Λοιπές ενότητες

Η πρώτη οθόνη μετά τη σύνδεση είναι μια αναφορά, όχι μια σελίδα μενού: Τι συνέβη από χθες, τι χρειάζεται τώρα μια απόφασή σας, και μια πρόταση από την AIRIS.

• Από χθες: δημοσιευμένες αναρτήσεις, νέοι ενδιαφερόμενοι, αιτήματα πελατών που απαντήθηκαν από την AIRIS, αποσταλμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πληρωμένα τιμολόγια με σύνολο, ολοκληρωμένες εργασίες.
• Σας περιμένουν: το πολύ τρία σημεία, το καθένα με δυνατότητα κλικ και απευθείας στη σωστή θέση — ανοιχτές εγκρίσεις με ποσό, λήγουσες αποδείξεις, καθυστερημένες ελλείψεις, κλιμακωμένες συζητήσεις.
• Για νέους λογαριασμούς επιπλέον: Κάρτα καλωσορίσματος με το επόμενο λογικό βήμα και μια λίστα ελέγχου εγκατάστασης με την πρόοδο σε ποσοστό.
• Γρήγορες επιτυχίες κλάδου: έως τρεις αρχικές εργασίες που ταιριάζουν στον κλάδο σας, κάθε μία οδηγεί απευθείας στη λειτουργία.

Η προβολή για τους ελεγκτές για κάθε κλήση που διαχειρίστηκε η AIRIS: Χρόνος, Καλέσας, Περίληψη, πλήρης εξέλιξη συνομιλίας — και κάθε μεμονωμένη ενέργεια της ΤΝ με επιχειρήματα, αποτέλεσμα και κατηγορία κινδύνου. Για τον έλεγχό σας και ως απόδειξη προς τους ελεγκτές.

• Λίστα όλων των κλήσεων με βασικούς δείκτες: πόσες έχουν ένα κενό, πόσες στερούνται της απομαγνητοφώνησης ή της περίληψης, σε πόσες ο καλέσας ήταν άγνωστος.
• Ένα κλικ ανοίγει τον φάκελο της κλήσης — Περίληψη, εξέλιξη συνομιλίας και οι ενέργειες της ΤΝ με τη σειρά της συνομιλίας.
• Κάθε ενέργεια φέρει μια κατηγορία κινδύνου: Πληροφόρηση (μόνο ανάγνωση), Δημιουργία (δημιουργείται μια εγγραφή δεδομένων) ή Εξωτερική (κάτι στάλθηκε στον πελάτη και δεν μπορεί να ανακληθεί).
• Τα κενά επισημαίνονται αντί να κρύβονται. Μια προβολή ελεγκτή που αποκρύπτει ελλιπείς καταγραφές θα ήταν άχρηστη.
• Η ειδοποίηση για την αποκάλυψη ΤΝ σύμφωνα με το Άρθρο 50 του Κανονισμού ΤΝ της ΕΕ περιλαμβάνεται σε κάθε φάκελο.

Συνεργαστείτε απευθείας με πελάτες και προμηθευτές που χρησιμοποιούν επίσης το DivineMind: κάντε παραγγελίες και δείτε παραστατικά, χωρίς την παράκαμψη των email με αρχεία PDF. Σημαντικό: Το σύστημα δεν αποκαλύπτει ποτέ αν μια άλλη εταιρεία χρησιμοποιεί το DivineMind — μια σύνδεση δημιουργείται αποκλειστικά εάν συμφωνήσουν και οι δύο πλευρές.

• Αίτημα σύνδεσης: Ανοίξτε την επαφή ή τον προμηθευτή και κάντε κλικ στο «Άμεση σύνδεση». Το κουμπί φαίνεται πάντα το ίδιο — εάν η εταιρεία χρησιμοποιεί το DivineMind, λαμβάνει το αίτημά σας· εάν δεν το χρησιμοποιεί ακόμα, το αίτημα μετατρέπεται σε πρόσκληση.
• Η άλλη πλευρά επιβεβαιώνει στο «Δίκτυο συνεργατών» → Αιτήματα προς εσάς. Μόνο τότε βλέπετε ο ένας τον άλλον· τυχόν απόρριψη παραμένει χωρίς ειδοποίηση.
• Παραγγελία: Σε μια ενεργή σύνδεση, ανοίξτε τον κατάλογο προϊόντων του συνεργάτη, συμπληρώστε τις ποσότητες και στείλτε την παραγγελία. Ισχύουν οι τιμές που έχει ορίσει ο συνεργάτης για εσάς.
• Στον προμηθευτή δημιουργείται αμέσως μια αποδεκτή παραγγελία πώλησης με επιβεβαίωση παραγγελίας, ενώ σε εσάς η αντίστοιχη παραγγελία αγοράς — και οι δύο είναι συνδεδεμένες μεταξύ τους.
• Στα δεξιά, βλέπετε συνεχώς τις παραγγελίες, τα δελτία αποστολής και τα τιμολόγια που έχει δημιουργήσει ο συνεργάτης για τις παραγγελίες σας.
• Δυνατότητα διακοπής ανά πάσα στιγμή: Η σύνδεση τερματίζεται, τα υφιστάμενα παραστατικά παραμένουν αμετάβλητα.

Για εταιρείες με πολλές αυτόνομες επιχειρήσεις: μια κοινή επισκόπηση αριθμών και μεταφορές εμπορευμάτων μεταξύ των εταιρειών, χωρίς να εγκαταλείπεται ο διαχωρισμός πελατών.

• Δημιουργία Ομίλου — η τρέχουσα ενεργή εταιρεία γίνεται η έδρα· προσθέστε επιπλέον εταιρείες με ρόλο (Υποκατάστημα, Κεντρική Αποθήκη, Holding).
• Επισκόπηση Ομίλου: Μηνιαίος κύκλος εργασιών, ανοιχτές απαιτήσεις, απόθεμα και μέγεθος ομάδας ως σύνολο και ανά εταιρεία.
• Δημιουργία μεταφοράς: Επιλέξτε εταιρεία παραλήπτη, προϊόν και ποσότητα — επί του παρόντος μία θέση προϊόντος ανά μεταφορά.
• Η εταιρεία παραλήπτης καταχωρεί την παραλαβή· μόνο έτσι αλλάζει το απόθεμα.
• Στη συνέχεια, προαιρετικά τιμολογήστε: δημιουργεί ένα προσχέδιο τιμολογίου, το οποίο ελέγχετε και αποστέλλετε στην ενότητα τιμολόγησης.

Το κέντρο ελέγχου για όλα τα εταιρικά οχήματα, με τρεις καρτέλες: Επισκόπηση, Ευθύνη Ιδιοκτήτη και Ενοικίαση.

• Επισκόπηση με φανάρι ανά όχημα: Τεχνικός έλεγχος ληξιπρόθεσμος κόκκινο, λήγει σε οκτώ εβδομάδες κίτρινο· επιπλέον χιλιομετρική απόσταση, ποιος είναι εν κινήσει και το κόστος των τελευταίων δώδεκα μηνών.
• Η αντιστοίχιση αποδείξεων γίνεται σε δύο στάδια: πρώτα μια δοκιμαστική λειτουργία που δείχνει σαφείς αντιστοιχίσεις πινακίδων και περιπτώσεις αμφιβολίας, μετά η ανάληψη με το πάτημα ενός κουμπιού.
• Ευθύνη ιδιοκτήτη: Καταγράψτε τον έλεγχο άδειας οδήγησης, την εκπαίδευση και τον έλεγχο UVV ανά οδηγό και όχημα, με ημερομηνία, αποτέλεσμα και επόμενη λήξη.
• Οδηγοί που δεν οδηγούν ποτέ μπορούν να εξαιρεθούν από τον έλεγχο με αιτιολογία· η απόδειξη μπορεί να ληφθεί ως αρχείο CSV.
• Ενοικίαση: Δημιουργήστε τιμές (ημερήσια χρέωση, δωρεάν χιλιόμετρα, τιμή ανά επιπλέον χιλιόμετρο, εγγύηση), αντιστοιχίστε ανά όχημα και ενεργοποιήστε την online κράτηση· τον δημόσιο σύνδεσμο ενοικίασης τον αντιγράφετε εδώ.

Κάθε παράδοση οχήματος από την εταιρική πισίνα σε πελάτες ή υπαλλήλους ως ξεχωριστή διαδικασία — από το όχημα αντικατάστασης και τη δοκιμαστική οδήγηση μέχρι το ενοικιαζόμενο όχημα με πληρωμή.

• Επιλέξτε τον τύπο διαδικασίας (έξι τύποι) — ο φορέας κόστους προεπιλέγεται κατάλληλα, π.χ. περίπτωση εγγύησης σε βάρος του κατασκευαστή ή δωρεάν όχημα αντικατάστασης συνεργείου.
• Εισαγάγετε την περίοδο· προσφέρονται μόνο οχήματα που είναι πραγματικά διαθέσιμα εντός αυτής της περιόδου.
• Καταγράψτε την κατάσταση κατά την παράδοση: χιλιόμετρα και στάθμη καυσίμου· για τις πληρωμένες διαδικασίες, επιπλέον ημερήσια χρέωση, συμπεριλαμβανόμενα χιλιόμετρα και τιμή ανά επιπλέον χιλιόμετρο.
• Ανοίξτε το συμβόλαιο ενοικίασης ως PDF και ζητήστε υπογραφή.
• Κατά την επιστροφή, καταγράψτε τα χιλιόμετρα, τη στάθμη καυσίμου και τις ζημιές — το σύστημα υπολογίζει το τελικό ποσό από τις ημέρες και τα επιπλέον χιλιόμετρα.

Δημόσιοι διαγωνισμοί και ιδιωτικά σήματα ζήτησης, φιλτραρισμένα σε ό,τι σας ταιριάζει — συν ένα αρχείο για τις τρέχουσες αιτήσεις σας.

• Φιλτράρισμα ανά χώρα, είδος, μέγεθος παραγγελίας, πηγή και κλάδο· Γρήγορα φίλτρα για την εγχώρια αγορά, προτάσεις και αποθηκευμένα.
• Ο πίνακας ταξινομείται ανά καταλληλότητα ή προθεσμία· Οι προθεσμίες κάτω των επτά ημερών επισημαίνονται.
• Ανάπτυξη γραμμής: Το AIRIS εξηγεί γιατί αυτός ο διαγωνισμός είναι τώρα σχετικός και, κατόπιν αιτήματος, συντάσσει ένα προσχέδιο αίτησης.
• Μεταφορά σε αρχείο: Η διαδικασία μεταφέρεται στη λίστα αιτήσεών σας με κατάσταση, προθεσμία και αξία.
• Στο αρχείο: Διαχείριση κατάστασης, δημιουργία φακέλου Cloud, μεταφόρτωση εγγράφων και επισύναψη αποδεικτικών στοιχείων όπως αναφορές ή βίντεο.

Το εργαλείο για την πρώτη συνάντηση με τον ενδιαφερόμενο: Συμπληρώστε το ερωτηματολόγιο κατά τη συζήτηση, από αυτό το AIRIS δημιουργεί μια αναφορά με συγκεκριμένους μοχλούς εξοικονόμησης.

• Δημιουργήστε ανάλυση και καταγράψτε βασικά δεδομένα: Εταιρεία, υπεύθυνος επικοινωνίας, κλάδος, αριθμός υπαλλήλων.
• Κατάλογος ερωτήσεων σε έξι ενότητες — Λειτουργία, Προσβασιμότητα, Πωλήσεις, Διοίκηση, Άνθρωποι και Διαδικασίες, Στόχοι· ένας μετρητής δείχνει πόσες ερωτήσεις έχουν απαντηθεί.
• Δημιουργία αναφοράς: Περίληψη του τρόπου εργασίας σήμερα, ένας πίνακας μοχλών με προσεκτικά εκτιμώμενη εξοικονόμηση ανά θέμα, προτεινόμενο σημείο εκκίνησης και επόμενα βήματα.
• Αποθηκεύστε ως PDF και δώστε το στον ενδιαφερόμενο — η αναφορά είναι σχεδιασμένη σε Α4 με επιστολόχαρτο.

Εγχειρίδιο αναφοράς για εταιρικά δεδομένα από την Αυστρία και τη Γερμανία — για τον έλεγχο των πληροφοριών πριν από την πρώτη επαφή ή πριν από μια παραγγελία.

• Επιλέξτε χώρα, εισαγάγετε όνομα εταιρείας, δείτε τη λίστα αποτελεσμάτων: Όνομα, Κατάσταση, Αριθμός Μητρώου Εταιρειών, Τοποθεσία, Νομική Μορφή και αρμόδιο δικαστήριο.
• Για τη Γερμανία, επιπλέον φιλτράρισμα ανά είδος μητρώου και απευθείας μετάβαση στο Bundesanzeiger και στο Unternehmensregister.
• Για την Αυστρία, διατίθενται λεπτομερή φίλτρα: Περιοχή αναζήτησης, Νομική μορφή, Δικαστήριο, Τοποθεσία και ακριβής αναζήτηση.

Μέχρι σήμερα, η διαδικασία ολοκληρώνεται στη λίστα αποτελεσμάτων: Η λεπτομερής προβολή μεμονωμένων εταιρειών και η ανάκτηση εγγράφων δεν έχουν ακόμη κατασκευαστεί, και τα αποτελέσματα δεν μπορούν ακόμη να μεταφερθούν απευθείας ως επαφή.

Η ενότητα Δικηγορικού Γραφείου είναι σχεδιασμένη για δικηγορικά γραφεία: φάκελοι με αριθμό φακέλου, έλεγχος σύγκρουσης συμφερόντων, προθεσμίες και υπενθυμίσεις, καταγραφή χρόνου ανά φάκελο και από αυτόν το τιμολόγιο αμοιβής. Στο μενού του δικηγορικού γραφείου υπάρχουν οι επιλογές «Φάκελοι» και «Προθεσμίες». Λογιστικά γραφεία και άλλες εταιρείες ανοίγουν την ενότητα απευθείας στην ενότητα Υποθέσεις. Οι πελάτες σας είναι επαφές ή εταιρείες στο CRM.

• Επισκόπηση στην ενότητα Υποθέσεις: Ανοιχτοί φάκελοι, καθυστερημένες προθεσμίες, λήγουν σε 7 ημέρες και το μη τιμολογημένο ποσό. Αναζήτηση φακέλων ανά αριθμό φακέλου, θέμα, εντολέα ή αντίδικο και φιλτράρισμα ανά Ανοιχτό, Σε αναμονή ή Αρχειοθετημένο.
• Η επιλογή «Ανέβασμα εγγράφου» στον φάκελο τοποθετεί το αρχείο στον φάκελο και ταυτόχρονα στον φάκελο CRM του εντολέα. Τα έγγραφα μπορούν να μετονομαστούν. Η επιλογή «Διαγραφή» τα αφαιρεί και από τον φάκελο CRM.
• Μόνο οι χρόνοι σε έναν φάκελο δικηγορικού γραφείου γίνονται τιμολόγιο αμοιβής. Οι χρόνοι από την καταγραφή χρόνου ή από το DivineTasks δεν οδηγούν αυτόματα σε τιμολόγιο.

Κάθε εταιρεία στέλνει τη λογιστική της στο λογιστικό της γραφείο ως αρχείο — χωρίς να χρειάζεται το γραφείο λογαριασμό. Δεν υπάρχει διεπαφή με DATEV, RZL ή BMD. Το γραφείο εισάγει τα αρχεία μόνο του.

Για τα ιατρεία, το DivineMind είναι το λογισμικό γραφείου και διαχείρισης δίπλα στο σύστημα διαχείρισης ιατρείου (PVS) — όχι το ίδιο το PVS. Ισχύουν οι γενικές ενότητες που περιγράφονται σε αυτό το εγχειρίδιο.

• Ασθενείς ως επαφές στο CRM με email, έγγραφα και τιμολόγια — χωρίς ιατρικό φάκελο.
• Σελίδα κρατήσεων, όπου οι ασθενείς μπορούν να επιλέξουν ραντεβού μόνοι τους χωρίς λογαριασμό. Στο ημερολόγιο, μπορείτε να προσκαλέσετε επισκέπτες για ραντεβού.
• Τιμολόγια και προσφορές, π.χ. για υπηρεσίες αυτοπληρωμής, στάδια υπενθύμισης (αυτόματα μόνο αν το ενεργοποιήσετε), εισερχόμενα τιμολόγια μέσω AI και η εξαγωγή στο λογιστικό γραφείο.
• DivineMail με προσχέδια απαντήσεων AI, εργασίες, Cloud, καταγραφή χρόνου, πρόγραμμα εργασίας και άδειες, DivineMeet και ροές εργασίας όπως σε κάθε εταιρεία.
• Τα δεδομένα βρίσκονται στην ΕΕ (βάση δεδομένων στη Φρανκφούρτη, αρχεία στο Βερολίνο), κάθε εταιρεία είναι διαχωρισμένη από τις άλλες, οι μεταφορτώσεις με προσωπικά δεδομένα είναι ιδιωτικές.

Οι πάροχοι υπηρεσιών χωρίς δικό τους κλαδικό module εργάζονται με τα γενικά modules: φάκελος πελάτη, DivineMail, ημερολόγιο με σελίδα κρατήσεων, προσφορά έως τιμολόγιο, εργασίες, Cloud, καταγραφή χρόνου, ροές εργασίας και AIRIS. Εδώ παρουσιάζονται οι διαδικασίες που είναι ιδιαίτερα σημαντικές για τους παρόχους υπηρεσιών.

Δεν παρέχονται έτοιμα πρότυπα — χρησιμοποιείτε τα δικά σας έγγραφα. Εάν ο πελάτης δεν έχει διεύθυνση email, η προσφορά παραμένει προσχέδιο.

• Καταγραφή παρουσίας με κανόνα τοποθεσίας: Στο μενού χρήστη πάνω δεξιά, επιλέξτε «Είσοδος» ή «Έξοδος». Στην ενότητα Καταγραφή χρόνου → «Ρολόι παρουσίας», η διοίκηση μπορεί να ενεργοποιήσει την επιλογή «Είσοδος μόνο στην τοποθεσία» (ακτίνα σε μέτρα, προεπιλογή 50). Εκτός ακτίνας ή χωρίς άδεια τοποθεσίας στον περιηγητή, η είσοδος απορρίπτεται. Για αίθουσες συνιστάται μεγαλύτερη ακτίνα.
• Κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο ομάδας: Στο DivineMail, στην ενότητα Ρυθμίσεις → «Λογαριασμοί», στην επιλογή γραμματοκιβωτίου, επιλέξτε «Κοινή χρήση πρόσβασης», επιλέξτε άτομο, ορίστε «μόνο ανάγνωση» ή «μπορεί να γράφει» και «Κοινή χρήση». Μόνο ο ιδιοκτήτης του γραμματοκιβωτίου δίνει ή αφαιρεί την πρόσβαση.
• Ιδιωτική αποθήκευση στο DivineCloud: Τα νέα αρχεία είναι ιδιωτικά και εμφανίζονται μόνο μέσω συνδέσμων περιορισμένης διάρκειας. Κοινοποιείτε συνειδητά έναν φάκελο εξωτερικά μέσω «Κοινή χρήση» → «Δημόσιος σύνδεσμος» — με κωδικό πρόσβασης, ημερομηνία λήξης ή μέγιστο αριθμό προβολών. Η επιλογή «Ανάκληση» τερματίζει τον σύνδεσμο.
• Πρακτικά στο DivineMeet μόνο με συγκατάθεση: Ο οικοδεσπότης ξεκινά «Έναρξη πρακτικών», κάθε συμμετέχων επιλέγει «Συμφωνώ» ή «Μην με καταγράφετε». Καταγράφεται μόνο κείμενο, όχι ήχος. Εάν η συνάντηση σχετίζεται με έναν πελάτη, τα πρακτικά καταλήγουν στον φάκελο πελάτη του.
• DivineNote: Σελίδες και υποσελίδες για πρακτικά, ενημερώσεις και γνώσεις — «Νέα σελίδα», πρότυπα, αγαπημένα. Με την επιλογή «Κοινή χρήση» προσκαλείτε μέλη της ομάδας για προβολή, σχολιασμό ή επεξεργασία, εξαγωγή ως PDF ή Markdown.