Organizācija, laika uzskaite, prombūtnes un personāla atlase.
Svarīgākās jomas
- Organizācija — Struktūra un hierarhija.
- Personāls — Darbinieku profili un pamatdati.
- Laika uzskaite — Darba laiks un stundu likmes.
- Prombūtnes — Atvaļinājumi un kavējumi, maiņu apmaiņa.
- Iejušanās — Kontrolsaraksti un veidnes jauniem kolēģiem.
- Atsauksmes un veiktspēja — Novērtējumi.
- Personāla atlase — Vakances un pieteikumi.
- Ceļa izdevumi — Izdevumi un atlīdzība.
Darbinieku izveide un apmācība
Katrs darbinieks tiek izveidots vienreiz sadaļā Darbinieki — pamatinformācija, līgums un piekļuves pēc tam ir pieejamas visām HR nodaļām. Ar ievadīšanas veidni katra jauna pieņemšana darbā sākas nekavējoties un pilnībā.
Izveidot darbinieku
Sadaļā Darbinieki noklikšķiniet uz „Jauns darbinieks“ — ievadiet vārdu, amatu, nodaļu un pieņemšanas datumu.
Aizpildīt pamatinformāciju
Profilā pārskatiet cilnes: Bankas rekvizīti, ārkārtas kontaktpersona, kvalifikācijas, nodokļu un līguma dati.
Piešķirt ievadīšanas veidni
Izvēlieties veidni no Ievadīšanas veidnes — kontrolsaraksts ar visiem uzdevumiem tiek automātiski izveidots.
Sekot līdzi progresam
Atzīmējiet pabeigtos soļus; statuss parāda, līdz kuram laikam darbinieks ir pilnībā apmācīts.
Piešķirt AIRIS piekļuvi
Ja nepieciešams, uzaiciniet sadaļā AIRIS piekļuve — darbinieks pats reģistrē laiku un prombūtnes.
Laika uzskaite un apstiprināšana
Darba laiks tiek reģistrēts sadaļā Laika uzskaite, apstiprināts no vadītāja puses un automātiski tiek iekļauts analīzēs un algu sagatavošanā.
Reģistrēt laiku
Darbinieki reģistrē ierašanos/aiziešanu vai manuāli ievada laiku — ar pārtraukumiem un projektu/aktivitāti.
Pārbaudīt komandas pārskatu
Vadītājs redz visus reģistrētos laikus komandā un identificē trūkstošus vai neparastus ierakstus.
Apstiprināt
Apstiprināt pareizus ierakstus — tikai apstiprinātie laiki tiek ņemti vērā analīzēs un norēķinos.
Analizēt
Caur atskaitēm eksportēt stundas, virsstundas un atlikumus par katru darbinieku vai periodu.
Maiņu darbā plānojiet pilnas nedēļas darba grafikā — plānotie laiki kalpos kā veidne uzskaitei.
Nakts un nedēļas nogales dežūrām (piemēram, santehniķu avārijas dienests) laika uzskaitē ir cilne „Dežūra”: izveidojiet rotāciju starp izvēlētajiem montieriem, pārceliet dežūru vai atceliet to ar pamatojumu — plāns tiek saglabāts kā pierādījums.
Ja klients par steidzamu bojājumu ziņo, izmantojot QR uzlīmi uz savas iekārtas, trauksme tiek nosūtīta personai, kurai saskaņā ar dežūru plānu ir dežūra. Nospiežot „Es uzņemos“, viņa tiek piesaistīta izsaukumam; ja tas netiek apstiprināts, trauksme pēc iestatītā termiņa tiek nodota nākamajai personai, visbeidzot vadībai. Birojs redz statusu izsaukumā („Dežurants brīdināts“, „Dežurants uzņēmies“). Slēdzi „Trauksme aktīva“ un termiņu iestatiet cilnē „Dežūras“ kartītē „Dežūrdienesta trauksme“; sadaļā „Pēdējās trauksmes“ katrā līmenī ir redzams, kas piegādāts vai izlaists. Tālruņa ārkārtas zvanus DivineMind pašlaik nepieņem automātiski — sīkāka informācija SHK nodaļā.
Automātiskais darba grafiks: no vajadzībām un pieejamības
AIRIS automātiski izveido nedēļas darba grafiku: pamatojoties uz personāla vajadzībām katrā atrašanās vietā, darba laiku un darbinieku pieejamību. Tiek ņemtas vērā apstiprinātas prombūtnes (atvaļinājums/slimība) un jau ieplānotās maiņas.
Darba laiks un vajadzības
Iestatījumi → Atrašanās vietas → Zobrats pie atrašanās vietas → Cilne „Darba grafiks“: Ievadiet darba laiku katrai nedēļas dienai un minimālo personāla skaitu (Tag, Zeitfenster, Rolle, Anzahl).
Pieejamība un vēlmes katram darbiniekam
Darbinieka profilā sadaļā „HR-iestatījumi“ ievadiet pieejamību katrai nedēļas dienai (Zeitfenster) un papildu vēlmes. Tukšs = nav pieejams attiecīgajā dienā.
Izveidot automātiski
Maiņu plānā izvēlieties nedēļu un noklikšķiniet uz „Izveidot automātiski“. AIRIS parādīs priekšskatījumu ar pārklājumu procentos, norādot, kuras maiņas ir aizņemtas un kur paliek atvērtās maiņas — ar „Apstiprināt“ plāns tiks saglabāts.
Pielāgot slimības lapu
Ja kāds saslimst: „Pielāgot slimības lapu“ → izvēlieties darbinieku un periodu. AIRIS atzīmē maiņas kā „slimība“ un meklē aizvietotāju; ja neviens netiek atrasts, tiek izveidota atvērta maiņa, ko var pārņemt.
Ja maiņa paliek neaizņemta, AIRIS to izveido kā „atvērto maiņu“ — tā ir redzama visās atrašanās vietās, lai pieejamie kolēģi to varētu pārņemt.
Darbinieka profilā sadaļā “HR iestatījumi” → “Filiāles” norādiet pamatfiliāli, citas filiāles, kurās persona drīkst strādāt, vai opciju “Aizvietotājs” (jebkura filiāle). Automātiskais grafiks, aizvietošanas pieprasījumi un brīvo maiņu pārņemšana lietotnē ievēro šo noteikumu — tāpat kā atpūtas laiku (ES/AK 11 stundas, Kanādā 8), nedēļas stundas un kvalifikāciju.
Ja kāds ziņo par slimību (lietotnē, AIRIS vai prombūtnēs), viņa maiņa kļūst brīva un sistēma meklē aizvietotāju: vispirms savā filiālē, tad kaimiņu filiālēs ar atļauju, pēc tam aizvietotājus — tos, kuri ir pieejami, kvalificēti un kuriem vēl ir brīvas stundas. Filiāles vadītājs nekavējoties saņem pašpiegādes paziņojumu un zvanu ar ieteikumu un maiņu grafikā nospiež “Nosūtīt pieprasījumu”; ja atļaujat to autonomijas iestatījumos (HR · Pieprasīt aizvietotāju), sistēma pieprasa automātiski. Kolēģis saņem pašpiegādes paziņojumu un WhatsApp ziņu ar izvēli “Pārņemu” / “Nevaru” — neuzzinot, kurš un kāpēc kavē. Ja atbilde netiek saņemta, pēc termiņa beigām (10 līdz 60 minūtes atkarībā no maiņas sākuma) pieprasījums tiek nosūtīts nākamajai personai.
Pieprasīt un apstiprināt prombūtni
Atvaļinājumi un prombūtnes tiek apstrādātas caur Prombūtnes kā pieprasījums → apstiprinājums → kalendāra ieraksts. Atlikušais atvaļinājums un kvotas tiek automātiski aprēķinātas.
Iesniegt pieprasījumu
Darbinieks izvēlas veidu (atvaļinājums, slimība, īpašs atvaļinājums), periodu un, ja nepieciešams, pievieno piezīmi.
Pārbaudīt kvotu
Sistēma parāda atlikušo tiesību un brīdina par pārklāšanos komandā.
Apstiprināt vai noraidīt
Vadītājs pieņem lēmumu apstiprināšanas iesūtnē; darbinieks tiek automātiski paziņots.
Kalendārs & Bilance
Apstiprinātās prombūtnes parādās komandas kalendārā, atlikušais atvaļinājums tiek nekavējoties atjaunināts.
Darbinieki var tieši savstarpēji mainīties ar maiņām — maiņa tiek pārsūtīta vadītājam apstiprināšanai.
Personāla atlase: no amata līdz pieņemšanai darbā
Sadaļā Personāla atlase izsludināt vakances un vadīt kandidātus pa atlases plūsmu līdz pieņemšanai darbā — strukturēti un izsekojami.
Izveidot amatu
Izmantojot amata asistentu, ievadiet amata nosaukumu, nodaļu, prasības un sludinājuma tekstu.
Publicēt
Aktivizējiet amatu un kopīgojiet pieteikšanās saiti — ienākošie pieteikumi automātiski nonāk pirmajā atlases plūsmas posmā.
Pārvietot kandidātus
Pārvietojiet kandidātus Kanban dēlī, velkot un nometot, cauri posmiem (piem., atlase → intervija → piedāvājums).
Novērtēt un izlemt
Fiksējiet novērtējumus un piezīmes par katru kandidātu; rezultāts (pieņemšana darbā/atteikums) noslēdz pieteikumu.
Pievienošana komandai
Pieņemot darbā, izveidojiet kandidātu kā darbinieku sadaļā Darbinieki un sāciet ievadīšanu darbā.
Iesniegt un atlīdzināt ceļa izdevumus
Komandējumi tiek reģistrēti Ceļa izdevumi kā brauciens ar atsevišķām pozīcijām, pārbaudīti un atlīdzināti — ieskaitot nobraukuma kompensāciju un dienas naudas.
Izveidot braucienu
Reģistrēt brauciena iemeslu, galamērķi un periodu.
Pozīcijas un čeki
Pievienot atsevišķus izdevumus (viesnīca, vilciens, reprezentācijas izdevumi) ar čeku; braucienus caur kilometru kalkulatoru, dienas naudas caur fiksēto likmju tabulu.
Iesniegt
Iesniegt pilnu braucienu pārbaudei — summa tiek aprēķināta automātiski.
Pārbaudīt un atlīdzināt
Vadītājs apstiprina iesūtnē; apstiprinātā summa ir gatava atlīdzināšanai.
Novērtējumi un veiktspēja
- Atsauksmes — strukturētas darbinieku sarunas un novērtēšanas cikli.
- Mērķi un OKR — noteikt mērķus, mērīt progresu, fiksēt rezultātus.
- 1:1 sarunas — dokumentēt regulāras tikšanās ar darba kārtību un piezīmēm.
- 360° atsauksmes — saņemt atsauksmes no vairākām perspektīvām.
Vienreiz precīzi definējiet iejušanās veidnes — katra jauna pieņemšana darbā ar tām sākas nekavējoties, pilnīgi un vienoti.