Kuukauden vaihteen kuittipino: Miten tekoäly valmistelee kirjanpidon

Useimmat yritykset tuntevat tämän rutiinin: kuukauden lopussa kuitteja kerätään, lajitellaan, naputellaan järjestelmiin ja lähetetään tilitoimistolle. Ongelma ei ole yksittäinen tosite, vaan se, että ne kaikki kasaantuvat kerralla. Tekoäly kääntää tämän logiikan toisinpäin: jokainen tosite käsitellään heti sen saapuessa.

Tosite luetaan välittömästi vastaanotettaessa

Lasku saapuu sähköpostitse. Jo ennen kuin kukaan avaa sitä, toimittaja, laskun numero, päivämäärä, summat, verot ja pankkiyhteystiedot on luettu. Jos toimittaja on entuudestaan tuttu, järjestelmä tunnistaa sen. Jos sama lasku on jo saapunut aiemmin, järjestelmä antaa ilmoituksen. Mikäli summa ylittää määritellyn rajan, lasku ohjautuu hyväksyttäväksi.

Maksut löytävät oikean laskun

Toisella puolella ovat saapuvat ja lähtevät maksut. Tekoäly kohdistaa ne avoimiin laskuihin viitenumeron, summan ja nimen perusteella. Ne suoritukset, joita se ei pysty kohdistamaan varmasti, päätyvät tarkistuslistalle. Olennaista on: tekoäly tekee ehdotuksen, ihminen vahvistaa sen.

Verkkolaskutus yleistyy joka tapauksessa

Saksassa yritysten on pitänyt pystyä vastaanottamaan sähköisiä laskuja 1. tammikuuta 2025 alkaen, ja laskujen lähettämisestä tulee asteittain pakollista. Myös muissa EU-maissa kehitys etenee samansuuntaisesti. Yrityksillä, jotka jo valmiiksi käsittelevät tositteensa digitaalisesti ja jäsennellysti, on huomattavasti vähemmän työtä tämän siirtymän kanssa.

Mitä hyötyä tästä on tilitoimistolle?

Laskupinon sijaan kirjanpitäjä saa selkeän aineiston viennin: luetut tositteet, kohdistetut maksut ja tutun tiedostomuodon. Verotuksellinen arviointi jää asiantuntijalle, mutta manuaalinen etsintätyö jää pois.