Rūšiavimas ir prioritetų nustatymas
Vietoj ilgo sąrašo pirmiausia matote, kam reikia atsakymo: klientų užklausos, klausimai dėl pasiūlymų, skundai. Naujienlaiškiai ir pranešimai atsiduria gale. Galima pridėti savo kategorijas, pavyzdžiui, pagal klientą ar projektą.
Atsakymų rengimas
Geras el. pašto DI nerašo bet ko, o naudoja tai, kas žinoma apie siuntėją: ankstesnius el. laiškus, atvirus pasiūlymus, susitikimus. Juodraštis yra paruoštas, Jūs jį pakeičiate arba išsiunčiate. Užsienio kalbos el. laiškai gali būti išversti ir atsakyti siuntėjo kalba.
Iš el. laiškų atliekami darbai
Daugelis el. laiškų iš tikrųjų yra užduotys. DI gali tiesiogiai atlikti kitą žingsnį:
- Susitikimo pasiūlymas el. laiške: perskaityti datą, laiką ir vietą ir perkelti į kalendorių.
- Sąskaita faktūra priede: perskaityti ir įrašyti kaip gautą sąskaitą faktūrą.
- Nauja užklausa: sukurti siuntėją kaip kontaktą ir sukurti užduotį.
- Neatsakytas pasiūlymas: po kelių dienų priminti apie tolesnius veiksmus.
Kas ką daro?
AIRIS paruošia
- Rūšiavimas, apibendrinimas, juodraščiai: Kiekvienas el. laiškas yra klasifikuojamas ir susiejamas su kontaktu. Atsakymų juodraščiai kuriami Jūsų tonu.
- Susitikimas iš el. laiško: Jei el. laiške yra susitikimas, AIRIS jį perskaito. Po patikrinimo, vienu paspaudimu jis įrašomas į Jūsų kalendorių, be kvietimo siuntėjui.
- Savo aplankai, taip pat ir telefone: Jūsų aplankai rodomi kaip medis programėlės el. pašto meniu. El. laiškus galima perkelti į juos.
- Sąskaitos faktūros iš pašto dėžutės: Sąskaitų faktūrų priedai yra perskaitomi ir įrašomi kaip gautos sąskaitos faktūros.
Jūs sprendžiate
- Automatinis el. laiškų perkėlimas tik su aiškia taisykle. Abejojant, el. laiškas lieka gautuosiuose, kad niekas nepastebimai nepradingtų.
- Atsakymus klientams siųskite tik patikrinę, kol pasitikėsite juodraščiais.
- Konfidencialias pašto dėžutes junkite tik sistemose su duomenų tvarkymo sutartimi.
