Algdokumendist kuukokkuvõtteni: kanded, aruanded, failid raamatupidajale, likviidsus ja pangaühendus.
Valdkonnad
Pearaamat
Päevaraamat, saldoteatis, kontokaart, lahtised kirjed, kuu sulgemine
Põhivarade arvestus
Põhivarad, AfA kulumigraafik (lineaarne või degressiivne), AfA aastane kanne, põhivara mahakandmine
Laenud
Pearaamat, vahekaart „Darlehen“ — välja antud ja võetud raha isikute lõikes, jääk seisuga
Kasumiaruanne ja bilanss
Pearaamat, vahekaart „Kasumiaruanne ja bilanss“ — seis kindla kuupäevaga ja pakett raamatupidajale
UVA, ZM, Intrastat
Pearaamat, vahekaart „UVA“ — maksukohustuse arvutamine, U30- või ELSTER-faili allalaadimine
Likviidsus
Kuu ülevaade ja järgmise 13 nädala prognoos
Pangaühendus
Pangaväljavõtted ja Ostuarved → Seaded → „Pangaühendus“ (Ponto, EBICS)
Personalikulud
Palgajooksu kandmine koos brutotasude ja tööandja maksudega (mitte palgaarvestus)
Maksunõustamine
Failieksport, ligipääs büroole, ajalugu
Pearaamat: kannete tegemine ja kuu sulgemine
Pearaamatu avamine
Avage Pearaamat ja valige ülal ajavahemik väljadega „alates“ ja „kuni“.
„Kanna kohe sisse“
Nupp võtab üle kõik perioodi dokumendid, pangatehingud, kassa ja lähetuskulud deebet- ja kreeditkannetena.
Kontrollimine
Vahekaartidel „Päevaraamat“, „Saldoteatis“ ja „Kontokaart“ näete iga kannet. Klõps kontonumbril avab kontokaardi. „Lahtised kirjed“ näitab klientide ja tarnijate tasumata summasid.
Kuu lukustamine
Vahekaardil „Monatsabschluss“ sulgeb nupp „Festschreiben“ kuu lõplikult. Seda ei saa tagasi võtta; hilisemad parandused kajastuvad stornona ja uue kandena järgmises avatud kuus.
Põhivarade arvestus: põhivarad ja kulum (AfA)
„Uus põhivara“
Lisage põhivara lehel Põhivara. Kohustuslikud on nimetus, soetamiskuupäev, soetusmaksumus ja kasulik eluiga; lisaks kategooria, jääkväärtus, tarnija ja arve viide. Lisada võivad Owner ja Admin.
AfA meetod ja kulumigraafik
Valige „Lineaarne“ või „Degressiivne“ koos AfA määraga, soovi korral proportsionaalse esimese aasta kulumiga alates soetamiskuust. AfA kulumigraafik arvutatakse automaatselt; üksikasjade vaates kuvatakse seda koos tegelike kirjendatud kannete ja hetke bilansilise jääkväärtusega.
„AfA aastane kanne“
Valige majandusaasta (tavaliselt eelmine, seisuga 31.12.), kinnitage ja klõpsake „Käivita AfA kanne“. Toiming kirjendab AfA kulumi kõigile aktiivsetele põhivaradele siduvalt; tulemuste loend näitab summat põhivara kohta ning see kajastub pearaamatu päevaraamatus. Kandeid võib käivitada ainult Owner.
„Põhivara mahakandmine“
Sisestage üksikasjade vaates mahakandmise kuupäev, põhjus (müük, lammutamine, annetus, kaotus/vargus) ja tulu, seejärel klõpsake „Kirjenda mahakandmine“ — lubatud vaid rollile Owner. Põhivara saab kustutada vaid siis, kui sellele pole kulumi kandeid (AfA) tehtud.
Meetodi, kasuliku eluea ja AfA määra otsustate Teie. Kooskõlastage need oma maksunõustajaga enne esimese aastakande tegemist.
Kasumiaruanne & bilanss ja majandusaasta aruande pakett
Vahekaart „GuV & Bilanz“
Kuvab kasumiaruande ja bilansi seisuga pearaamatust, lühendatud liigendusega vastavalt UGB/HGB-le. Rida „Aktiva = Passiva“ näitab, et bilanss on tasakaalus.
Pakett maksunõustajale
„Jahresabschluss-Paket für die Steuerberatung“ loob teie büroole ZIP-faili. Teade näitab, kas kontrollnimekiri on täielik või kui palju punkte on veel lahti.
Kasumiaruanne ja bilanss süsteemis DivineMind on eelvaade. Majandusaasta aruande koostab teie maksunõustaja; kooskõlastage numbrid temaga enne igat esitamist.
Aastalõpp: tekkepõhised eraldised ja piiritlemised
- Vahekaardil „GuV & Bilanz“ asub bilansi all kaart „Aastalõpp …: piiritlemised ja eraldised“ selle aasta kohta, mille valite ülal väljal „kuni“.
- Kui arve periood ulatub üle aastavahetuse (nt aastane litsents või aastatellimus), soovitab DivineMind tulevaste perioodide kulu või tulu koos alusdokumendi ja põhjendusega. „Kirjenda“ kannab selle seisuga 31.12. ja stornib automaatselt seisuga 01.01. Kui piiritletavaid kulusid pole, kuvatakse „Piiritlemine pole vajalik“.
- Eraldiste (nt majandusaasta aruande audiitori/raamatupidaja tasu) ja oodatavate nõuete kohta pakutakse soovitusi. „Kirjenda eraldisena“ või „Kirjenda nõudena“ küsib summat — selle otsustate Teie.
- Kandeid võivad teha Owner ja Admin. Soovitused on lähtepunktiks lõpetamisel; kooskõlastage need oma maksunõustajaga.
Laenud isikutele ja isikutelt
- Pearaamatu vahekaart „Darlehen“ näitab isiku kohta kirjeid „Laen isikule (nõue)“ või „Laen ettevõttele (kohustus)“ koos väljamakstud, tagastatud ja avatud saldoga seisuga — samad arvud nagu pearaamatus.
- Pangaülekannet selgitusega „Darlehen“ pakutakse pangaväljavõtte vastavusse viimisel laenuna.
- Märkige iga laenu kohta lepingu olemasolu ja aastane intressimäär; rida kuvab selle põhjal aasta intressi hinnangu. Intresse automaatselt ei kirjendata.
Osanikele või juhatuse liikmetele antavate laenude puhul kooskõlastage kirjalik leping, turutingimustele vastav intress ja tagasimaksed oma maksunõustajaga. DivineMind kuvab kontrollpunktid, kuid ei paku nõustamist.
UVA, koondaruanne ja Intrastat
- Vahekaart „UVA“: käibemaks, sisendkäibemaks ja tasumisele kuuluv maks (või ettemaks) päevaraamatust, jaotatuna koodide kaupa. Arvestus toimub ainult tekkepõhiselt.
- „FinanzOnline-Datei (U30)“ Austria jaoks või „ELSTER-Datei (UStVA)“ Saksamaa jaoks laadib faili alla. DivineMind ei edasta midagi FinanzOnline'i ega ELSTERisse — seda teete teie või teie maksunõustaja.
- „Zusammenfassende Meldung (ZM)“ loetleb kaubatarned ja teenused EL-i ettevõtjatele; „ZM als CSV“ laadib nimekirja alla. Kui kliendil puudub KMKR-number, kuvatakse ta allpool mitteteatatavana.
- „Intrastat (Versendungen)“ arvutab kaubatarned teistesse EL-i riikidesse kaubakoodide kaupa artikli põhiandmetest (kaubakood, kaal, päritoluriik). Aruandlusläve kontrollite ise.
Failid ja ligipääs maksunõustajale
Kandefail pearaamatust
Lehel Pearaamat väljastavad „Export (CSV)“, „BMD-Import“ ja „RZL-Import“ kanderead koos konto, vastaskonto ja maksukoodiga; „Personenkonten“ vastavad kliendid ja tarnijad. Enne allalaadimist kontrollitakse kanded konto haaval päevaraamatu vastu.
Ekspordisätted
Asukohas Maksunõustaja jaotises „Konfiguration“ valite vormingu ja sageduse: DATEV-kandepakett (CSV), ebInterface 6.1, BMD-pakett, XRechnung, CSV või Excel — käsitsi või ajastatult e-postiga, koos PDF-idega ZIP-failina.
Büroo kutsumine (valikuline)
Jaotises „Juurdepääs“ kutsub nupp „Kutsu“ Teie maksunõustaja oma sisselogimisega; seejärel lülitate seal tema juurdepääsu sisse. Büroo registreerib end meilis oleva lingi kaudu ja jõuab pärast sisselogimist otse oma kliendiülevaatesse. Ta näeb sissetulevaid ja väljaminevaid arveid, kreeditarveid ja meeldetuletusi, saab töödelda sissetulevaid arveid ja teha eksporte. Meili teel eksportimiseks ei ole registreerimine vajalik.
Ajalugu
„Verlauf“ kuvab iga saadetud ekspordi koos ajavahemiku, vormingu ja staatusega; „Erneut senden“ saadab selle uuesti.
DATEV, BMD ja RZL saavad faili, mitte reaalajas edastust. Seda, kas BMD või RZL fail teie büroo programmis vigadeta imporditakse, pole veel tegeliku impordiga kontrollitud — saatke esmalt testfail ja kooskõlastage see bürooga.
Likviidsus: järgmised 13 nädalat
Rahavoo avamine
Asukohas Rahavoog näete laekumata nõudeid, viivises summasid, tasumata kohustusi ja kuukokkuvõtet koos oodatavate tulude ja kuludega.
„Likviidsus järgmised 13 nädalat“
Kaart algab kontojäägi ja kassaga ning kuvab nädalate kaupa laekumised, väljaminekud ja nädalalõpu jäägi, samuti madalaima taseme ja jäägi 13 nädala pärast.
Kust numbrid pärinevad
Alates viimasest konto väljavõttest iga konto kohta: laekumata müügiarved vastavalt tähtajale ja senisele maksekäitumisele, tasumata ostuarved, tellimused, töötasud, lähetuskulud ja käibemaksukohustus. Viivises summad arvestatakse 1. nädalasse. Konservatiivne arvutus eeldab, et kliendid maksavad 14 päeva hiljem.
Stsenaarium „Ettevaatlik“
Kaardil kuvatakse lisaks valikule „Madalaim tase“ ka „Ettevaatlik (kliendid maksavad 14 päeva hiljem), madalaim tase“. Kui see väärtus muutub punaseks, tekib kitsikus kohe, kui kliendid maksavad oodatust kaks nädalat hiljem.
Pangaühendus: fail, Ponto, EBICS
Konto väljavõtte fail (toimib alati)
Asukohas Pangaväljavõtted impordite MT940, CAMT.053, CSV või PDF-väljavõtte. DivineMind soovitab sobivad arved; teie kinnitate vastavuse.
„Pangaühenduse“ avamine
Ostuarvete seadetes valiku „Pangaühendus“ all on kaks võimalust: „Ühenda pangakonto (Ponto)“ ja selle all EBICS.
Ponto: „Ühenda pangakonto“
Valige pank, logige panka sisse, volitage kontod. DivineMind loeb ainult kandeid ja kontojääki, maksed pole võimalikud. „Päri kohe“ toob uued kanded; umbes 180 päeva pärast uuendage volitust nupuga „Ühenda uuesti“.
„Pangapäring (EBICS)“
Tellige EBICS oma pangast. Valiku „Ühenda pank“ all sisestage EBICSi URL, Host-ID, kliendi-ID ja osaleja-ID, klõpsake „Saada võti panka“, allkirjastage initsialiseerimiskiri ja saatke see panka. Pärast panga heakskiitu: „Kontrolli aktiveerimist“ — seejärel laaditakse väljavõtted iga päev.
Vastavusse viimine
Kindlad vastavused (summa klapib, väga kõrge tabavus) kannab AIRIS automaatselt ainult siis, kui teie ettevõte on seda reeglites lubanud. Kõik muu kinnitate ise.
Ponto on seni testitud ainult testkeskkonnas (Sandbox), reaalne kasutusõigus on taotletud. Kui juurdepääs pole veel seadistatud, kuvab kaart: „Pangaühendust seadistatakse ja see on peagi saadaval.“ Samuti pole EBICS veel reaalse pangaga live-režiimis kinnitatud. Väljavõtte fail toimib iga pangaga.
Personalikulude kajastamine (palgaarvestus)
„Loo palgaarvestus“
Asukohas Palgakulud loote perioodi palgaarvestuse. See sisaldab iga töötaja kohta brutotasu ja tööandja sotsiaalmaksukulu.
Kontrollimine ja „Kanna (lõplik)“
Arvestuses näete töötajate ridu ja kandeid deebeti ja kreeditiga. „Kanna (lõplik)“ kannab need peamärkmikku; seejärel on võimalik ainult „Tühista“, mis loob negatiivsete summadega stornokande. „CSV-eksport“ laadib arvestuse alla.
DivineMind ei arvuta netopalka ega tulumaksu ning ei koosta sotsiaalkindlustuse deklaratsioone ega palgateatisi. Palga arvutab teie maksunõustaja või palgaprogramm; aluseks on tööajaarvestuse tunnid.