Organizzazione, rilevazione presenze, assenze e recruiting.
Aree principali
- Organizzazione — Struttura e gerarchia.
- Personale — Profili dei dipendenti e dati anagrafici.
- Rilevazione presenze — Orari di lavoro e tariffe orarie.
- Assenze — Ferie e permessi, cambio turno.
- Onboarding — Liste di controllo e modelli per i nuovi colleghi.
- Reviews e Performance — Valutazioni.
- Recruiting — Posizioni e candidature.
- Spese di viaggio — Spese e rimborsi.
Create & Onboard Staff
It creates each staff member once under Dipendenti — master data, contract, and access are then available to all HR areas. An onboarding template ensures every new hire starts fully.
Create Staff
Under Dipendenti, click "New Staff" — enter name, position, department, and start date.
Complete Master Data
In the profile, go through the tabs: bank details, emergency contact, qualifications, tax, and contract data.
Assign Onboarding Template
Select a template from Modelli di onboarding — the checklist with all tasks will be automatically created.
Track Progress
Check off completed steps; the status shows when the staff member is fully onboarded.
Grant AIRIS Access
If needed, invite it under Accesso ad AIRIS — it then records its own times and absences.
Time Tracking & Approval
Working times are recorded in Rilevazione ore, approved by the manager, and automatically flow into evaluations and payroll preparation.
Record Time
Staff clock in/out or manually enter times — including breaks and project/activity.
Check Team Overview
The manager sees all recorded times in the team and identifies missing or unusual entries.
Approve
Approve correct entries — only approved times count for evaluations and billing.
Evaluate
Export hours, overtime, and balances per staff member or period via reports.
For shift operations, plan entire weeks in the roster — the target times then serve as a template for recording.
Per la reperibilità notturna e del fine settimana (ad es. servizio di emergenza idraulico/riscaldamento/condizionamento) nella rilevazione presenze è disponibile la scheda „Reperibilità“: generi la rotazione tra i tecnici selezionati, trasferisca la reperibilità o la annulli con motivazione — il piano rimane come prova.
Se un cliente segnala un guasto urgente tramite l'adesivo QR sul proprio impianto, viene allertata la persona di turno secondo il piano di reperibilità. Con «Prendo in carico» viene assegnata all'intervento; senza presa in carico, l'allarme passa alla persona successiva dopo il termine impostato, da ultimo alla direzione aziendale. L'ufficio vede lo stato nell'intervento («Reperibilità allertata», «Reperibilità presa in carico»). L'interruttore «Allarme attivo» e il termine si impostano nella scheda «Reperibilità» nel riquadro «Allarme servizio di emergenza»; sotto «Ultimi allarmi» è indicato per ogni livello cosa è stato recapitato o saltato. Attualmente DivineMind non riceve automaticamente le emergenze telefoniche — dettagli nel capitolo SHK.
Pianificazione automatica dei turni: in base a fabbisogno e disponibilità
AIRIS crea automaticamente il piano settimanale dei turni: in base al fabbisogno di personale per sede, agli orari di apertura e alla disponibilità dei dipendenti. Vengono considerate le assenze approvate (ferie/malattia) e i turni già pianificati.
Inserire orari di apertura e fabbisogno
Impostazioni → Sedi → Icona ingranaggio accanto alla sede → Scheda „Pianificazione turni“: registrare gli orari di apertura per ogni giorno della settimana e il personale minimo (Giorno, Fascia oraria, Ruolo, Numero).
Disponibilità & Preferenze per dipendente
Nel profilo del dipendente, sotto „Impostazioni HR“, inserire la disponibilità per ogni giorno della settimana (fascia oraria) e le preferenze opzionali. Vuoto = non disponibile in quel giorno.
Crea automaticamente
Nel piano turni, selezionare la settimana e cliccare su „Crea automaticamente“. AIRIS mostra un'anteprima con la copertura in %, chi è assegnato e dove rimangono turni aperti — con „Applica“ il piano viene salvato.
Modifica assenza per malattia
Se qualcuno si ammala: „Modifica assenza per malattia“ → selezionare dipendente e periodo. AIRIS contrassegna i turni come „malattia“ e cerca un sostituto; se non ne trova uno, viene creato un turno aperto da coprire.
Se un turno rimane scoperto, AIRIS lo crea come „turno aperto“ — visibile a tutte le sedi, in modo che i colleghi disponibili possano coprirlo.
Nel profilo del dipendente, sotto "Impostazioni HR" → "Filiali", definisca la filiale principale, le filiali aggiuntive in cui la persona può lavorare o l'opzione "Jolly" (qualsiasi filiale). La pianificazione automatica dei turni, le richieste di sostituzione e la presa in carico dei turni aperti nell'app rispettano questa regola — così come il riposo obbligatorio (UE/UK 11 ore, Canada 8), le ore settimanali e le qualifiche.
Se qualcuno segnala malattia (App, AIRIS o Assenze), il suo turno diventa aperto e il sistema cerca un sostituto: prima nella stessa filiale, poi nelle filiali vicine autorizzate, infine i jolly — chi è disponibile, qualificato e ha ore residue. La direzione di filiale riceve subito una notifica push e sulla campanella con la proposta e preme "Invia richiesta" nel piano turni; se consentito nelle impostazioni di autonomia (HR · Richiedi sostituto), il sistema invia la richiesta automaticamente. Il collega riceve una notifica push e WhatsApp con "Accetto" / "Non posso" — senza sapere chi è assente né il motivo. In assenza di risposta entro il termine (da 10 a 60 minuti, in base all'inizio del turno), la richiesta passa alla persona successiva.
Request & Approve Absence
Leave and absences go through Assenze as request → approval → calendar entry. Remaining leave and quotas are automatically offset.
Submit Request
Staff selects type (vacation, sickness, special leave), period, and adds a note if necessary.
Check Quota
The system shows the remaining entitlement and warns of overlaps in the team.
Approve or Reject
The manager decides in the approval inbox; the staff member is automatically notified.
Calendar & Balance
Approved absences appear in the team calendar, remaining leave is updated immediately.
Staff can swap shifts directly among themselves — the swap is forwarded to the manager for confirmation.
Recruiting: From Vacancy to Hire
Under Reclutamento, it advertises positions and guides applicants along a pipeline to hiring — structured and traceable.
Create Vacancy
Use the job assistant to enter title, department, requirements, and job description.
Publish
Activate the position and share the application link — incoming applications automatically land in the first pipeline stage.
Move Applicants
Drag & drop candidates through the stages in the Kanban board (e.g., Screening → Interview → Offer).
Evaluate & Decide
Record evaluations and notes per candidate; an outcome (hire/rejection) completes the application.
Transfer to Team
Upon hiring, create the candidate as a staff member under Dipendenti and start onboarding.
Submit & Reimburse Travel Expenses
Business trips are recorded in Spese di viaggio as a trip with individual items, checked, and reimbursed — including mileage and allowances.
Create Trip
Record the occasion, destination, and period of the trip.
Items & Receipts
Add individual expenses (hotel, train, entertainment) with receipt; journeys via the mileage calculator, daily rates via the allowances table.
Submit
Submit the complete trip for review — the total amount is automatically calculated.
Review & Reimburse
The manager approves in the inbox; the approved amount is ready for reimbursement.
Reviews & Performance
- Reviews — structured staff appraisals and review cycles.
- Goals & OKR — set goals, measure progress, record results.
- 1:1 Meetings — document regular appointments with agenda and notes.
- 360° Feedback — gather feedback from multiple perspectives.
Definire i modelli di onboarding una volta in modo accurato — ogni nuova assunzione inizierà immediatamente in modo completo e uniforme.