Module të tjera

Ekrani i parë pas hyrjes është një raport, jo një faqe menuje: Çfarë ka ndodhur që nga dje, çfarë kërkon një vendim nga ju tani, dhe një sugjerim nga AIRIS.

• Që nga dje: postime të publikuara, palë të reja të interesuara, kërkesa klientësh të përgjigjura nga AIRIS, emaile të dërguara, fatura të paguara me shumën, detyra të përfunduara.
• Në pritje për ju: maksimumi tre pika, secila e klikueshme dhe direkt në vendin e duhur — miratime të hapura me shumën, dëshmi që skadojnë, defekte të vonuara, biseda të eskaluara.
• Për llogaritë e reja shtesë: Kartë mirëseardhjeje me hapin tjetër të arsyeshëm dhe një listë kontrolli konfigurimi me progresin në përqindje.
• Sukseset e shpejta të industrisë: deri në tre detyra fillestare që i përshtaten industrisë suaj, secila çon direkt te funksioni.

Pamja e audituesit për çdo thirrje të kryer nga AIRIS: koha, thirrësi, përmbledhja, transkripti i plotë i bisedës — dhe çdo veprim i vetëm i KI-së me argumente, rezultat dhe klasë rreziku. Për kontrollin tuaj dhe si dëshmi ndaj audituesve.

• Lista e të gjitha thirrjeve me tregues kyç: sa prej tyre kanë një mangësi, sa prej tyre u mungon transkripti ose përmbledhja, për sa prej tyre thirrësi ishte i panjohur.
• Një klikim hap dosjen e thirrjes — përmbledhjen, transkriptin e bisedës dhe veprimet e KI-së në rendin e bisedës.
• Çdo veprim ka një klasë rreziku: Lexim (vetëm lexohet), Krijim (krijohet një regjistrim të dhënash) ose Dërgim (diçka u dërgua te klienti dhe nuk mund të tërhiqet).
• Mangësitë shfaqen në vend që të fshihen. Një pamje audituesi që fsheh regjistrimet e mungueshme do të ishte e pavlerë.
• Njoftimi për Zbulimin e KI-së sipas Artikullit 50 të Aktit të KI-së të BE-së gjendet në çdo dosje.

Bashkëpunoni direkt me klientët dhe furnitorët që përdorin gjithashtu DivineMind: porositni dhe shikoni dokumentet pa pasur nevojë për email-e me PDF. E rëndësishme: Sistemi nuk tregon kurrë nëse një kompani tjetër përdor DivineMind — një lidhje krijohet vetëm nëse të dyja palët bien dakord.

• Kërkoni lidhje: Hapni kontaktin ose furnitorin dhe klikoni mbi „Lidhja direkte“. Butoni duket gjithmonë njësoj — nëse kompania përdor DivineMind, ajo merr kërkesën tuaj; nëse nuk e përdor ende, kjo do të kthehet në një ftesë.
• Pala tjetër konfirmon te „Rrjeti i partnerëve“ → Kërkesat për ju. Vetëm pas kësaj mund të shihni njëri-tjetrin; një refuzim mbetet pa njoftim kthimi.
• Porositja: Kur lidhja është aktive, hapni sortimentin e partnerit, vendosni sasitë dhe dërgoni porosinë. Zbatohen çmimet që partneri ka caktuar për ju.
• Te furnitori krijohet menjëherë një porosi shitjeje e pranuar me konfirmim porosie, ndërsa te ju porosia përkatëse — të dyja janë të lidhura me njëra-tjetrën.
• Djathtas saj shihni vazhdimisht porositë, fletëdorëzimet dhe faturat që partneri ka krijuar për porositë tuaja.
• Shkëputja është e mundur në çdo kohë: Lidhja ndërpritet, ndërsa dokumentet ekzistuese mbeten të pandryshuara.

Për kompanitë me disa firma të pavarura: një pamje e përbashkët e shifrave dhe transferime të mallrave midis firmave, pa hequr dorë nga ndarja e klientëve.

• Krijoni Grupin e Korporatave — firma aktualisht aktive bëhet qendra; shtoni firma të tjera me rol (Vendndodhje, Magazinë Qendrore, Holding).
• Përmbledhje e Grupit: Qarkullimi mujor, kërkesa të hapura, inventari dhe madhësia e ekipit si total dhe për çdo firmë.
• Krijoni transferim: Zgjidhni firmën marrëse, produktin dhe sasinë — aktualisht një pozicion produkti për çdo transferim.
• Firma marrëse regjistron marrjen; vetëm atëherë ndryshon inventari.
• Më pas, opsionalisht faturoni: krijon një draft fature, të cilin ju e kontrolloni dhe dërgoni në modulin e faturave.

Paneli i kontrollit për të gjitha automjetet e kompanisë, me tre skeda: Përmbledhje, Përgjegjësia e Pronarit dhe Qiramarrja.

• Përmbledhje me semafor për çdo automjet: Inspektimi kryesor i vonuar me të kuqe, i detyrueshëm brenda tetë javësh me të verdhë; plus kilometrazhi, kush është në rrugë dhe kostot e dymbëdhjetë muajve të fundit.
• Asignimi i faturave bëhet në dy faza: së pari një provë, e cila tregon përputhje të qarta të targave dhe raste dyshimi, pastaj marrja me shtypjen e një butoni.
• Përgjegjësia e pronarit: Dokumentoni kontrollin e patentës, udhëzimin dhe kontrollin UVV për çdo shofer dhe automjet, me datë, rezultat dhe afatin e ardhshëm.
• Shoferët që nuk drejtojnë kurrë, mund të përjashtohen nga kontrolli me arsye; dëshmia mund të shkarkohet si skedar CSV.
• Qiramarrja: Krijoni tarifa (tarifë ditore, kilometra falas, çmim për kilometër shtesë, depozitë), caktojini për çdo automjet dhe aktivizoni rezervimin online; kopjoni linkun publik të qirasë këtu.

Çdo dorëzim i një automjeti të përbashkët klientëve ose punonjësve si një proces i veçantë — nga makina zëvendësuese, te prova e makinës, deri te makina me qira e paguar.

• Zgjidhni llojin e procesit (gjashtë lloje) — bartësi i kostos paracaktohet siç duhet, për shembull, rasti i garancisë në ngarkim të prodhuesit ose makina zëvendësuese e servisit pa pagesë.
• Vendosni periudhën; ofrohen vetëm automjete që janë vërtet të lira në këtë periudhë.
• Regjistroni gjendjen në momentin e dorëzimit: kilometrazhin dhe nivelin e karburantit; për proceset me pagesë, shtesë tarifa ditore, kilometra të përfshira dhe çmimi për kilometër shtesë.
• Hapni kontratën e qirasë si PDF dhe lëreni të nënshkruhet.
• Në kthim, regjistroni kilometrat, nivelin e karburantit dhe dëmet — sistemi llogarit shumën totale nga ditët dhe kilometrat shtesë.

Tenderë publikë dhe sinjale private të kërkesës, të filtruara për atë që ju përshtatet — plus një dosje për aplikimet tuaja aktuale.

• Filtroni sipas vendit, llojit, madhësisë së porosisë, burimit dhe industrisë; filtra të shpejtë për tregun vendas, rekomandimet dhe të shënuarat.
• Tabela renditet sipas përshtatshmërisë ose afatit; afatet nën shtatë ditë theksohen.
• Hapni rreshtin: AIRIS shpjegon pse ky tender është relevant tani, dhe me kërkesë shkruan një draft aplikimi.
• Transferoni në dosje: Procesi kalon në listën tuaj të aplikimeve me status, afat dhe vlerë.
• Në dosje: Mirëmbani statusin, krijoni një dosje në Cloud, ngarkoni dokumente dhe bashkëngjitni dëshmi si referenca ose video.

Mjeti për bisedën e parë me palën e interesuar: Plotësoni pyetësorin gjatë bisedës, nga kjo AIRIS gjeneron një raport me leva konkrete kursimi.

• Krijoni analizën dhe regjistroni të dhënat bazë: Kompania, personi i kontaktit, industria, numri i punonjësve.
• Katalog pyetjesh në gjashtë blloqe — Operacioni, Arritshmëria, Shitjet, Administrimi, Njerëzit dhe Proceset, Qëllimet; një numërues tregon sa pyetje janë përgjigjur.
• Gjeneroni raportin: Përmbledhje se si punohet sot, një tabelë levash me kursime të vlerësuara me kujdes për çdo temë, pikënisja e rekomanduar dhe hapat e ardhshëm.
• Ruani si PDF dhe jepjani palës së interesuar — raporti është i dizajnuar në A4 me kokë letre.

Referencë për të dhënat e kompanive nga Austria dhe Gjermania — për të kontrolluar informacionin para kontaktit të parë ose para një porosie.

• Zgjidhni vendin, vendosni emrin e kompanisë, shfletoni listën e rezultateve: Emri, Statusi, Numri i Regjistrit të Kompanive, Vendi, Forma Juridike dhe Gjykata kompetente.
• Për Gjermaninë, filtroni shtesë sipas llojit të regjistrit dhe kaloni direkt te Bundesanzeiger dhe Unternehmensregister.
• Për Austrinë, janë në dispozicion filtra të detajuar: Zona e kërkimit, Forma Juridike, Gjykata, Vendi dhe kërkimi i saktë.

Sipas gjendjes së sotme, procesi përfundon me listën e rezultateve: Pamja e detajuar e kompanive individuale dhe shkarkimi i dokumenteve nuk janë ndërtuar ende, dhe rezultatet nuk mund të merren direkt si kontakt.

Moduli i Zyrës Avokatore është ndërtuar për zyrat e avokatisë: dosje me numër dosjeje, kontroll konflikti, afate dhe rikujtime, kohë e shpenzuar për dosjen dhe prej saj fatura e honorarit. Në menynë e zyrës avokatore gjenden "Dosjet" dhe "Afatet"; konsulencat tatimore dhe firmat e tjera e hapin modulin direkt në Çështjet. Klientët tuaj janë kontakte ose firma në CRM.

• Përmbledhje në Çështjet: Dosje të hapura, Afate të tejkaluara, Afati i fundit në 7 ditë dhe shuma e pafaturuar; kërkoni dosje sipas numrit të dosjes, subjektit, klientit ose kundërshtarit dhe filtroni sipas Hapur, Në pritje ose Arkivuar.
• "Ngarko dokument" në dosje e vendos skedarin në dosje dhe njëkohësisht në dosjen CRM të klientit; dokumentet mund të riemërtohen; "Fshi" i heq ato edhe nga dosja CRM.
• Vetëm kohët në një dosje të zyrës avokatore bëhen pjesë e faturës së honorarit. Kohët nga regjistrimi i orëve ose nga DivineTasks nuk çojnë automatikisht në një faturë.

Çdo firmë i dërgon konsulencës së saj tatimore kontabilitetin si skedar — pa pasur nevojë që zyra avokatore të ketë një llogari. Nuk ka një ndërfaqe me DATEV, RZL ose BMD; zyra avokatore i importon vetë skedarët.

Për klinikat, DivineMind është softueri i zyrës dhe administrativ krahas sistemit të menaxhimit të klinikës (PVS) — jo vetë PVS. Zbatohen modulet e përgjithshme të përshkruara në këtë manual.

• Pacientët si kontakte në CRM me e-maile, dokumente dhe fatura — pa dosje mjekësore.
• Faqja e rezervimit, ku pacientët pa llogari zgjedhin vetë një takim; në kalendar ftoni mysafirët e takimeve.
• Fatura dhe oferta, p.sh. për shërbime me pagesë nga vetë pacienti, nivele vonesash (automatike vetëm nëse e aktivizoni), fatura hyrëse me AI dhe eksporti te konsulenca tatimore.
• DivineMail me drafte përgjigjesh AI, detyra, Cloud, regjistrim orësh, planifikim turnesh dhe pushimesh, DivineMeet dhe "workflows" si në çdo kompani.
• Të dhënat ruhen në BE (databaza në Frankfurt, skedarët në Berlin), çdo kompani është e ndarë nga të tjerat, ngarkimet me të dhëna personale janë private.

Ofruesit e shërbimeve pa një modul specifik për industri punojnë me modulet e përgjithshme: dosje klienti, DivineMail, kalendar me faqe rezervimi, ofertë deri në faturë, detyra, Cloud, regjistrim orësh, "workflows" dhe AIRIS. Këtu janë proceset që janë veçanërisht të rëndësishme për ofruesit e shërbimeve.

Nuk ka shabllone shembull të përfshira — ju përdorni dokumentet tuaja. Nëse klienti nuk ka një adresë e-mail, oferta mbetet një draft.

• Regjistrimi i orëve me rregull vendndodhjeje: Në menynë e përdoruesit lart djathtas "Regjistro hyrjen" ose "Regjistro daljen". Nën Regjistrimi i kohës → "Ora e regjistrimit" drejtuesi mund të aktivizojë "Regjistro hyrjen vetëm në vendndodhje" (rreze në metra, parazgjedhje 50); jashtë rrezes ose pa leje vendndodhjeje në shfletues, regjistrimi i hyrjes refuzohet. Për salla rekomandohet një rreze më e madhe.
• Kutia postare e ekipit: Në DivineMail nën Cilësimet → "Llogaritë" te kutia postare "Ndaj qasjen", zgjidhni personin, vendosni "mund të lexojë vetëm" ose "mund të shkruajë" dhe "Ndaj". Vetëm pronari i kutisë postare jep ose heq qasjen.
• Arkivimi privat në DivineCloud: Skedarët e rinj janë privatë dhe shfaqen vetëm përmes linkeve të kufizuara në kohë. Jashtë ndani me vetëdije një dosje përmes "Ndaj" → "Link publik" — me fjalëkalim, datë skadence ose numër maksimal shikimesh; "Revoko" e përfundon linkun.
• Shënimet në DivineMeet vetëm me pëlqim: Pritësi fillon "Fillo shënimet", çdo pjesëmarrës zgjedh "Dakord" ose "Mos më shkruaj mua". Shkruhet vetëm teksti, jo zëri; nëse takimi i është caktuar një klienti, shënimet përfundojnë në dosjen e tij të klientit.
• DivineNote: Faqe dhe nënfaqe për protokolle, "briefings" dhe njohuri — "Faqe e re", shabllone, të preferuara; me "Ndaj" ftoni anëtarët e ekipit për të parë, komentuar ose redaktuar, eksport si PDF ose Markdown.