Организация, отчитане на време, отсъствия и набиране на персонал.
Основни раздели
- Организация — Структура и йерархия.
- Персонал — Профили на служители и основни данни.
- Отчитане на време — Работно време и часови ставки.
- Отсъствия — Отпуски и отсъствия, размяна на смени.
- Въвеждане в работа — Контролни списъци и шаблони за нови колеги.
- Прегледи и представяне — Оценки.
- Набиране на персонал — Обяви за работа и кандидатури.
- Пътни разходи — Разходи и възстановяване.
Създаване и въвеждане на служители
Всеки служител се създава еднократно в Служители — основни данни, договор и достъпи са след това достъпни за всички HR отдели. С шаблон за въвеждане, всяко ново назначение започва веднага напълно.
Създаване на служител
В Служители изберете „Нов служител“ — въведете име, длъжност, отдел и дата на постъпване.
Попълване на основни данни
Прегледайте разделите в профила: банкова сметка, контакт при спешни случаи, квалификации, данъчни и договорни данни.
Присвояване на шаблон за въвеждане
Изберете шаблон от Onboarding шаблони — контролният списък с всички задачи ще бъде създаден автоматично.
Проследяване на напредъка
Отбелязвайте изпълнените стъпки; статусът показва докога служителят ще бъде напълно въведен.
Предоставяне на AIRIS-достъп
При необходимост поканете служителя чрез AIRIS-достъп — той сам ще въвежда работно време и отсъствия.
Отчитане и одобрение на работно време
Работното време се отчита в Отчитане на време, одобрява се от ръководителя и автоматично се включва в анализи и подготовка на заплати.
Отчитане на време
Служителите се отбелязват чрез Влизане/Излизане или въвеждат време ръчно — с почивки и проект/дейност.
Проверка на преглед на екипа
Ръководителят вижда всички отчетени времена в екипа и разпознава липсващи или необичайни записи.
Одобряване
Одобрявайте коректни записи — само одобрените времена се отчитат за анализи и заплати.
Анализиране
Експортирайте часове, извънреден труд и салда по служител или период чрез отчетите.
При работа на смени планирайте цели седмици в графика (Roster) — планираните часове служат като шаблон за отчитане.
За нощни и уикенд дежурства (напр. спешни случаи за ОВК) в отчитането на времето има раздел „Дежурство“: създайте ротация между избраните техници, прехвърлете дежурство или го анулирайте с обосновка — планът остава като доказателство.
Ако клиент подаде сигнал за спешна авария чрез QR стикера на съоръжението си, се алармира дежурното лице съгласно графика за дежурства. С „Поемам“ то се зачислява към заявката; без поемане алармата се препраща след зададения срок към следващото лице и накрая към ръководството. Офисът вижда статуса на заявката („Дежурният е алармиран“, „Дежурният пое заявката“). Превключвателя „Активна аларма“ и срока настройвате в раздел „Дежурство“ на картата „Аларма за спешна помощ“; в „Последни аларми“ е посочено за всяко ниво какво е доставено или пропуснато. Към момента DivineMind не приема спешни обаждания по телефона автоматично — подробности в глава ОВК.
Автоматичен график: въз основа на нужди и наличност
AIRIS създава седмичния график автоматично: въз основа на нуждите от персонал за всеки обект, работното време и наличността на служителите. Одобрени отсъствия (отпуск/болест) и вече планирани смени се вземат предвид.
Въведете работно време и нужди
Настройки → Обекти → Икона на зъбно колело до обекта → Раздел „График“: Въведете работно време за всеки ден от седмицата и минималния брой персонал (Ден, Часови диапазон, Роля, Брой).
Наличност и предпочитания за всеки служител
В профила на служителя под „HR-настройки“ въведете наличността за всеки ден от седмицата (часови диапазон) и опционални предпочитания. Празно = не е наличен през този ден.
Създаване автоматично
В графика на смените изберете седмицата и кликнете на „Създаване автоматично“. AIRIS показва предварителен преглед с покритие в %, кой е зает и къде остават отворени смени — с „Приемане“ планът се записва.
Коригиране на болничен
Ако някой се разболее: „Коригиране на болничен“ → изберете служител и период. AIRIS маркира смените като „болен“ и търси заместник; ако не се намери такъв, се създава отворена смяна за поемане.
Ако една смяна остане незаета, AIRIS я създава като „отворена смяна“ — видима за всички обекти, така че наличните колеги да могат да я поемат.
В профила на служителя под „HR настройки“ → „Филиали“ задавате основния филиал, допълнителни филиали, в които лицето може да работи, или опцията „Заместник“ (всеки филиал). Автоматичният график, заявките за заместване и поемането на свободни смени в приложението спазват това правило — както и времето за почивка (ЕС/Обединено кралство 11 часа, Канада 8), седмичните часове и квалификацията.
Ако някой се обади по болест (приложение, AIRIS или отсъствия), смяната му се освобождава и системата търси заместник: първо в собствения филиал, след това в съседни филиали с разрешение, след това заместници — всеки, който е на разположение, квалифициран е и има свободни часове. Управителят на филиала получава незабавно push известие и известие в камбанката с предложението и натиска „Изпращане на заявка“ в графика; ако разрешите това в настройките за автономност (HR · Заявка за заместник), системата пита сама. Колегата получава push известие и WhatsApp с „Поемам“ / „Не мога“ — без да научава кой и защо отсъства. При липса на отговор след изтичане на срока (10 до 60 минути според началото на смяната) заявката се препраща към следващия служител.
Заявяване и одобряване на отсъствия
Отпуски и отсъствия преминават през Отсъствия като заявка → одобрение → запис в календар. Остатъчен отпуск и квоти се изчисляват автоматично.
Подаване на заявка
Служителят избира вид (отпуск, болест, специален отпуск), период и добавя бележка при необходимост.
Проверка на квота
Системата показва оставащото право и предупреждава при припокривания в екипа.
Одобряване или отхвърляне
Ръководителят взема решение във входящата кутия за одобрения; служителят се уведомява автоматично.
Календар и салдо
Одобрените отсъствия се появяват в екипния календар, остатъчният отпуск се актуализира незабавно.
Служителите могат да разменят смени директно помежду си — размяната се препраща на ръководителя за потвърждение.
Набиране: от позиция до назначаване
В Набиране на персонал публикувате обяви за работа и управлявате кандидатите по веригата до назначаване — структурирано и проследимо.
Създаване на позиция
Чрез асистента за обяви въведете заглавие, отдел, изисквания и текст на обявата.
Публикуване
Активирайте позицията и споделете линка за кандидатстване — входящите кандидатури автоматично попадат в първия етап на веригата.
Преместване на кандидати
Премествайте кандидати в Kanban таблото чрез Drag & Drop през етапите (напр. Преглед → Интервю → Оферта).
Оценяване и вземане на решение
Записвайте оценки и бележки за всеки кандидат; резултат (назначаване/отказ) приключва кандидатурата.
Приемане в екипа
При назначаване създайте кандидата като служител в Служители и стартирайте въвеждането.
Подаване и възстановяване на пътни разходи
Служебните пътувания се записват в Пътни разходи като пътуване с отделни позиции, проверяват се и се възстановяват — включително пробег и дневни.
Създаване на пътуване
Въведете повод, дестинация и период на пътуването.
Позиции и разписки
Добавете отделни разходи (хотел, влак, представителни) с разписка; пътувания чрез калкулатора за пробег, дневни чрез таблицата за дневни.
Подаване
Подайте пълното пътуване за проверка — сумата се изчислява автоматично.
Проверка и възстановяване
Ръководителят одобрява във входящата кутия; одобрената сума е готова за възстановяване.
Оценки и представяне
- Прегледи — структурирани разговори със служители и цикли на оценка.
- Цели и OKR — поставяне на цели, измерване на напредъка, записване на резултати.
- Разговори 1:1 — документиране на редовни срещи с дневен ред и бележки.
- 360°-обратна връзка — събиране на обратна връзка от множество перспективи.
Дефинирайте шаблоните за въвеждане в работа веднъж прецизно — всяко ново назначение започва веднага напълно и унифицирано с тях.