Organizimi, Regjistrimi i kohës, Mungesat dhe Rekrutimi.
Fushat kryesore
- Organizimi — Struktura & Hierarkia.
- Personeli — Profilet e punonjësve & Të dhënat bazë.
- Regjistrimi i kohës — Orët e punës & Tarifat për orë.
- Mungesat — Pushimet & Mungesat, Ndërrimi i turneve.
- Onboarding — Lista kontrolli & Shablone për kolegët e rinj.
- Vlerësimet & Performanca — Vlerësime.
- Rekrutimi — Pozicionet & Aplikimet.
- Shpenzimet e udhëtimit — Shpenzimet & Rimbursimi.
Krijoni & Integroni Punonjës
Çdo punonjës krijohet një herë nën Punonjësit — të dhënat bazë, kontrata dhe qasjet janë më pas në dispozicion të të gjitha departamenteve të HR. Me një shabllon integrimi, çdo punësim i ri fillon menjëherë plotësisht.
Krijoni Punonjës
Nën Punonjësit, klikoni „Punonjës i Ri“ — regjistroni emrin, pozicionin, departamentin dhe datën e fillimit.
Plotësoni të Dhënat Bazë
Në profil, kaloni nëpër skedat: Llogaria bankare, kontakti i urgjencës, kualifikimet, të dhënat tatimore dhe të kontratës.
Caktoni Shabllonin e Integrimit
Zgjidhni një shabllon nga Shabllone Onboarding — lista e kontrollit me të gjitha detyrat krijohet automatikisht.
Ndiqni Progresin
Shënoni hapat e përfunduar; statusi tregon se kur punonjësi është plotësisht i integruar.
Jepni Qasje në AIRIS
Nëse është e nevojshme, ftoni nën Qasja në AIRIS — punonjësi më pas regjistron vetë orët dhe mungesat.
Regjistrimi i Kohës & Miratimi
Orët e punës regjistrohen në Regjistrimi i kohës, miratohen nga menaxheri dhe kalojnë automatikisht në analiza dhe përgatitjen e pagave.
Regjistroni Kohën
Punonjësit regjistrojnë orët përmes Hyrje/Dalje ose i fusin manualisht — me pushime dhe projekt/aktivitet.
Kontrolloni Përmbledhjen e Ekipit
Menaxheri sheh të gjitha orët e regjistruara në ekip dhe identifikon regjistrimet që mungojnë ose janë të pazakonta.
Miratoni
Miratoni hyrjet korrekte — vetëm orët e miratuara llogariten për analiza dhe faturim.
Vlerësoni
Eksportoni orët, orët shtesë dhe bilancet për çdo punonjës ose periudhë përmes raporteve.
Nëse punoni me turne, planifikoni javë të tëra paraprakisht në orarin e punës (Roster) — oraret e synuara shërbejnë më pas si shabllon për regjistrim.
Për gatishmërinë e natës dhe fundjavës (p.sh., shërbimi i urgjencës SHK), në regjistrimin e kohës ekziston skeda „Gatishmëria“: krijoni rotacionin mes montatorëve të zgjedhur, transferoni gatishmërinë ose anulojeni me arsye — plani ruhet si dëshmi.
Nëse një klient raporton një avari urgjente përmes ngjitëses QR në pajisjen e tij, alarmohet personi që është në shërbim sipas planit të gatishmërisë. Me „E marr përsipër“, ai caktohet në ndërhyrje; pa marrje përsipër, pas afatit të caktuar alarmi i kalon personit tjetër, së fundi drejtimit të operacioneve. Zyra sheh statusin e ndërhyrjes („Gatishmëria u alarmua“, „Gatishmëria e mori përsipër“). Çelësin „Alarmi aktiv“ dhe afatin i caktoni te skeda „Gatishmëria“ në kartën „Alarmi i shërbimit të urgjencës“; nën „Alarmet e fundit“ shfaqet për çdo nivel çfarë u dërgua apo u kapërcye. Thirrjet telefonike të emergjencës DivineMind aktualisht nuk i pranon automatikisht — detajet në kapitullin SHK.
Plani Automatik i Turneve: nga Nevoja & Disponueshmëria
AIRIS krijon automatikisht orarin javor të turneve: nga nevoja për staf për çdo vendndodhje, oraret e hapjes dhe disponueshmëria e punonjësve. Mungesat e miratuara (pushime/sëmundje) dhe turnetë e planifikuar tashmë merren parasysh.
Vendosni Oraret e Hapjes dhe Nevojat
Cilësimet → Vendndodhjet → Ikona e ingranazhit te vendndodhja → Skeda „Orari i Turneve“: Regjistroni oraret e hapjes për çdo ditë të javës dhe stafin minimal (Dita, Koha, Roli, Numri).
Disponueshmëria dhe Dëshirat për Çdo Punonjës
Në profilin e punonjësit, nën „Cilësimet e HR“, vendosni disponueshmërinë për çdo ditë të javës (interval kohor) dhe dëshirat opsionale. Bosh = nuk është i disponueshëm atë ditë.
Krijoni Automatikisht
Në planin e turneve, zgjidhni javën dhe klikoni „Krijoni Automatikisht“. AIRIS shfaq një pamje paraprake me mbulimin në %, kush është i caktuar dhe ku mbeten turne të hapur — me „Prano“ plani shkruhet.
Përshtatni Njoftimin e Sëmundjes
Nëse dikush sëmuret: „Përshtatni Njoftimin e Sëmundjes“ → zgjidhni punonjësin dhe periudhën. AIRIS i shënon turnetë si „i sëmurë“ dhe kërkon zëvendësues; nëse nuk gjendet asnjë, krijohet një turn i hapur për t'u marrë përsipër.
Nëse një turn mbetet i paplotësuar, AIRIS e krijon atë si „turn të hapur“ — i dukshëm në të gjitha vendndodhjet, në mënyrë që kolegët e disponueshëm të mund ta marrin përsipër.
Në profilin e punonjësit te „Cilësimet HR“ → „Degët“ caktoni degën bazë, degë të tjera ku personi lejohet të punojë, ose opsionin „Punonjës zëvendësues“ (çdo degë). Orari automatik, kërkesat për zëvendësim dhe marrja e turneve të lira në aplikacion zbatojnë këtë rregull — si dhe kohën e pushimit (BE/MB 11 orë, Kanada 8), orët javore dhe kualifikimin.
Nëse dikush raporton sëmundje (aplikacion, AIRIS ose mungesa), turni mbetet i lirë dhe sistemi kërkon zëvendësues: së pari në degën përkatëse, pastaj në degët fqinje të autorizuara, pastaj punonjësit zëvendësues — kush është i disponueshëm, i kualifikuar dhe ka orë të lira. Menaxhmenti i degës merr menjëherë njoftim push dhe zile me sugjerimin dhe klikon „Dërgo kërkesën“ në planin e turneve; nëse e lejoni te konfigurimi i autonomisë (HR · Kërko zëvendësues), sistemi e bën kërkesën automatikisht. Kolegu merr njoftim push dhe WhatsApp me „E marr përsipër“ / „Nuk mundem“ — pa mësuar se kush mungon dhe pse. Nëse nuk ka përgjigje, kërkesa i kalon personit tjetër pas afatit (10 deri në 60 minuta, varësisht nga fillimi i turnit).
Kërkoni & miratoni mungesën
Pushimet dhe mungesat menaxhohen përmes Mungesat si kërkesë → miratim → hyrje në kalendar. Pushimet e mbetura dhe kuotat llogariten automatikisht.
Paraqisni kërkesë
Punonjësi zgjedh llojin (pushim, sëmundje, pushim special), periudhën dhe shton një shënim nëse është e nevojshme.
Kontrolloni kuotën
Sistemi tregon të drejtën e mbetur dhe paralajmëron për mbivendosje në ekip.
Miratoni ose refuzoni
Menaxheri vendos në kutinë hyrëse të miratimeve; punonjësi njoftohet automatikisht.
Kalendari & Bilanci
Mungesat e miratuara shfaqen në kalendarin e ekipit, pushimet e mbetura përditësohen menjëherë.
Punonjësit mund të shkëmbejnë turne direkt mes tyre — shkëmbimi i dërgohet menaxherit për konfirmim.
Rekrutimi: nga pozicioni në punësim
Nën Rekrutimi, ju shpallni pozicione dhe udhëhiqni kandidatët përgjatë një pipeline deri në punësim — në mënyrë të strukturuar dhe të gjurmueshme.
Krijoni Pozicion
Përmes Asistentit të Pozicioneve, regjistroni titullin, departamentin, kërkesat dhe tekstin e shpalljes.
Publikoni
Aktivizoni pozicionin dhe ndani linkun e aplikimit — aplikimet hyrëse vendosen automatikisht në fazën e parë të pipeline-it.
Zhvendosni Kandidatët
Zhvendosni kandidatët nëpër faza në bordin Kanban me Drag & Drop (p.sh., Shqyrtim → Intervistë → Ofertë).
Vlerësoni & Vendosni
Regjistroni vlerësimet dhe shënimet për çdo kandidat; një rezultat (punësim/refuzim) përfundon aplikimin.
Pranimi në Ekip
Pas punësimit, krijoni kandidatin si punonjës nën Punonjësit dhe filloni integrimin.
Paraqisni & rimbursni shpenzimet e udhëtimit
Udhëtimet e biznesit regjistrohen në Shpenzime Udhëtimi si udhëtim me pozicione individuale, kontrollohen dhe rimbursohen — duke përfshirë shpenzimet për kilometrazh dhe shuma fikse.
Krijoni udhëtim
Regjistroni rastin, destinacionin dhe periudhën e udhëtimit.
Pozicionet & Faturat
Shtoni shpenzime individuale (hotel, tren, argëtim) me faturë; udhëtimet përmes llogaritësit të kilometrave, dietat ditore përmes tabelës së shumave fikse.
Paraqisni
Paraqisni udhëtimin e plotë për shqyrtim — shuma llogaritet automatikisht.
Kontrolloni & rimbursni
Menaxheri miraton në Inbox; shuma e miratuar është gati për rimbursim.
Vlerësime & Performancë
- Vlerësime — biseda të strukturuara me punonjësit dhe cikle vlerësimi.
- Objektiva & OKR — vendosni objektiva, matni progresin, regjistroni rezultatet.
- Biseda 1:1 — dokumentoni takime të rregullta me agjendë dhe shënime.
- Feedback 360° — merrni reagime nga perspektiva të shumta.
Përcaktoni shabllonet e onboarding-ut një herë saktë — çdo punësim i ri fillon menjëherë plotësisht dhe në mënyrë uniforme.