Οργάνωση, καταγραφή χρόνου, απουσίες και προσλήψεις.
Σημαντικότερες περιοχές
- Οργάνωση — Δομή & Ιεραρχία.
- Προσωπικό — Προφίλ εργαζομένων & βασικά δεδομένα.
- Καταγραφή χρόνου — Ώρες εργασίας & ωρομίσθια.
- Απουσίες — Άδειες & απουσίες, αλλαγή βάρδιας.
- Onboarding — Λίστες ελέγχου & πρότυπα για νέους συναδέλφους.
- Αξιολογήσεις & Απόδοση — Αξιολογήσεις.
- Προσλήψεις — Θέσεις εργασίας & αιτήσεις.
- Έξοδα ταξιδίου — Έξοδα & αποζημίωση.
Δημιουργία & Ενσωμάτωση Προσωπικού
Κάθε εργαζόμενος καταχωρείται μία φορά στο Υπάλληλοι — τα βασικά στοιχεία, το συμβόλαιο και οι προσβάσεις είναι στη συνέχεια διαθέσιμα σε όλους τους τομείς HR. Με ένα πρότυπο Onboarding, κάθε νέα πρόσληψη ξεκινά άμεσα πλήρως.
Δημιουργία Εργαζομένου
Στο Υπάλληλοι, επιλέξτε «Νέος Εργαζόμενος» — καταχωρήστε όνομα, θέση, τμήμα και ημερομηνία έναρξης.
Συμπλήρωση Βασικών Στοιχείων
Στο προφίλ, συμπληρώστε τις καρτέλες: τραπεζικά στοιχεία, επαφή έκτακτης ανάγκης, προσόντα, φορολογικά και συμβατικά στοιχεία.
Ανάθεση Προτύπου Onboarding
Επιλέξτε ένα πρότυπο από το Πρότυπα ένταξης — η λίστα ελέγχου με όλες τις εργασίες δημιουργείται αυτόματα.
Παρακολούθηση Προόδου
Σημειώστε τα ολοκληρωμένα βήματα· η κατάσταση δείχνει πότε ο εργαζόμενος έχει ενσωματωθεί πλήρως.
Εκχώρηση AIRIS-Πρόσβασης
Εάν απαιτείται, προσκαλέστε μέσω AIRIS-Πρόσβαση — ο εργαζόμενος καταχωρεί μόνος του ώρες και απουσίες.
Καταγραφή & Έγκριση Ωραρίου
Οι ώρες εργασίας καταγράφονται στο Καταγραφή χρόνου, εγκρίνονται από τον προϊστάμενο και ενσωματώνονται αυτόματα σε αναλύσεις και προετοιμασία μισθοδοσίας.
Καταγραφή Ωραρίου
Οι εργαζόμενοι καταχωρούν την είσοδο/έξοδο ή καταγράφουν χειροκίνητα τις ώρες — με διαλείμματα και έργο/δραστηριότητα.
Έλεγχος Επισκόπησης Ομάδας
Ο προϊστάμενος βλέπει όλες τις καταγεγραμμένες ώρες της ομάδας και εντοπίζει ελλείψεις ή ασυνήθιστες καταχωρήσεις.
Έγκριση
Εγκρίνετε τις σωστές καταχωρήσεις — μόνο οι εγκεκριμένες ώρες υπολογίζονται για αναλύσεις και μισθοδοσία.
Ανάλυση
Εξάγετε ώρες, υπερωρίες και υπόλοιπα ανά εργαζόμενο ή περίοδο μέσω των αναφορών.
Σε λειτουργία βαρδιών, προγραμματίζετε ολόκληρες εβδομάδες στο πρόγραμμα βαρδιών (Roster) — οι προβλεπόμενες ώρες χρησιμεύουν τότε ως πρότυπο για την καταγραφή.
Για νυχτερινές και Σαββατοκύριακου εφημερίες (π.χ. επείγουσα υπηρεσία υδραυλικών-θερμαντικών-κλιματιστικών) υπάρχει στην καταγραφή χρόνου η καρτέλα «Εφημερία»: Δημιουργήστε εκ περιτροπής εφημερίες για τους επιλεγμένους τεχνικούς, μεταβιβάστε εφημερία ή ακυρώστε την με αιτιολογία — το πρόγραμμα παραμένει ως απόδειξη.
Εάν ένας πελάτης αναφέρει επείγουσα βλάβη μέσω του αυτοκόλλητου QR στην εγκατάστασή του, ειδοποιείται το άτομο που έχει υπηρεσία βάσει του προγράμματος επιφυλακής. Με το «Αναλαμβάνω» ανατίθεται στην επέμβαση· χωρίς ανάληψη, η ειδοποίηση μεταφέρεται μετά την ορισμένη προθεσμία στο επόμενο άτομο και τελικά στη διεύθυνση λειτουργίας. Το γραφείο βλέπει την κατάσταση στην επέμβαση («Επιφυλακή ειδοποιήθηκε», «Επιφυλακή ανέλαβε»). Ρυθμίζετε τον διακόπτη «Ειδοποίηση ενεργή» και την προθεσμία στην καρτέλα «Επιφυλακή», στην κάρτα «Ειδοποίηση έκτακτης ανάγκης»· στο «Τελευταίες ειδοποιήσεις» καταγράφεται ανά επίπεδο τι παραδόθηκε ή παρακάμφθηκε. Το DivineMind προς το παρόν δεν δέχεται αυτόματα τηλεφωνικά επείγοντα περιστατικά — λεπτομέρειες στο κεφάλαιο SHK.
Αυτόματο Πρόγραμμα Βαρδιών: βάσει αναγκών & διαθεσιμότητας
Το AIRIS δημιουργεί αυτόματα το εβδομαδιαίο πρόγραμμα βαρδιών: βάσει των αναγκών σε προσωπικό ανά τοποθεσία, των ωρών λειτουργίας και της διαθεσιμότητας των εργαζομένων. Εγκεκριμένες απουσίες (άδειες/ασθένειες) και ήδη προγραμματισμένες βάρδιες λαμβάνονται υπόψη.
Καταχώριση ωρών λειτουργίας & αναγκών
Ρυθμίσεις → Τοποθεσίες → Εικονίδιο ρυθμίσεων στην τοποθεσία → Καρτέλα «Πρόγραμμα Βαρδιών»: Καταχωρίστε τις ώρες λειτουργίας ανά ημέρα της εβδομάδας και την ελάχιστη στελέχωση (Ημέρα, Χρονικό διάστημα, Ρόλος, Αριθμός).
Διαθεσιμότητα & επιθυμίες ανά εργαζόμενο
Στο προφίλ εργαζομένου, στην ενότητα «Ρυθμίσεις HR», καταχωρίστε τη διαθεσιμότητα ανά ημέρα της εβδομάδας (χρονικό διάστημα) και προαιρετικές επιθυμίες. Κενό = μη διαθέσιμος/-η εκείνη την ημέρα.
Αυτόματη δημιουργία
Στο πρόγραμμα βαρδιών, επιλέξτε την εβδομάδα και κάντε κλικ στο «Αυτόματη δημιουργία». Το AIRIS εμφανίζει μια προεπισκόπηση με την κάλυψη σε %, ποιος έχει οριστεί και πού παραμένουν ανοιχτές βάρδιες — με το «Αποδοχή» το πρόγραμμα καταχωρίζεται.
Προσαρμογή δήλωσης ασθένειας
Εάν κάποιος ασθενήσει: «Προσαρμογή δήλωσης ασθένειας» → επιλέξτε εργαζόμενο και χρονικό διάστημα. Το AIRIS επισημαίνει τις βάρδιες ως «ασθένεια» και αναζητά αντικαταστάτη· εάν δεν βρεθεί κανείς, δημιουργείται μια ανοιχτή βάρδια για ανάληψη.
Εάν μια βάρδια παραμείνει ακάλυπτη, το AIRIS την καταχωρίζει ως «ανοιχτή βάρδια» — ορατή σε όλες τις τοποθεσίες, ώστε οι διαθέσιμοι συνάδελφοι να μπορούν να την αναλάβουν.
Στο προφίλ εργαζομένου, στην ενότητα «Ρυθμίσεις HR» → «Υποκαταστήματα», ορίζετε το κύριο υποκατάστημα, επιπλέον υποκαταστήματα στα οποία μπορεί να εργαστεί το άτομο ή την επιλογή «Αντικαταστάτης» (οποιοδήποτε υποκατάστημα). Το αυτόματο πρόγραμμα βαρδιών, τα αιτήματα κάλυψης και η ανάληψη ανοιχτών βαρδιών στην εφαρμογή ακολουθούν αυτόν τον κανόνα — καθώς και τον χρόνο ανάπαυσης (ΕΕ/ΗΒ 11 ώρες, Καναδάς 8), τις εβδομαδιαίες ώρες και τα προσόντα.
Εάν κάποιος δηλώσει ασθένεια (εφαρμογή, AIRIS ή άδειες), η βάρδια του ανοίγει και το σύστημα αναζητά αντικαταστάτη: πρώτα από το ίδιο το υποκατάστημα, μετά από γειτονικά υποκαταστήματα με έγκριση, και έπειτα αντικαταστάτες — όποιος είναι διαθέσιμος, κατάλληλος και έχει διαθέσιμες ώρες. Η διεύθυνση υποκαταστήματος λαμβάνει άμεσα ειδοποίηση push και στο καμπανάκι με την πρόταση και πατά «Αποστολή αιτήματος» στο πρόγραμμα βαρδιών· εάν το επιτρέψετε στις ρυθμίσεις αυτονομίας (HR · Αίτημα αντικατάστασης), το σύστημα ρωτά αυτόματα. Ο/Η συνάδελφος λαμβάνει ειδοποίηση push και WhatsApp με τις επιλογές «Αναλαμβάνω» / «Δεν μπορώ» — χωρίς να μαθαίνει ποιος απουσιάζει ή γιατί. Χωρίς απάντηση, το αίτημα προωθείται μετά τη λήξη της προθεσμίας (10 έως 60 λεπτά, ανάλογα με την έναρξη της βάρδιας) στο επόμενο άτομο.
Αίτηση & Έγκριση Απουσίας
Οι άδειες και οι απουσίες διεκπεραιώνονται μέσω του Απουσίες ως αίτηση → έγκριση → καταχώρηση ημερολογίου. Οι υπόλοιπες άδειες και τα όρια υπολογίζονται αυτόματα.
Υποβολή Αίτησης
Ο εργαζόμενος επιλέγει είδος (άδεια, ασθένεια, ειδική άδεια), περίοδο και προσθέτει σημείωση εάν απαιτείται.
Έλεγχος Ορίου
Το σύστημα εμφανίζει το υπόλοιπο δικαίωμα και προειδοποιεί για επικαλύψεις στην ομάδα.
Έγκριση ή Απόρριψη
Ο προϊστάμενος αποφασίζει στο inbox εγκρίσεων· ο εργαζόμενος ειδοποιείται αυτόματα.
Ημερολόγιο & Υπόλοιπο
Οι εγκεκριμένες απουσίες εμφανίζονται στο ημερολόγιο ομάδας, η υπόλοιπη άδεια ενημερώνεται άμεσα.
Οι εργαζόμενοι μπορούν να αλλάζουν βάρδιες απευθείας μεταξύ τους — η αλλαγή προωθείται στον προϊστάμενο για επιβεβαίωση.
Προσλήψεις: από τη Θέση στην Πρόσληψη
Στο Προσλήψεις, δημοσιεύετε θέσεις εργασίας και καθοδηγείτε τους υποψηφίους μέσω μιας διαδικασίας μέχρι την πρόσληψη — δομημένα και ανιχνεύσιμα.
Δημιουργία Θέσης
Μέσω του οδηγού θέσεων εργασίας, καταχωρήστε τίτλο, τμήμα, απαιτήσεις και κείμενο αγγελίας.
Δημοσίευση
Ενεργοποιήστε τη θέση και μοιραστείτε τον σύνδεσμο αίτησης — οι εισερχόμενες αιτήσεις καταλήγουν αυτόματα στο πρώτο στάδιο της διαδικασίας.
Μετακίνηση Υποψηφίων
Μετακινήστε τους υποψηφίους στον πίνακα Kanban με drag & drop μέσω των σταδίων (π.χ. Αξιολόγηση → Συνέντευξη → Προσφορά).
Αξιολόγηση & Απόφαση
Καταγράψτε αξιολογήσεις και σημειώσεις ανά υποψήφιο· ένα αποτέλεσμα (Πρόσληψη/Απόρριψη) ολοκληρώνει την αίτηση.
Ενσωμάτωση στην Ομάδα
Κατά την πρόσληψη, καταχωρήστε τον υποψήφιο ως εργαζόμενο στο Υπάλληλοι και ξεκινήστε το onboarding.
Υποβολή & Επιστροφή Οδοιπορικών
Οι επαγγελματικές μετακινήσεις καταχωρούνται στο Έξοδα ταξιδιού ως ταξίδι με επιμέρους στοιχεία, ελέγχονται και επιστρέφονται — συμπεριλαμβανομένων χιλιομετρικών εξόδων και ημερήσιων αποζημιώσεων.
Δημιουργία Ταξιδιού
Καταχωρήστε την αιτία, τον προορισμό και την περίοδο του ταξιδιού.
Στοιχεία & Αποδείξεις
Προσθέστε επιμέρους έξοδα (ξενοδοχείο, τρένο, φιλοξενία) με απόδειξη· διαδρομές μέσω του υπολογιστή χιλιομέτρων, ημερήσιες αποζημιώσεις μέσω του πίνακα παγίων.
Υποβολή
Υποβάλετε το πλήρες ταξίδι για έλεγχο — το σύνολο υπολογίζεται αυτόματα.
Έλεγχος & Επιστροφή
Ο προϊστάμενος εγκρίνει στο inbox· το εγκεκριμένο ποσό είναι διαθέσιμο για επιστροφή.
Αξιολογήσεις & Απόδοση
- Αξιολογήσεις — δομημένες συνεντεύξεις προσωπικού και κύκλοι αξιολόγησης.
- Στόχοι & OKR — καθορισμός στόχων, μέτρηση προόδου, καταγραφή αποτελεσμάτων.
- Συναντήσεις 1:1 — τεκμηρίωση τακτικών συναντήσεων με ατζέντα και σημειώσεις.
- Ανατροφοδότηση 360° — συλλογή ανατροφοδότησης από πολλαπλές οπτικές γωνίες.
Ορίστε τα πρότυπα Onboarding μία φορά με σαφήνεια — κάθε νέα πρόσληψη ξεκινάει έτσι αμέσως πλήρως και ομοιόμορφα.