Tapaamisten sopimisen loppu: Miten tekoäly luo kalenteritapahtumia suoraan viesteistä

Tapaamisten sopiminen ja aikataulujen yhteensovittaminen on yksi toimistotyön huomaamattomimmista aikasyöpöistä. Kolme sähköpostia sinne, kaksi takaisin, yksi puhelu, ja lopulta joku joutuu vielä näpyttelemään tapaamisen kalenteriin. Kuitenkin lähes jokaisessa näistä viesteistä on jo kaikki tarvittava tieto valmiina.

Tapaamiset löytyvät leipätekstistä

Esimerkki: ”Voisimmeko tavata keskiviikkona 18. marraskuuta kello 14 meidän korjaamollamme?” Päivämäärä, kellonaika, paikka ja aihe: kaikki on jo mukana. Tekoäly lukee nämä tiedot ja luonnostelee tapaamisen tarkistusta varten. Ihminen tarkistaa tiedot ja tallentaa ne yhdellä klikkauksella. Ei käsin kirjoittamista, ei väärin menneitä numeroita.

Vapaat ajat edestakaisen kyselyn sijaan

Toimialoilla, joissa varataan paljon aikoja – kuten lääkäriasemilla, korjaamoilla tai konsulttiyrityksissä – sähköiset varauskalenterit ovat korvaamattomia. Ne näyttävät ainoastaan ne ajat, jotka ovat kalenterissa todella vapaina. Asiakas valitsee sopivan ajan itse, ja vahvistus sekä muistutukset lähtevät automaattisesti.

Kolme yksityiskohtaa, joihin homma usein kaatuu

Ensimmäinen on aikavyöhyke: Tapaamisen on oltava yrityksen paikallisessa ajassa, ei kaukaisen palvelimen aikavyöhykkeellä. Toinen on tietosuoja ja yksityisyys: Henkilökohtaiset kalenterimerkinnät eivät saa paljastua kollegoille tekoälyn kautta. Kolmas on tuplavaraukset: Toinen klikkaus ei saa luoda kahta päällekkäistä tapaamista.

Entä jos olette jo vastanneet viestiin?

Usein sähköpostiin on jo ehditty vastata myöntävästi, mutta merkintä puuttuu vielä kalenterista. Juuri tässä auttaa se, että tekoäly lukee tapaamisen viestistä luomatta uutta kalenterikutsua lähettäjälle. Kalenterisi pysyy ajan tasalla, eikä kukaan saa päällekkäisiä viestejä.