Κεντρική διαχείριση των προμηθευτών (Προμηθευτές), των προϊόντων/τιμολογίων τους με εκδόσεις, συμβάσεις και προμήθειες.
Περιοχές
Πίνακας Ελέγχου Διαμεσολαβητή
Βασικοί δείκτες, προμήθειες, συμβόλαια που λήγουν
Πάροχοι
Βασικά δεδομένα προμηθευτών, προϊόντα, συμβόλαια, αναγνωριστικά μεσάζοντα
Προϊόντα Παρόχων
Τιμολόγια/Υπηρεσίες ανά Προμηθευτή με έκδοση
Συμβόλαια
Προμηθευτής ↔ Έκδοση τιμολογίου ↔ Πελάτης, συμπεριλαμβανομένων των διαχωρισμών προμηθειών
Εισαγωγή
Εισαγάγετε τιμολόγια μέσω Excel ή μέσω AI από PDF/εικόνα
Πίνακας Ελέγχου Διαμεσολαβητή
Το πρώτο στοιχείο μενού για ασφαλιστικούς πράκτορες, μεσίτες δανείων, χρηματοοικονομικούς συμβούλους και εμπορικούς αντιπροσώπους: μια σελίδα με τους παρόχους σας, τα τιμολόγια, τις προμήθειες και τα συμβόλαια που πρόκειται να λήξουν. Εταιρείες με διαφορετικό κλάδο δεν βλέπουν το στοιχείο μενού. Μπορείτε να αλλάξετε τον κλάδο στις ρυθμίσεις.
Ανάγνωση βασικών δεικτών
Στην κορυφή βρίσκονται οι «Ενεργοί πάροχοι», «Προϊόντα παρόχων», «Προμήθεια (Μήνας)» με σύγκριση με τον προηγούμενο μήνα και «Ενεργά συμβόλαια». Κάτω από αυτά, η «Εξέλιξη προμηθειών» (καταχωρημένες ανά μήνα) και η «Κατάσταση παρόχου» (ενεργός, ανενεργός, αποκλεισμένος).
Διαχείριση συμβολαίων που λήγουν
Η κάρτα «Λήξεις ανανεώσεων» παραθέτει όλα τα συμβόλαια που λήγουν εντός των επόμενων 60 ημερών, με πάροχο, πελάτη και υπολειπόμενες ημέρες. Από δέκα ημέρες και κάτω, η καταχώριση είναι κόκκινη. Με την επιλογή «Πρόταση παρακολούθησης» προετοιμάζεται μια νέα προσφορά για τον ίδιο πελάτη και τιμολόγιο και ανοίγει το πρότυπο προσφοράς. Εάν υπάρχει ήδη μια πρόταση παρακολούθησης για το συμβόλαιο, η σελίδα το αναφέρει αντί να δημιουργήσει μια δεύτερη.
Επαναφόρτωση τιμολογίων
Με την επιλογή «Εισαγωγή τιμοκαταλόγου» ή «Εισαγωγή φωτογραφίας/PDF» αναλαμβάνετε τιμολόγια. Η κάρτα «Εισαγωγή AI · Εμπιστοσύνη» εμφανίζει τις τελευταίες εισαγωγές με αριθμό γραμμών και κατάσταση «Έτοιμο» ή «Έλεγχος». Η επιλογή «Όλες οι εργασίες» ανοίγει τη λίστα.
Δημιουργία και άνοιγμα παρόχων
Η επιλογή «Δημιουργία παρόχου» οδηγεί στο Νέος πάροχος. Στην ενότητα «Κορυφαίοι πάροχοι · Προμήθεια», ένα κλικ σε έναν πάροχο ανοίγει τη σελίδα λεπτομερειών του.
- Η «Δραστηριότητα» δείχνει τι συνέβη πρόσφατα: εισαγωγές AI, καταχωρημένες προμήθειες, διαμεσολαβημένα συμβόλαια και νέοι πάροχοι.
- Η επιλογή «Ανανέωση» ανανεώνει τους αριθμούς. Προέρχονται από τους παρόχους, τα συμβόλαιά σας και τις προμήθειες που υπολογίζονται στην ενότητα Προμήθειες.
- Επιπλέον, ο ιδιοκτήτης μπορεί να λαμβάνει καθημερινά το πρωί υπενθυμίσεις μέσω email για συμβόλαια που λήγουν (προθεσμία καταγγελίας σε έξι εβδομάδες ή χαμένη, λήξη συμβολαίου σε δώδεκα εβδομάδες, το πολύ πέντε ανά επιστολή, όχι το Σαββατοκύριακο). Από προεπιλογή, αυτό είναι απενεργοποιημένο: στην ενότητα Ρυθμίσεις → «Αυτόματη AI», ενεργοποιήστε τον διακόπτη «Καθημερινό email το πρωί».
Καμία αντιστοίχιση προμηθειών με λογαριασμούς ή τον λογαριασμό του παρόχου, καμία πληρωμή, καμία αξιολόγηση ανά υποκατάστημα και καμία εισαγωγή από BiPRO, GDV ή OMDS. Η είσπραξη πληρωμής από τον πάροχο επιβεβαιώνεται χειροκίνητα στην ενότητα Προμήθειες.
Δημιουργήστε & διαχειριστείτε Προμηθευτή
Ανοίξτε τον Προμηθευτή
Περιοχή Πάροχοι — Επισκόπηση όλων των προμηθευτών με αναζήτηση και φίλτρο κατάστασης.
Καταχωρίστε νέο Προμηθευτή
Καταχωρίστε όνομα, νομική μορφή, κλάδο, ιστότοπο και στοιχεία επικοινωνίας μέσω Νέος πάροχος.
Επεξεργαστείτε λεπτομέρειες
Στις λεπτομέρειες Προμηθευτή διαχειριστείτε τις καρτέλες Βασικά δεδομένα, Προϊόντα, Συμβόλαια και Αναγνωριστικά μεσάζοντα.
Σύμβαση από το Cloud + Συνημμένα
Ένας πάροχος σάς στέλνει μια σύμβαση και τα συνημμένα της ως PDF (π.χ. οδηγίες υπαναχώρησης, πληροφορίες καταναλωτή, σημειώσεις προστασίας δεδομένων). Αυτό γίνεται μια ψηφιακή σύμβαση που οι πελάτες σας συμπληρώνουν και υπογράφουν online — τα συνημμένα επισυνάπτονται αυτόματα κάθε φορά.
Τοποθετήστε αρχεία στο Cloud
Ανεβάστε τη σύμβαση και τα συνημμένα σε έναν φάκελο στο DivineCloud (όχι στο ανώτερο επίπεδο).
Επιλέξτε „Σύμβαση από το Cloud“
Στον πάροχο στην καρτέλα Προϊόντα ή Συμβάσεις, κάντε κλικ στο „Σύμβαση από το Cloud“ και επιλέξτε τη σύμβαση μαζί με τα συνημμένα. Η σύμβαση αναγνωρίζεται από το όνομα αρχείου (π.χ. „Σύμβαση“, „Αίτηση“), αρχεία με „Προσάρτημα“, „Παράρτημα“ ή „Συνημμένο“ γίνονται συνημμένα — μπορείτε να αλλάξετε την αντιστοίχιση πριν συνεχίσετε.
Ελέγξτε τα πεδία στο Template Studio
Η AI αναγνωρίζει τα πεδία προς συμπλήρωση. Το κουμπί μαγνήτη τοποθετεί κάθε πεδίο ακριβώς στη γραμμή γραφής του. Τα συνημμένα εμφανίζονται δεξιά κάτω από το „Συνημμένα για τον πελάτη“ και μπορούν να συμπληρωθούν, να ταξινομηθούν ή να αφαιρεθούν. Αποθηκεύστε με το „Δημιουργία“ — ο τιμοκατάλογος θα εμφανίσει μετά „Σύμβαση + n συνημμένα“.
Αποστολή στον πελάτη
Στον τιμοκατάλογο, κάντε κλικ στο „Προώθηση στον πελάτη“, επιλέξτε τον πελάτη και „Συμπλήρωση σύμβασης και αποστολή για υπογραφή“. Η σύμβαση προ-συμπληρώνεται με τα στοιχεία του πελάτη και αποστέλλεται μέσω email — τα συνημμένα ως επισύναψη.
Ο πελάτης επιβεβαιώνει και υπογράφει
Στη σελίδα υπογραφής, ο πελάτης ανοίγει τα συνημμένα, επιβεβαιώνει με ένα υποχρεωτικό τσεκ ότι τα έχει λάβει και διαβάσει, συμπληρώνει τα υπόλοιπα πεδία και υπογράφει. Χωρίς τσεκ δεν είναι δυνατή η υπογραφή. Η ώρα και το άθροισμα ελέγχου κάθε συνημμένου αποθηκεύονται ως απόδειξη.
Ολοκλήρωση
Ο πελάτης λαμβάνει το υπογεγραμμένο αντίγραφο με όλα τα συνημμένα μέσω email, η σύμβαση βρίσκεται στο αρχείο του παρόχου.
Εάν ένα αποθηκευμένο προσχέδιο αποσταλεί αργότερα μέσω της γενικής αποστολής προσφορών, τα συνημμένα δεν θα επισυναφθούν ως αρχείο email. Η σελίδα υπογραφής, το υποχρεωτικό τσεκ και το email ολοκλήρωσης με τα συνημμένα ισχύουν παρόλα αυτά.
Σύνδεσμος σύμβασης με σάρωση ταυτότητας
Για νέους πελάτες που δεν είναι ακόμη στο CRM: Ο πελάτης ανοίγει έναν σύνδεσμο ή σαρώνει έναν κωδικό QR, φωτογραφίζει την ταυτότητά του — η AI προ-συμπληρώνει τη σύμβαση.
Λήψη συνδέσμου
Στον πάροχο, στον τιμοκατάλογο με πρότυπο σύμβασης, κάντε κλικ στο „Σύνδεσμος σύμβασης“: Αντιγράψτε τον σύνδεσμο, ανοίξτε τον ή εμφανίστε τον ως κωδικό QR. Κάθε υπάλληλος έχει τον δικό του σύνδεσμο ανά σύμβαση. Ισχύει μόνιμα μέχρι να τον απενεργοποιήσετε.
Φωτογράφιση ταυτότητας
Ο πελάτης φωτογραφίζει με το κινητό του την μπροστινή και την πίσω όψη της ταυτότητάς του (για διαβατήριο αρκεί η σελίδα με τη φωτογραφία).
Έλεγχος δεδομένων
Η AI διαβάζει το όνομα, την ημερομηνία γέννησης, τη διεύθυνση και τα στοιχεία ταυτότητας σε λίγα δευτερόλεπτα. Ο πελάτης τα ελέγχει και συμπληρώνει τη διεύθυνση email του.
Υπογραφή
Μετά ανοίγει η προ-συμπληρωμένη σύμβαση: μόνο τα υπόλοιπα υποχρεωτικά πεδία, επιβεβαίωση συνημμένων και υπογραφή.
- Ο πελάτης δημιουργείται αυτόματα στο CRM. Οι φωτογραφίες της ταυτότητας βρίσκονται ιδιωτικά στον φάκελό του.
- Οι πωλητές λαμβάνουν τον σύνδεσμό τους στην εφαρμογή: Ρωτήστε την AIRIS „Δώσε μου τον σύνδεσμο της σύμβασής μου για…“. Η σύμβαση και η προμήθεια υπολογίζονται τότε για αυτούς.
- Ένας σύνδεσμος μπορεί να απενεργοποιηθεί και να ενεργοποιηθεί ξανά ανά πάσα στιγμή. Όταν είναι απενεργοποιημένος, δεν λειτουργεί πλέον.
Προμήθειες & Ομάδες Πωλήσεων
Ρύθμιση τιμολογίου
Στον πάροχο, στο τιμολόγιο, επιλέξτε «Προμήθεια»: πότε δημιουργείται (με την υπογραφή ή μόνο όταν η πληρωμή έχει εισπραχθεί από τον πάροχο) και από τι υπολογίζεται (π.χ. αριθμός μετοχών × τιμή ή ένα πεδίο ποσού στο συμβόλαιο).
Δημιουργία ομάδων πωλήσεων
Στο Προμήθειες → Ομάδες πωλήσεων: για κάθε άτομο το ποσοστό ως συντάκτης (π.χ. 15%) και το συν-εισόδημα (π.χ. 0,5%) που λαμβάνει από κάθε παραγγελία ενός συναδέλφου.
Δομή πωλήσεων από Excel/CSV
Στο Προμήθειες → Ομάδες πωλήσεων → «Εισαγωγή από Excel/CSV»: Επιλέγετε τον πάροχο και ανεβάζετε τη λίστα (κάθε γραμμή αντιστοιχεί σε έναν συνεργάτη με το ύψος της προμήθειας· οι στήλες «Διαφορά <Όνομα>» = ποιος συμμετέχει στα κέρδη από αυτόν τον πωλητή· η γραμμή του παρόχου είναι το ανώτατο όριο). Ελέγχετε την προεπισκόπηση, αντιστοιχίζετε σύντομα ονόματα, επιβεβαιώνετε αποκλίνουσες ανώτατες τιμές για μια γραμμή, και αποδέχεστε. Οι συνεργάτες χωρίς σύνδεση δημιουργούνται ως συνεργάτες πωλήσεων· η εκ νέου μεταφόρτωση ενημερώνει μέσω του αριθμού συνεργάτη. Μία δομή ανά πάροχο — το ίδιο άτομο μπορεί να ανήκει σε πολλούς παρόχους. Εξαγωγή ως Excel ή CSV στην ίδια μορφή.
Επιβεβαίωση πληρωμής
Εάν τα χρήματα πηγαίνουν στον πάροχο, στο Προμήθειες → Ανοιχτές πληρωμές, επιλέξτε τα πληρωμένα συμβόλαια και επιβεβαιώστε — μόνο τότε δημιουργούνται οι προμήθειες.
Αξιολόγηση και έγκριση
Στο Προμήθειες → Αξιολόγηση ανά εβδομάδα ή μήνα, δείτε ποιος παίρνει πόσα, εγκρίνετε και εξαγάγετε ως Excel ή PDF. Οι πωλητές ρωτούν στην εφαρμογή AIRIS για «την προμήθειά μου» και «τον σύνδεσμο του συμβολαίου μου».
Προϊόντα Προμηθευτών & Εκδόσεις
- Δημιουργήστε τιμολόγια/υπηρεσίες ανά Προμηθευτή στο Προϊόντα Παρόχων και φιλτράρετε κατά Προμηθευτή ή λέξη-κλειδί.
- Κάθε τιμολόγιο εκδίδεται: Πρόχειρο → Εγκεκριμένο → Ενεργό → Αντικατασταθέν, το καθένα με ισχύ (από/έως) και τιμή.
- Στις λεπτομέρειες τιμολογίου βλέπετε το ιστορικό εκδόσεων με μια ματιά.
Εισαγάγετε τιμολόγια μέσω εισαγωγής
- Εισαγωγή Excel — η AI προτείνει την αντιστοίχιση στηλών, την επιβεβαιώνετε πριν τη δημιουργία.
- Εισαγωγή Vision — εξάγετε τιμολόγια απευθείας από ένα PDF ή εικόνα· ο κατάλληλος Προμηθευτής αναγνωρίζεται αυτόματα.
- Και στις δύο περιπτώσεις, ελέγξτε και επιβεβαιώστε το αποτέλεσμα, πριν δημιουργηθούν εκδόσεις.
Συμβόλαια & Προμήθειες
- Ένα συμβόλαιο συνδέει τον Προμηθευτή, την έκδοση τιμολογίου και (προαιρετικά) τον Πελάτη.
- Οι προμήθειες μπορούν να καταχωρηθούν ανά συμβόλαιο ως αρχικό και μηνιαίο ποσό — ξεχωριστά για την εταιρεία και τους υπαλλήλους.
- Αναγνωριστικά Διαμεσολαβητών: για κάθε εργαζόμενο αποθηκεύεται το εξωτερικό αναγνωριστικό προμηθευτή/διαμεσολαβητή και χρησιμοποιείται αυτόματα στην παραγγελία.
Η ενότητα είναι ορατή με οικονομική εξουσιοδότηση. Η καρτέλα «Αναγνωριστικά Διαμεσολαβητή» ενδέχεται να συνδέεται με ένα υψηλότερο μοντέλο τιμολόγησης. Τα προϊόντα Προμηθευτή αποτελούν ξεχωριστή ενότητα για τα τιμολόγια προμηθευτών και δεν εμφανίζονται αυτόματα στον κατάλογο πωλήσεων.
Οι αλλαγές τιμών ή όρων ενός πακέτου τιμολόγησης καταγράφονται ως νέα έκδοση — έτσι παραμένει ανιχνεύσιμοι οι όροι που ίσχυαν πότε.