Organizacija, evidentiranje vremena, odsustva i regrutacija.
Najvažniji odeljci
- Organizacija — Struktura i hijerarhija.
- Osoblje — Profili zaposlenih i osnovni podaci.
- Evidentiranje vremena — Radno vreme i satnice.
- Odsustva — Odmori i izostanci, zamena smena.
- Onboarding — Kontrolne liste i šabloni za nove kolege.
- Ocene i performanse — Procene.
- Regrutacija — Radna mesta i prijave.
- Putni troškovi — Troškovi i nadoknada.
Kreiranje i obuka zaposlenih
Svaki zaposleni se jednom kreira pod Zaposleni — osnovni podaci, ugovor i pristupni podaci su tada dostupni svim HR odeljenjima. Sa šablonom za uvođenje, svako novo zapošljavanje odmah počinje u potpunosti.
Kreiranje zaposlenog
Pod Zaposleni kliknite na „Novi zaposleni“ — unesite ime, poziciju, odeljenje i datum početka rada.
Dopunjavanje osnovnih podataka
Prođite kroz kartice u profilu: bankovni podaci, kontakt za hitne slučajeve, kvalifikacije, poreski i ugovorni podaci.
Dodela šablona za uvođenje
Izaberite šablon iz Onboarding šabloni — lista sa svim zadacima će biti automatski kreirana.
Praćenje napretka
Označite završene korake; status pokazuje do kada je zaposleni u potpunosti obučen.
Dodela AIRIS-pristupa
Po potrebi pozovite pod AIRIS-pristup — zaposleni će tada samostalno unositi radno vreme i odsustva.
Evidencija i odobravanje radnog vremena
Radno vreme se evidentira u Evidencija vremena, odobrava ga rukovodilac i automatski ulazi u analize i pripremu zarada.
Evidentiranje vremena
Zaposleni se prijavljuju/odjavljuju putem „Dolazak/Odlazak“ ili ručno unose vreme — sa pauzama i projektom/aktivnošću.
Provera pregleda tima
Rukovodilac vidi sva evidentirana vremena u timu i prepoznaje nedostajuće ili neuobičajene unose.
Odobravanje
Odobrite ispravne unose — samo odobrena vremena se računaju za analize i obračun.
Analiza
Izvezite sate, prekovremene sate i salda po zaposlenom ili periodu putem izveštaja.
U smenskom radu, planirajte cele nedelje unapred u rasporedu (Roster) — ciljana vremena tada služe kao šablon za evidenciju.
Za noćna i vikend dežurstva (npr. hitne intervencije) u evidenciji radnog vremena postoji kartica „Dežurstvo“: Kreirajte rotaciju preko izabranih montera, prenesite dežurstvo ili ga otkažite sa obrazloženjem — plan ostaje sačuvan kao dokaz.
Ako kupac prijavi hitan kvar putem QR nalepnice na svom postrojenju, alarmira se dežurna osoba prema rasporedu. Klikom na „Preuzimam“, ona preuzima intervenciju; bez preuzimanja alarm nakon podešenog roka prelazi na sledeću osobu, a na kraju na rukovodstvo. Kancelarija vidi status intervencije („Dežurstvo alarmirano“, „Dežurstvo preuzeto“). Prekidač „Alarm aktivan“ i rok podešavate u kartici „Dežurstvo“ na kartici „Alarm za hitne intervencije“; pod „Poslednji alarmi“ stoji šta je po nivou isporučeno ili preskočeno. Hitne pozive telefonom DivineMind trenutno ne preuzima automatski — detalji u poglavlju SHK.
Automatski raspored smena: na osnovu potreba i raspoloživosti
AIRIS automatski kreira nedeljni raspored smena: na osnovu potreba za osobljem po lokaciji, radnog vremena i raspoloživosti zaposlenih. Odobrena odsustva (godišnji odmor/bolovanje) i već planirane smene se uzimaju u obzir.
Unesite radno vreme i potrebe
Podešavanja → Lokacije → Ikona zupčanika pored lokacije → Kartica „Raspored smena“: Unesite radno vreme za svaki dan u nedelji i minimalan broj zaposlenih (dan, vremenski okvir, uloga, broj).
Raspoloživost i želje po zaposlenom
U profilu zaposlenog, pod „HR-podešavanja“ unesite raspoloživost za svaki dan u nedelji (vremenski okvir) i opcione želje. Prazno = nije raspoloživ tog dana.
Kreirajte automatski
U rasporedu smena izaberite nedelju i kliknite na „Kreiraj automatski“. AIRIS prikazuje pregled sa pokrivenošću u %, ko je raspoređen i gde ostaju otvorene smene — sa „Preuzmi“ se plan upisuje.
Prilagodite prijavu bolovanja
Ako se neko razboli: „Prilagodite prijavu bolovanja“ → Izaberite zaposlenog i vremenski period. AIRIS označava smene kao „bolovanje“ i traži zamenu; ako se ne pronađe zamena, nastaje otvorena smena za preuzimanje.
Ako smena ostane nepopunjena, AIRIS je kreira kao „otvorenu smenu“ — vidljivu na svim lokacijama, tako da je raspoložive kolege mogu preuzeti.
U profilu zaposlenog pod „HR podešavanja“ → „Filijale“ određujete matičnu filijalu, dodatne filijale u kojima osoba sme da radi ili prekidač „Zamena“ (bilo koja filijala). Automatski raspored, zahtevi za zamenu i preuzimanje slobodnih smena u aplikaciji poštuju ovo pravilo — kao i vreme odmora (EU/UK 11 sati, Kanada 8), nedeljne sate i kvalifikaciju.
Ako neko prijavi bolovanje (aplikacija, AIRIS ili odsustva), smena postaje slobodna i sistem traži zamenu: prvo sopstvena filijala, zatim odobrene susedne filijale, pa zamene — ko je dostupan, kvalifikovan i ima slobodne sate. Rukovodilac filijale odmah dobija push i zvonce s predlogom i u rasporedu smena pritiska „Pošalji zahtev“; ako to dozvolite u podešavanjima autonomije (HR · Zahtev za zamenu), sistem pita automatski. Kolega dobija push i WhatsApp sa „Preuzimam“ / „Ne mogu“ — bez informacije o tome ko je i zašto odsutan. Ako nema odgovora, zahtev po isteku roka (10 do 60 minuta, zavisno od početka smene) ide sledećoj osobi.
Zahtevanje i odobravanje odsustva
Godišnji odmor i odsustva se obrađuju putem Odsustva kao zahtev → odobrenje → unos u kalendar. Preostali godišnji odmor i kvote se automatski obračunavaju.
Podnošenje zahteva
Zaposleni bira vrstu (godišnji odmor, bolest, posebno odsustvo), period i po potrebi dodaje napomenu.
Provera kvote
Sistem prikazuje preostali iznos i upozorava na preklapanja u timu.
Odobravanje ili odbijanje
Rukovodilac odlučuje u sandučetu za odobrenja; zaposleni se automatski obaveštava.
Kalendar i saldo
Odobrena odsustva se pojavljuju u timskom kalendaru, preostali godišnji odmor se odmah ažurira.
Zaposleni mogu direktno međusobno menjati smene — zamena se prosleđuje rukovodiocu na potvrdu.
Regrutovanje: od pozicije do zapošljavanja
Pod Zapošljavanje objavljujete oglase za posao i vodite kandidate kroz proces do zapošljavanja — strukturirano i transparentno.
Kreiranje pozicije
Kroz asistenta za pozicije unesite naziv, odeljenje, zahteve i tekst oglasa.
Objavljivanje
Aktivirajte poziciju i podelite link za prijavu — pristigle prijave automatski dolaze u prvu fazu procesa.
Kretanje kandidata
Prevucite i ispustite kandidate na Kanban tabli kroz faze (npr. pregled → intervju → ponuda).
Evaluacija i odluka
Zabeležite ocene i napomene za svakog kandidata; ishod (zapošljavanje/odbijanje) završava prijavu.
Prebacivanje u tim
Prilikom zapošljavanja, kreirajte kandidata kao zaposlenog pod Zaposleni i započnite uvođenje.
Podnošenje i nadoknada putnih troškova
Poslovna putovanja se evidentiraju u Putni troškovi kao putovanje sa pojedinačnim stavkama, proveravaju se i nadoknađuju — uključujući kilometražu i paušale.
Kreiranje putovanja
Unesite povod, odredište i period putovanja.
Stavke i računi
Dodajte pojedinačne troškove (hotel, voz, ugostiteljstvo) sa računom; putovanja putem kalkulatora kilometraže, dnevnice putem tabele paušala.
Podnošenje
Podnesite kompletno putovanje na proveru — suma se automatski izračunava.
Provera i nadoknada
Rukovodilac odobrava u sandučetu; odobreni iznos je spreman za nadoknadu.
Ocene i performanse
- Pregledi — strukturirani razgovori sa zaposlenima i ciklusi ocenjivanja.
- Ciljevi i OKR — postavljanje ciljeva, merenje napretka, beleženje rezultata.
- 1:1 razgovori — dokumentovanje redovnih sastanaka sa agendom i beleškama.
- 360° povratne informacije — prikupljanje povratnih informacija iz više perspektiva.
Jednom precizno definišite onboarding šablone — svako novo zapošljavanje odmah počinje potpuno i dosledno.