Ποια καθήκοντα γραφείου αναλαμβάνει αξιόπιστα η Τεχνητή Νοημοσύνη (AI) σήμερα
Τα σύγχρονα γλωσσικά μοντέλα διαβάζουν και γράφουν κείμενο σε επίπεδο που επαρκεί για την καθημερινότητα του γραφείου. Επιπλέον, υπάρχουν εργαλεία με τα οποία μια AI όχι μόνο απαντά, αλλά και κάνει κάτι: καταχωρεί ένα ραντεβού, δημιουργεί μια επαφή, καταγράφει ένα τιμολόγιο.
- Εισερχόμενα: Ταξινόμηση e-mail ανά θέμα, σύνοψη μακροσκελών συνομιλιών, σύνταξη προσχεδίων απαντήσεων με τον δικό σας τόνο.
- Ραντεβού: Αναγνώριση προτάσεων ραντεβού από e-mail και μεταφορά τους στο ημερολόγιο, συντονισμός και υπενθύμιση ραντεβού.
- Παραστατικά: Ανάγνωση εισερχόμενων τιμολογίων (προμηθευτής, ποσό, φόρος, IBAN) και υποβολή τους για έγκριση.
- Τηλέφωνο: Απάντηση κλήσεων, καταγραφή του αιτήματος, κράτηση ραντεβού και καταχώριση σημείωσης.
- Έγγραφα: Σύνοψη συμβάσεων, πρακτικών και PDF και απάντηση σε ερωτήσεις σχετικά με αυτά.
- Παρακολούθηση: Υπενθύμιση όταν μια προσφορά παραμένει αναπάντητη ή ένα τιμολόγιο είναι ανεξόφλητο.
Από πού να ξεκινήσετε
Ξεκινήστε με μια εργασία που εκτελείται καθημερινά, έχει σαφείς κανόνες και όπου ένα λάθος διορθώνεται εύκολα. Τα εισερχόμενα και η καταχώριση εισερχόμενων τιμολογίων είναι σχεδόν πάντα καλά σημεία εκκίνησης, επειδή απαιτούν πολύ χρόνο και το αποτέλεσμα μπορεί να ελεγχθεί πριν την αποστολή.
Πιο δύσκολες είναι οι εργασίες όπου η γνώση υπάρχει μόνο στο μυαλό των ανθρώπων ή κάθε περίπτωση είναι διαφορετική. Εκεί, η AI βοηθά αρχικά ως προετοιμάστρια: συλλέγει τις πληροφορίες, ο άνθρωπος αποφασίζει.
Γιατί το πλαίσιο είναι πιο σημαντικό από το μεμονωμένο εργαλείο
Ένα παράθυρο συνομιλίας στο οποίο αντιγράφετε κείμενο δεν εξοικονομεί πολλά. Το όφελος προκύπτει όταν η AI λειτουργεί εκεί όπου βρίσκονται τα δεδομένα: στο γραμματοκιβώτιο, στο ημερολόγιο, στον φάκελο πελάτη και στη λογιστική. Τότε μπορεί να διαβάσει ένα αίτημα, να αναγνωρίσει τον πελάτη, να προτείνει ένα ραντεβού και να προετοιμάσει την απάντηση, χωρίς να χρειάζεται κάποιος να αλλάζει μεταξύ προγραμμάτων.
Ποιος κάνει τι;
Το AIRIS προετοιμάζει
- DivineMail: Ταξινομεί και συνοψίζει e-mail, γράφει προσχέδια απαντήσεων και μεταφέρει ραντεβού από e-mail στο ημερολόγιο.
- DivineFinance: Διαβάζει εισερχόμενα τιμολόγια, δημιουργεί ηλεκτρονικά τιμολόγια, υπενθυμίσεις και την εξαγωγή DATEV.
- DivineCall: Απαντά σε κλήσεις, καταγράφει το αίτημα και κλείνει ραντεβού.
- AIRIS: Δώστε εντολές με δικά σας λόγια, μέσω συνομιλίας ή φωνής, στον ιστό και στην εφαρμογή.
Εσείς αποφασίζετε
- Τα e-mail προς πελάτες, οι πληρωμές και οι συμβάσεις πρέπει να εγκρίνονται από άνθρωπο, μέχρι να εμπιστευτείτε την AI για αυτήν ακριβώς την εργασία.
- Η AI μπορεί να κάνει λάθη, ειδικά με αριθμούς από δυσανάγνωστα παραστατικά. Ελέγχετε τα ποσά πριν από μια μεταφορά.
- Εμπιστευτικά δεδομένα ανήκουν μόνο σε συστήματα με σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων και σαφή διαχείριση δεδομένων.
