Flere moduler

Den første skjermen etter pålogging er en rapport, ikke en menyside: Hva som har skjedd siden i går, hva som nå krever en beslutning fra deg, og et forslag fra AIRIS.

• Siden i går: publiserte innlegg, nye potensielle kunder, kundehenvendelser besvart av AIRIS, sendte e-poster, betalte fakturaer med sum, fullførte oppgaver.
• Venter på deg: maksimalt tre punkter, hver klikkbar og direkte til rett sted — åpne godkjenninger med beløp, utløpende bevis, forfalte mangler, eskalerte samtaler.
• For nye kontoer i tillegg: Velkomstkort med neste fornuftige trinn og en oppsettssjekkliste med fremdrift i prosent.
• Bransjespesifikke hurtigresultater: opptil tre startoppgaver som passer din bransje, hver fører direkte til funksjonen.

Revisorvisningen for hver samtale AIRIS har håndtert: tidspunkt, innringer, sammendrag, fullstendig samtaleforløp — og hver enkelt AI-handling med argumenter, resultat og risikoklasse. For din kontroll og som bevis overfor revisorer.

• Liste over alle samtaler med nøkkeltall: hvor mange har mangler, hvor mange mangler transkripsjon eller sammendrag, hvor mange hadde ukjent innringer.
• Ett klikk åpner samtalens sak — sammendrag, samtaleforløp og AI-ens handlinger i samtalens rekkefølge.
• Hver handling har en risikoklasse: Informasjon (kun lest), Opprettelse (en dataregistrering opprettes) eller Utgående (noe ble sendt til kunden og kan ikke trekkes tilbake).
• Mangler vises i stedet for å skjules. En revisorvisning som skjuler manglende registreringer, ville være verdiløs.
• Merknaden om AI-opplysning i henhold til EU AI-loven artikkel 50 står i hver sak.

Samarbeid direkte med kunder og leverandører som også bruker DivineMind: Bestill og se dokumenter direkte, uten omveien om PDF-e-poster. Viktig: Systemet avslører aldri om et annet firma bruker DivineMind — en forbindelse opprettes kun hvis begge parter godtar det.

• Be om forbindelse: Åpne kontakten eller leverandøren og klikk på «Direkteforbindelse». Knappen ser alltid lik ut — hvis firmaet bruker DivineMind, mottar de forespørselen din; hvis de ikke bruker det ennå, blir det til en invitasjon.
• Den andre parten bekrefter under «Partnernettverk» → Forespørsler til deg. Først etter dette kan dere se hverandre; et avslag gir ingen tilbakemelding.
• Bestilling: Ved en aktiv forbindelse åpner du partnerens sortiment, legger inn antall og sender bestillingen. Prisene som partneren har lagt inn for deg, er de som gjelder.
• Hos leverandøren opprettes det umiddelbart en godkjent ordre med ordrebekreftelse, og hos deg den tilsvarende bestillingen — begge er koblet sammen.
• Til høyre ser du fortløpende ordrer, følgesedler og fakturaer som partneren har opprettet for dine bestillinger.
• Koble fra når som helst: Forbindelsen avsluttes, og eksisterende dokumenter forblir uendret.

For selskaper med flere uavhengige firmaer: en felles talloversikt og vareoverføringer mellom firmaene, uten å gi opp klientseparasjonen.

• Opprett konsern — det aktive firmaet blir hovedkontoret; legg til flere firmaer med rolle (lokasjon, sentrallager, holding).
• Konsernoversikt: Månedlig omsetning, utestående fordringer, lagerbeholdning og teamstørrelse som sum og per firma.
• Opprett overføring: Velg mottakerfirma, produkt og mengde — for øyeblikket én produktposisjon per overføring.
• Mottakerfirmaet bokfører mottaket; først da endres lagerbeholdningen.
• Deretter valgfritt fakturere: genererer et fakturautkast som du kan sjekke og sende i fakturamodulen.

Oversikten over alle firmakjøretøy, med tre faner: Oversikt, eieransvar og utleie.

• Oversikt med trafikklys per kjøretøy: Hovedkontroll forfalt rød, forfaller om åtte uker gul; i tillegg kilometerstand, hvem som er ute og kostnadene de siste tolv månedene.
• Tilordning av kvitteringer er totrinns: først en tørrkjøring som viser entydige skilt-treff og tvilstilfeller, deretter overtakelse med et tastetrykk.
• Eieransvar: Dokumenter førerkortkontroll, opplæring og UVV-kontroll per sjåfør og kjøretøy, med dato, resultat og neste forfallsdato.
• Sjåfører som aldri kjører, kan unntas fra kontroll med begrunnelse; beviset kan lastes ned som en CSV-fil.
• Utleie: Opprett priser (dagsats, frikilometer, pris per ekstra kilometer, depositum), tilordne per kjøretøy og aktiver online reservasjon; du kopierer den offentlige leielinken her.

Hver overlevering av et pool-kjøretøy til kunder eller ansatte som en egen prosess — fra erstatningsbil og prøvekjøring til betalt leiebil.

• Velg prosess type (seks typer) — kostnadsbæreren forhåndsutfylles passende, for eksempel garantisak på produsentens regning eller gratis verksted-erstatningsbil.
• Angi periode; kun kjøretøy som faktisk er ledige i denne perioden tilbys.
• Registrer tilstand ved overlevering: kilometerstand og drivstoffnivå; for betalte prosesser i tillegg daglig fastpris, inkluderte kilometer og pris per ekstra kilometer.
• Åpne leiekontrakt som PDF og få den signert.
• Ved retur, registrer kilometer, drivstoffnivå og skader — systemet beregner totalsummen basert på dager og ekstra kilometer.

Offentlige anbud og private behovssignaler, filtrert på det som passer deg — pluss en mappe for dine pågående søknader.

• Filtrer etter land, type, ordrestørrelse, kilde og bransje; hurtigfilter for hjemmemarked, anbefalinger og lagrede elementer.
• Tabellen sorteres etter relevans eller frist; frister under syv dager fremheves.
• Utvid rad: AIRIS forklarer hvorfor dette anbudet er relevant nå, og skriver om ønskelig et søknadsutkast.
• Overfør til mappe: Prosessen flyttes til din søknadsliste med status, frist og verdi.
• I mappen: Vedlikehold status, opprett en skymappe, last opp dokumenter og legg ved bilag som referanser eller videoer.

Verktøyet for førstegangsintervjuet med prospektet: Fyll ut spørreskjema under samtalen, og AIRIS genererer en rapport med konkrete innsparingsmuligheter.

• Opprett analyse og registrer stamdata: Firma, kontaktperson, bransje, antall ansatte.
• Spørsmålskatalog i seks blokker — Drift, Tilgjengelighet, Salg, Administrasjon, Mennesker og Prosesser, Mål; en teller viser hvor mange spørsmål som er besvart.
• Generer rapport: Sammendrag av hvordan det jobbes i dag, en oversikt over innsparingsmuligheter med forsiktig estimert besparelse per tema, anbefalt startpunkt og neste skritt.
• Lagre som PDF og gi til prospektet — rapporten er utformet på A4 med brevhode.

Oppslagsverk for firmadata fra Østerrike og Tyskland — for å sjekke opplysninger før første kontakt eller før en ordre.

• Velg land, skriv inn firmanavn, se gjennom treffliste: Navn, Status, Firmanummer, Sted, Selskapsform og ansvarlig domstol.
• For Tyskland, filtrer i tillegg etter registertype og hopp direkte til Bundesanzeiger og Unternehmensregister.
• For Østerrike er detaljfiltre tilgjengelige: Søkeområde, Selskapsform, Domstol, Sted og eksakt søk.

Per i dag stopper prosessen ved trefflisten: Detaljvisning av enkeltfirmaer og dokumenthenting er ennå ikke bygget, og treff kan ennå ikke overtas direkte som kontakt.

Advokatkontormodulen er bygget for advokatfirmaer: saker med saksnummer, interessekonfliktkontroll, frister og gjenåpninger, tidsregistrering på saken og derfra honorarnotaen. I menyen for advokatfirmaet finnes „Saker“ og „Fristen“; skatterådgivere og andre firmaer åpner modulen direkte under Saker. Dine klienter er kontakter eller firmaer i CRM.

• Oversikt under Saker: Åpne saker, forfalte frister, forfaller om 7 dager og det uavregnede beløpet; søk saker etter saksnummer, emne, klient eller motpart og filtrer etter Åpen, Hvilende eller Arkivert.
• „Last opp dokument“ i saken legger filen til saken og samtidig i klientens CRM-sak; dokumenter kan gis nytt navn; „Slett“ fjerner dem også fra CRM-saken.
• Kun tider på en advokatkontorsak blir til honorarnota. Tider fra tidsregistrering eller fra DivineTasks fører ikke automatisk til en faktura.

Hvert firma sender sitt regnskap til skatterådgiveren som en fil – uten at advokatkontoret trenger en konto. Det finnes ingen grensesnitt mot DATEV, RZL eller BMD; advokatkontoret importerer filene selv.

For praksiser er DivineMind kontor- og administrasjonsprogramvaren ved siden av praksisadministrasjonssystemet (PVS) – ikke PVS selv. De generelle modulene som er beskrevet i denne håndboken gjelder.

• Pasienter som kontakter i CRM med e-poster, dokumenter og fakturaer – uten medisinsk journal.
• Bestillingsside der pasienter uten konto selv velger en avtale; i kalenderen inviterer du avtalegjester.
• Fakturaer og tilbud, f.eks. for selvbetalte ytelser, purretrinn (automatisk kun hvis du slår det på), inngående fakturaer via KI og eksport til skatterådgiver.
• DivineMail med KI-utkast til svar, oppgaver, sky, tidsregistrering, vaktplan og ferie, DivineMeet og arbeidsflyter som i ethvert firma.
• Data ligger i EU (database i Frankfurt, filer i Berlin), hvert firma er adskilt fra de andre, opplastinger med personopplysninger er private.

Tjenesteytere uten egen bransjemodul arbeider med de generelle modulene: kundeakt, DivineMail, kalender med bestillingsside, tilbud til faktura, oppgaver, sky, tidsregistrering, arbeidsflyter og AIRIS. Her står prosessene som er spesielt viktige for tjenesteytere.

Det finnes ingen medfølgende maler – du bruker dine egne dokumenter. Har kunden ingen e-postadresse, forblir tilbudet et utkast.

• Tidsregistrering med stedregel: I bruker menyen øverst til høyre „Logg inn“ eller „Logg ut“. Under Tidsregistrering → „Tidsur“ kan ledelsen slå på „Logg inn kun på stedet“ (radius i meter, standard 50); utenfor radiusen eller uten steddeling i nettleseren avvises innlogging. For haller anbefales en større radius.
• Team-postkasse: I DivineMail under Innstillinger → „Kontoer“ ved postkassen „Del tilgang“, velg person, sett „har kun lest“ eller „har skrevet“ og „Del“. Kun eieren av postkassen gir eller trekker tilgang.
• Privat arkiv i DivineCloud: Nye filer er private og vises kun via tidsbegrensede lenker. Utad deler du bevisst en mappe via „Del“ → „Offentlig lenke“ – med passord, utløpsdato eller maksimalt antall visninger; „Trekk tilbake“ avslutter lenken.
• Møtereferat i DivineMeet kun med samtykke: Verten starter „Start referat“, hver deltaker velger „Enig“ eller „Ikke ta referat av meg“. Kun tekst skrives ned, ingen lyd; hvis møtet er tilordnet en kunde, havner referatet i hans kundeakt.
• DivineNote: Sider og undersider for protokoller, briefinger og kunnskap – „Ny side“, maler, favoritter; med „Del“ inviterer du teammedlemmer til å vise, kommentere eller redigere, eksporter som PDF eller Markdown.