti pagal registro tipą ir tiesiogiai pereiti į Bundesanzeiger ir Unternehmensregister.
• Austrijai yra prieinami detalūs filtrai: paieškos sritis, teisinė forma, teismas, vieta ir tiksli paieška.

Šiandienos duomenimis, procesas baigiasi rezultatų sąrašu: detalus atskirų įmonių vaizdas ir dokumentų gavimas dar nėra sukurti, o rezultatai dar negali būti tiesiogiai perkelti kaip kontaktai.

Advokatų kontoros modulis sukurtas advokatų kontoroms: bylos su bylos numeriu, interesų konflikto patikra, terminai ir priminimai, laikas bylai ir iš to kylanti honoraro sąskaita. Advokatų kontoros meniu tam yra „Bylos“ ir „Terminai“; mokesčių konsultantai ir kitos įmonės atidaro modulį tiesiogiai skiltyje Bylos. Jūsų klientai yra kontaktai arba įmonės CRM sistemoje.

• Apžvalga skiltyje Bylos: atviros bylos, pradelsti terminai, terminai per 7 dienas ir neapmokėta suma; bylų paieška pagal bylos numerį, temą, klientą ar priešininką ir filtravimas pagal atviras, sustabdytas ar archyvuotas.
• „Įkelti dokumentą“ byloje prideda failą prie bylos ir tuo pačiu prie kliento CRM bylos; dokumentus galima pervadinti; „Ištrinti“ pašalina juos ir iš CRM bylos.
• Tik laikas, praleistas prie advokatų kontoros bylos, tampa honoraro sąskaita. Laikas iš laiko apskaitos ar iš DivineTasks automatiškai neveda prie sąskaitos.

Kiekviena įmonė siunčia savo mokesčių konsultantui apskaitos duomenis kaip failą – be to, kad advokatų kontorai reikėtų paskyros. Nėra sąsajos su DATEV, RZL ar BMD; advokatų kontora importuoja failus pati.

Praktikoms DivineMind yra biuro ir administravimo programinė įranga šalia praktikos valdymo sistemos (PVS) – ne pati PVS. Taikomi bendrieji moduliai, aprašyti šiame vadove.

• Pacientai kaip kontaktai CRM su el. laiškais, dokumentais ir sąskaitomis – be medicininės bylos.
• Užsakymo puslapis, kuriame pacientai be paskyros patys pasirenka susitikimo laiką; kalendoriuje galite pakviesti susitikimo svečius.
• Sąskaitos ir pasiūlymai, pvz., savarankiškai apmokamoms paslaugoms, priminimų etapai (automatiškai tik tada, jei įjungsite), gaunamos sąskaitos per AI ir eksportas mokesčių konsultantui.
• DivineMail su AI atsakymų juodraščiais, užduotimis, debesimi, laiko apskaita, darbo grafiku ir atostogomis, DivineMeet ir darbo eiga, kaip ir bet kurioje įmonėje.
• Duomenys saugomi ES (duomenų bazė Frankfurte, failai Berlyne), kiekviena įmonė atskirta nuo kitų, įkelti asmens duomenys yra privatūs.

Paslaugų teikėjai be savo pramonės modulio dirba su bendraisiais moduliais: klientų byla, DivineMail, kalendorius su užsakymo puslapiu, pasiūlymas iki sąskaitos, užduotys, debesis, laiko apskaita, darbo eiga ir AIRIS. Čia pateikiami procesai, kurie yra ypač svarbūs paslaugų teikėjams.

Nėra pateiktų pavyzdinių šablonų – Jūs naudojate savo dokumentus. Jei klientas neturi el. pašto adreso, pasiūlymas lieka juodraštis.

• Žymėjimas su vietos taisykle: vartotojo meniu viršuje dešinėje „Įsiregistruoti“ arba „Išsiregistruoti“. Skiltyje Laiko stebėjimas → „Laiko registratorius“ vadovybė gali įjungti „Įsiregistruoti tik vietoje“ (spindulys metrais, numatytasis 50); už spindulio ribų arba be vietos leidimo naršyklėje įsiregistravimas bus atmestas. Salėms rekomenduojamas didesnis spindulys.
• Komandos pašto dėžutė: DivineMail nustatymuose → „Paskyros“ prie pašto dėžutės „Bendrinti prieigą“, pasirinkite asmenį, nustatykite „gali tik skaityti“ arba „gali rašyti“ ir „Bendrinti“. Tik pašto dėžutės savininkas suteikia arba atšaukia prieigą.
• Privati saugykla DivineCloud: nauji failai yra privatūs ir rodomi tik per laikinai galiojančias nuorodas. Į išorę sąmoningai bendrinate aplanką per „Bendrinti“ → „Vieša nuoroda“ – su slaptažodžiu, galiojimo data arba maksimaliu peržiūrų skaičiumi; „Atšaukti“ nutraukia nuorodą.
• DivineMeet protokolas tik su sutikimu: šeimininkas pradeda „Pradėti protokolą“, kiekvienas dalyvis pasirenka „Sutinku“ arba „Nerašyti manęs“. Įrašomas tik tekstas, ne garsas; jei susitikimas priskirtas klientui, protokolas patenka į jo kliento bylą.
• DivineNote: puslapiai ir subpuslapiai protokolams, instruktažams ir žinioms – „Naujas puslapis“, šablonai, mėgstamiausi; su „Bendrinti“ pakviečiate komandos narius peržiūrėti, komentuoti ar redaguoti, eksportuoti kaip PDF arba Markdown.