Ένας πλήρης πελάτης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με βοηθό AIRIS, πρότυπα, καμπάνιες, σύνδεση CRM και αυτόματη αναγνώριση τιμολογίων.
Εισερχόμενα & Προβολές
Εισερχόμενα
Όλα τα συνδεδεμένα γραμματοκιβώτια σε ένα μέρος — με επισήμανση, αναβολή, αρχείο και κάδο απορριμμάτων.
Ενέργειες AI
Το AIRIS ταξινομεί ό,τι χρειάζεται την προσοχή σας σήμερα και προτείνει συγκεκριμένα επόμενα βήματα.
Αναζήτηση AI
Αναζήτηση σε όλο το γραμματοκιβώτιο — ή ρωτήστε το AIRIS μια ερώτηση σε φυσική γλώσσα.
Μάρκετινγκ
Καμπάνιες, ακολουθίες, πρότυπα και επαφές απευθείας από τα εισερχόμενα.
Σύνταξη & Απάντηση
Νέο email
Γράψτε παραλήπτες, θέμα και κείμενο — συμπεριλαμβανομένων Cc/Bcc, μορφοποίησης και συνημμένων.
Γράψτε με το AIRIS
Από λέξεις-κλειδιά, το AIRIS διαμορφώνει ένα πλήρες, επαγγελματικό email στον τόνο σας.
Εισαγωγή προτύπων
Χρησιμοποιήστε επαναχρησιμοποιήσιμα πρότυπα με σύμβολα κράτησης θέσης που αντικαθίστανται ανά παραλήπτη.
Λειτουργίες AI
- Περίληψη: Το AIRIS συνοψίζει μεγάλα μηνύματα και ολόκληρες συνομιλίες σε λίγες προτάσεις.
- Αυτόματες κατηγορίες: τα εισερχόμενα μηνύματα αναγνωρίζονται και ταξινομούνται (Αίτημα, Προσφορά, Τιμολόγιο, Υποστήριξη …).
- Πρόχειρα απαντήσεων & Γρήγορες απαντήσεις: κατάλληλες απαντήσεις με το πάτημα ενός κουμπιού, τις οποίες απλά πρέπει να ελέγξετε.
- Μετάφραση: μεταφράστε κάθε email στη γλώσσα σας — το πρωτότυπο παραμένει.
Νέο στον νέο σχεδιασμό του DivineMail
- Κατάλληλες απαντήσεις από την AIRIS: κάτω από κάθε μήνυμα, τρεις προτάσεις απάντησης με το πάτημα ενός κουμπιού — ένα κλικ ανοίγει την απάντηση με το κείμενο.
- Ρωτήστε την AIRIS: στην κάρτα AIRIS, στην ενότητα «Ερωτήσεις», μπορείτε να κάνετε ερωτήσεις σχετικά με αυτό ακριβώς το μήνυμα, π.χ. «Μέχρι πότε πρέπει να παραδοθεί;»
- Προεπισκόπηση συνημμένου: τα PDF, οι εικόνες και τα αρχεία κειμένου ανοίγουν απευθείας στο DivineMail, η λήψη παραμένει ένα ξεχωριστό κουμπί.
- Μετάφραση σε 26 γλώσσες και «Ακρόαση ενημέρωσης»: η AIRIS διαβάζει τι περιμένει στα εισερχόμενα.
- Σύνταξη: εισαγωγή προτύπου, προτάσεις θέματος από την AIRIS, ορατή υπογραφή και αναβολή με δική σας ημερομηνία και ώρα.
- Οι προσκλήσεις σε συναντήσεις δείχνουν αν το ημερολόγιό σας είναι ελεύθερο εκείνη την ώρα· τα αναγνωρισμένα τιμολόγια δείχνουν την κατάστασή τους στο DivineFinance.
- Κατηγορίες AI στην πλευρική γραμμή και φίλτρα αναζήτησης που δημιουργεί η AIRIS από την εισαγωγή σας («μη αναγνωσμένα με συνημμένο» → εφαρμογή φίλτρου).
- Ενέργειες AI › «Ολοκληρώθηκε από την AIRIS»: όλα όσα έχει δημιουργήσει η AIRIS — μια δημιουργημένη εργασία μπορεί να αναιρεθεί, εφόσον κανείς δεν έχει εργαστεί σε αυτήν.
- Καμπάνιες: περιορίστε το κοινό-στόχο ανά τύπο επαφής και ετικέτες CRM, ο αριθμός των παραληπτών υπολογίζεται άμεσα.
- Ο προηγούμενος σχεδιασμός παραμένει προσωρινά προσβάσιμος: DivineMail.
Φάκελοι & Οργάνωση
- Φάκελοι συστήματος: Εισερχόμενα, Επισημασμένα, Απεσταλμένα, Πρόχειρα, Αναβληθέντα, Αρχείο, Ανεπιθύμητα, Κάδος απορριμμάτων.
- Επιλέξτε πολλά email και μετακινήστε, αρχειοθετήστε, διαγράψτε ή επισημάνετε ως αναγνωσμένα με ένα βήμα.
- Οι έγχρωμες ετικέτες καθιστούν τις προσφορές, τα τιμολόγια, τα εργοτάξια και τους προμηθευτές ορατά με μια ματιά.
Κανόνες & Ιστορικό
- Στις Ρυθμίσεις → Αυτοματοποίηση, δημιουργείτε κανόνες, π.χ. «Ο αποστολέας περιέχει stagepool → μετακίνηση στον φάκελο Stagepool». Οι κανόνες εκτελούνται αυτόματα με κάθε νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Αμέσως μετά την αποθήκευση, το DivineMail δείχνει πόσα ήδη υπάρχοντα μηνύματα στα εισερχόμενα ταιριάζουν — η εφαρμογή γίνεται μόνο αν κάνετε κλικ στο «Εφαρμογή τώρα».
- Για κάθε κανόνα αναφέρεται πότε εφαρμόστηκε τελευταία φορά και πόσες φορές. Στην ενότητα «Εμφάνιση ιστορικού» βλέπετε κάθε μήνυμα με αποστολέα, θέμα, τι συνέβη και αν ήταν αυτόματο ή χειροκίνητο — συμπεριλαμβανομένων σφαλμάτων όπως ένας φάκελος προορισμού που λείπει.
- Κατά την επεξεργασία: Το «Προσαρμογή με την AIRIS» αυστηροποιεί ή διευρύνει τον κανόνα σύμφωνα με τα λόγια σας, το «Έλεγχος με ένα δείγμα email» δείχνει ανά συνθήκη αν ένα συγκεκριμένο email αντιστοιχεί και γιατί όχι. Το «Όλες οι συνθήκες πρέπει να ισχύουν» απαιτεί κάθε συνθήκη ταυτόχρονα — για πολλές λέξεις-κλειδιά επιλέξτε «αρκεί μία συνθήκη». Το «Αποστολέας» ελέγχει το όνομα και τη διεύθυνση, το «Κείμενο» το περιεχόμενο του email.
Καμπάνιες & Ακολουθίες
Δημιουργία καμπάνιας
Ορίστε τη λίστα παραληπτών, τον αποστολέα, το θέμα και το περιεχόμενο στον οδηγό — με προεπισκόπηση.
Παρακολούθηση
Οι ανοίγματα και τα κλικ μετρώνται· τα Analytics δείχνουν την παράδοση, την αλληλεπίδραση και τη μετατροπή.
Ακολουθίες
Πολυεπίπεδες αυτόματες ακολουθίες follow-up με χρόνους αναμονής μεταξύ των βημάτων.
- Οι επαφές φέρουν κατάσταση opt-in GDPR — μόνο οι παραλήπτες που έχουν συναινέσει λαμβάνουν καμπάνιες, το opt-out αποκλείεται αυτόματα.
OCR Εισερχόμενων Τιμολογίων
Διαμόρφωση γραμματοκιβωτίου τιμολογίων
Στις Ρυθμίσεις → OCR Τιμολογίων, ενεργοποιήστε ένα συνδεδεμένο γραμματοκιβώτιο για αυτόματη επεξεργασία.
Αυτόματη αναγνώριση
Το AIRIS διαβάζει συνημμένα PDF μέσω OCR: Προμηθευτής, αριθμός τιμολογίου, ημερομηνία, ποσά, φορολογικοί συντελεστές και ημερομηνία λήξης πληρωμής.
Προορισμός: DivineFinance
Τα αναγνωρισμένα τιμολόγια καταλήγουν απευθείας στα εισερχόμενα τιμολογίων του DivineFinance· οι προμηθευτές δημιουργούνται ή συμπληρώνονται.
- Το αρχείο καταγραφής επεξεργασίας δείχνει κάθε email με την κατάσταση· τα αποτυχημένα μπορούν να επεξεργαστούν ξανά με ένα κλικ.
- Στατιστικά: επιτυχώς επεξεργασμένα τιμολόγια, σφάλματα, τελευταίες 24 ώρες και νέοι προμηθευτές.
Σύνδεση CRM
- Οι αποστολείς συνδέονται αυτόματα με τις επαφές του DivineCRM· το ιστορικό email καταλήγει στον φάκελο επαφών.
- Από ένα email, δημιουργήστε απευθείας μια εργασία, προγραμματίστε ένα ραντεβού ή συνδέστε τη διαδικασία.
- Οι ημερομηνίες από το κείμενο αναγνωρίζονται και προτείνονται ως καταχώριση ημερολογίου.
Σύνδεση λογαριασμών
- Συνδέστε με ασφάλεια το Gmail και το Outlook / Microsoft 365 μέσω OAuth — χωρίς αποθήκευση κωδικού πρόσβασης· ή οποιονδήποτε λογαριασμό μέσω IMAP/SMTP.
- Πολλαπλές ταυτότητες αποστολέα με δική τους υπογραφή· κοινή χρήση γραμματοκιβωτίων με μέλη της ομάδας.
Ρωτήστε τα εισερχόμενά μου – Ερώτηση αντί Αναζήτησης
- Πληκτρολογήστε μια ερώτηση σε φυσική γλώσσα στο πεδίο αναζήτησης και πατήστε Enter — π.χ. «Ποια τιμολόγια είναι ακόμα ανοιχτά;» ή «Τι έγραψε τελευταία ο πελάτης από τη Βιέννη;»
- Η AIRIS αναζητά σε όλο το γραμματοκιβώτιό σας, απαντά στην ερώτηση ως απάντηση AI και παραθέτει τα σχετικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από κάτω.
- Για γρήγορη πληκτρολόγηση, το πεδίο αναζήτησης λειτουργεί και ως κανονική αναζήτηση πλήρους κειμένου και φίλτρου.
Δημιουργία Προτύπων με AI
Περιγραφή Περίστασης
Στα Πρότυπα, στην ενέργεια «Με AI», περιγράψτε εν συντομία την περίσταση (π.χ. Εαρινή προσφορά με 20% έκπτωση για υπάρχοντες πελάτες).
Λήψη 3 Παραλλαγών
Η AIRIS δημιουργεί τρεις έτοιμες παραλλαγές με θέμα και προεπισκόπηση HTML — κάθε μία με διαφορετικό ύφος και δομή.
Αποθήκευση & Χρήση
Αποθηκεύστε την καλύτερη έκδοση ως πρότυπο. Οι θέσεις κράτησης όπως το {{firstname}} αντικαθίστανται ανά παραλήπτη.
Ασφαλής Αποστολή με Αναίρεση
- Μετά την αποστολή, έχετε λίγα δευτερόλεπτα: εμφανίζεται μια ειδοποίηση αναίρεσης — ένα κλικ σταματά την αποστολή και ανοίγει ξανά το email για επεξεργασία.
- Μόνο μετά από αυτό αποστέλλεται πραγματικά το μήνυμα — αποφεύγοντας έτσι τυχαίες αποστολές ή ξεχασμένα συνημμένα.
Λίστες διανομής (@team, @partner, δικές σας ομάδες)
- Πληκτρολογήστε «@» στο πεδίο παραλήπτη: Θα δείτε όλες τις λίστες διανομής — @team (όλοι οι εργαζόμενοι), μία ομάδα για κάθε κατηγορία CRM και τις δικές σας. Στο DivineMind υπάρχει επιπλέον το @partner με όλους τους ενεργούς συνεργάτες πωλήσεων.
- Η λίστα διανομής εμφανίζεται ως μία καταχώριση στο πεδίο παραλήπτη. Ένα κλικ σε αυτήν εμφανίζει όλα τα άτομα· μπορείτε να καταργήσετε την επιλογή μεμονωμένων ατόμων.
- Προεπιλογή: Κάθε άτομο λαμβάνει ένα ξεχωριστό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και δεν βλέπει τους άλλους. Με το {Vorname} στο κείμενο απευθύνεστε προσωπικά σε κάθε άτομο («Εισαγωγή προσφώνησης»). Προαιρετικά, μπορεί να σταλεί ένα μόνο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με όλους σε Bcc.
- Άλλοι παραλήπτες, για παράδειγμα ένας συνάδελφος σε Cc, λαμβάνουν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μία φορά ως συνήθως. Οι επαφές που έχουν διαγραφεί ή έχουν αποκλειστεί παραμένουν αυτόματα εκτός.
- Δημιουργείτε τις δικές σας λίστες διανομής στην ενότητα Ρυθμίσεις → Λίστες διανομής. Εάν το επιθυμείτε, τις καθιστάτε διαθέσιμες για ολόκληρη την εταιρεία — τότε μόνο εσείς και οι διαχειριστές μπορείτε να τις τροποποιήσετε.
Αποτελέσματα Απόκτησης Πελατών
- Στο Marketing → Απόκτηση Πελατών μπορείτε να δείτε τι επιτυγχάνουν τα Workflow Απόκτησης Πελατών σας: πόσοι υποψήφιοι πελάτες δημιουργήθηκαν και επικοινωνήθηκαν, πόσοι απάντησαν ή έκλεισαν ραντεβού, ποιοι δεν έχουν ενδιαφέρον και ποιες διευθύνσεις επέστρεψαν.
- Επιλέξτε το χρονικό διάστημα (7, 30 ή 90 ημέρες) και την ανάλυση ανά Workflow ή ανά χώρα. Ένα κλικ σε έναν αριθμό εμφανίζει τους μεμονωμένους υποψήφιους πελάτες με σύνδεσμο προς τον φάκελο του πελάτη και το email απάντησης.
- Το «Απάντησαν» μετρά μόνο πραγματικές απαντήσεις — όχι σημειώσεις απουσίας και όχι επιστρεφόμενα. Οι αναγνώσεις μετρώνται μόνο από 14.10.2026.
- Εάν ένας υποψήφιος πελάτης με τον οποίο έχει γίνει επικοινωνία κλείσει μια συνομιλία μέσω της σελίδας ραντεβού σας, η αυτόματη παρακολούθηση τερματίζεται και το ραντεβού καταμετράται. Τη σελίδα βλέπουν οι ιδιοκτήτες, οι διαχειριστές και οι διευθυντές.
Ραντεβού από το email στο ημερολόγιο
Ανάγνωση ραντεβού
Εάν ένα email περιέχει ένα ραντεβού (π.χ. «Γύρισμα στις 13 Νοεμβρίου από τις 10 π.μ.»), το DivineMail εμφανίζει τη γραμμή «Ραντεβού από το email» πάνω από το email — στην εφαρμογή ως κάρτα κάτω από τον αποστολέα. Ένα πάτημα στο «Ανάγνωση ραντεβού» και η AIRIS διαβάζει τον τίτλο, την ημερομηνία, την ώρα και τον τόπο από το κείμενο. Εάν η AIRIS αναγνωρίσει το ραντεβού κατά την παραλαβή, τα πεδία εμφανίζονται αμέσως.
Έλεγχος και προσαρμογή
Όλα τα πεδία μπορούν να αλλάξουν πριν την καταχώριση — τίτλος, ημερομηνία, έναρξη, λήξη και τόπος. Χωρίς ώρα, γίνεται ένα ολοήμερο ραντεβού.
Αποδοχή ραντεβού
Το «Αποδοχή ραντεβού» το καταχωρεί στο προσωπικό σας ημερολόγιο. Ο αποστολέας δεν λαμβάνει πρόσκληση — έχετε ήδη απαντήσει εσείς οι ίδιοι. Το διπλό πάτημα δεν δημιουργεί διπλό ραντεβού.
Άνοιγμα ημερολογίου ή δημιουργία επαφής
Στη συνέχεια, το «Άνοιγμα ημερολογίου» οδηγεί απευθείας στο ραντεβού. Εάν ο αποστολέας δεν είναι ακόμη επαφή, το «Δημιουργία επαφής» εμφανίζεται ως ένα μικρό κουμπί δίπλα. Οι πραγματικές προσκλήσεις ημερολογίου (.ics) εξακολουθούν να έχουν τη δική τους κάρτα με αποδοχές/απορρίψεις.
Οι φάκελοί μου στην εφαρμογή AIRIS
Άνοιγμα μενού φακέλων
Στο γραμματοκιβώτιο της εφαρμογής, πατήστε «Φάκελοι». Κάτω από τους σταθερούς φακέλους βρίσκεται η ενότητα «Οι φάκελοί μου» με όλους τους δικούς σας φακέλους του γραμματοκιβωτίου σας — συμπεριλαμβανομένων εκείνων που έχουν δημιουργηθεί από κανόνες ή την Akquise-Ablage.
Ανάπτυξη και σύμπτυξη υποφακέλων
Οι υποφάκελοι εμφανίζονται με εσοχή κάτω από τον φάκελό τους. Το βέλος αριστερά αναπτύσσει ή συμπτύσσει έναν φάκελο. Ο αριθμός δεξιά δείχνει τα μη αναγνωσμένα ή όλα τα μηνύματα.
Άνοιγμα και συγχρονισμός φακέλων
Ένα πάτημα ανοίγει τα μηνύματα του φακέλου. Σύρετε τη λίστα προς τα κάτω για να συγχρονίσετε αμέσως τον φάκελο με το γραμματοκιβώτιό σας.
Μετακίνηση σε φάκελο
Σε ένα μήνυμα, πατήστε «⋯» και «Μετακίνηση σε φάκελο», και μετά επιλέξτε τον φάκελο προορισμού. Το μήνυμα μετακινείται στον διακομιστή αλληλογραφίας και εμφανίζεται αμέσως στον φάκελο προορισμού.
A/B-τεστ για καμπάνιες
Ενεργοποίηση τεστ
Στον Οδηγό Καμπάνιας, στην ενότητα «Περιεχόμενο», ενεργοποιήστε τον διακόπτη «A/B-τεστ (Θέμα)» και εισαγάγετε ένα δεύτερο θέμα. Όποιος επιθυμεί, μπορεί να καθορίσει και ένα δικό του κείμενο B· η εικόνα τίτλου και το κουμπί παραμένουν τα ίδια.
Επιλογή ποσοστού, μέτρησης και χρόνου αναμονής
Το ποσοστό στον τεστ (προεπιλογή 30%) μοιράζεται εξίσου σε A και B. Μετρώνται τα ανοίγματα ή τα κλικ. Μετά τον χρόνο αναμονής (προεπιλογή 4 ώρες) λαμβάνεται απόφαση — το νωρίτερο όταν κάθε έκδοση έχει φτάσει την ελάχιστη ποσότητα.
Έναρξη αποστολής
Κατά την έναρξη, αποστέλλονται μόνο οι ομάδες τεστ. Ο ίδιος παραλήπτης λαμβάνει πάντα την ίδια έκδοση, ακόμη και μετά από επανεκκίνηση. Οι υπόλοιποι παραλήπτες περιμένουν τον νικητή.
Νικητής στην αναφορά
Στην αναφορά της καμπάνιας, η κάρτα «A/B-τεστ» εμφανίζει Αποστολές, Ανοίγματα, Κλικ και Ποσοστό ανά έκδοση, την κατάσταση και τον νικητή. Με την επιλογή «Απόφαση τώρα» μπορείτε να παραλείψετε τον χρόνο αναμονής. Σε περίπτωση πολύ μικρής διαφοράς, κερδίζει το A — το πρωτότυπο, ποτέ ένας τυχαίος νικητής.
Ταυτότητες & Υπογραφή
- Στις Ρυθμίσεις, στην ενότητα Ταυτότητες, μπορείτε να δημιουργήσετε, να επεξεργαστείτε, να ορίσετε την προεπιλεγμένη ή να διαγράψετε πολλαπλές ταυτότητες αποστολέα.
- Κάθε ταυτότητα έχει τη δική της υπογραφή εμπλουτισμένου κειμένου (έντονα, πλάγια, σύνδεσμοι), η οποία μπορεί να προσαρτηθεί αυτόματα σε εξερχόμενα μηνύματα.
- Εισαγάγετε επαφές μέσω CSV (με αντιστοίχιση στηλών και προεπισκόπηση) ή απευθείας από το DivineCRM. Οι αναλύσεις AI παρέχουν συστάσεις για τις καμπάνιες σας.
Ενεργοποιήστε το γραμματοκιβώτιο τιμολογίων μία φορά — μετά, τα εισερχόμενα τιμολόγια προμηθευτών καταλήγουν αυτόματα στο DivineFinance, χωρίς να χρειάζεται να πληκτρολογήσετε τίποτα.