Stoku, lëvizjet e magazinës dhe riporositja nën kontroll.
Procesi Tipik
Krijoni artikullin si produkt → Regjistroni stokun fillestar/pranimin e mallrave → Shitjet/konsumet reduktojnë stokun → Rregullat e riporositjes aktivizojnë një porosi kur sasia e njoftimit bie poshtë.
Moduli i Magazinës ndahet në katër fusha — Përmbledhje, Stok, Blerje dhe Dërgesa. Më poshtë, çdo funksion është përshkruar individualisht, në të njëjtën renditje si në shiritin anësor.
Pasqyrë
Paneli — Magazina me një shikim
Paneli i Magazinës përmbledh të gjitha vendndodhjet dhe tregon menjëherë ku nevojitet veprim. Metrika si stoku i ulët dhe seritë që skadojnë së shpejti pulsojnë me të kuqe, sapo shfaqet një problem — një klikim ju çon direkt në faqen përkatëse të detajeve.
- Metrika në kohë reale: Numri i depove, produkteve dhe stoku total në të gjitha vendndodhjet.
- Paralajmërim për stok të ulët: Artikujt nën nivelin e riporositjes theksohen me të kuqe.
- Seri që skadojnë (60 ditë), renditur sipas datës së skadencës — portokalli nën 45, e kuqe nën 14 ditë (FEFO).
- Lëvizjet e fundit: dhjetë regjistrimet më të fundit me drejtim (+/−) dhe vulë kohore.
Stok
Magazina & Vendndodhje
Menaxhoni të gjitha vendndodhjet fizike të magazinave dhe karakteristikat e tyre — nga magazina standarde deri te zinxhiri i ftohtë me temperaturë të kontrolluar. Magazina standarde (e shënuar me yll) përdoret kur nuk është zgjedhur asnjë magazinë gjatë një regjistrimi.
Krijo Magazinë të Re
Klikoni 'Magazinë e Re', jepni një kod magazine (p.sh. BERLIN-01) dhe një emër.
Tipi & Adresa
Zgjidhni tipin e magazinës (Standarde, Zinxhir i Ftohtë, BtM, Tranzit, Virtuale, Konsignacion); për zinxhirin e ftohtë, regjistroni temperaturën Min/Max si dhe opsionalisht adresën.
Ruani & Mirëmbani
Ruani me Krijoni. Magazinat mund të modifikohen më vonë; fshirja është e mundur vetëm nëse stoku është 0.
Stoku
Pasqyra e stokut tregon për çdo produkt sasitë në kohë reale për çdo magazinë — duke përfshirë sasinë e rezervuar dhe atë realisht të disponueshme (E disponueshme = Stok − E rezervuar). Filtroni sipas magazinës ose shfaqni me një klikim vetëm artikujt nën nivelin e riporositjes.
- Kodi i ngjyrave: rreshti i kuq = bosh (0), portokalli = nën stok, jeshil = normal.
- Kërkoni sipas emrit të produktit, SKU-së ose barkodit; Filtro sipas magazinës.
- Niveli i riporositjes (Reorder-Point) dhe data e skadencës më e afërt për çdo artikull janë të dukshme.
- Disa grupe për çdo produkt shfaqen me numrin e grupeve.
Regjistrime — Hyrje & Dalje
Regjistroni shpejt manualisht hyrje ose dalje të inventarit — optimizuar për skanerin e barkodit. Pas çdo regjistrimi, fokusi kthehet në fushën e skanimit, në mënyrë që të vazhdoni skanimin pa ndërprerje.
Zgjidhni modalitetin
Zgjidhni lart 'Hyrje mallrash +' ose 'Dalje mallrash −'.
Skanoni artikullin
Skanoni barkodin ose shkruani SKU/Emrin dhe shtypni Enter — inventari aktual shfaqet menjëherë.
Regjistroni sasinë
Regjistroni sasinë, magazinën dhe opsionalisht partinë/datën e skadencës (vetëm hyrje) si dhe një arsye dhe regjistroni hyrjen ose daljen.
Lëvizjet — Histori e pandërprerë
Çdo ndryshim inventari regjistrohet. Lista e lëvizjeve është pista juaj e plotë e auditimit — e kërkueshme sipas produktit dhe e filtrushme sipas llojit të lëvizjes.
- Llojet e lëvizjeve me simbol: Hyrje, Dalje, Korrigjim, Inventarizim, Transferim, Kthim, Stok fillestar.
- Stoku para dhe pas çdo regjistrimi shfaqet.
- Referenca, Magazina, Përdoruesi dhe Koha për çdo hyrje; Numri i serisë, nëse është i rëndësishëm.
- Filtro sipas llojit dhe kërko sipas emrit të produktit/SKU; faqe pas faqe (50 për faqe).
Inventari
Kryeni numërime fizike dhe krahasoni stokun aktual me sistemin (stoku i pritshëm). Diferencat regjistrohen si korrigjime me një klikim — me vlerësimin e tepricave dhe mungesave në Euro.
Nisni Inventarin
Klikoni 'Inventar i Ri', jepni një emërtim dhe opsionalisht kufizojeni në një kategori.
Numëroni
Vendosni sasinë aktuale të numëruar për çdo artikull — ruhet automatikisht çdo 60 sekonda.
Regjistro Diferencat
Përfundoni numërimin, kontrolloni devijimet në rishikim dhe konfirmoni me 'Regjistro Diferencat'.
Printoni etiketa dhe barkode
Printoni etiketa çmimi dhe barkode direkt nga magazina — gati për raft ose hyrje mallrash. Të njëjtat barkode funksionojnë me skanerin e kamerës për inventarizim.
Zgjidhni produkte
Në skedën „Etiketa" kërkoni dhe shtoni artikuj sipas emrit ose numrit të artikullit.
Format & Sasi
Zgjidhni formatin e etiketës (të vogël, standard ose të madh) dhe caktoni kopje për çdo produkt.
Printo
Klikoni „Printo (PDF)" — DivineMind gjeneron një fletë me emrin, çmimin dhe barkodin e skanueshëm për çdo etiketë.
Blerje
Dërgo porosinë te furnitori
Në Blerjet, hapni një porosi, kontrolloni furnitorin dhe artikujt dhe dërgojeni me një klikim — DivineMind gjeneron PDF-në dhe e dërgon direkt te furnitori. AIRIS mund të hartojë automatikisht porositë nga rregullat e riporositjes.
Hap porosinë
Zgjidhni porosinë nga lista — furnitori, detajet kryesore, artikujt dhe totalet me një shikim.
Dërgo te furnitori
Klikoni 'Dërgo te furnitori' — porosia gjenerohet si PDF dhe dërgohet me e-mail (statusi ndryshon në 'Dërguar').
Ndiqni
Ndiqni konfirmimin dhe marrjen e mallrave përmes ndryshimit të statusit; PDF-ja e dërguar mbetet e arkivuar.
Pranimet e Mallrave
Kontrolloni dhe regjistroni dërgesat hyrëse për porositë tuaja. Çdo pranim mallrash tregon porosinë përkatëse, furnizuesin, magazinën dhe statusin e tij të kontrollit.
Hap Pranimin e Mallrave
Në listë zgjidhni pranimin e duhur ose krijoni një të ri me 'Pranim i Ri Mallrash'; Filtro sipas statusit (i hapur, i pranuar, pjesërisht, i refuzuar).
Kontrolloni artikujt
Përputhni sasitë e dorëzuara me porosinë dhe opsionalisht regjistroni numrin e fletë-dorëzimit.
Pranoni ose refuzoni
Vendosni statusin si i pranuar, pjesërisht i pranuar ose i refuzuar — inventari do të regjistrohet në përputhje me rrethanat.
Rregullat e riporositjes
Për çdo produkt, përcaktoni nivelin e inventarit nga i cili duhet të bëhet riporositja. Nga niveli i sinjalizimit, sasia e porosisë dhe furnitori i preferuar, riporositja automatike vendos kur krijohet një porosi.
Gjej rregullin
Kërkoni produktin ose filtroni artikujt e aktivizuar tashmë me 'Vetëm Auto-Riporositje'.
Vendos pragjet
Niveli i sinjalizimit (Reorder-Point), sasia e porosisë, furnitori dhe koha e dorëzimit mirëmbahen për çdo produkt në faqen e detajeve të inventarit.
Aktivizo automatikun
Me çelësin Auto për çdo rresht, aktivizoni riporositjen automatike; modaliteti (Propozim, Miratim, autonom) kontrollon se sa në mënyrë të pavarur bëhet porosia.
Katalogu i Furnitorëve
Krahasoni në mënyrë qendrore se cili furnitor ofron çfarë produkti me çfarë çmimi. Katalogu është baza Juaj e vendimmarrjes për porositë — me çmim, sasi minimale porosie, kohë dërgese dhe besueshmëri.
- Për çdo lidhje: Produkti, Furnitori, Çmimi individual dhe Numri i artikullit të furnitorit.
- Sasia minimale e porosisë (MOQ) dhe koha e dorëzimit në ditë.
- Vlera e besueshmërisë 0–100 % (jeshile ≥ 90, portokalli ≥ 70, e kuqe poshtë).
- Data e porosisë së fundit për çdo kombinim Furnitor-Produkt.
Auto-Reorder — Regjistri
Regjistri i Auto-Reorder tregon kur riporositja automatike u aktivizua dhe çfarë vendosi — nga propozimi i krijuar i porosisë deri te përjashtimi i eskaluar.
- Tre tregues kryesorë lart: porosi të krijuara, propozime dhe raste të eskaluara.
- Për çdo hyrje: Produkt, Inventar në momentin e aktivizimit, Niveli i riporositjes, Sasia e porositur dhe Furnizuesi.
- Arsyeja e aktivizimit (p.sh. niveli i riporositjes i tejkaluar) dhe statusi i veprimit i shënuar me ngjyrë.
- Numri i porosisë i lidhur — një klikim hap porosinë e krijuar.
Dërgesa
Përgatitja e Porosive & Dërgesa
Nën Përmbushja shihni të gjitha porositë e hapura për përgatitje — me dërgesë të pjesshme dhe ndjekje të porosive të prapambetura.
Porositë e Hapura
Lista e punës tregon për çdo porosi, sasitë e porositura, të dorëzuara dhe të hapura për çdo produkt.
Rezervoni Stokun
Me një klikim rezervoni stokun për klientin — kështu nuk shitet asgjë dy herë.
Lista e Përzgjedhjes & Paketimit
Gjeneroni listën e përzgjedhjes/paketimit si PDF — stoku alokohet sipas datës më të hershme të skadencës (FEFO).
Dërgesat
Mbani nën kontroll të gjitha dërgesat dalëse — nga drafti, te dërguar dhe në rrugë, deri te dorëzuar. Numri i dërgesës, ofruesi i shërbimit të transportit dhe numri i gjurmimit janë të gjendshëm në çdo kohë.
- Kërkoni sipas numrit të dërgesës, marrësit ose numrit të gjurmimit.
- Filtri i statusit (Draft, i përgatitur, i paketuar, i dërguar, në rrugë, i dorëzuar, i anuluar, i kthyer).
- Për çdo dërgesë: Ofruesi i shërbimit të transportit, Gjurmimi, Magazina burim, Vendi i marrësit, Numri i artikujve dhe Data e dërgesës.
Kthimet (RMA)
Menaxhoni kthimet e klientëve në mënyrë të strukturuar përmes procesit RMA — nga kërkesa, kontrolli dhe rimbursimi deri në përfundim.
Kontrollo kthimin
Kërkoni sipas numrit RMA ose klientit; shikoni dhe miratoni kërkesat e hapura përmes filtrit të statusit (kërkuar).
Kontrollo mallin
Kontrolloni artikujt e marrë dhe arsyen e kthimit dhe vendosni statusin në 'marrë' ose 'kontrolluar'.
Rimbursim & mbyllje
Regjistroni shumën dhe metodën e rimbursimit, inicioni rimbursimin dhe mbyllni rastin.
Rezervimet
Rezervimet bllokojnë inventarin për ofertat dhe porositë e hapura, në mënyrë që i njëjti mall të mos shitet dy herë. Ju shihni se cila ofertë ose porosi ka lidhur sa inventar.
Gjej rezervimin
Kërkoni sipas produktit, SKU-së ose referencës (numri i ofertës/porosisë); filtri është vendosur si parazgjedhje në 'aktiv'.
Konsumo
Pas dorëzimit, shënoni rezervimin aktiv si të konsumuar me shenjën e gjelbër.
Liro
Nëse një ofertë skadon, lironi rezervimin me X-in e kuq — inventari bëhet sërish i disponueshëm.
Farmaceutikë & Përputhshmëri
Nën Farma Ju menaxhoni tërheqjet e serive dhe licencat e klientëve (Leje farmacie/tregtie me shumicë) — me gjurmueshmëri të plotë në të gjitha dërgesat.
Licencat e klientëve
Për çdo klient, depozitoni lejen e farmacisë, tregtisë me shumicë ose ushqimore. Licencat e skaduara shënohen me të kuqe dhe bllokojnë automatikisht shpërndarjen.
Gjurmo serinë
Gjatë tërheqjes, DivineMind kontrollon cilat dërgesa kanë marrë serinë e prekur — në të gjitha fletë-dorëzimet.
Nisni tërheqjen
Krijoni tërheqjen si një ngjarje cilësore (CAPA); klientët e prekur përgatiten dhe njoftohen me një klikim.
Eksportoni Raportin e Tërheqjes
Në skedën „Raport i Tërheqjes“ zgjidhni produktin dhe partinë — do të shihni të gjithë klientët dhe dërgesat që kanë marrë mallra nga kjo parti, dhe eksportoni listën si CSV për autoritetet dhe dokumentacionin.
Tërheqja & Gjurmueshmëria (Ushqim, Pije, Mallra)
Nën Kthimet gjeni tërheqjen, raportin e tërheqjes dhe gjurmueshmërinë pa licenca farmaceutike — për shitjen me shumicë të ushqimit, pijeve dhe mallrave të përgjithshme. Baza është gjurmueshmëria «një hap para, një hap pas» (Rregullorja (KE) Nr. 178/2002, Neni 18/19). Të dhënat janë të njëjta si nën Pharma & Compliance.
Krijo tërheqje
Kërkoni artikullin, vendosni serinë, klikoni «Kontrollo të prekurit»: Do të shihni sa dërgesa e kanë marrë serinë — dhe sa dërgesa pa seri e bëjnë tërheqjen jo të plotë.
Njofto klientët
Njoftimet e tërheqjes dërgohen vetëm me klikimin tuaj — një email për klient, edhe nëse ka pasur disa dërgesa.
Gjurmo prapa
Në skedën «Gjurmueshmëria», vendosni numrin e fletëdërgesës ose faturës dhe shihni serinë, hyrjen e mallit dhe furnizuesin.
Planifikimi i itinerareve dhe ekrani i shoferit
Te Magazina › Planifikimi i itinerareve planifikoni për çdo ditë se cili mjet, me cilin shofer, cilat fletëdërgesa të hapura dërgon dhe në çfarë radhe. Shoferi e përpunon itinerarin e tij në aplikacionin AIRIS te „Itineraret“.
Krijo itinerar
Zgjidhni ditën, „Itinerar i ri“, mjetin nga flota, shoferin dhe pikën e ngarkimit. Paralajmërimet shfaqen menjëherë: kontrolli teknik (kolaudimi) i skaduar, mjeti i caktuar diku tjetër, shoferi mungon, itinerar i dytë në të njëjtën ditë.
Planifiko fletëdërgesat
Tërhiqni fletëdërgesat e hapura majtas në një itinerar ose zgjidhni „Në itinerar…“. Në itinerar rirenditni me tërheqje ose ↑/↓, hiqni me ×. Një fletëdërgesë mund të jetë vetëm në një itinerar.
Sugjero radhën
„Sugjero renditjen“ përcakton adresat e dërgesës në hartë dhe llogarit renditjen më të shkurtër në vijë ajrore nga pika e ngarkimit. Adresat pa përputhje renditen sipas kodit postar. Vetëm „Apliko“ ndryshon itinerarin.
Te klienti (Aplikacion)
Shoferi sheh ndalesat, navigimin dhe fletëdërgesën me lot. Ai merr nënshkrimin e klientit në celular (ose shënon „Fletëdërgesa u la“/„Mallrat u dorëzuan“), regjistron ambalazhin e kthyer në llogarinë e garancisë dhe raporton mospërputhjet (sasi munguese, dëmtuar) — nga kjo krijohet një draft-kthim.
Pagesa në dorëzim
Nëse shoferi pranon para, ai regjistron shumën dhe llojin si shënim. Nuk kryhet asnjë regjistrim kontabël — pagesën e regjistron kontabiliteti. Nëse klienti nuk gjendet ose refuzon pranimin: fletëdërgesa shfaqet sërish te „Fletëdërgesat e hapura“.
Foto si vërtetim dorëzimi
Në ndalesë mund të bashkëngjitni deri në pesë foto me „+ Foto“ (p.sh. mallra të lëna, paletë, dëmtim). Fotot ruhen të mbrojtura dhe hapen vetëm pas hyrjes në sistem.
Mjeti i zënë në flotë
Një rrugë me mjet e zë makinën nga nisja deri te rruga tjetër ose deri në fund të ditës. Flota dhe tabela e planifikimit e shfaqin rrugën; nëse makina është e caktuar tashmë diku tjetër, planifikimi i rrugëve e njofton këtë.
Dërgimi për fletëdërgesën
Te Magazina › Dërgimi krijoni gjithmonë një dërgesë për një fletëdërgesë. Klienti, marrësi dhe artikujt me ngarkesë/lot merren nga fletëdërgesa; stoku është zbritur tashmë atje, „Dërguar“ nuk e zbret përsëri.
Krijo dërgesë
„Krijo dërgesë“, kërkoni fletëdërgesën (numrin ose klientin), zgjidhni shërbimin e paketave, vendosni numrin e gjurmimit. Për çdo fletëdërgesë lejohet vetëm një dërgesë e hapur.
Gjurmo dërgesën
Për DHL, DPD, GLS, UPS, FedEx, Österreichische Post, Royal Mail, USPS dhe Canada Post lidhja e gjurmimit krijohet automatikisht. DivineMind nuk printon etiketa të shërbimit të paketave.
Ndrysho statusin
Në faqen e dërgimit djathtas: e mbledhur, e paketuar, e dërguar, e dorëzuar. Kthimet (RMA) për këtë dërgesë shfaqen më poshtë.
Kthim me stok të bllokuar
Një kthim i përket gjithmonë një fletëdërgese: mund të kthehet vetëm ajo që është dorëzuar, me ngarkesën/lotin e dorëzuar. Gjatë pranimit të mallit, malli i paprekur shkon në magazinë, malli i shkatërruar çregjistrohet — malli i dëmtuar ose i pakontrolluar kalon në stokun e bllokuar dhe as nuk shitet, as nuk mblidhet.
Krijo kthim
Magazina › Kthimet › „Krijo kthim“, zgjidhni fletëdërgesën, shënoni artikujt, specifikoni sasinë dhe gjendjen.
Malli u pranua
Aprovoni, pastaj „Malli u pranua“. Për kthimin krijohet si zakonisht një draft-faturë krediti.
Vendos për stokun e bllokuar
Për çdo artikull: i rishitshëm (shkon në magazinë), asgjësohet ose te furnizuesi. Vendimi ndjek çelësin tuaj të autonomisë për magazinën — varësisht nga cilësimi, menjëherë ose me aprovim. Përmbyllja është e mundur vetëm kur asgjë nuk është më e bllokuar.
Numri i prodhuesit, njësitë, shkallëzimet në lidhjen e porosisë
Te artikulli gjendet numri i prodhuesit (MPN) si fushë më vete pranë numrit të artikullit dhe EAN. Kërkimi, skanimi në aplikacion dhe skanimi i etiketës e gjejnë artikullin edhe përmes tij; importi DATANORM e plotëson atë nga numri i referencës së rekordit B, pa mbishkruar vlerat e mirëmbajtura. Njësitë si „piece“ shfaqen në gjuhën tuaj. Linku i porosisë shfaq shkallët e sasive të listës suaj të çmimeve dhe shporta llogarit me çmimin e shkallëzuar — çmimi mbetet detyrues në momentin e dërgimit.
Transferimet e Stokut
Zhvendosni stokun midis magazinave Tuaja dhe gjurmoni transferimin nga drafti, në rrugë, deri te përfunduar.
Krijo Transferim Stoku
Klikoni 'Transferim i Ri Stoku' dhe zgjidhni magazinën burim dhe atë destinacion.
Regjistroni Artikujt
Shtoni artikujt dhe sasitë për transferim dhe filloni transferimin e stokut.
Gjurmoni & Përfundoni
Gjurmoni transferimin përmes statusit 'në rrugë' dhe shënojeni si të përfunduar me mbërritjen në magazinën destinacion.
Funksione të Lidhura
EDI: Importoni porositë, dërgoni njoftimin e dërgimit
Te Magazina › Ndërfaqja EDI importoni porositë e klientëve tuaj si EDIFACT ORDERS (D.96A) ose openTRANS ORDER. Nga kjo krijohet një porosi si propozim për miratim — me çmimet e listës suaj të çmimeve, me kontroll të limitit të kreditit, bllokimit të dërgesës dhe marzhit. Faturat (INVOIC, Peppol) përpunohen përmes DivineFinance, jo këtu.
Regjistroni GLN-në tuaj
GLN-ja juaj 13-shifrore shërben si dërgues në njoftimin e dërgimit. GLN-ja e një klienti ruhet gjatë importimit të parë, pasi ta keni zgjedhur atë një herë.
Kontrolloni dhe krijoni porosinë
Zgjidhni skedarin, „Kontrollo“: Ju shihni çdo pozicion me artikullin e lidhur (përmes GTIN ose numrit tuaj të artikullit) dhe çmimin sipas listës së çmimeve. „Krijo si propozim porosie“ — porosia krijohet pas miratimit te Automatizimi › Miratimet. I njëjti numër porosie i një klienti nuk kthehet për herë të dytë në porosi.
Gjeneroni njoftimin e dërgimit
Për çdo fletëdërgesë shkarkoni DESADV (EDIFACT) ose DISPATCHNOTIFICATION (openTRANS) — me lotin dhe datën e skadencës për çdo pozicion, si dhe numrin e porosisë së klientit.
Përmes ndërfaqes API
Sistemet e klientëve tuaj dërgojnë porosi në Ndërfaqja e porosisë (API) me një çelës API të kompanisë suaj (Cilësimet › Çelësat API, autorizimi orders:write). Njoftimin e dërgimit e marrin me orders:read.
Roja e marzhit
Nëse një çmim shitjeje është nën koston e blerjes së artikullit ose nën marzhin tuaj minimal të kontributit, porosia pret për miratim — nga linku i porosisë, nga dosja e klientit, në terren, përmes EDI-së dhe kur AIRIS pranon një porosi. Çmimet nuk ndryshohen kurrë. Konfigurohet te Magazina › Kompletimi i porosive › Ecuria (e paracaktuar: aktive, 0 % = vetëm nën koston e blerjes). Nëse lejohet kalimi pa miratim, vendoset nga Cilësimi i autonomisë së magazinës.
Kostoja e blerjes dhe Intrastat te artikulli
Në artikull mirëmbani çmimin e blerjes dhe të dhënat e Intrastat: numrin tarifor të mallit (KN, 8-shifror), masën neto në kg, vendin e origjinës (kodin ISO) dhe — aty ku e kërkon KN — njësinë matëse plotësuese me sasinë për njësi. Gjatë importit nga CSV/Excel njihen kolonat si „Çmimi i blerjes“, „Kodi i mallit“, „Pesha neto“ dhe „Vendi i origjinës“.
Lidhja e Porosisë së Klientit
Jepuni klientëve besnikë një lidhje personale porosie: Ata e hapin atë pa hyrje, shohin katalogun Tuaj me çmimet e tyre të dakorduara dhe porosisin direkt — tek Ju krijohet automatikisht një porosi.
Krijo lidhje
Nën kushtet për çdo klient, krijoni një lidhje porosie (Lista e çmimeve, vlera minimale e porosisë, vlefshmëria).
Ndani lidhjen
Dërgoni lidhjen personale klientit — ai nuk ka nevojë për llogari.
Klienti porosit
Klienti zgjedh nga katalogu dhe dërgon — krijohet një konfirmim porosie me kushtet e tij.
Vendosni nivele minimale stoku dhe furnitorë për çdo artikull. Riporositja automatike parandalon mungesat në furnizim pa ndjekje manuale.